Processi finanziari un club deve essere eseguito con successo.
Informazioni necessarie per gestire le finanze del tuo club. Ricorda che la dimensione del tuo club determina i processi di gestione finanziaria che devono essere messi in atto.
Il tesoriere
Il tesoriere è una persona chiave nella gestione del club. Sono rappresentati nel consiglio o nel comitato del club e si assumono la responsabilità generale della sua gestione finanziaria. La dimensione di questo lavoro dipenderà da quanto è grande il club e se ci sono altre persone che possono aiutare – sia con l’amministrazione finanziaria o come un sottocomitato finanziario. Il tesoriere richiederà una descrizione del lavoro-questo stabilisce cosa dovrebbero fare e fornisce standard per le loro prestazioni. Il ruolo del tesoriere include la segnalazione sulle finanze effettive e la ricerca dei modi migliori per utilizzare i fondi disponibili. Il tesoriere ha bisogno della seguente cancelleria per svolgere il proprio lavoro in modo efficace:
- assegno libri
- deposito bancario libri
- un libro di cassa o di contabilità generale
- l’autorizzazione di pagamento (assegno di requisizione) voucher
- un numero di prenotare ricevimento con carbon copy pagina
- account moduli per le sottoscrizioni dei membri
- un piccolo pagamento in contanti libro e la cassa voucher
- un file per i conti da pagare, che è, debiti verso fornitori per beni e servizi acquistati
- un file per memorizzare le ricevute da conti pagati
- un file di ordini con i fornitori
- un file per memorizzare banca dichiarazione.
Sistemi contabili e software
Di solito un sistema contabile computerizzato è il modo più semplice e semplice per tenere traccia dei conti del club. Ci sono diversi programmi semplici o pacchetti software disponibili. Dai un’occhiata in giro per vedere cosa è meglio per le esigenze del tuo club. Se il club è abbastanza piccolo un sistema manuale può essere sufficiente. Ecco cosa dovrebbe essere in grado di fare il tuo programma di contabilità:
- calcolare GST e consentono di allocare dalle singole transazioni
- seguire spesa
- completa di produrre conti finanziari (profitto, perdita di equilibrio e)
- consentono di apportare le necessarie rettifiche facilmente
- fornire le informazioni necessarie in un facile da capire report form
- fornire informazioni in un formato chiaro che tutti usano possono capire chiaramente.
Cashbooks
Un cashbook è un diario in cui vengono registrate tutte le ricevute e i pagamenti del club. ‘Cash’ include denaro reale, carte di credito, assegni e vaglia postali. Ci saranno ricevute e mozziconi di assegni, ma il cashbook registra i dettagli di tutte le transazioni.
Conti bancari
Il club avrà bisogno di un conto assegno. Libri assegno forniscono un modo semplice ed efficace per monitorare la spesa del club. Di solito i club hanno due membri del comitato di gestione (incluso il tesoriere) che sono autorizzati a firmare congiuntamente gli assegni del club. Tre membri possono essere autorizzati, con solo due necessari per convalidare l’assegno. L’estratto conto bancario del club fornisce anche una registrazione accurata della spesa. Puoi scegliere la frequenza di queste affermazioni.
Budget
Il club richiederà un budget annuale. Questa è la responsabilità del tesoriere ed è concordata dal comitato di gestione del club. Una volta approvato il budget, viene aggiunto al sistema contabile in modo che possa essere confrontato con le entrate e le spese effettive del club. È possibile utilizzare un foglio di calcolo Excel o un cashbook manuale per il budget del club.
Per preparare un bilancio:
- inizia con le entrate e le spese effettive dell’anno precedente – se il club è nuovo dovrai basarlo su stime realistiche
- aggiungi quello che sai sull’anno successivo
- regola e modifica fino a quando non hai un budget realistico e ragionevole
- fai approvare il budget dal tuo comitato direttivo o organo di governo.
Cash flow forecasting
Cash flow forecasting consente di anticipare eventuali cali nel reddito del vostro club e pianificare intorno a loro. Se il reddito del club è variabile, una buona previsione significherà che sarai ancora in grado di far fronte alle spese.
Per preparare una previsione del flusso di cassa:
- Utilizzare i modelli storici di ricevute e pagamenti per aiutarti a prevedere i tempi futuri del flusso di cassa
- Utilizzare il budget per aiutarti ad anticipare l’importo della ricevuta o del pagamento. Tieni presente che il tuo budget può essere preparato su base esclusiva GST e il flusso di cassa include GST (quindi le transazioni lorde dove applicabile). Inoltre, il tuo budget potrebbe non includere cose come pagamenti GST a IRD, rimborsi di prestiti o acquisti di immobilizzazioni, quindi assicurati di tenerli a mente.
- È possibile prevedere il flusso di cassa su base giornaliera, settimanale o mensile
- I movimenti del flusso di cassa dovrebbero sempre riconciliarsi con l’estratto conto bancario per il periodo
Audit
I record finanziari del club saranno controllati di volta in volta. Durante un audit, una persona indipendente dal club (ad esempio un contabile) controlla che il bilancio sia una registrazione corretta della posizione finanziaria del club al momento dell’audit. Un volontario adeguatamente qualificato può controllare i conti del club, o può essere necessario utilizzare un servizio di revisione professionale. Questo può essere costoso, quindi è preferibile trovare un volontario disposto a eseguire l’audit.
L’audit può essere un processo lungo ed è una buona idea consentire da sei a otto settimane per il completamento di un audit. L’auditor del tuo club avrà bisogno di:
- il club cashbooks, scritto e bilanciato per l’anno, e su riviste o libri mastri che il club usa per i record
- dichiarazioni della banca per tutto l’anno
- copie delle distinte di versamento e assegno mozziconi
- ricezione libri duplicati e copie originali, più l’eventuale ricevuta di libri
- i buoni per i pagamenti effettuati dal club, disposti in ordine numerico
- ricevute o copie di assegni pagati al vostro club
- copie di minuti dal riunioni di gestione, che mostrano come le decisioni finanziarie sono state formulate e approvate
- copie di eventuali precedenti rendiconti di revisione
- tutti i rendiconti finanziari dell’esercizio sottoposto a revisione
- qualsiasi altro documento finanziario pertinente.
Assicurazione
È importante che il club abbia un’assicurazione adeguata. L’entità dell’assicurazione richiesta varierà a seconda delle attività, delle dimensioni e delle attività del club. Dato l’impegno e il contributo che i volontari danno, è importante che siano protetti da qualsiasi potenziale rischio.
Accident Compensation Corporation (ACC) è l’assicuratore legale della Nuova Zelanda per eventuali lesioni causate da incidenti. Fornisce a tutti i neozelandesi protezione contro gli incidenti, ma molti club stanno scegliendo una copertura aggiuntiva per riconoscere l’importanza dei loro volontari e membri.
In genere avrete bisogno di copertura politica per:
- assicurazione di responsabilità civile
- incendio e furto di contenuti
- perdita di reddito/aumento dei costi del lavoro.
La scelta della compagnia assicurativa dipenderà dalle polizze, dalla copertura e dai costi che sono in grado di offrire al club. I soci del Club possono scegliere di stipulare singole polizze, oppure il club può scegliere un “fornitore preferito” che sia in grado di adattare i costi e fornire una copertura per le esigenze specifiche del club. Ci sono anche assicuratori specializzati che si occupano di assicurazione sportiva.
Tax and GST
Il Dipartimento delle Entrate fornisce informazioni e una sezione di domande frequenti sulla raccolta e il pagamento di GST.
I club sportivi sono spesso registrati come trust di beneficenza, che sono esenti dall’imposta sul reddito. Secondo la legge della Nuova Zelanda, un trust di beneficenza deve esistere principalmente per uno scopo caritatevole. Perché gli scopi di un’organizzazione siano considerati caritatevoli, le sue attività o i suoi scopi devono essere scopi pubblici, cioè il beneficio deve essere disponibile a gran parte della comunità. Inoltre, non deve essere portato avanti a beneficio o profitto di alcun individuo.
Le organizzazioni di beneficenza devono essere registrate dalla Charities Commission per godere delle esenzioni fiscali. Il sito web IRD include una sezione sulle organizzazioni caritatevoli con informazioni su come questo si riferisce alla tassa.
Ulteriori informazioni
L’IRD ha ulteriori informazioni su:
- cashbooks e contabilità generale
- informazioni fiscali per enti di beneficenza