pracodawcy mogą wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela do wypełniania formularzy i-9 w imieniu swojej firmy, w tym urzędników personalnych, brygadzistów, agentów lub notariuszy. Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego nie wymaga od upoważnionego przedstawiciela posiadania konkretnych umów lub innych dokumentów dla celów formularza i-9. Jeśli upoważniony przedstawiciel wypełni formularz I-9 w imieniu pracodawcy, pracodawca nadal ponosi odpowiedzialność za wszelkie naruszenia w związku z formularzem lub procesem weryfikacji.
wypełniając formularz I-9, pracodawca lub upoważniony przedstawiciel musi fizycznie zbadać, przy fizycznej obecności pracownika, każdy przedstawiony dokument w celu ustalenia, czy w uzasadniony sposób wydaje się być prawdziwy i odnosi się do przedstawionego pracownika. Przeglądanie lub badanie dokumentów za pośrednictwem kamery internetowej jest niedozwolone.
jeśli upoważniony przedstawiciel odmówi wypełnienia formularza I-9 (w tym złożenia podpisu), może zostać wybrany inny upoważniony przedstawiciel. Jeśli pracodawca zatrudnia notariusza, Notariusz działa jako upoważniony przedstawiciel pracodawcy, a nie jako notariusz. Notariusz musi wykonać te same wymagane czynności, co upoważniony przedstawiciel. Działając jako upoważniony przedstawiciel, notariusz nie powinien przedstawiać pieczęci notarialnej na formularzu I-9.