I datori di lavoro possono designare un rappresentante autorizzato per compilare i moduli I-9 per conto della loro azienda, compresi funzionari del personale, capisquadra, agenti o notaio. Il Department of Homeland Security non richiede al rappresentante autorizzato di avere accordi specifici o altra documentazione per scopi di modulo I-9. Se un rappresentante autorizzato compila il modulo I-9 per conto del datore di lavoro, il datore di lavoro è ancora responsabile per eventuali violazioni in relazione al modulo o al processo di verifica.
Quando si compila il modulo I-9, il datore di lavoro o il rappresentante autorizzato deve esaminare fisicamente, con il dipendente fisicamente presente, ogni documento presentato per determinare se sembra ragionevolmente essere genuino e si riferisce al dipendente che lo presenta. La revisione o l’esame dei documenti tramite webcam non è consentita.
Se il rappresentante autorizzato rifiuta di compilare il modulo I-9 (compresa la firma), può essere selezionato un altro rappresentante autorizzato. Se il datore di lavoro assume un notaio, il notaio agisce come rappresentante autorizzato del datore di lavoro, non come notaio. Il notaio deve eseguire le stesse azioni richieste come rappresentante autorizzato. Quando agisce come rappresentante autorizzato, il notaio non dovrebbe fornire un sigillo notarile sul modulo I-9.