procese financiare un club are nevoie pentru a rula cu succes.
informații de care aveți nevoie pentru a gestiona finanțele clubului. Amintiți-vă că dimensiunea clubului dvs. determină procesele de management financiar care trebuie puse în aplicare.
Trezorierul
Trezorierul este o persoană cheie în conducerea clubului. Aceștia sunt reprezentați în consiliul sau Comitetul clubului și își asumă responsabilitatea generală pentru gestionarea financiară a acestuia. Dimensiunea acestui loc de muncă va depinde de cât de mare este clubul și dacă există alte persoane care pot ajuta – fie cu Administrația Financiară, fie ca subcomitet financiar. Trezorierul va necesita o descriere a postului – aceasta stabilește ceea ce ar trebui să facă și oferă standarde pentru performanța lor. Rolul trezorierului include raportarea finanțelor reale și căutarea celor mai bune modalități de utilizare a fondurilor disponibile. Trezorierul are nevoie de următoarele articole de papetărie pentru a-și îndeplini eficient treaba:
- cărți de cecuri
- cărți de depozit bancar
- o carte de numerar sau registru general
- autorizație de plată (cerere de cec) vouchere
- o carte de primire numerotată cu pagina copie carbon
- formulare de cont pentru abonamentele membrilor
- un carnet de plăți în numerar mic și bonuri de numerar mic
- un dosar pentru conturile de plătit, adică sumele datorate furnizorilor pentru bunurile și serviciile achiziționate
- un dosar pentru stocarea încasărilor din conturile plătite
- un dosar de comenzi plasate la furnizori
- un dosar pentru stocarea încasărilor din conturile plătite
- declarații.
sisteme de contabilitate și software
de obicei, un sistem de contabilitate computerizat este cel mai simplu și mai simplu mod de a urmări conturile clubului. Există mai multe programe simple sau pachete software disponibile. Aruncați o privire în jur pentru a vedea ce este mai bine pentru nevoile clubului dvs. Dacă clubul este suficient de mic, un sistem manual poate fi suficient. Iată ce ar trebui să poată face programul dvs. de contabilitate:
- calculați GST și vă permit să-l aloce de tranzacții individuale
- urmați cheltuielile
- produce conturi financiare complete (profit, pierdere și sold)
- vă permit să facă ajustările necesare cu ușurință
- vă oferă informațiile necesare într-un formular de raport ușor de înțeles
- furnizați informații într-un format clar pe care toți cei care îl folosesc îl pot înțelege clar.
Cashbooks
un cashbook este un jurnal în care sunt înregistrate toate încasările și plățile clubului. ‘Cash’ include bani reali, fișe de card de credit, cecuri și ordine de plată. Vor fi chitanțe și cecuri, dar cashbook-ul înregistrează detaliile tuturor tranzacțiilor.
conturi bancare
clubul va avea nevoie de un cont de cec. Cărțile de cecuri oferă o modalitate simplă și eficientă de a urmări cheltuielile clubului. De obicei, cluburile au doi membri ai Comitetului de conducere (inclusiv Trezorierul) care sunt autorizați să semneze împreună cecurile clubului. Trei membri pot fi autorizați, doar doi fiind obligați să valideze cecul. Extrasul bancar al Clubului oferă, de asemenea, o evidență exactă a cheltuielilor. Puteți alege frecvența acestor declarații.
bugete
clubul va necesita un buget anual. Aceasta este responsabilitatea trezorierului și este convenită de Comitetul de conducere al Clubului. Odată ce bugetul este aprobat, acesta este adăugat în sistemul dvs. contabil, astfel încât să poată fi comparat cu veniturile și cheltuielile reale ale clubului. Puteți utiliza fie o foaie de calcul Excel, fie un cashbook manual pentru bugetul clubului.
pentru a pregăti un buget:
- începeți cu veniturile și cheltuielile reale din anul precedent – dacă clubul este nou, va trebui să vă bazați pe estimări realiste
- adăugați ceea ce știți despre anul următor
- ajustați și modificați până când veți avea un buget realist și rezonabil
- obțineți bugetul aprobat de Comitetul de conducere sau de organul de conducere.
prognoza fluxului de numerar
prognoza fluxului de numerar vă permite să anticipați orice scădere a veniturilor clubului dvs. și să planificați în jurul lor. Dacă venitul clubului este variabil, o prognoză bună va însemna că veți putea totuși să faceți față cheltuielilor.
pentru a pregăti o previziune a fluxului de numerar:
- utilizați modele istorice de încasări și plăți pentru a vă ajuta să anticipați calendarul viitor al fluxului de numerar
- utilizați bugetul pentru a vă ajuta să anticipați valoarea chitanței sau a plății. Rețineți că bugetul dvs. poate fi pregătit exclusiv pe bază de GST, iar fluxul de numerar include GST (astfel încât tranzacțiile brute, dacă este cazul). De asemenea, bugetul dvs. poate să nu includă lucruri precum plățile GST către IRD, rambursările împrumuturilor sau achizițiile de active fixe, așa că asigurați-vă că le țineți minte.
- puteți anticipa fluxul de numerar zilnic, săptămânal sau lunar
- mișcările fluxului de numerar ar trebui să fie întotdeauna reconciliate cu extrasul bancar pentru perioada
audituri
înregistrările financiare ale clubului vor fi auditate din când în când. În timpul unui audit, o persoană independentă de club (cum ar fi un contabil) verifică dacă situațiile financiare reprezintă o înregistrare corectă a poziției financiare a clubului în momentul auditului. Un voluntar calificat corespunzător poate audita conturile clubului sau poate fi necesar să utilizeze un serviciu de audit profesional. Acest lucru poate fi costisitor, astfel încât găsirea unui voluntar care este dispus să efectueze auditul este de preferat.
auditul poate fi un proces îndelungat și este o idee bună să acordați șase până la opt săptămâni pentru finalizarea unui audit. Auditorul clubului dvs. va avea nevoie de:
- Cashbook-urile clubului, scrise și echilibrate pentru anul respectiv, și jurnalele sau registrele pe care clubul le folosește pentru înregistrări
- extrase bancare pentru întregul an
- copii ale fișelor de depozit și ale fundurilor de cecuri
- cărți de primire cu copii duplicate și originale, plus orice cărți de primire neutilizate
- vouchere pentru plățile efectuate de club, aranjate în ordine numerică
- chitanțe sau copii ale cecurilor plătite clubului dvs.
- copii ale proceselor-verbale de la ședințele dvs. de conducere care arată modul în care au fost luate și convenite deciziile financiare
- copii din orice declarații de audit anterioare
- toate situațiile financiare pentru exercițiul auditat
- orice alte documente financiare relevante.
asigurare
este important ca clubul să aibă o asigurare adecvată. Gradul de asigurare necesar va varia în funcție de activele, mărimea și activitățile clubului. Având în vedere angajamentul și contribuția voluntarilor, este important ca aceștia să fie protejați de orice riscuri potențiale.
Accident Compensation Corporation (ACC) este asigurătorul statutar Noua Zeelandă pentru orice leziuni cauzate de accident. Oferă tuturor neozeelandezilor protecție împotriva accidentelor, dar multe cluburi aleg o acoperire suplimentară pentru a recunoaște importanța voluntarilor și membrilor lor.
în general, veți avea nevoie de acoperire politică pentru:
- asigurare de răspundere
- incendiu și furt de conținut
- pierderea veniturilor/creșterea costurilor de muncă.
alegerea companiei de asigurări va depinde de polițele, acoperirea și costurile pe care le pot oferi clubului. Membrii clubului pot alege să încheie politici individuale sau clubul poate alege un ‘furnizor preferat’ care este capabil să adapteze costurile și să acopere nevoile specifice ale clubului. Există, de asemenea, asigurători specialiști care se ocupă de asigurarea sportivă.
Tax și GST
Inland Revenue Department oferă informații și o secțiune de întrebări frecvente despre colectarea și plata GST.
cluburile sportive sunt adesea înregistrate ca trusturi caritabile, care sunt scutite de impozitul pe venit. Conform legii din Noua Zeelandă, un trust caritabil trebuie să existe în principal pentru un scop caritabil. Pentru ca scopurile unei organizații să fie considerate caritabile, activitățile sau scopurile sale trebuie să fie în scopuri publice, adică beneficiul trebuie să fie disponibil pentru o mare parte a comunității. În plus, nu trebuie să fie efectuată în beneficiul sau profitul oricărei persoane.
organizațiile caritabile trebuie să fie înregistrate de Comisia pentru organizații caritabile pentru a beneficia de scutirile fiscale. Site-ul IRD include o secțiune despre organizațiile caritabile cu informații despre modul în care aceasta se referă la impozitare.
mai multe informații
IRD are mai multe informații despre:
- cashbooks și evidența generală
- informații fiscale pentru caritate