Dal 1996, gli statuti federali ai sensi dell’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) hanno imposto ai pazienti il legittimo diritto di accesso alle loro cartelle cliniche. Questo include note di avanzamento del trattamento, radiografie, TAC, record di fatturazione, e altro ancora.
I fornitori o le loro cliniche hanno un limite di tempo di 30 giorni per fornire registrazioni, con pochissime eccezioni, specialmente per le registrazioni dentali. I pazienti possono richiedere registrazioni per se stessi, uno specialista, il loro consulente legale, un altro fornitore, revisione tra pari professionale, un consiglio di regolamentazione o altre parti che ritengono appropriate.
Con eccezioni molto limitate, un fornitore può estendere il periodo di 30 giorni attraverso un processo di appello di revisione. Inoltre, gli statuti di alcuni stati hanno accorciato quel lasso di tempo di 30 giorni.
Il pubblico non solo è stato informato dei propri diritti di accesso alle cartelle cliniche dalle agenzie governative, ma anche dai media. Generalmente, il pubblico conosce questi diritti e le false dichiarazioni e l’offuscamento da parte dei trasgressori dell’assistenza sanitaria potrebbero non essere percepite bene.
I provider di origine dovrebbero conservare e mantenere i record originali come loro proprietà per il periodo di tempo proscritto secondo le leggi statali. I documenti originali non dovrebbero mai essere ceduti se non con un ordine legale del tribunale.
Tuttavia, le copie dei record (non i record originali) devono essere trasferite su richiesta del paziente. Le note devono essere leggibili e le radiografie e le TAC devono essere di qualità diagnostica. Le radiografie inoltrate via fax o le registrazioni di laboratorio fotocopie sfocate sono inaccettabili. Infatti, tali atti possono essere visti come “bandiere rosse” da potenziali investigatori e attirare l’attenzione indesiderata.
Una tassa nominale può essere addebitata ai pazienti per il lavoro di fotocopie, materiali, spese postali e altri costi. Nulla può essere addebitato per il lavoro nella ricerca di record. Inoltre, alcuni stati hanno un insieme proscritto tassa per la copia record e il trasferimento sotto le loro leggi.
Indipendentemente da ciò, addebitare ai pazienti una tassa di elaborazione eccessiva per le copie dei record è espressamente vietato dagli statuti federali HIPAA. Infatti, molti operatori sanitari offrono questo servizio per gratis nell’interesse del benessere del paziente.
La legge delinea anche sette motivi non validi per non inoltrare le cartelle cliniche dei pazienti:
- Il paziente può avere un saldo del conto in sospeso.
- Il fornitore è preoccupato per una potenziale azione legale o indagine del consiglio di regolamentazione.
- Il paziente non ha pagato una tassa eccessiva per le copie di registrazione e il trasferimento.
- Il fornitore richiede al paziente di entrare fisicamente in ufficio per dimostrare la prova di identità.
- Il paziente è tenuto a inserire un portale web per la loro richiesta di record.
- Il paziente è tenuto a inviare la richiesta dei record.
- L’operatore sanitario richiede ai pazienti di produrre e rivelare le loro ragioni per le copie dei record.
Realtà
La maggior parte delle strutture dentistiche rispetta pienamente i diritti dei pazienti quando si tratta di accedere ai loro record. Sfortunatamente, alcuni non lo fanno.
Infatti, la mancata inoltro delle cartelle cliniche dei pazienti su richiesta del paziente in modo tempestivo è un reclamo molto comune ricevuto e rivisto da state dental boards. In molti stati, questa violazione va oltre le norme e i regolamenti federali HIPAA e in particolare nei codici amministrativi statali.
Regolatori di stato sotto state dental boards impact dental licensure classifiche. Inoltre, alcune schede dentali statali regolano anche i proprietari non dentisti di studi dentistici. Tali reclami dental board si estendono da praticanti solisti a studi di gruppo isolati e in alcune organizzazioni di servizi dentali (DSO).
Se i record non vengono inoltrati al provider successivo, i possibili danni potrebbero non solo venire ai pazienti, ma anche ai colleghi del provider. Questi professionisti sono spesso collocati in una posizione difficile, soprattutto se sono un medico di Medicaid o preferred provider Organization (PPO).
Ad esempio, il nuovo fornitore potrebbe apparentemente avere la possibilità di prendere nuove immagini o esami per gratis, poiché il periodo di tempo per l’indennità di pagamento dal piano del paziente non compenserà le immagini o gli esami aggiunti. Questo può essere finanziariamente insostenibile in cliniche con budget operativi stretti.
I pazienti potrebbero essere tenuti a pagare di tasca propria per le immagini attuali, anche se le immagini recenti sono teoricamente disponibili da un fornitore precedente. Questa carica per i pazienti può essere in violazione del contratto di partecipazione del fornitore corrente.
Come troppo spesso accade, il nuovo fornitore può zoppicare insieme a record diagnostici e immagini inadeguati e un piano di trattamento incompleto, fino a quando le politiche del piano non remunerano i record e le immagini aggiornati. Mentre il fallimento di un piano per compensare i servizi necessari può promuovere gli interessi del settore assicurativo o budget Medicaid, questa politica non riesce a servire adeguatamente i pazienti o medici.
Applicazione
Le norme e i regolamenti non hanno senso senza un’applicazione vigorosa. In effetti, la mancata applicazione degli statuti generalmente consente e promuove l’illegalità. In effetti, una scarsità di applicazione normativa è coerente con una politica del governo tacita di “crimine paga.”Per anni dal passaggio di HIPAA nel 1996, l’applicazione federale dei diritti dei pazienti di accesso ai record è stata grossolanamente negligente.
Poi lightening ha colpito, e ha colpito due volte in Florida in 2019 quando l’Ufficio per i diritti civili del Dipartimento della Salute e dei servizi umani (HHS) degli Stati Uniti ha risolto due casi separati che coinvolgono l’incapacità di un’entità sanitaria di inoltrare correttamente e legalmente le cartelle dei pazienti.
Korunda Medical e Bayfront Health hanno stipulato accordi formali di risoluzione con HHS. Nessuno dei due gruppi sanitari ha ammesso illeciti. Ciascuno è tenuto a spendere il tempo, lo sforzo e le spese di conformità con un piano d’azione correttivo formale. Ognuno è anche quello di rimettere una somma di H 85.000 a HHS.
Conclusione
Dal passaggio degli statuti federali HIPAA nel 1996, molte organizzazioni hanno fornito consulenza alla professione odontoiatrica sui diritti dei pazienti relativi al trasferimento delle cartelle dentistiche. Ciò include il governo federale, l’ADA, le schede dentali statali e le associazioni dentali statali. Fino a poco tempo fa in Florida, poche presunte violazioni di conseguenza sono state perseguite.
L’ignoranza di queste leggi offrirà ai trasgressori una scarsa difesa legale. Infine, i diritti dei pazienti relativi al trasferimento delle loro cartelle cliniche vengono oggi applicati con un vigore e un’enfasi non testimoniate in precedenza.
Dr. Davis pratica odontoiatria generale a Santa Fe, NM. Assiste come testimone esperto in casi legali di frode dentale e malpractice. Attualmente presiede il comitato di peer-review della Santa Fe District Dental Society e funge da membro dell’associazione dentale statale alla sua camera dei delegati. Scrive e tiene conferenze su argomenti correlati. Può essere raggiunto a [email protected] oppure smilesofsantafe.com.
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