Technologia: jaki jest właściwy sposób automatyzacji procesu?

automatyzacja procesów nie jest szybką poprawką, aby wyeliminować przyziemne. Przed wprowadzeniem nowych technologii do procesów biznesowych należy rozważyć kilka kroków.

część piąta serii

wybór rozwiązania technologicznego nie jest decyzją z dnia na dzień. Ale z tak wielu dostawców tam, aby zmącić wiadomość, firma może wybrać najbardziej błyskotliwy produkt i spędzić znaczną ilość czasu próbując go wdrożyć, zanim zdając sobie sprawę, że nie jest to najlepsze dopasowanie do ich sytuacji.

w zależności od tego, jakiego buzzwordu używasz, szybkie wyszukiwanie w Google spowoduje niezliczoną ilość narzędzi technologicznych, które zaspokoją Twoje potrzeby związane z przepływem pracy i automatyzacją procesów. Każdy z tych dostawców powie Ci, że ich narzędzie może rozwiązać wszystkie twoje potrzeby, ale oczywiście nie jest to prawda.

aby określić, które narzędzie jest najlepsze dla twojej sytuacji, musisz zrozumieć potrzeby swojej firmy i obecne środowisko technologiczne przed przejściem do wyboru dostawcy.

kiedy zdecydujesz się natychmiast zautomatyzować, nie zastanawiając się, gdzie obecnie istnieją Twoje rozwiązania technologiczne i procesy, automatyzujesz na ślepo. Co więcej, automatyzacja złego procesu tylko daje złe wyniki — lub przynajmniej te nieefektywne-szybciej.

napraw proces

wcześniej w mojej karierze zarządzałem procesem wdrażania klienta, w którym wysyłaliśmy zadanie kolejno z zespołu a do Zespołu B do zespołu C. Proces ten trwał przez lata i przetrwał migrację z papierowych formularzy rozsyłanych po biurze do” digitalizacji ” (arkuszy kalkulacyjnych dołączanych do e-maili).

kiedy przyjrzeliśmy się dalszej automatyzacji procesów (np. migracji do bazy danych Access), postanowiliśmy poświęcić trochę czasu na lepsze zrozumienie procesu. Odkryliśmy, że zespół B przesłał wiadomość e-mail, którą otrzymał od zespołu a do zespołu C, nie robiąc z nią nic innego.

zespół B postrzegał ten krok jako bardzo niski priorytet i często stanowił wąskie gardło w całym procesie. Natychmiast zgodziliśmy się, że zespół A może wysłać wiadomość e-mail bezpośrednio do zespołu C, eliminując tym samym ten niepotrzebny etap procesu w nowym zautomatyzowanym rozwiązaniu.

chociaż jest to zbyt uproszczona i oczywista sytuacja, jeśli organizacja nie zdecyduje się spojrzeć na swoje procesy przed poszukiwaniem rozwiązania technologicznego, przegapilibyśmy to wąskie gardło. Wtedy wbudowalibyśmy go w nowe rozwiązanie, by przetrwać jeszcze kilka pokoleń.

kolejne wyzwanie związane z automatyzacją procesów dotyczy WYJĄTKÓW w procesie. Często widzimy, że firmy próbują zbudować wszystkie swoje wyjątki w swoim zautomatyzowanym rozwiązaniu. Polecamy:

1. próbując lepiej zrozumieć przyczynę ich WYJĄTKÓW w nadziei wyeliminowania jak największej ich liczby.
2. znalezienie sposobu na wstępne wdrożenie rozwiązania „happy path” w wybranej technologii przepływu pracy w celu szybszego rozpoznawania wartości.

to tylko kilka przykładów, dlaczego ważne jest, aby „naprawić proces” przed przejściem na automatyzację.

wybór odpowiednich rozwiązań technologicznych do optymalizacji procesów

podczas oceny procesów i usuwania niepotrzebnych kroków możesz jednocześnie rozpocząć badanie dostępnych rozwiązań technologicznych. Istnieją trzy obszary, na które zalecamy przyjrzenie się przy określaniu sposobu postępowania z automatyzacją:

narzędzia wewnętrzne

pierwszą rzeczą, którą powinieneś wziąć pod uwagę, jest to, co już masz. Wiele systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), takich jak SAP, Oracle, Microsoft Dynamics i inne rozwiązania technologiczne, posiada już komponenty przepływu pracy.

jednym z wyzwań, które często napotykają firmy, jest wbudowanie automatyzacji procesów w wiele narzędzi, które nie współdziałają ze sobą. Jeśli możesz określić „główny” system przepływu pracy lub inny sposób prawidłowego połączenia wszystkich istniejących systemów, możesz potencjalnie uniknąć inwestycji w kolejne rozwiązanie przepływu pracy.

to podejście nie zadziała we wszystkich przypadkach (starsze platformy mainframe, zbyt wiele narzędzi wewnętrznych), co może prowadzić do konieczności całkowitego rozważenia nowych narzędzi.

Robotic Process Automation (RPA)

mówiąc o buzzwords, RPA jest jednym z gorących tematów. Według niedawnego raportu firmy są gotowe wydać miliony dolarów na RPA tylko w 2019 roku.

gdy potrzeby procesu nie wymagają pełnej automatyzacji, RPA może pomóc wypełnić luki w procesie poprzez replikowanie zadań rutynowych, powtarzalnych i opartych na regułach. Funkcja ta jest często doskonałym rozwiązaniem dla tych przyziemnych,” krzesło obrotowe ” czynności, które wydają się zmorą istnienia każdego.

w ramach RPA boty z udziałem lub boty bez nadzoru pomagają eliminować zadania, skracać czasy cykli i niwelować luki w integracji.

• boty uczestniczące: boty te działają jako pomocnicy zadań, aby pomóc użytkownikowi końcowemu przyspieszyć czas spędzany na zadaniu, zamiast pracować na zapleczu.
• boty bez nadzoru: Z drugiej strony boty bez nadzoru pracują nad zadaniami zaplecza, aby zmniejszyć niektóre z wąskich gardeł, o których już wspomniałem. Boty te obsługują zaplanowane zadania, zwykle z punktu centralnej kontroli.

RPA nie jest jednak rozwiązaniem dla wszystkiego, zwłaszcza jeśli Twoje zadania nie są rutynowe, powtarzalne i oparte na regułach.

rozwiązania do zarządzania procesami biznesowymi (BPMS)

BPMS był gorącym trendem w pierwszej dekadzie tego wieku, ale nadal jest odpowiedni w odpowiednich sytuacjach. Narzędzia te zapewniają lepszy wgląd w kompleksowe procesy biznesowe i umożliwiają zarządzanie ludźmi, danymi i aplikacjami w jednym kroku poprzez interakcję z systemami zaplecza.

podczas gdy funkcjonalność stale się rozwija, Programiści budują te rozwiązania BPM na podstawowym repozytorium procesów i silniku przepływu pracy, zapewniając jednocześnie integrację systemów i cenne wskaźniki procesów.

tradycyjnie rozwiązania BPM były zorientowane na człowieka, zorientowane na dokumenty lub zorientowane na integrację (o czym możesz dowiedzieć się tutaj), ale linie stały się bardziej rozmyte w miarę dojrzewania produktów.

bez względu na to, który wybierzesz, dobry BPMS pomaga rozwiązywać problemy związane z procesem poprzez widoczność, współpracę i automatyzację, jeśli jest to właściwe rozwiązanie dla Twoich potrzeb biznesowych. Bez dobrze zdefiniowanych procesów i właściwej definicji w ramach ogólnej architektury systemu, BPMS ginie w mnóstwie wspaniałych narzędzi, które masz dostępne, ale nie są w stanie w pełni uzyskać maksymalnej wartości tych.

myśli końcowe

wewnętrzne rozwiązania technologiczne Twojej firmy są tak silne, jak twoje procesy. Aby uniknąć automatyzacji złego procesu, musisz przyjrzeć się źródłowej przyczynie każdego procesu, aby określić, czy warto go zachować, jak dopasowuje się do przyszłej wizji lub celów organizacji i jak wzmocnić go w razie potrzeby.

po wykonaniu tego kroku możesz przeprowadzić badania, aby znaleźć rozwiązanie technologiczne — niezależnie od tego, czy już je posiadasz, czy nadszedł czas na zakup nowego — odpowiednie do optymalizacji procesów w Twojej organizacji. W końcu znajdziesz się w bardziej wydajnej firmie, która jest gotowa stawić czoła konkurencji i służyć swoim klientom.

jakie rodzaje procesów automatyzujesz? Jak dobrze pasują do istniejących systemów i jakie są luki? Po rozwiązaniu tych pytań (i innych) będziesz w lepszej sytuacji, aby podjąć bardziej świadomą decyzję o tym, jak najlepiej usprawnić i zautomatyzować swoje procesy.