Come scrivere e aggiornare il manuale dei dipendenti per il 2022 + Template

Aggiornato il 21 dicembre 2021

Manuali dei dipendenti nel 2022: La guida definitiva

Molti imprenditori trascurano l’importanza di un manuale dei dipendenti ben scritto. Un buon manuale serve a molti scopi. Il tuo manuale è uno strumento utile per la tua azienda? Un manuale dei dipendenti forte sarà:

• Impostare le aspettative per i nuovi assunti
• Codificare, organizzare e aggiornare le politiche aziendali
• Semplificare onboarding
• Aiutare i nuovi assunti successo
• Rendere la formazione e l’esecuzione più facile
• Proteggere l’utente da violazioni della conformità

In questo articolo, vi fate un tuffo profondo nel manuale per i dipendenti: cosa, come e perché.

2022 Employee Handbook Template

Se siete venuti a questo articolo per scaricare il modello di manuale, eccolo qui:

• Modello manuale dei dipendenti (PDF)

Abbiamo organizzato questa guida in cinque sezioni:

1. Che cosa è un manuale dei dipendenti?
2. Sei legalmente tenuto ad avere un manuale dei dipendenti?
3. Esempi di manuali per ispirarti
4. La sfida di mantenere aggiornati i manuali
5. 20 motivi per cui potrebbe essere necessario aggiornare il manuale dei dipendenti

Che cos’è un manuale dei dipendenti?

In primo luogo, un manuale è l’autorità go-to per le politiche. Come tale, dovrebbe essere il posto per cercare chiarimenti legali. In secondo luogo, è fondamentale per la nuova formazione a noleggio. In terzo luogo, puoi usarlo per mostrare la tua cultura aziendale.

Di cosa ho bisogno per un manuale dei dipendenti?

Cosa devi inserire nel tuo manuale? Beh, praticamente tutto. Dopo tutto, è un manuale d’uso per i nuovi dipendenti, manager e dirigenti. Se stai partendo da zero, aspettati di fare diverse bozze. Prendete il vostro tempo e ottenere input da tutti.

Inizia con la tua dichiarazione di missione. Un sistema di tempo e lavoro con un file cabinet HR digitale rende facile creare e mantenere gli aggiornamenti del manuale.

Ora, discutiamo cosa mettere in esso. La maggior parte delle grandi aziende coprono quanto segue nel loro manuale dei dipendenti:

• Dipendente di riconoscimento e firma
• Indennizzo/benefici
• Termini di occupazione
• Remoto e ibridi politiche del lavoro
• deduzioni di libro paga
• Disciplina
• Tempo Paid Fuori (PTO)
• viaggi d’Affari
• lavoro Straordinario
• non Discriminazione
• Conflitto di interessi
• Covid-19 di sicurezza e vaccino politica
• proprietà Intellettuale
• Codice di condotta
• il Tempo e la frequenza
• Etica
• Dress code
• Sicurezza
• Mobile dispositivi
• Social media
• Anti-ritorsione

Un manuale dei dipendenti dovrebbe essere un documento vivente. Per questo motivo, è necessario effettuare aggiornamenti proattivi. Le aziende che hanno mantenuto il loro manuale attuale hanno evitato molti problemi. Ad esempio, quelli che hanno creato una politica di social media 20 anni fa hanno salvato un sacco di problemi. Allo stesso modo, quelli che addestrati responsabili delle assunzioni su domande di intervista legale ridotto il rischio di una causa. Inoltre, quelli che hanno affrontato le molestie sessuali erano in anticipo sul gioco.

Foto di Slim Emcee su Unsplash

Cosa devi avere per legge nel tuo nuovo manuale per i dipendenti?

Ora che abbiamo discusso il ‘cosa’, discutiamo il ‘ perché.’Perché avete bisogno di un manuale? La legge lo richiede? In realtà, il Dipartimento federale del lavoro non richiede di avere un manuale, di per sé. Tuttavia, essi richiedono di informare i dipendenti dei loro diritti. Di conseguenza, alcuni datori di lavoro rinunciano a un manuale per i segni sul posto di lavoro. Per questo motivo, durante l’onboarding, distribuiscono una pila di documenti.

Al contrario, i datori di lavoro intelligenti hanno segni sul posto di lavoro più un buon manuale dei dipendenti.

In che modo un manuale incompleto causa problemi? Considera cosa è successo a un nuovo dipendente come descritto su Reddit:

Non sapevo che avrei dovuto iscrivermi prima dei miei tre mesi per l’assicurazione sanitaria. E non mi è mai stato detto questo e ho solo pensato che non avrei potuto fino a quando i miei tre mesi sono accaduti. Poi ho iniziato a curiosare e ho scoperto che avrei dovuto farlo in anticipo a quanto pare. Posso fare qualcosa? Mi farebbe davvero comodo la copertura sanitaria. Reddit

Conosci le normative statali, federali, locali e sindacali sul posto di lavoro

Prima di iniziare a scrivere un nuovo manuale (o aggiornarne uno), sappi che molte leggi sul posto di lavoro sono in gioco. Se hai dipendenti in più di una città o stato, avrai bisogno di sezioni specifiche per la posizione, ad esempio.

Argomenti da includere nel manuale dei dipendenti

Politiche del lavoro remoto e ibrido

L’adozione diffusa del lavoro flessibile è stata una megatrend degli ultimi due anni. Se la tua azienda offre accordi di lavoro remoti o ibridi, assicurati di formalizzare le politiche. Il lavoro ibrido influisce sulla conformità, sulla sicurezza dei dati, sul coinvolgimento dei dipendenti e sul marchio del datore di lavoro. Se non formalizzi le regole, ti stai mettendo a rischio in diversi modi. Si potrebbe involontariamente commettere una violazione della conformità, sperimentare una violazione dei dati o avere dipendenti lamentano disparità di trattamento. Ne discutiamo più dettagliatamente nella sezione 5 di questo articolo: 20 Motivi per cui potrebbe essere necessario aggiornare il manuale dei dipendenti.

Clausola sull’occupazione a volontà

“A volontà” significa che ciascuna delle parti può porre fine al rapporto di lavoro in qualsiasi momento. In tutti gli stati tranne Montana, questo accordo è la relazione di default. Perciò, se si dispone di dipendenti in Montana, assicurarsi che si scrive questo fuori.

Pari occupazione e anti-molestie

La Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC) regola questo. Assicurati di descrivere il comportamento inaccettabile in dettaglio. Inoltre, dì ai tuoi dipendenti cosa fare se sono soggetti a molestie o lo vedono accadere a un collega. Più, delineare cosa si farà se un dipendente sostiene molestie.

Family Medical Leave Act (FMLA)

Oltre al poster FMLA, è necessario fornire questo in forma scritta. In questo modo, se un dipendente ha bisogno di prendere un congedo retribuito o non retribuito, può vedere il tuo manuale per istruzioni dettagliate. Inoltre, potrebbe essere necessario aggiungere modifiche a causa di congedo Covid correlati.

Foto di Clayton Cardinalli su Unsplash

Occupational Safety and Health Administration (OSHA)

Per avere un posto di lavoro sicuro, i dipendenti devono conoscere le politiche di sicurezza. Come fai? Utilizzare la formazione di persona più poster in modo dipendenti tenerli superiore della mente. Soprattutto, presentali nel manuale il primo giorno. Dopo tutto, vuoi che i tuoi nuovi assunti capiscano il tuo impegno per la sicurezza.

Politiche Covid-19

La pandemia ha certamente colpito tutte le imprese e il loro ambiente di lavoro. Probabilmente avete creato politiche in materia di allontanamento sociale, orari di lavoro scaglionati, vaccinazioni e controllo dei sintomi.

Politiche sul posto di lavoro senza droghe

È una buona idea avere una politica sull’abuso di sostanze indipendentemente dal fatto che tu sia richiesto. Se fate test antidroga, per esempio, le vostre politiche non devono discriminare. Linea di fondo, assicuratevi di conoscere le leggi e li stato nel vostro manuale. Detto questo, c’è anche la questione della cannabis. La cannabis rimane illegale a livello federale. Di conseguenza, c’è confusione su cosa significhi questo a livello locale. Se il tuo stato ha legalizzato la marijuana, è il momento di aggiornare il manuale dei dipendenti. Ad esempio, ciò potrebbe influire sulle politiche di test antidroga. Scoprire il THC in un test antidroga in uno stato che ha legalizzato l’uso ricreativo del piatto potrebbe non implicare un crimine. Tuttavia, il vostro business può allinearsi con le leggi federali.

Stipendio finale e PTO inutilizzato

Problemi di fine occupazione possono essere soggetti a una legge statale a seconda di dove si vive. Per questo motivo, parla con il tuo consulente legale. Alcuni stati, ad esempio, richiedono ai datori di lavoro di pagare la presa di forza inutilizzata e il tempo di vacanza.

COBRA

Il tuo manuale dovrebbe delineare cosa succede quando un dipendente chiude o viene terminato. Se offri benefici per la salute, gli ex dipendenti hanno il diritto di iscriversi a COBRA. (COBRA è l’acronimo del federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Tra le altre cose, fornisce una copertura sanitaria continua dopo la separazione. Nell’uso pratico, si riferisce al piano di benefici offerti dalla società sotto COBRA.) Gli ex dipendenti che fanno domanda per COBRA avranno bisogno di moduli di iscrizione. Pertanto, se si dispone di un sistema di tempo e lavoro unificato, includere un link a questi moduli nel manuale.

Tempo e presenze

Ricorda, le leggi sui salari e le ore sono legate al modo in cui tieni traccia del tempo dei dipendenti. Di conseguenza, saper tenere traccia delle ore è essenziale. Il manuale dovrebbe spiegare come i dipendenti orologio per turni. Includere regole per pasti e pause, PTO, salario minimo, straordinari e settimana lavorativa equa, per esempio.

Avvertenze generali

Potrebbero esserci molti documenti in giro. Proteggersi da politiche obsolete o mal scritte che sono state create prima delle linee guida attuali. Indicare chiaramente che il manuale sostituisce qualsiasi altra regola. Questo ti dà anche una misura di protezione da politiche informali o “presunte”. Entrambi potrebbero contraddire le politiche ufficiali o la legge. Come minimo, proteggersi affermando che le politiche sono soggette a modifiche.

Nuovo noleggio Riconoscimento e accordo

Sistemi HR con firma elettronica rendono questo facile. I dipendenti appena assunti possono leggere le politiche da un dispositivo connesso a Internet, quindi firmare che capiscono e li seguiranno.

Employee Handbook Examples to Inspire You

Ora che abbiamo discusso il ‘have-to’ esaminiamo alcuni esempi di employee handbook. Guarda come questi dipartimenti delle risorse umane hanno reso vivo il loro manuale dei dipendenti.

The Motley Fool Employee Handbook Siamo particolarmente orgogliosi di definirci “Sciocchi” – con una F maiuscola che richiama Shakespeare. È il nostro biglietto da visita essere irriverenti. Per istruire e divertire. E dire la verità. Quindi i nostri valori fondamentali possono essere riassunti semplicemente come ” Sii sciocco.”Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook “Chiunque in Tesla può e deve parlare con chiunque altro in base a ciò che pensa sia il modo più veloce per risolvere un problema a beneficio dell’intera azienda. Parla con il tuo manager. E puoi parlare con il manager del tuo manager. Puoi parlare direttamente con un VICEPRESIDENTE di un altro dipartimento. Puoi parlare con Elon-puoi parlare con chiunque senza il permesso di qualcun altro.”Tesla Employee Anti-Handbook

Trello Employee Handbook Le nuove assunzioni a Trello sono trattate con un manuale organizzato in una scheda Trello. Completo di immagini affascinanti di cani e gatti adorabili. Si può vedere qui.

La sfida di mantenere i manuali Up-to-Date

Certamente, ci vuole uno sforzo continuo per mantenere il manuale dei dipendenti up-to-date. Ciò è particolarmente vero per le piccole aziende senza un direttore delle risorse umane. In primo luogo, la persona incaricata non ha sempre il tempo di elaborare i dettagli. In alcune aziende, scrivere e aggiornare il manuale è un compito temuto. Di conseguenza, nessuno è desideroso di prendere la proprietà e il dollaro viene passato in giro. In secondo luogo, i costi di stampa affondano budget ristretti. Questo è un peccato. Dopo tutto, le piccole imprese hanno bisogno di un buon manuale tanto quanto quelli più grandi.

Problemi con i manuali dei dipendenti obsoleti

Soprattutto, sappi che un manuale obsoleto può fare più male che bene. Soprattutto se le politiche non sono conformi. Inoltre, provoca confusione. Inoltre, può essere particolarmente problematico per i nuovi assunti.

Considera questo esempio: supponiamo di avere un periodo di attesa di 60 giorni per i benefici. Che cosa succede se un nuovo dipendente assume benefici per la salute iniziano immediatamente? Per questo motivo, finiscono la loro copertura precedente prima che siano ammissibili. Poi hanno una spesa medica importante. Si sta per avere un dipendente arrabbiato con una montagna di spese mediche. Non e ‘ il modo di iniziare un nuovo lavoro.

Ecco uno scenario migliore: i nuovi assunti vengono inviati via email un link al manuale dei dipendenti non appena accettano l’offerta di lavoro. L’e-mail afferma esplicitamente che il nuovo noleggio deve leggere il manuale al più presto. Il manuale spiega chiaramente il periodo di attesa. Il nuovo noleggio firma il loro riconoscimento. Si potrebbe anche ribadire il periodo di attesa nella e-mail per buona misura.

Perché potresti aver bisogno di più versioni del manuale

Se hai lavoratori in molti stati, potresti aver bisogno di una sezione di conformità separata per ogni stato. Parlate con il vostro avvocato d’affari o Dipartimento di Stato del Lavoro. Ad esempio, se si sono basati in California, potrebbe essere necessario una sezione separata per i lavoratori in città specifiche. Inoltre, stato di New York ampliato congedo qualificato al di là della legge federale.

Il tuo manuale rappresenta la tua attività

Quando il tuo manuale dei dipendenti è obsoleto, si riflette male sulla tua azienda. E mentre i dipendenti scoprono che non è corretto, ben presto tutti lo ignorano. I dipendenti devono chiedere al loro manager o al personale delle risorse umane ogni volta che hanno una domanda. Sfortunatamente, informazioni errate e politiche informali possono diffondersi attraverso la forza lavoro.

20 motivi per cui potrebbe essere necessario aggiornare il manuale dei dipendenti nel 2022

In questo capitolo, discutiamo 20 motivi specifici per cui potrebbe essere necessario aggiornare il manuale del personale.

Conformità

È importante ricordare che il manuale può essere utilizzato come documento legale. Se un dipendente porta un caso contro la vostra azienda, si può essere tenuto agli standard nel vostro manuale. Se il tuo manuale non ti protegge, aggiornalo con la guida del tuo consulente legale.

Per ulteriori informazioni sulla conformità delle piccole imprese, vedere 2021 HR Compliance Checklist.

Modelli di lavoro remoti e ibridi

I programmi di lavoro remoti e ibridi richiedono un proprio set di regole. Ad esempio, chiarire quando si prevede che i dipendenti remoti siano disponibili e chi è idoneo. Delineare le procedure di registrazione del tempo e delle presenze. Allo stesso modo, aggiornare le politiche sulle pause e tempo flessibile. Consulta il nostro modello aggiornato per un esempio approfondito di politica di lavoro remoto.

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Per una guida sulla gestione dei team remoti, scarica il nostro eBook gratuito How to Master Remote Workforce Management: The Essential Guide for Resilient Businesses.

Programmazione equa, straordinari e aggiornamenti FMLA

Le leggi cambiano continuamente. Per esempio, la programmazione stabile e PTO payout leggi stanno spuntando. La migliore pratica è quella di assegnare un responsabile delle risorse umane per monitorare i cambiamenti nel diritto del lavoro. Parlate con il vostro avvocato, società del libro paga o DOL stato per aiuto pure.

Cambiamenti nelle leggi statali sulla discriminazione

Le leggi federali contro la discriminazione sono in circolazione da un po’. Essere consapevoli, però, molti stati hanno leggi aggiuntive relative alla discriminazione. Man mano che le leggi si evolvono, è importante mantenere il ritmo nel tuo manuale. A proposito, molte aziende hanno adottato politiche di discriminazione che sono più severe rispetto ai federali.

Posizione aggiuntiva o spostare

Se la vostra azienda ha aperto una nuova posizione, è il momento di aggiornare il manuale dei dipendenti. I dipendenti dovrebbero essere in grado di trovare l’indirizzo ufficiale della tua nuova posizione. Dovresti anche comunicare lo scopo e la funzione. Il manuale è il posto migliore per elencare gli indirizzi ufficiali, le funzioni del sito e le informazioni di contatto.

Offrendo un nuovo prodotto o servizio

Ogni dipendente dovrebbe capire il vostro prodotto o servizio offerta. Quando escono nuovi prodotti, aggiungili alla sezione Prodotto del manuale dei dipendenti. Inoltre, elenca prodotti o servizi che non sono più offerti. Non semplicemente rimuoverli. Etichettali fuori produzione. I dipendenti hanno bisogno di un metodo ufficiale per la disponibilità del prodotto.

Nuovi tipi di dipendenti

Definisci ruoli e tipi di dipendenti per chiarire i requisiti di idoneità dei benefici. Si possono avere dipendenti a tempo pieno (esenti e non esenti), dipendenti part-time, appaltatori indipendenti, lavoratori stagionali, temps o non residenti. Inoltre, delineare considerazioni speciali o esclusioni dove necessario.

Politiche sui social media

L’uso dei social media continua ad evolversi man mano che emergono nuove piattaforme. Per il tuo business, può essere una potente forma di comunicazione, promozione e marketing. Può anche essere un drenaggio sulla produttività. Pertanto, chiarisci la tua politica sull’uso personale e aziendale dei social media. Sii specifico sulle conseguenze delle violazioni. Se hai una politica che limita ciò che i dipendenti possono pubblicare nel loro tempo libero, assicurati che non violi i diritti di libertà di parola.

Maggiore consapevolezza delle molestie sessuali e delle implicazioni legali

La consapevolezza sulle molestie sessuali sul posto di lavoro è in aumento. Casi pubblici, attivismo e notizie hanno tutti a pensarci. Ora è un momento perfetto per aggiornare il manuale dei dipendenti sulle politiche di molestie sessuali. Essere chiari e concisi su ciò che costituisce molestie e l’azione disciplinare associata.

Ritorsione

La ritorsione del datore di lavoro è l’accusa più frequentemente presentata all’EEOC. La ritorsione è quando un datore di lavoro punisce un dipendente per un’azione protetta. Ad esempio, segnalazione o presentazione di un reclamo. Prima di tutto, non infrangere la legge di rappresaglia e assicurarsi che i manager capiscono questo. Assicurare i dipendenti che possono sollevare problemi e spiegare come segnalare i problemi senza licenziamento illecito. Se il manuale ha istruzioni, si hanno meno probabilità di entrare in una situazione disordinata.

Politica intervista

Perché molti stati hanno vietato domande storia stipendio durante le interviste, il team di reclutamento ha bisogno di sapere questo. La violazione può atterrare in contenzioso costoso.

Legalizzazione della cannabis

Come menzionato nella seconda sezione, molti stati hanno legalizzato la cannabis. Se il tuo stato è uno di loro, è il momento di creare una politica con una guida legale.

Controlli dei precedenti penali

Ci sono nuove leggi statali sui controlli dei precedenti. Questa è una zona da tenere d’occhio, soprattutto se si sta facendo controlli precedenti penali di routine. Includere istruzioni, consenso, politiche sulla privacy e pratiche accettabili. Inoltre, assicurati che i tuoi manager siano aggiornati.

Pasti a livello statale e rompe le leggi

Rivedere e aggiornare il vostro pasto e rompere le leggi spesso. Assicurarsi che i dipendenti orari orologio fuori per pause non pagate. Se non lo fanno, la loro settimana di 40 ore potrebbe insinuarsi negli straordinari senza che il loro manager lo sappia. Ciò ti metterebbe a rischio di una violazione degli straordinari

Chiarimenti legali

Se la tua azienda ha politiche “non scritte o “assunte”, sei su un sottile terreno legale. Non sono politiche in senso giuridico e non saranno difendibili. Ciò minerà l’integrità del tuo manuale. C’è un linguaggio ambiguo? O circostanze implicite? Se è così, stai aprendo la porta all’interpretazione perché può andare in milioni di modi diversi. Pertanto, il tempo di rivedere il manuale dei dipendenti per un linguaggio ambiguo. Non lasciare nulla di intentato (o inedito). Quando i dipendenti hanno un punto di leva, c’è spazio per la disputa.

Politiche uguali

Il manuale dei dipendenti deve contenere politiche equi. In particolare, quelli che definiscono le interazioni tra gestione, dipendenti e azienda. Assicurarsi che le politiche sono equi e, altrettanto importante, che tutti li segue. Infatti, se un manager mostra favoritismo mina il manuale.

Accesso cloud

Stai sfruttando l’accesso cloud per il tuo manuale dei dipendenti? In caso contrario, questo è un momento perfetto per iniziare. I manuali del personale basati su cloud sono di facile accesso e disponibili con qualsiasi dispositivo mobile. Inoltre, è possibile aggiornarli in tempo reale, se necessario. Non c’è niente di meglio. Inoltre, non sarà necessario ristampare il manuale o distribuire sezioni aggiuntive.

Ruoli e descrizioni di lavoro

I dipendenti dovrebbero essere sempre in grado di rivedere i ruoli di lavoro aggiornati. Ogni ruolo di lavoro dovrebbe includere responsabilità e aspettative. In un sistema basato su cloud, è possibile fornire l’accesso in base alle esigenze. In questo modo, solo i dipendenti con quel ruolo possono vederli.

Streamline Onboarding

Il manuale dei dipendenti è il modo migliore per impostare le aspettative. Come discusso in precedenza, i manuali basati su cloud migliorano l’onboarding. Dare nuovi assunti l’accesso al manuale immediatamente. Traccia i progressi di lettura nel tuo sistema di tempo e lavoro.

Pietre miliari della crescita

Se hai aggiunto dipendenti, ora potresti essere soggetto alle regole del “grande datore di lavoro”. Tutto dipende da quanti dipendenti hai. In primo luogo, se si dispone di almeno un dipendente, è necessario fornire parità di retribuzione per lo stesso lavoro ai dipendenti maschi e femmine. (Dovresti farlo comunque. In secondo luogo, se hai da 15 a 19 dipendenti, sei coperto dalle leggi che vietano la discriminazione. In base a razza, colore, religione, sesso (inclusa la gravidanza, l’orientamento sessuale o l’identità di genere). Più origine nazionale, disabilità e informazioni genetiche (compresa la storia medica di famiglia). Puoi leggere ulteriori pietre miliari di conformità qui.

WorkforceHub for Employee Handbooks

In conclusione, vogliamo presentarvi WorkforceHub, una soluzione completa di tempo e di lavoro appositamente costruita e su misura per le piccole imprese. WorkforceHub semplifica la distribuzione manuale, la firma dei dipendenti e gli aggiornamenti. Per ulteriori informazioni, pianificare una demo oggi.

Per scaricare il nostro 2022 employee handbook template, visita WorkforceHub employee handbook template.