procesy finansowe klub musi pomyślnie działać.
informacje potrzebne do zarządzania finansami klubu. Pamiętaj, że wielkość Twojego klubu decyduje o procesach zarządzania finansami, które należy wdrożyć.
skarbnik
skarbnik jest kluczową osobą w zarządzaniu klubem. Są oni reprezentowani w zarządzie lub Komitecie klubu i ponoszą całkowitą odpowiedzialność za jego zarządzanie finansowe. Wielkość tej pracy będzie zależeć od tego, jak duży jest klub i czy są inne osoby, które mogą pomóc – czy to w administracji finansowej, czy jako Podkomisja ds. finansów. Skarbnik będzie wymagał opisu stanowiska pracy-to określa, co mają robić i określa standardy ich wykonywania. Rola skarbnika obejmuje raportowanie o rzeczywistych finansach i poszukiwanie najlepszych sposobów wykorzystania dostępnych środków. Skarbnik potrzebuje następujących papeterii, aby skutecznie wykonywać swoją pracę:
- księgi czeków
- księgi wpłat bankowych
- Księga kasowa lub Księga główna
- autoryzacja płatności (żądanie czeku) vouchery
- numerowana Księga paragonów ze stroną z kopią węgla
- formularze kont dla subskrypcji członków
- książeczka drobnych płatności gotówkowych i vouchery drobne gotówkowe
- akta zobowiązań, czyli kwot należnych dostawcom za zakupione towary i usługi
- akta do przechowywania wpływów z rachunków zapłaconych
- akta zamówień złożonych u dostawców
- akta do przechowywania banku Oświadczenia.
systemy i oprogramowanie księgowe
zazwyczaj komputerowy system księgowy jest najprostszym i najprostszym sposobem śledzenia kont klubu. Dostępnych jest kilka prostych programów lub pakietów oprogramowania. Rozejrzyj się, aby zobaczyć, co jest najlepsze dla potrzeb Twojego klubu. Jeśli klub jest wystarczająco mały, może być wystarczający system ręczny. Oto, co powinien być w stanie zrobić twój program księgowy:
- Oblicz GST i pozwól przeznaczyć je na poszczególne transakcje
- śledź wydatki
- twórz kompleksowe rachunki finansowe (zysk, strata i saldo)
- pozwól łatwo dokonać niezbędnych korekt
- podaj informacje wymagane w łatwym do zrozumienia formularzu raportów
- informacje w przejrzystym formacie, który każdy, kto je używa, może zrozumieć.
Cashbooks
cashbook to dziennik, w którym rejestrowane są wszystkie wpływy i płatności klubu. „Gotówka” obejmuje rzeczywiste pieniądze, karty kredytowe, czeki i przekazy pieniężne. Będą paragony i czeki, ale Księga kasowa rejestruje szczegóły wszystkich transakcji.
konta bankowe
Klub potrzebuje konta czekowego. Książki czekowe zapewniają prosty i skuteczny sposób na śledzenie wydatków klubu. Zazwyczaj kluby mają dwóch członków Komitetu Zarządzającego (w tym skarbnika), którzy są upoważnieni do wspólnego podpisywania czeków klubu. Trzech członków może zostać upoważnionych, przy czym tylko dwóch jest wymaganych do zatwierdzenia czeku. Wyciąg bankowy Klubu zapewnia również dokładny zapis wydatków. Możesz wybrać częstotliwość tych instrukcji.
budżety
klub będzie wymagał rocznego budżetu. Jest to odpowiedzialność skarbnika i jest uzgodniona przez komitet zarządzający klubu. Po zatwierdzeniu budżetu jest on dodawany do systemu księgowego, dzięki czemu można go porównać z rzeczywistymi dochodami i wydatkami klubu. Możesz użyć arkusza kalkulacyjnego Excel lub podręcznika dla budżetu klubu.
przygotowanie budżetu:
- zacznij od rzeczywistych dochodów i wydatków z poprzedniego roku – jeśli klub jest nowy, będziesz musiał oprzeć to na realistycznych szacunkach
- dodaj to, co wiesz o nadchodzącym roku
- Dostosuj i zmodyfikuj, aż będziesz miał realistyczny i rozsądny budżet
- uzyskaj budżet zatwierdzony przez komitet zarządzający lub organ zarządzający.
prognozowanie przepływów pieniężnych
prognozowanie przepływów pieniężnych pozwala przewidzieć wszelkie spadki w dochodach Twojego klubu i zaplanować je. Jeśli dochód klubu jest zmienny, dobre prognozowanie oznacza, że nadal będziesz w stanie pokryć wydatki.
przygotowanie prognozy przepływów pieniężnych:
- użyj historycznych wzorów wpływów i płatności, aby pomóc ci przewidzieć przyszły czas przepływu środków pieniężnych
- użyj budżetu, aby pomóc ci przewidzieć kwotę paragonu lub płatności. Pamiętaj, że twój budżet może być przygotowany wyłącznie na podstawie GST, a przepływy pieniężne obejmują GST (w stosownych przypadkach transakcje brutto). Ponadto Twój budżet może nie obejmować takich rzeczy, jak płatności GST na rzecz IRD, spłaty pożyczek lub zakupu środków trwałych, więc pamiętaj o nich.
- możesz prognozować przepływy pieniężne w ujęciu dziennym, tygodniowym lub miesięcznym
- przepływy pieniężne powinny zawsze zgadzać się z wyciągiem bankowym za okres
audyty
dokumentacja finansowa klubu będzie okresowo kontrolowana. Podczas audytu osoba niezależna od klubu (np. księgowy) sprawdza, czy sprawozdanie finansowe jest prawidłowym zapisem sytuacji finansowej klubu w momencie badania. Odpowiednio wykwalifikowany wolontariusz może przeprowadzić audyt kont klubu lub może być konieczne skorzystanie z profesjonalnej usługi audytorskiej. Może to być kosztowne, więc lepiej jest znaleźć wolontariusza, który chce przeprowadzić audyt.
audyt może być długotrwałym procesem i dobrym pomysłem jest, aby zakończyć audyt od sześciu do ośmiu tygodni. Audytor Twojego klubu będzie potrzebował:
- księgi rachunkowe klubu, spisane i zbilansowane na dany rok oraz dzienniki lub księgi rachunkowe, których klub używa do ewidencji
- wyciągi bankowe za cały rok
- kopie dowodów wpłat i czeków
- księgi paragonów z duplikatami i oryginałami oraz wszelkie niewykorzystane księgi paragonów
- bony na płatności dokonane przez
- pokwitowania lub kopie czeków wpłaconych do Twojego klubu
- kopie protokołów ze spotkań zarządu, które pokazują, jak podjęto decyzje finansowe i uzgodniono
- kopie wszystkich poprzednich sprawozdań z badania
- wszystkich sprawozdań finansowych za badany rok
- wszelkich innych istotnych dokumentów finansowych.
ubezpieczenie
ważne jest, aby klub miał odpowiednie ubezpieczenie. Zakres wymaganego ubezpieczenia zależy od aktywów, wielkości i działalności klubu. Biorąc pod uwagę zaangażowanie i wkład wolontariuszy, ważne jest, aby byli chronieni przed potencjalnym ryzykiem.
ACC (ACC) jest statutowym ubezpieczycielem w Nowej Zelandii za wszelkie obrażenia spowodowane wypadkiem. Zapewnia wszystkim Nowozelandczykom ochronę przed wypadkami, ale wiele klubów wybiera dodatkową ochronę, aby docenić znaczenie swoich wolontariuszy i członków.
generalnie będziesz wymagał polisy za:
- ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej
- pożar i kradzież treści
- utrata dochodu/zwiększone koszty pracy.
wybór firmy ubezpieczeniowej będzie zależał od Polis, pokrycia i kosztów, które są w stanie zaoferować klubowi. Członkowie Klubu mogą zdecydować się na zawarcie indywidualnych Polis lub klub może wybrać „preferowanego dostawcę”, który jest w stanie dostosować koszty i zapewnić pokrycie do konkretnych potrzeb klubu. Istnieją również wyspecjalizowani ubezpieczyciele, którzy zajmują się ubezpieczeniami sportowymi.
podatki i podatek od towarów i usług
Urząd Skarbowy udziela informacji oraz sekcji najczęściej zadawanych pytań dotyczących pobierania i płacenia podatku od towarów i usług.
kluby sportowe są często rejestrowane jako fundusze charytatywne, które są zwolnione z podatku dochodowego. Zgodnie z Prawem Nowej Zelandii fundusz charytatywny musi istnieć głównie w celach charytatywnych. Aby cele organizacji zostały uznane za charytatywne, jej działalność lub cele muszą być celami publicznymi, tzn. świadczenie musi być dostępne dla dużej części społeczności. Ponadto nie wolno go przenosić na korzyść ani na korzyść jakiejkolwiek osoby.
organizacje charytatywne muszą być zarejestrowane przez Komisję charytatywną, aby korzystać ze zwolnień podatkowych. Strona internetowa IRD zawiera sekcję dotyczącą organizacji charytatywnych z informacjami o tym, jak odnosi się to do podatków.
więcej informacji
:
- księgi rachunkowe i ewidencja ogólna
- informacje podatkowe dla organizacji charytatywnych