Tecnologia: qual è il modo giusto per automatizzare un processo?

L’automazione dei processi non è una soluzione rapida per eliminare il banale. Ci sono diversi passaggi da considerare prima di introdurre nuove tecnologie nei processi aziendali.

Parte quinta di una serie

La scelta di una soluzione tecnologica non è una decisione notturna. Ma, con così tanti fornitori là fuori per confondere il messaggio, un’azienda può scegliere il prodotto più appariscente e trascorrere una notevole quantità di tempo nel tentativo di implementarlo prima di rendersi conto che non è la soluzione migliore per la loro situazione.

A seconda di quale parola d’ordine si utilizza, una rapida ricerca su Google si tradurrà in una miriade di strumenti tecnologici per affrontare il flusso di lavoro e le esigenze di automazione dei processi. Ognuno di questi fornitori ti dirà che il loro strumento può risolvere tutte le tue esigenze, ma ovviamente non è vero.

Per identificare quale strumento è meglio per la vostra situazione, è necessario comprendere le esigenze della vostra azienda e l’ambiente tecnologico attuale prima di tuffarsi nella selezione fornitore.

Quando decidi di automatizzare immediatamente senza considerare dove esistono ora le tue soluzioni tecnologiche e i tuoi processi, automatizzerai ciecamente. Inoltre, automatizzando un cattivo processo si ottiene solo cattivi risultati — o almeno quelli inefficienti-più veloce.

Correggi il processo

All’inizio della mia carriera, ho gestito un processo di onboarding dei clienti in cui abbiamo inviato un’attività in sequenza dal Team A al Team B al Team C. Questo processo è stato in atto per anni, ed è sopravvissuto alla migrazione dai moduli cartacei inviati in ufficio alla “digitalizzazione” (fogli di calcolo allegati alle e-mail).

Quando abbiamo esaminato ulteriori automazioni di processo (come la migrazione a un database Access), abbiamo deciso di dedicare un po ‘ di tempo a comprendere meglio il processo. In questo, abbiamo scoperto che il Team B ha inoltrato l’e-mail ricevuta dal Team A al Team C senza fare nient’altro con esso.

Il team B ha considerato questo passaggio come una priorità molto bassa ed è stato spesso un collo di bottiglia nel processo generale. Abbiamo immediatamente concordato che il team A potesse inviare l’e-mail direttamente al Team C, eliminando così questa fase di processo non necessaria nella nuova soluzione automatizzata.

Anche se questa è una situazione eccessivamente semplicistica e ovvia, se l’organizzazione non decidesse di guardare i suoi processi prima di cercare una soluzione tecnologica, avremmo perso questo collo di bottiglia. Poi, avremmo costruito nella nuova soluzione per sopravvivere un paio di generazioni.

Un’altra sfida di automazione del processo riguarda le eccezioni nel processo. Vediamo spesso le aziende cercano di costruire tutte le loro eccezioni nella loro soluzione automatizzata. Si consiglia:

1. Cercando di capire meglio la causa principale delle loro eccezioni nella speranza di eliminarne il maggior numero possibile.
2. Trovare un modo per implementare inizialmente una soluzione “happy path” all’interno della tecnologia del flusso di lavoro selezionata per riconoscere il valore più velocemente.

Questi sono solo alcuni esempi del motivo per cui è importante “correggere il processo” prima di tuffarsi a capofitto nell’automazione.

Scegliere le giuste soluzioni tecnologiche di ottimizzazione dei processi

Mentre si valutano i processi e si rimuovono i passaggi non necessari, è possibile iniziare contemporaneamente a esaminare le soluzioni tecnologiche disponibili. Ci sono tre aree che consigliamo di esaminare quando si determina come procedere con gli sforzi di automazione:

Strumenti interni

La prima cosa che dovresti considerare è ciò che hai già. Molti sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) come SAP, Oracle, Microsoft Dynamics e altre soluzioni tecnologiche dispongono già di componenti del flusso di lavoro.

Una delle sfide che le aziende incontrano spesso è l’automazione dei processi integrata in più strumenti che non interagiscono tra loro. Se è possibile determinare un sistema di flusso di lavoro” master ” o un altro modo per associare correttamente tutti i sistemi esistenti, è possibile evitare l’investimento in un’altra soluzione di flusso di lavoro.

Questo approccio non funzionerà in tutti i casi (piattaforme mainframe legacy, troppi strumenti interni), il che potrebbe portare alla necessità di considerare del tutto nuovi strumenti.

Robotic Process Automation (RPA)

Parlando di parole d’ordine, RPA è uno dei temi caldi là fuori oggi. Secondo un recente rapporto, le aziende sono disposte a spendere milioni di dollari in RPA nel solo 2019.

Quando le esigenze del processo non richiedono l’automazione completa dei processi end-to-end, RPA potrebbe aiutare a colmare le lacune in un processo replicando attività di routine, ripetibili e basate su regole. Questa funzione è spesso una soluzione eccellente per quelle attività banali, “sedia girevole” che sembrano essere la rovina dell’esistenza di tutti.

All’interno di RPA, bot assistiti o robot non presidiati aiutano a eliminare le attività, ridurre i tempi di ciclo e colmare le lacune di integrazione.

• Bot frequentati: questi bot funzionano come task helper per aiutare l’utente finale a velocizzare quanto tempo trascorre su un’attività, piuttosto che lavorare sul back-end.
• Bot incustoditi: i bot incustoditi, d’altra parte, lavorano su attività di back-office per ridurre alcuni dei colli di bottiglia che ho già menzionato. Questi bot gestiscono le attività pianificate, di solito da un punto di controllo centrale.

RPA non è la soluzione per tutto, soprattutto se le attività non sono di routine, ripetibili e basate su regole.

Business Process Management Solutions (BPMS)

BPMS è stata la tendenza calda per il primo decennio di questo secolo, ma è ancora rilevante nelle situazioni giuste. Questi strumenti offrono una maggiore visibilità nei processi aziendali end-to-end e consentono la gestione di persone, dati e applicazioni in un unico passaggio interagendo con i sistemi back-end.

Mentre la funzionalità si espande continuamente, gli sviluppatori costruiscono queste soluzioni BPM su un repository di processo primario e un motore di flusso di lavoro, fornendo anche integrazioni di sistema e preziose metriche di processo.

Tradizionalmente, le soluzioni BPM sono state human-centric, document-centric o integration-centric (che puoi conoscere qui), ma le linee sono diventate più sfocate man mano che i prodotti continuano a maturare.

Non importa quale si sceglie, un buon BPMS aiuta a risolvere i problemi relativi ai processi attraverso visibilità, collaborazione e automazione se è la soluzione giusta per le esigenze aziendali. Senza processi ben definiti e la corretta definizione all’interno dell’architettura generale del sistema, un BPMS si perde nella pletora di grandi strumenti che hai a disposizione ma non sei in grado di ottenere pienamente il valore massimo di quelli.

Considerazioni finali

Le soluzioni tecnologiche interne della tua azienda sono forti quanto i tuoi processi. Per evitare di automatizzarne uno negativo, è necessario esaminare la causa principale di ciascun processo per determinare se vale la pena mantenerlo, come si allinea alla visione o agli obiettivi futuri dell’organizzazione e come renderlo più forte se necessario.

Una volta fatto questo passo, è possibile ricercare per trovare la soluzione tecnologica — se già lo avete o è il momento di acquisire uno nuovo — che è giusto per l’ottimizzazione dei processi della vostra organizzazione. Alla fine, vi troverete con una società più efficiente che è pronto ad assumere i suoi concorrenti e servire i propri clienti.

Quindi, quali tipi di processi stai automatizzando? Quanto bene si inseriscono nei vostri sistemi esistenti, e quali sono le lacune? Una volta che hai affrontato queste domande (e altre), sarai in una posizione migliore per prendere una decisione più informata su come migliorare e automatizzare al meglio i tuoi processi.