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Employee payroll fraud è una delle frodi più comuni che causano dolori e danni a diverse aziende. In poche parole, la frode sui salari riguarda il giocherellare di asset. Una frode sui salari di solito comporta la manomissione dei record dei dipendenti / timecard, alterando la scala retributiva o il tipo di lavoro.
Questo articolo ti aiuta a rilevare le frodi sui salari dei dipendenti e i segnali di pericolo che potrebbero indicare una possibile frode sui salari nella tua organizzazione.
Segnali di pericolo
Tieni d’occhio le seguenti bandiere rosse che potrebbero indicare una frode sui salari in agguato all’interno di un’azienda:
1. Nessun background o controlli di riferimento per le nuove reclute.
2. Pagare scala non autorizzata dal funzionario designato. Deve essere scritto dal personale delegato.
3. Le ferie retribuite, le assenze per malattia e le ferie non sono valutate per la conformità alla politica dell’organizzazione.
4. I record e i dati del libro paga non vengono verificati rispetto al record del personale o alla frequenza/scheda attività per il dipendente terminato.
5. Assenza di sistema di presenza biometrico automatizzato per il monitoraggio del tempo dei dipendenti e presenze così, con conseguente schede attività errate ogni volta.
Prevenzione delle frodi sui salari
I seguenti passaggi possono essere utilizzati per prevenire le frodi sui salari e impostare robusti controlli interni nell’erogazione dei salari:
1. Ogni persona che riceve lo stipendio deve essere verificata utilizzando carte d’identità aziendali e codice dipendente.
2. Soprattutto, i conti e i dettagli del libro paga devono essere controllati regolarmente per accertare la duplicazione in conti bancari, nomi o indirizzi.
3. Tutti i reclami straordinari dovrebbero essere autorizzati da un funzionario/supervisore designato.
4. Nel caso di un ampio lavoro straordinario da parte di un singolo dipendente, tutti i record devono essere verificati e controllati accuratamente.
5. Il calcolo e la distribuzione del libro paga dovrebbero essere mescolati/ruotati di routine tra il dipartimento senza dare alcun preavviso alla squadra.
6. Record dipendente deve essere mantenuto da qualcuno diverso dal reparto cronometraggio o libro paga.
7. I pagamenti devono essere effettuati da un conto bancario separato.
Ad alto rischio, chi?
1. Dipendenti appena assunti
2. Lavoratori a tempo parziale
3. Dipendenti a bassa retribuzione
4. Tossicodipendenti e alcol
5. Dipendenti con eventuale associazione a delinquere diretta/indiretta o precedenti.
Mentre le informazioni fornite sopra possono aiutare a sradicare una possibile frode sui salari, la cosa più importante da fare è iniziare a utilizzare un buon software per le retribuzioni per eseguire questo processo per eccellenza. Un software payroll tiene traccia e automatizza la maggior parte di questi processi chiave, dando un controllo adeguato. Quindi è giunto il momento di pensare di pagare la tua gente elettronicamente utilizzando un sistema di buste paga.
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