Una guida completa per decidere chi ottiene un ufficio nella vostra azienda – Open Source Workplace

Office allocation è quasi sempre una procedura spinosa per le imprese. Quando molte persone chiedono a gran voce spazi per uffici, i manager devono garantire che la distribuzione massimizzi la produttività e la soddisfazione. Assegnare gli uffici sbagliati ai dipendenti sbagliati potrebbe portare a insoddisfazione e demotivazione, oltre ad essere uno spreco di risorse.

Quindi, come dovresti decidere chi ottiene un ufficio nella tua azienda? Ci sono molti criteri che è possibile utilizzare per determinare quali dipendenti hanno bisogno di uffici più. Esistono molti framework anche quando si tratta di determinare le allocazioni ottimali dell’ufficio. Applicando questi concetti e tenendo conto della cultura aziendale, è possibile assicurarsi che gli uffici vadano a persone che possono utilizzarli di più.

In questo articolo, mostreremo alcuni dei fattori che le aziende prendono in considerazione quando assegnano gli uffici. Questa lista riflette la realtà, quindi spiegheremo quali sono più efficaci di altri. Molti framework sono rilevanti anche ogni volta che si verificano problemi di allocazione dello spazio ufficio, ed è essenziale rendersi conto delle implicazioni di ciascuno.

Questo articolo contiene anche una breve discussione sui modi comuni per organizzare lo spazio ufficio. Infine, ti forniamo le linee guida per rendere le allocazioni degli uffici meno fastidi e più utili per i dipendenti.

10 Fattori da considerare nell’assegnazione degli uffici

1. Classifica

2. Mandato

3. Ruolo

4. Condizioni di salute

5. Disabilità

6. Clienti

7. Fabbisogno di personale

8. Formato area di lavoro

9. Interazioni

10. Preferenze ambientali

Quando i leader iniziano a pensare a come distribuire le aree di lavoro, di solito devono classificare i dipendenti in base a uno o più criteri. Procedono con l’assegnazione di persone in base alla priorità; le persone con priorità più alta ottengono uffici più appropriati. Altri aggiustamenti, come gli swap, di solito si verificano dopo che è presente un’allocazione iniziale dell’ufficio. Quindi, i fattori che si utilizzano quando si assegnano gli uffici determineranno in gran parte chi ottiene gli uffici.

Molti fattori menzionati in questo articolo hanno senso. Aiutano a garantire che i dipendenti che hanno più bisogno di uffici abbiano accesso a uno. Questo fatto è particolarmente importante se si considera che non tutti i ruoli sono appropriati per il lavoro remoto. Ad esempio, i membri del team che hanno bisogno di discutere rapidamente e rispondere a eventi improvvisi sarebbero più adatti ad avere uffici fisici che sono vicini l’uno all’altro.

Tuttavia, molti di questi fattori sono anche meno appropriati per un’equa assegnazione. Alcuni di essi sono reliquie di un tempo in cui la meritocrazia non era ancora così prevalente come lo è oggi. Mentre hanno ancora applicazioni di nicchia oggi, hanno il potenziale per aumentare i sentimenti di ingiustizia se abusato. Tuttavia, alcune industrie e settori continuano a impiegarli, quindi è ancora importante conoscere questi criteri.

Abbiamo scritto un articolo intitolato ” Qual è lo scopo di un ufficio e quando dovrebbe una società ottenere uno? ” che sottolinea l’importanza degli uffici fisici.

Rango

Il criterio più comune che le persone utilizzano per assegnare gli uffici è rango , soprattutto nelle aziende più conservatrici. In queste aziende, i livelli danno ai dipendenti potere e influenza. La cultura organizzativa richiede che quelli più alti nella scala aziendale dovrebbero godere di maggiori benefici. Il concetto di uffici d’angolo, dove i capi ottengono i migliori uffici, è un eccellente esempio di utilizzo del rango per determinare le allocazioni degli uffici.

Se fatto correttamente, questo sistema può avere alcuni vantaggi. Incoraggia le persone a lavorare sodo per ottenere promozioni poiché la prospettiva di avere un ufficio migliore è sufficiente per motivare molti lavoratori. Dal momento che quelli più in alto in azienda hanno bisogno di accedere a più risorse, dando loro un ufficio con più servizi è una buona idea.

Detto questo, le cose possono rapidamente andare acide se gli spazi di lavoro adatti vanno solo a persone in alto nella gerarchia aziendale.

In primo luogo, questo sistema impone la percezione della disuguaglianza poiché dà simbolicamente a certe persone più potere sugli altri. Può rendere più difficile per i leader di relazionarsi con i loro subordinati diretti, soprattutto se gli spazi ufficio mostrano una vasta gamma di qualità in azienda. Se i dipendenti junior ottenere cubicoli angusti, mentre i dirigenti hanno camere tentacolare, i lavoratori possono iniziare a costruire risentimento.

In secondo luogo, le allocazioni basate sul rango possono incoraggiare le persone a raggiungere la cima a un costo grave. La concorrenza può diventare dilagante e fuori controllo.

In terzo luogo, questo sistema è aperto agli abusi in quanto spinge le persone a diventare più affamate di potere. I dipendenti possono iniziare a ingraziarsi con i loro capi per aumentare le loro possibilità di essere promossi.

Molte aziende utilizzano già allocazioni basate sul rango, quindi dovrebbero avere familiarità con le insidie di questo scenario. Anche se sono abituati a queste condizioni, si consiglia di passare ad altri criteri se la forza lavoro inizia a diventare troppo competitiva.

Tenure

Un altro metodo standard di assegnazione dei posti di lavoro si basa sull’anzianità. L’argomento è che i dipendenti meritano ricompense per rimanere con una società per molti anni, anche decenni. Poiché queste persone saprebbero molto sulle dinamiche interne di questa azienda, possono essere eccellenti fonti di esperienza e guida. Essendo gli “anziani saggi” del business accorda loro diversi privilegi, tra cui un migliore spazio ufficio.

Questo sistema può effettivamente rendere i dipendenti più fedeli alla loro azienda. Li incoraggia a rimanere e crescere con l’azienda poiché stanno per guadagnare spazi per uffici migliori.

Il problema di affidarsi esclusivamente a criteri basati sul possesso è che non è necessariamente una meritocrazia. Età non sempre si traduce in abilità. I dipendenti possono essere con una società per anni e ancora eseguire male. Tuttavia, l’assegnazione di spazi per uffici in base al mandato può insegnare alle persone che l’età, e non l’abilità, determina i premi. Quando questo accade, si aspettano le persone a perdere qualche motivazione quando si tratta di lavorare.

Un altro problema importante di questo schema è che incoraggia le divisioni sociali in base all’età. Come valutazioni rank-based, autorizza alcuni gruppi di persone rispetto ad altri. L’aumento delle lacune può causare relazioni di potere malsane che possono complicare il lavoro di squadra e la comunicazione.

Infine, l’età gratificante scoraggia troppo il turnover corretto. Mentre la maggior parte delle aziende beneficerebbe di tassi di fatturato più bassi a causa di costi HR inferiori, tassi troppo bassi portano alla stagnazione della forza lavoro. Le persone sarebbero meno propensi a perseguire opportunità altrove, limitando il numero di slot che sono disponibili per altri candidati di lavoro. Di conseguenza, la diversità e l’innovazione possono iniziare a diminuire.

Ruolo

Le assegnazioni di ufficio basate sui ruoli significano che i dipendenti ottengono gli uffici in base al loro lavoro. Ad esempio, le persone che lavorano nel marketing e nelle vendite potrebbero ottenere uffici che danno loro meno restrizioni sull’utilizzo di Internet. I programmatori potrebbero ricevere una workstation con hardware potente. Le assegnazioni di ufficio si basano sulla funzione; i leader corrispondono alle loro persone con uffici che danno loro ciò di cui hanno bisogno.

Anche l’uso dei ruoli nella decisione delle allocazioni dell’ufficio è comune. Tuttavia, a differenza dei criteri basati sull’età o sul grado, il processo decisionale basato sui ruoli è meno probabile che incoraggi le lotte di potere. I dipendenti capiscono che gli uffici che ottengono o non ottengono sono il risultato della loro descrizione del lavoro e nient’altro.

Qualcosa da notare con le assegnazioni basate sui ruoli è che riduce il numero di premi tangibili che è possibile fornire ai lavoratori. Non possono più contare su spazi di ufficio premium come motivatore per lavorare sodo. Naturalmente, c’è una moltitudine di premi tangibili e intangibili che i leader possono utilizzare per motivare i propri dipendenti. Quindi, le assegnazioni basate sui ruoli non dovrebbero essere un grosso problema.

Abbiamo un articolo intitolato “Quali ruoli hanno bisogno di spazio ufficio? ” che approfondisce le allocazioni basate sui ruoli.

Condizioni di salute

A differenza dei tre criteri precedenti, le condizioni di salute sono più un obbligo che un fattore facoltativo. I dipendenti devono lavorare in ambienti adatti alle loro capacità. Costringerli a conformarsi a condizioni di lavoro ingiuste mette in pericolo la loro salute e danneggia la loro produttività.

Un esempio di questo criterio in azione è quando uno dei tuoi dipendenti sviluppa trombosi venosa profonda. In questa condizione, i pazienti sviluppano coaguli di sangue in profondità nelle gambe, causando una ridotta circolazione. Una contromisura prevalente per questa malattia è quello di evitare prolungata in piedi, seduti, o altre posizioni in cui le gambe sono ancora per lunghi periodi. Data questa condizione, vuoi ancora insistere su di loro utilizzando una scrivania in piedi?

Sorprendentemente, alcuni manager insisterebbero nel forzare i dipendenti attraverso scenari come quelli sopra descritti. Se vuoi diventare un leader adeguato, devi porre un’enfasi significativa sulla tua gente, per non rischiare di alienarli.

Disabilità

Le disabilità condividono una linea sottile con altre condizioni di salute quando si tratta di dettare chi ottiene un ufficio. Una differenza fondamentale è che affrontarli è un requisito. I regolamenti governativi richiedono ai datori di lavoro di fornire giuste opportunità per le persone con disabilità che vogliono lavorare. Queste opportunità possono includere spazi per uffici che consentono ai dipendenti disabili di lavorare nonostante i loro limiti.

Ad esempio, alcuni dipendenti potrebbero sviluppare emicranie atroci ogni volta che incontrano aree illuminate. Quindi, questi dipendenti trarrebbero i migliori vantaggi dal lavoro in spazi bui con fonti di illuminazione minime.

È essenziale fornire alle persone con disabilità le strutture giuste per renderle competitive con il resto della forza lavoro. L’inclusività richiede che i dirigenti forniscano spazi di lavoro in cui tutti possano lavorare al meglio.

Clienti

Quando si offrono spazi per uffici, è necessario notare che alcuni dipendenti, come i consulenti, devono incontrare direttamente i clienti. In questo caso, è quasi un requisito fornire a questi dipendenti spazi di lavoro adeguati che consentano loro di comunicare con i clienti.

Questi spazi sono più estesi e contengono più servizi poiché devono soddisfare le persone che vengono al di fuori dell’azienda. Le aziende prestano anche maggiore attenzione al design di queste stanze poiché hanno bisogno di comunicare in un ambiente che rappresenti l’azienda.

Naturalmente, solo perché i dipendenti trattano direttamente con i clienti non significa che ottengono automaticamente i migliori uffici. Alcune aziende preferiscono incontrare i clienti in luoghi al di fuori della società. Tutto dipende dalle strategie particolari della società. Tuttavia, il caso più comune consiste nel dare ai dipendenti front-end i propri spazi di ufficio.

Fabbisogno di personale

Un altro fattore da considerare riguarda il fabbisogno di personale. In alcuni settori, il numero di dipendenti attivi può variare regolarmente. In questi casi, i dirigenti delle risorse umane hanno il ruolo aggiuntivo di regolare le allocazioni degli uffici stagionalmente mentre i dipendenti vanno e vengono.

In questo caso, i funzionari possono scegliere di dare più priorità ai dipendenti permanenti negli uffici, specialmente se svolgono ruoli pesanti all’interno dell’organizzazione. In alcuni scenari, è meglio fornire ai dipendenti transitori spazi per uffici che incoraggiano la flessibilità e la mobilità.

Naturalmente, le persone dovrebbero fare attenzione quando si tratta di utilizzare i requisiti di personale come criterio per le assegnazioni di ufficio. Se fatto in modo improprio, questo schema può facilmente portare a sentimenti di risentimento e disparità di trattamento. I dipendenti che lavorano attivamente transitoriamente potrebbero ritenere che l’azienda li valorizzi meno del resto della forza lavoro.

Formato dell’area di lavoro

Il modo in cui le aree di lavoro sono organizzate nella tua azienda influenza gli uffici delle persone. Per esempio, tutti i dipendenti dovranno utilizzare uffici se la vostra azienda non ha alcun lavoro adatto per uffici virtuali. Si noti che questo caso è raro; di solito, molte attività sono fattibili su base remota.

Un altro esempio è quando l’azienda ha un formato di spazio di lavoro aperto, come l’uso di tabelle condivise rispetto ai cubicoli. Questa configurazione potrebbe potenzialmente consentire all’azienda di dare più spazio di lavoro prezioso ai dipendenti.

Ogni volta che si prevede di allocare spazi per uffici, è comunque necessario tenere conto delle impostazioni correnti del posto di lavoro; in caso contrario, aumenta il rischio di una cattiva allocazione.

Interazioni

Interazioni dipendenti sono fattori essenziali da considerare quando si assegnano aree di lavoro. Quasi tutte le aziende si affidano a team e gruppi come unità di produttività di base. Le persone, anche quelle che lavorano in lavori che non richiedono molta comunicazione con gli altri, dovranno interagire con gli altri prima o poi. Come qualsiasi lavoratore ufficio-based può dirvi, relazioni con altre persone possono fare o rompere la loro efficacia nel loro lavoro.

Ad esempio, alcuni dipendenti potrebbero mostrare comportamenti che li allontanano da altre persone. La risposta tipica che i leader prendono qui è trasferire la persona in un altro reparto o licenziarli a titolo definitivo. Tuttavia, è anche un’opzione valida per lasciarli lavorare a casa.

La contabilizzazione delle interazioni tra i dipendenti impedisce molti punti trigger di conflitto. Con la tua forza lavoro che diventa più armoniosa l’una con l’altra, i dipendenti hanno meno probabilità di preoccuparsi e infastidirsi a vicenda. Sono anche più in grado di lavorare in modo efficiente, aumentando la loro produttività e soddisfazione.

Sfortunatamente, le interazioni tra i dipendenti sono facili da ignorare a favore di altri fattori. Molti dipartimenti HR non hanno nemmeno la briga di studiare come ogni dipendente agisce con i loro colleghi di lavoro. Trascurando di studiare le interazioni di questi dipendenti, l’azienda sta creando una ricetta per il disastro.

Preferenze ambientali

Le interazioni con altre persone non dovrebbero essere l’unico fattore che influenza la compatibilità di qualcuno con il proprio spazio di lavoro. I dirigenti dovrebbero anche considerare le preferenze ambientali al momento di decidere quali uffici assegnare ai dipendenti. Alcune persone potrebbero preferire di lavorare a temperature diverse. Dipendenti particolari potrebbero preferire di essere vicino alle finestre, mentre altri potrebbero preferire di essere al centro della stanza. Altri potrebbero anche preferire lavorare al di fuori dei locali aziendali invece di ricevere un ufficio.

Queste preferenze possono sembrare meschine a volte. Tuttavia, i leader dovrebbero trattare queste preferenze con il rispetto che meritano. Quando i lavoratori lavorano in un ambiente ottimale, il loro morale e la produttività possono aumentare in modo significativo. Salvo altri fattori, assicurati di tenere conto delle preferenze per mantenere le persone soddisfatte.

Detto questo, non piegarti alle preferenze se annullano criteri più critici, come le condizioni di salute o le disabilità. Anche le scelte basate su una discriminazione ingiusta non dovrebbero ricevere attenzione. Solo perché il ragazzo della porta accanto non vuole lavorare accanto a qualcuno in una sedia a rotelle non concede loro il diritto di trasferirsi in un altro ufficio.

Framework per decidere l’allocazione dello spazio ufficio

1. Come segno di prestigio

2. Come ricompensa

3. Per attirare clienti

4. Come manifestazione della cultura organizzativa

5. Per aumentare l’efficienza

6. Per accogliere capacità

7. Per seguire le preferenze

A parte i diversi fattori che dettano l’allocazione degli uffici, ci sono anche framework che i leader possono utilizzare per garantire che diano gli uffici giusti alle persone giuste. Questi quadri mettono in considerazione gli obiettivi che l’azienda vuole realizzare. In particolare, dettano come i membri della forza lavoro vedono gli uffici che ricevono.

Come segno di prestigio

Molte aziende utilizzano incarichi sul posto di lavoro per segnalare prestigio e potere. Come accennato in precedenza, un tipico esempio di questo quadro è l’ufficio d’angolo, una grande sala ben fornita che l’azienda di solito dà ai direttori di reparto. Quando i dipendenti devono lavorare nei cubicoli mentre i leader possono godere di stanze private, segnala che l’azienda pone maggiore enfasi sui suoi leader.

L’uso delle assegnazioni di uffici come segno di prestigio può funzionare in alcuni casi, specialmente nelle aziende che prosperano su un’intensa concorrenza. I dipendenti possono facilmente vedere dove altre persone sono sulla scala aziendale basata esclusivamente sull’ufficio che usano. Quindi, le persone che fanno bene e ricevono promozioni hanno maggiori probabilità di essere viste dall’occhio pubblico. Molti dipendenti prosperano sull’attenzione, quindi saranno più propensi a lavorare il più duramente possibile in questo scenario.

Tuttavia, le aziende devono ricordarsi di limitare la stravaganza di questi singoli uffici. Vedere i manager assaporare negli uffici premium potrebbe non stare bene con molti dipendenti. Durante i momenti difficili, è assolutamente insensibile per i leader tenere uffici con servizi costosi mentre il resto della forza lavoro soffre di licenziamenti.

Come ricompensa

Un altro uso delle allocazioni dell’ufficio è come una forma di ricompensa. Dal momento che le persone consumano circa un terzo della loro giornata di lavoro, apprezzerebbero sentirsi a proprio agio mentre si muovono. Quando le aziende utilizzano incarichi di ufficio come ricompensa, di solito immagazzinano stanze con funzioni utili e convenienti, come scrivanie espansive o sedie di alta qualità. Queste camere potrebbero anche offrire livelli più elevati di sicurezza e privacy, consentendo ai dipendenti di lavorare con meno distrazioni.

Ancora una volta, il personale delle risorse umane deve fare attenzione quando offre spazi per ufficio come ricompensa. Non aiuta nessuno se i dipendenti diventano così competitivi da iniziare a danneggiare attivamente le prospettive reciproche per arrivare in cima. Una tale mentalità di granchio può devastare la produttività aziendale e rovinare la cultura organizzativa.

L’uso degli spazi per uffici come ricompensa può incoraggiare una corruzione più significativa. Quelli al potere possono usare la loro capacità di concedere uffici come un modo per favorire ingiustamente certi gruppi e mantenere il loro potere. A sua volta, questo scenario porta ad un aumento della corruzione, creando un ciclo di feedback che può rapidamente andare fuori controllo.

Per attirare i clienti

Se le aziende devono interagire regolarmente con i clienti , ha senso assegnare le allocazioni dell’ufficio ai dipendenti che hanno bisogno di lavorare a stretto contatto con gli estranei. In caso contrario, l’azienda rischia di alienare i clienti e danneggiare la loro reputazione.

È facile vedere se un’azienda tiene regolarmente conto delle visite dei clienti. Può avere diverse camere di alta qualità intonacate con marchio aziendale. Queste stanze sono dove dirigenti, consulenti e altri dipendenti rivolti in avanti possono interagire con clienti e clienti. Queste aree hanno posizioni che li rendono facilmente accessibili ai clienti. Tuttavia, queste stesse posizioni hanno funzioni di privacy che assicurano che le conversazioni riservate ricevano protezione da occhi e orecchie indiscreti.

Se impressionare i clienti è l’obiettivo della tua allocazione dell’ufficio pianificata, ricorda di essere inclusivo. Non promette nulla di buono per i dipendenti lavorare con spazi angusti e attrezzature inadeguate mentre i clienti, che non sono nemmeno sempre all’interno dell’edificio, ottengono la parte del leone dello spazio. Essere equo nell’assegnazione di spazi per uffici e non trascurare i dipendenti che lavorano di più per l’azienda rispetto a qualsiasi cliente.

Come manifestazione della cultura organizzativa

Le allocazioni degli uffici segnalano più del semplice prestigio individuale. Indicano anche alcuni aspetti della cultura organizzativa prevalente. Ad esempio, le persone potrebbero pensare che le aziende che utilizzano principalmente le allocazioni basate sul possesso siano antiquate e troppo conservatrici. Le aziende che evitano completamente le assegnazioni basate sul rango possono sembrare troppo idealistiche e non vogliono premiare prestazioni eccellenti.

I criteri che le aziende scelgono quando assegnano spazi per uffici riflettono i valori che vogliono sostenere. Le allocazioni basate sulla capacità lasciano l’impressione che l’azienda valuti la parità di accesso alle opportunità. Le distribuzioni basate sulle prestazioni enfatizzano una cultura orientata ai risultati, mentre quelle basate sull’età implicano il conservatorismo.

Qualunque sia il metodo utilizzato per distribuire spazi per uffici, assicurati che premino i valori che vuoi impartire ai tuoi dipendenti. In questo modo, anche un concetto semplice come chi ottiene un ufficio può avere un effetto profondo.

Per aumentare l’efficienza

Un modo più pratico per assegnare spazi di ufficio è quello di ottimizzare per l’efficienza. I criteri che rappresentano l’abilità, come le allocazioni basate sui ruoli, rientrano in questa categoria.

Il vantaggio di questo punto di vista è che incoraggia una maggiore uguaglianza rispetto alla maggior parte delle alternative. Se il personale HR distribuire spazi per uffici puramente con considerazioni di efficienza in mente, le persone sono più propensi a sentire inclusività.

Tuttavia, seguire rigorosamente considerazioni di efficienza può essere difficile per molte aziende, in particolare quelle che sono già abituate ad allocazioni basate su risultati o anzianità. In questi ambienti, si aspettano di incontrare resistenza rigida ogni volta che qualcuno cerca di cambiare il modo in cui le persone ottengono i loro uffici. Le tecniche menzionate alla fine di questo articolo dovrebbero rendere meno difficili le transizioni.

Per accogliere le funzionalità

Questo framework è uno dei più ovvi ma anche uno dei più ignorati. Gli spazi per uffici esistono fondamentalmente per dare ai dipendenti il miglior ambiente che possono ottenere per supportare il loro lavoro. Quindi, ha senso assegnare gli uffici tenendo conto delle capacità e dei requisiti individuali.

Sembra strano per chiunque provare ad allontanarsi da questa opzione. Queste aziende perdono rapidamente i loro dipendenti, che diventano insoddisfatti di essere in grado di lavorare nel modo desiderato. La contabilità per le capacità diventa obbligatoria quando l’azienda ha dipendenti con disabilità poiché la legge protegge i dipendenti disabili dalla discriminazione sul posto di lavoro.

Per seguire le preferenze

Molte aziende seguono le preferenze solo dopo aver considerato altri framework e spesso li sconto del tutto. I dipendenti felici sono più efficienti e laboriosi, quindi i benefici di soddisfare i desideri dei dipendenti tendono a pagare nel tempo.

Configurazioni comuni dello spazio ufficio

Oltre a comprendere le motivazioni per le allocazioni degli uffici, è anche essenziale indagare la natura di molti di questi uffici. Il tipo di configurazione dello spazio ufficio utilizzato da un’organizzazione può dettare quali criteri per l’assegnazione delle aree di lavoro sarebbero più appropriati.

Layout ufficio privato

Le configurazioni ufficio più tradizionali rientrano nei layout ufficio privato. Ricorda quei cartoni animati che raffigurano righe e colonne di cubicoli? Sono esempi tipici di accordi che enfatizzano la privacy.

In questo ambiente, le persone tendono a dedicare gran parte del loro tempo a lavorare individualmente. Le camere standard offrono i principali luoghi di interazione poiché i cubicoli e le pareti degli uffici pongono ostacoli fisici alla comunicazione.

Il vantaggio dei layout degli uffici privati è che le barriere proteggono i dipendenti dalle distrazioni. Quindi, le allocazioni dell’ufficio basate sulle interazioni dei dipendenti sono meno influenti nei layout privati.

Uno svantaggio significativo dei layout degli uffici privati è che diventano rapidamente tristi per i dipendenti. Lavorare giorno dopo giorno alla stessa postazione di lavoro può presto diventare faticoso. I lavoratori hanno bisogno di un incentivo per motivarsi a lavorare, e uno di questi incoraggiamenti può venire da spazi di lavoro migliori. Quindi, le allocazioni degli uffici basate sui risultati tendono a funzionare meglio nelle impostazioni tradizionali.

Layout ufficio open Space

Gli uffici aperti sono più comuni nelle aziende più recenti che vorrebbero enfatizzare la creatività e l’apertura. In questa configurazione, alcune barriere separano le aree di lavoro. Nella maggior parte dei casi, i dipendenti condividono le tabelle con i colleghi, quindi spetta alla forza lavoro definire i confini e gestire lo spazio personale. A volte, i manager e persino i dirigenti condividono gli stessi spazi di lavoro comuni con altri dipendenti.

In un layout di ufficio a pianta aperta, i lavoratori hanno maggiori probabilità di infastidire altre persone con alcuni dei loro manierismi. Alcune persone, in particolare introversi, hanno anche personalità che li rendono preferiscono livelli più elevati di isolamento. Quindi, le allocazioni degli uffici basate sull’interazione sono cruciali per mitigare la tendenza degli uffici aperti a causare un fastidio eccessivo.

I criteri di allocazione conservativi che si basano sul rango o sull’anzianità sono inappropriati per i layout degli uffici a pianta aperta poiché vanno contro l’intenzione di questi uffici: promuovere l’uguaglianza e la collaborazione.

Tecniche per l’implementazione

Prima che la tua azienda decida di cambiare il modo in cui gli uffici sono distribuiti, assicurati di riflettere prima. Ricorda che i criteri che scegli di adottare avranno un’influenza significativa sulla cultura organizzativa che si formerà all’interno della vostra azienda.

In molti casi, dovrai apportare modifiche significative al modo in cui i dipendenti ottengono le loro aree di lavoro. Come ogni altro cambiamento organizzativo significativo, sei suscettibile di incontrare una notevole resistenza. Per rendere la transizione più confortevole, dovresti praticare questi approcci per ridurre al minimo lo stress che l’evento impone ai lavoratori.

Imposta le priorità

Sfortunatamente, è impossibile seguire tutti i criteri menzionati in precedenza in questo articolo. Cosa faresti se vuoi assegnare uffici in base ai ruoli, ma i dipendenti senior insistono per ottenere gli spazi migliori? Dovrai scendere a compromessi e dare priorità a criteri specifici rispetto ad altri.

Ancora una volta, ricorda che il tuo set di criteri dovrebbe essere in linea con la raccolta di valori che vuoi incoraggiare. È consigliabile impostare una ragionevole quantità di tempo per discutere i criteri che si desidera utilizzare con il personale delle risorse umane e altre autorità che fanno l’effettivo smistamento degli uffici.

Pratica inclusività

Qualunque sia il criterio con cui si finisce, non compromettere mai l’accessibilità e l’opportunità. Negare le persone con disabilità dagli spazi degli uffici di cui hanno bisogno è l’esatto opposto dell’inclusività. Non solo si perde un membro vitale della forza lavoro, ma si rischia anche di essere il bersaglio di cause legali.

Sii dinamico

È prudente rimescolare le assegnazioni di ufficio di tanto in tanto. Questa procedura tende a ridurre le disuguaglianze e consente ai dipendenti di ottenere un nuovo ufficio di volta in volta. I cambiamenti coerenti riducono anche la capacità degli individui affamati di potere di continuare ad aggrapparsi alle posizioni principali. Infine, le modifiche regolari consentono di rivalutare e rivedere i fattori che si utilizzano per dare spazi per uffici.

Evitare l’intrusività

Allo stesso tempo, è importante evitare di cambiare ufficio troppo frequentemente. La tua azienda probabilmente ha cose più importanti da fare che rimescolare tutti ogni mese. I cambiamenti frequenti limitano la produttività, poiché i dipendenti devono adattarsi alle nuove aree di lavoro. Costa anche tempo, energia e denaro che l’azienda può utilizzare meglio altrove.

Scopri altri argomenti:

Coworking , Tecnologia , Stress, Wellness, Sustainability, Workplace Productivity, Employee Experience, Hot Desking

Domande correlate

Perché non evitare del tutto gli uffici fisici? Le aziende possono prosperare anche senza una posizione fisica. I progressi tecnologici consentono agli uffici virtuali di incoraggiare prestazioni alla pari con gli spazi di lavoro fisici. Tuttavia, questa impresa è più facile a dirsi che a farsi. Come la maggior parte delle aziende in tutto il mondo, è probabile che il tuo business continui a fare affidamento su uffici fisici, almeno per i prossimi anni.

L’assegnazione degli uffici è così importante? Le faide a volte scoppiano per le allocazioni degli uffici, specialmente nelle aziende conservatrici in cui i dipendenti stabiliti si aspettano sempre di ottenere la prima scelta. Comprendere i fattori e le strutture che le persone praticano quando scelgono chi ottiene un ufficio è vitale per mantenere una cultura organizzativa positiva. Abbiamo scritto un articolo intitolato ” Qual è lo scopo di un ufficio e quando dovrebbe una società ottenere uno? ” che sottolinea l’importanza degli uffici fisici.

Post recenti