Budsjettavvik: Hvordan De Kan Hjelpe Deg Med Å Opprette Et Nøyaktig Budsjett

en budsjettavvik er forskjellen mellom beløpet budsjettert for inntekter og utgifter og det faktiske beløpet mottatt eller brukt. Budsjettavvik kan være gunstige (mer inntekter) eller ugunstige (høyere kostnader).

Finn ut mer om budsjettavvik og hvordan de kan hjelpe deg med å opprette et mer nøyaktig budsjett for småbedrifter.

Oversikt: hva er en budsjettavvik?

i virksomhet er en budsjettavvik forskjellen mellom inntekter og utgifter som er budsjettert for, og deres faktiske totaler.

De Fleste av oss har måttet håndtere budsjettavvik i mye mindre skala. Husk da du budsjetterte bilreparasjoner på $ 500, men da du gikk for å hente bilen din, hadde regningen magisk steget til $850? Det er en budsjettvariasjon.

Bedriftseiere kjøre inn i det samme problemet på en mye større skala. Noen avvik forventes for ethvert forberedt budsjett, og avvikene selv kan være gunstige eller ugunstige, avhengig av variansen selv og budsjettkategorien den er i.

Gunstige vs. ugunstige budsjett avvik: hva er forskjellen?

Å Ha et nøyaktig budsjett er viktig for mindre bedrifter som har mindre rom for feil. Enten du forbereder en økonomisk prognose eller et fleksibelt budsjett, er målet med budsjettforberedelse å estimere inntekter og utgifter så nøyaktig som mulig. Men uansett hvor godt forberedt du er under budsjetteringsprosessen, kommer du til å ha avvik.

som alt annet i livet, har budsjettering gunstige avvik og ugunstige avvik. En gunstig varians er når produktene dine plutselig tar av, og i stedet for å tjene $40.000 i salgsinntekter du budsjetterte, tjener du $ 85.000.

Dessverre er det også ugunstige avvik. La oss si at du budsjetterte $ 1000 per måned til leie, men utleier solgte bygningen du var i, så du måtte flytte. Flyttingen økte budsjetterte utgifter for året, men nå må du også betale $1600 per måned til leie i stedet for $1000 du budsjetterte for.

Men det er ikke nok å bare vite mengden av variansen. Det er også viktig å huske at bak hver budsjettavviksberegning er det en grunn til at variansen eksisterer.

5 grunner til at bedriften din kan oppleve en budsjettavvik

det er mange grunner til at budsjetttotalene dine kanskje ikke samsvarer med de faktiske totalene. Nye bedriftseiere kan ha en vanskelig tid estimere utgifter når de har lite data å gå etter.

i andre tilfeller trekkes budsjetter raskt sammen, med liten forberedelsestid involvert, noe som kan resultere i unøyaktige budsjett totaler og høye avvik. Hvis du lurer på hvorfor budsjettet ditt er så vilt unøyaktig, kan en eller flere av følgende være grunnen til at:

Ingen data å måle mot

Økonomiske prognoser for nye bedriftseiere kan bli rammet eller savner. Det er vanskelig å anslå inntekter og utgifter for året når du ikke har noen grunnlinjedata å måle mot. På den lyse siden, selv om ditt førsteårsbudsjett er langt unna, bør avvikene dine gå ned når du begynner å forberede budsjettet for ditt andre år i virksomheten.

Feil planlegging

Budsjettering Er en lang, metodisk prosess som bare gir nøyaktige resultater hvis riktig planlegging har funnet sted. Som bedriftseier kan det være din tilbøyelighet til å forberede budsjettet selv, men å få innspill fra ansatte og avdelingshoder vil gjøre budsjettet mer nøyaktig og mer nyttig.

Uventede hendelser

Uventede hendelser kan alvorlig påvirke budsjettet. Det er ikke mange som planlegger en katastrofe, men det skjer. Branner, flom, nedgangstider, og pandemier kan også påvirke budsjettet. Jeg kan garantere at når selskaper forberedte sine budsjetter i 2019, kunne ingen ha vært forberedt på den økonomiske effekten 2020 ville ha på sin virksomhet.

selv om det er vanskelig å planlegge for katastrofale hendelser, kan det være nyttig å ha en buffer innebygd i budsjettet for å beskytte virksomheten din, spesielt når en av disse hendelsene en gang i livet oppstår.

Kostnadsjusteringer

Kostnadsjusteringer er en av hovedårsakene til ugunstige budsjettavvik. Siden de fleste budsjetter er utarbeidet ved årsskiftet, kan eventuelle varsler mottatt fra en leverandør eller leverandør om en prisøkning inkluderes i det nye budsjettet.

men hvis leverandøren din ikke varsler deg om en prisøkning, men deretter øker prisene I Mars det følgende året, har du en ugunstig budsjettavvik å håndtere. Den beste måten å unngå dette er å bygge en automatisk prisøkning i budsjetterte utgifter.

Endre kundebehov

virksomheten din eksisterer fordi du gir kundene dine noe de trenger eller ønsker. Men hva skjer når de ikke lenger trenger eller ønsker hva du selger?

Rachel eier et bed and breakfast. Da hun budsjetterte for 2020, var hun konservativ og økte kun kundenivået med 10%, noe som var berettiget av en økning i både reklame og markedsføring. Mens budsjettet hennes var ganske nøyaktig for de to første månedene av 2020, har årets balanse hatt en stor nedgang, noe som resulterer i en ugunstig budsjettavvik på mer enn 65%.

Mens Rachel ikke kunne forutsi COVID-19-pandemien, står Hun overfor en økende inntektssklie i overskuelig fremtid fordi kundens behov endret seg.

Endring av kundebehov er vanligvis ikke så drastisk som å håndtere en pandemi. Men det er viktig å ofte revurdere produkter og tjenester som du selger for å være sikker på at de er fortsatt passer behovene til kundene.

budsjetteringsprosessen innebærer å sammenligne budsjettet med de faktiske totalene for å finne avvikene. Kilde: slideshare.net.

slik overvåker og analyserer du budsjettavvik

det er enkelt å overvåke budsjettavvik. Enhver regnskap program som inkluderer selv grunnleggende budsjettering vil være i stand til å gi deg et budsjett vs. en faktisk rapport. Hvis variansene er mange, kan det også være nyttig å opprette et revidert budsjett for balansen i regnskapsåret.

Kjør et budsjett til faktisk rapport regelmessig

Å holde deg oppdatert på budsjettavvik kan hjelpe deg med å oppdage mulige trender,samt potensielle problemer. Hvis du bare kjører denne rapporten en gang i året, mangler du muligheten til å være proaktiv om eventuelle avvik fordi det er bedre å undersøke dem når de oppstår i stedet for ved årsskiftet. Pass på at rapporten viser positive og negative avvik i både et dollarbeløp og en prosentandel.

Forskning ‘hvorfor’ bak variansen

Hvis du ikke treffer budsjetterte inntekter, må du spørre hvorfor. Hvis utgiftene dine er to ganger hva du budsjetterte for, må du finne årsaken til variansen. Det antas at det opprinnelige budsjettet ble utarbeidet ved hjelp av nøyaktige grunnlinjetallstall, og at inntektene ble estimert basert på tidligere resultater. Hvis det er sant, er det opp til deg å finne årsaken bak variansen.

Vurdere å justere budsjettet

Justere budsjetter midt på året er en vanlig foreteelse, spesielt hvis du finner inntekter og utgifter vesentlig forskjellig fra sine budsjetterte totaler. Hvis variansen bare oppstod en gang, trenger du sannsynligvis ikke å bekymre deg for å revidere budsjettet ditt, men hvis det ser ut til å være et mer permanent problem, er det best å gjøre noen endringer.

rapporten budsjettavvik gir detaljer måned for måned om budsjetterte totaler, faktiske totaler og varians-totaler. Kilde: insightsoftware.com.

slik bruker du budsjettavviksanalysen for fremtidige prognoser

budsjettavvikene kan gi mye verdifull innsikt i å forberede neste budsjett. Se på hvor du var spot on og hvor avvikene dine var ganske høye, og bruk litt tid på å analysere begge resultatene for å se hva som var bak dem.

Husk at en ugunstig varians som er utenfor din kontroll krever mindre handling enn en som bare var unøyaktig. For eksempel, hvis leverandøren din plutselig går ut av virksomheten, kan ringvirkningen av den loven skape kaos på budsjettet ditt, inkludert en nedgang i inntekter på grunn av restordrer, eller en økning i kostnader på grunn av bruk av en ny leverandør.

med mindre inntekter og høyere utgifter, vil budsjettet bli alvorlig påvirket. På dette tidspunktet kan det være lurt å lage et revidert budsjett som nøyaktig gjenspeiler økte kostnader og lavere inntekter.

men hvis avvikene dine er et engangsproblem, er det best å fortsette å overvåke budsjettet ditt, men avstå fra revisjonene med mindre andre problemer oppstår.

Budsjettavvik er nøkkelen til selskapets ytelse

på en eller annen måte opererer vi alle på et budsjett. For eksempel, hvis du lager $30 000, vil du sannsynligvis ikke kjøpe et million dollar hjem. Det samme prinsippet gjelder for virksomheter. Ingen virksomhet tjener $ 30,000 i inntekter kommer til å kjøpe et produksjonsanlegg for $ 2,1 millioner. Derfor er budsjetter så viktige — og hvorfor de må være nøyaktige.

hver dag tas forretningsbeslutninger basert på et selskaps budsjett, og konsekvensene av å handle på feilaktige tall kan være dødelige, spesielt for små bedrifter med begrensede ressurser til å falle tilbake på. For eksempel, hvis et prosjekt budsjett går over, kan det ende opp med å koste deg tusenvis av dollar.

ta deg tid til å lage et budsjett basert på fakta og tidligere resultater, og motstå trangen til å være for optimistisk (eller pessimistisk) om tallene. Bruk disse budsjettavvikene til å skape et mer nøyaktig budsjett for det kommende året.