Quando si pianifica un evento—che si tratti di una conferenza, festa di compleanno, matrimonio o riunione—si può iniziare a preoccuparsi se avrà successo. Vale a dire, gli ospiti si divertiranno? Se ne andranno sapendo quello che devono sapere? Parteciperanno a futuri eventi ospitati da te? Se stai facendo queste domande, sei già sulla strada giusta. Queste domande sono al centro di un evento di successo: l’esperienza degli ospiti. Ecco alcune delle cose più importanti da tenere a mente per assicurarsi che i vostri ospiti hanno una grande esperienza.
Atmosfera
La prima cosa che i tuoi ospiti noteranno all’arrivo al tuo evento è l’atmosfera. La prima impressione di un ospite di un evento è spesso l’impressione più forte, ed è per questo che un’atmosfera accogliente e positiva è fondamentale. Questo può sembrare un concetto piuttosto vago, quindi prova a pensarci in termini di sensi.
Guarda: un evento di successo sembra attraente e organizzato. Inizia con un tema o un concetto e decorare di conseguenza. Anche un layout e un flusso chiari sono importanti. Si potrebbe desiderare di includere segnaletica che si lega con il tema dell’evento e consente anche agli ospiti di sapere esattamente dove sono le cose.
Odore: Quando si tratta di odori, è meglio mantenerlo semplice. Mentre non si può battere l’aroma invitante di prodotti da forno o popcorn appena spuntato in aria, prodotti per la pulizia profumati freschi farà anche una grande impressione, soprattutto in questi giorni. Tieni presente che molte persone hanno sensibilità agli odori forti, quindi non esagerare, soprattutto se lo spazio è piccolo.
Ascolta: la chiave quando si tratta di suonare in un evento è l’equilibrio. Se lo spazio è silenzioso, gli ospiti possono sentirsi a disagio a parlare tra loro, ma se fai esplodere la musica, non saranno in grado di ascoltarsi. Un buon equilibrio fornisce qualche rumore di fondo confortevole, ma non sopraffare l’evento.
Gusto: non devi avere un pasto completo o un buffet per avere un evento di successo. Tuttavia, alcuni tipi di rinfreschi, sotto forma di un vassoio di bagel o anche solo una stazione di caffè e acqua, fanno molto per l’esperienza dei tuoi ospiti. Anche i rinfreschi più semplici mostrano un maggiore livello di cura per i tuoi ospiti e lasceranno un’impressione positiva.
Organizzazione
Non solo un evento di successo sembra organizzato, è organizzato. I migliori eventi sono meticolosamente pianificati e documentati dall’inizio alla fine. Nella massima misura possibile, mantenere gli elenchi degli ospiti e i dettagli del fornitore aggiornati e organizzati in modo semplificato e completo. Se hai un team che lavora con te, assicurati che capiscano i dettagli dell’evento e pianifichino anche loro, per aumentare l’efficienza.
Buoni eventi sembrano agli ospiti di fluire senza soluzione di continuità, ma un sacco di considerazione e di pianificazione fa che accada. È importante pianificare un sacco di cose da fare e vedere durante l’evento. Crea una timeline e pianifica di far accadere qualcosa a intervalli diversi durante l’evento, come un cambio di altoparlante, un disegno a premi o un pasto, per mantenere le persone interessate. Si desidera pianificare l’ordine e la tempistica approssimativa di questi prima dell’evento in modo da poter assicurarsi che non interrompano nulla o cadano troppo vicini e lascino grandi spazi vuoti senza che accada nulla di eccitante.
Avere un piano e un piano di backup. Le cose vanno male agli eventi tutto il tempo, ma non si può lasciare che rovinare l’evento per tutti gli ospiti che hanno pagato o viaggiato o preso tempo per essere lì. Un piano di back-up e qualche pensiero veloce può salvare una situazione e mantenere l’evento scorrevole e divertente.
Dettagli, dettagli, Dettagli
Le decisioni più grandi possono sembrare la parte più importante del processo di pianificazione degli eventi, ma i dettagli fanno la differenza. Cose come il parcheggio, la registrazione e l’accesso ai servizi igienici sono alcuni di questi dettagli che gli ospiti danno per scontato quando sono ben eseguiti, ma possono davvero gettare una chiave nell’esperienza di un ospite se diventano una seccatura. La maggior parte degli ospiti perdonerà un piccolo inconveniente, ma troppi o troppi possono influenzare l’umore di un ospite e il godimento del resto dell’evento. Pensate a questi dettagli prima del tempo e adeguatamente prepararsi a mantenere le cose senza intoppi.
Stirare i dettagli logistici come questi può essere la parte più impegnativa della pianificazione di un evento e certamente la meno eccitante. Deve essere fatto, ma cerca di non lasciarti sopraffare o togliere dalla tua esperienza di pianificazione. A seconda della scala e del budget del tuo evento, potresti prendere in considerazione l’assunzione di un professionista per gestire questi dettagli, in modo da poterti concentrare sulle cose divertenti.
Alle conferenze UT, abbiamo una vasta esperienza di pianificazione. Il nostro One Stop Shop certificato ti offre un contatto, un contratto e una fattura finale, semplificando il processo di pianificazione per te. Che tu stia pianificando una piccola riunione o che tu stia ospitando il mondo, il nostro staff può progettare e gestire su misura un evento che soddisfi tutte le tue esigenze. Come Volontari Tennessee, sappiamo cosa significa andare al di là e questo dimostra il livello di servizio che forniamo per ogni evento che ospitiamo. Contattaci oggi per iniziare a pianificare il tuo prossimo evento!