Begrotingsvarianties: hoe ze u kunnen helpen een Accurate begroting te creëren

een begrotingsvariantie is het verschil tussen het begrote bedrag voor ontvangsten en uitgaven en het werkelijk ontvangen of uitgegeven bedrag. Budget varianties kunnen gunstig zijn (meer inkomsten) of ongunstig (hogere kosten).

leer meer over budgetvarianties en hoe ze u kunnen helpen een nauwkeuriger budget voor uw kleine onderneming te creëren.

Overzicht: Wat is een begrotingsvariantie?

in het bedrijfsleven is een begrotingsvariantie het verschil tussen de begrote ontvangsten en uitgaven en hun werkelijke totalen.

de meesten van ons hebben op veel kleinere schaal met begrotingsverschillen te maken gehad. Weet je nog toen je begroette auto reparaties op $500, maar toen je ging om uw auto op te halen, de rekening was magisch gestegen tot $850? Dat is een verschil in budget.

ondernemers lopen op veel grotere schaal tegen hetzelfde probleem aan. Sommige varianties worden verwacht voor elk voorbereid budget, en de varianties zelf kunnen gunstig of ongunstig zijn, afhankelijk van de variantie zelf en de budgetcategorie waarin het zich bevindt.

gunstige vs. ongunstige budgetvarianties: Wat is het verschil?

een nauwkeurig budget is essentieel voor kleinere bedrijven die minder ruimte voor fouten hebben. Of u nu een financiële prognose of een flexibel budget voorbereidt, het doel van budgetvoorbereiding is om inkomsten en uitgaven zo nauwkeurig mogelijk te schatten. Maar hoe goed je ook voorbereid bent tijdens het budgetteringsproces, je zult verschillen hebben.

zoals alles in het leven heeft budgettering gunstige en ongunstige variaties. Een gunstige variantie is wanneer uw producten plotseling opstijgen, en in plaats van het verdienen van de $ 40.000 in omzet die u begroot, verdien je $ 85.000.

helaas zijn er ook ongunstige variaties. Stel dat je $1.000 per maand begroot voor huur, maar je huisbaas verkocht het gebouw waar je was, dus moest je verhuizen. De verhuizing verhoogde uw begrote uitgaven voor het jaar, maar nu moet je ook betalen $1.600 per maand te huur in plaats van de $1.000 u begroot voor.

maar het is niet genoeg om gewoon de hoeveelheid van de variantie te weten. Het is ook belangrijk om te onthouden dat achter elke budget variantie berekening is een reden waarom die variantie bestaat.

5 redenen waarom uw bedrijf een budgetvariantie kan ervaren

er zijn veel redenen waarom uw budgettotalen mogelijk niet overeenkomen met de werkelijke totalen. Nieuwe ondernemers kunnen een moeilijke tijd het schatten van de kosten hebben wanneer ze weinig gegevens te gaan door.

in andere gevallen worden de begrotingen haastig bij elkaar gebracht, met weinig voorbereidingstijd, wat kan leiden tot onnauwkeurige totalen en grote verschillen. Als u zich afvraagt waarom uw budget zo onnauwkeurig is, kan een of meer van de volgende redenen de reden zijn:

geen gegevens om te meten met

financiële projecties voor nieuwe ondernemers kunnen worden geraakt of gemist. Het is moeilijk om de inkomsten en uitgaven voor het jaar te schatten als je geen basisgegevens hebt om mee te meten. Aan de zonnige kant, zelfs als uw eerste jaar budget is ver weg, uw varianties moet naar beneden gaan zodra u begint met de voorbereiding van uw budget voor uw tweede jaar in het bedrijfsleven.

onjuiste planning

budgettering is een lang, methodisch proces dat alleen accurate resultaten oplevert als de juiste planning heeft plaatsgevonden. Als eigenaar van een bedrijf, het kan uw neiging om de begroting zelf voor te bereiden, maar het krijgen van de input van het personeel en afdelingshoofden zal uw budget nauwkeuriger en nuttiger te maken.

onverwachte gebeurtenissen

onverwachte gebeurtenissen kunnen uw budget ernstig beïnvloeden. Niet veel mensen plannen een ramp, maar ze gebeuren. Branden, overstromingen, recessies en pandemieën kunnen ook van invloed zijn op uw budget. Ik kan garanderen dat toen bedrijven in 2019 hun budget aan het voorbereiden waren, niemand voorbereid had kunnen zijn op de financiële impact die 2020 op hun bedrijf zou hebben.

hoewel het moeilijk is om catastrofale gebeurtenissen te plannen, kan het nuttig zijn om een buffer in uw budget te hebben ingebouwd om uw bedrijf te beschermen, vooral wanneer een van deze eenmalige gebeurtenissen zich voordoet.

Kostenaanpassingen

Kostenaanpassingen zijn een van de belangrijkste redenen voor ongunstige begrotingsverschillen. Aangezien de meeste budgetten worden opgesteld aan het einde van het jaar, elke kennisgeving ontvangen van een leverancier of leverancier met betrekking tot een prijsverhoging kan worden opgenomen in uw nieuwe budget.

maar als uw leverancier u niet op de hoogte stelt van een prijsverhoging, maar dan de prijzen verhoogt in Maart van het volgende jaar, zult u met een ongunstige budgetvariantie te maken hebben. De beste manier om dit te voorkomen is om een automatische prijsverhoging op te bouwen in uw begrote uitgaven.

veranderende behoeften van klanten

uw bedrijf bestaat omdat u uw klanten voorziet van iets wat ze nodig hebben of wensen. Maar wat gebeurt er als ze niet langer nodig hebben of verlangen wat je verkoopt?Rachel is eigenaar van een bed and breakfast. Toen ze begroette voor 2020, was ze conservatief en verhoogde haar klantenniveau slechts met 10%, wat gerechtvaardigd werd door een toename in zowel reclame-als marketinginspanningen. Terwijl haar budget redelijk accuraat was voor de eerste twee maanden van 2020, heeft haar omzet voor het saldo van het jaar een enorme daling gezien, resulterend in een ongunstige begrotingsvariantie van meer dan 65%.Hoewel Rachel de covid-19-pandemie niet kon voorspellen, wordt ze in de nabije toekomst geconfronteerd met een toenemende omzetdaling omdat de behoeften van haar klanten zijn veranderd.

veranderende behoeften van klanten zijn meestal niet zo ingrijpend als het omgaan met een pandemie. Maar het is belangrijk om regelmatig opnieuw te evalueren van de producten en diensten die u verkoopt om er zeker van te zijn dat ze nog steeds past bij de behoeften van uw klanten.

het begrotingsproces omvat het vergelijken van uw begroting met de werkelijke totalen om de verschillen te vinden. Bron: slideshare.net.

hoe begrotingsvariaties te monitoren en te analyseren

het is gemakkelijk om begrotingsvariaties te controleren. Elke accounting software applicatie die zelfs basic budgetting in staat zal zijn om u te voorzien van een budget VS.een daadwerkelijk rapport. Als de varianties talrijk zijn, kan het ook nuttig zijn om een herzien budget voor het saldo van uw fiscale jaar te creëren.

voer een begroting uit om regelmatig verslag uit te brengen

het bijhouden van de begrotingsvarianties kan u helpen om mogelijke trends en mogelijke problemen op te sporen. Als je dit rapport slechts één keer per jaar uitvoert, mis je de kans om proactief te zijn over eventuele afwijkingen, omdat het beter is om ze te onderzoeken zoals ze zich voordoen in plaats van aan het einde van het jaar. Zorg ervoor dat uw rapport toont positieve en negatieve varianties in zowel een dollar bedrag en een percentage.

onderzoek het ‘waarom’ achter de variantie

Als u uw begrote inkomsten niet heeft bereikt, moet u vragen waarom. Als uw uitgaven zijn twee keer wat je begroot voor, je nodig hebt om de reden voor de variantie te vinden. Er wordt aangenomen dat uw oorspronkelijke budget werd opgesteld met behulp van nauwkeurige basiscijfers en dat de inkomsten werden geschat op basis van prestaties uit het verleden. Als dat waar is, dan is het aan jou om de oorzaak achter de variantie te vinden.

Overweeg uw begroting aan te passen

het aanpassen van begrotingen halverwege het jaar is een veel voorkomende gebeurtenis, vooral als u merkt dat inkomsten en uitgaven aanzienlijk afwijken van de begrote totalen. Als de variantie slechts één keer is opgetreden, hoeft u zich waarschijnlijk geen zorgen te maken over het herzien van uw budget, maar als het een meer permanent probleem lijkt te zijn, is het het beste om een aantal wijzigingen aan te brengen.

het verslag over de begrotingsvariantie geeft maand per maand gedetailleerde informatie over de begrote totalen, de werkelijke totalen en de variantie totalen. Bron: insightsoftware.com.

hoe kunt u uw budgetvariantieanalyse gebruiken voor toekomstige prognoses

uw budgetvariaties kunnen veel waardevol inzicht bieden in de voorbereiding van uw volgende budget. Kijk naar waar je precies was en waar je variaties vrij hoog waren, en besteed wat tijd aan het analyseren van beide resultaten om te zien wat erachter zat.

houd in gedachten dat een ongunstige variantie die buiten uw controle is minder actie vereist dan een die gewoon onnauwkeurig was. Bijvoorbeeld, als uw leverancier plotseling gaat uit de business, de rimpel effect van die wet kan schade aanrichten op uw budget, met inbegrip van een daling van de inkomsten als gevolg van backorders, of een stijging van de kosten als gevolg van het gebruik van een nieuwe leverancier.

met minder inkomsten en hogere uitgaven, zal uw budget ernstig worden beïnvloed. Op dit moment is het misschien een goed idee om een herziene begroting op te stellen die nauwkeurig de toegenomen kosten en lagere inkomsten weerspiegelt.

echter, als uw varianties een eenmalig probleem zijn, is het het beste om uw budget te blijven monitoren, maar de herzieningen achterwege te laten, tenzij er andere problemen ontstaan.

Begrotingsvarianties zijn de sleutel tot bedrijfsprestaties

op de een of andere manier werken we allemaal met een budget. Bijvoorbeeld, als je $30.000, je waarschijnlijk zal niet de aankoop van een miljoen dollar huis. Hetzelfde principe geldt voor bedrijven. Geen bedrijf dat $30.000 aan inkomsten verdient gaat een productiefaciliteit kopen voor $2,1 miljoen. Daarom zijn budgetten zo belangrijk — en daarom moeten ze accuraat zijn.

elke dag worden zakelijke beslissingen genomen op basis van het budget van een bedrijf, en de gevolgen van het optreden op foutieve cijfers kunnen fataal zijn, met name voor kleine bedrijven met beperkte middelen om op terug te vallen. Bijvoorbeeld, als een project budget loopt over, het kan uiteindelijk kosten u duizenden dollars.

neem de tijd om een begroting op te stellen op basis van feiten en prestaties uit het verleden, en weersta de drang om te optimistisch (of pessimistisch) te zijn over de cijfers. Gebruik die budgetvarianties om een nauwkeuriger budget voor het komende jaar te creëren.