költségvetési eltérések: hogyan segíthetnek pontos költségvetés létrehozásában

a költségvetési eltérés a bevételekre és kiadásokra tervezett összeg és a ténylegesen kapott vagy elköltött összeg közötti különbség. A költségvetési eltérések lehetnek kedvezőek (több bevétel) vagy kedvezőtlenek (magasabb költségek).

Tudjon meg többet a költségvetési eltérésekről és arról, hogyan segíthetnek pontosabb költségvetés létrehozásában kisvállalkozása számára.

áttekintés: mi a költségvetési eltérés?

az üzleti életben a költségvetési szórás a költségvetésben szereplő bevételek és kiadások, valamint a tényleges összegek közötti különbség.

legtöbbünknek sokkal kisebb mértékben kellett megküzdenie a költségvetési eltérésekkel. Emlékszel, amikor 500 dollárra tervezted az autójavítást, de amikor elmentél felvenni az autódat, a számla varázslatosan 850 dollárra emelkedett? Ez költségvetési eltérés.

cégtulajdonosok befut ugyanaz a probléma egy sokkal nagyobb léptékű. Néhány variancia várható bármely elkészített költségvetéshez, és maguk a varianciák kedvezőek vagy kedvezőtlenek lehetnek, attól függően, hogy maga a variancia és a költségvetési kategória van.

kedvező vs. kedvezőtlen költségvetési eltérések: mi a különbség?

a pontos költségvetés elengedhetetlen a kisebb vállalkozások számára, amelyek kevesebb hibalehetőséggel rendelkeznek. Akár pénzügyi előrejelzést, akár rugalmas költségvetést készít, a költségvetés elkészítésének célja a bevételek és kiadások lehető legpontosabb becslése. De nem számít, mennyire jól felkészült a költségvetési folyamat során, eltérések lesznek.

mint bármi más az életben, a költségvetés-tervezésnek is kedvező és kedvezőtlen eltérései vannak. Kedvező eltérés az, amikor a termékek hirtelen felszállnak, és a költségvetésben szereplő 40 000 dolláros árbevétel helyett 85 000 dollárt keresnek.

sajnos vannak kedvezőtlen eltérések is. Tegyük fel, hogy havi 1000 dollárt költött bérleti díjra, de a bérbeadója eladta az épületet, amelyben volt, ezért át kellett költöznie. A lépés növelte az év költségvetési kiadásait, de most havonta 1600 dollárt kell fizetnie a bérleti díjért a tervezett 1000 dollár helyett.

de nem elég egyszerűen tudni a variancia összegét. Fontos megjegyezni azt is, hogy minden költségvetési variancia-számítás mögött van egy ok, amiért ez a variancia létezik.

5 ok, amiért vállalkozása költségvetési eltérést tapasztalhat

sok oka van annak, hogy a költségvetési összegek nem egyeznek meg a tényleges összegekkel. Az új vállalkozások tulajdonosai nehezen tudják megbecsülni a költségeket, ha kevés adat áll rendelkezésükre.

más esetekben a költségvetéseket sietve húzzák össze, kevés előkészítési idővel, ami pontatlan költségvetési összegeket és nagy eltéréseket eredményezhet. Ha kíváncsi, hogy miért a költségvetés annyira vadul pontatlan, egy vagy több a következő lehet az oka annak, hogy:

Nincs adat, hogy mérni ellen

pénzügyi előrejelzések az új cégtulajdonosok lehet hit vagy miss. Nehéz megbecsülni az év bevételeit és kiadásait, ha nincs kiindulási adat, amellyel mérni lehet. A világos oldalon, még akkor is, ha az első éves költségvetése messze van, a szórásoknak le kell esniük, ha elkezdi elkészíteni a költségvetését a második üzleti évre.

helytelen tervezés

a költségvetés hosszú, módszeres folyamat, amely csak akkor eredményez pontos eredményeket, ha megfelelő tervezés történt. Mint vállalkozás tulajdonosa, lehet, hogy hajlamos arra, hogy saját maga készítse el a költségvetést, de a személyzet és az osztályvezetők hozzájárulása pontosabbá és hasznosabbá teszi a költségvetést.

váratlan események

a váratlan események súlyosan befolyásolhatják a költségvetést. Nem sok ember tervez katasztrófát, de megtörténik. A tüzek, árvizek, recessziók és járványok szintén befolyásolhatják a költségvetést. Garantálhatom, hogy amikor a vállalatok 2019-ben elkészítették költségvetésüket, senki sem volt felkészülve arra, hogy a 2020-as pénzügyi hatás milyen lesz az üzleti tevékenységükre.

bár nehéz megtervezni a katasztrofális eseményeket, hasznos lehet egy puffer beépítése a költségvetésbe, amely segít megvédeni vállalkozását, különösen akkor, ha az életben egyszer előforduló események egyike bekövetkezik.

Költségkorrekció

a költségkorrekció a kedvezőtlen költségvetési eltérések egyik fő oka. Mivel a legtöbb költségvetést az év végén készítik el, az eladótól vagy szállítótól az áremelkedésről kapott bármilyen értesítést bele lehet foglalni az új költségvetésbe.

de ha a szállító nem értesíti Önt az áremelkedésről, de a következő év márciusában emeli az árakat, akkor kedvezőtlen költségvetési eltéréssel kell foglalkoznia. A legjobb módja annak, hogy elkerüljék ezt az, hogy építsenek egy automatikus áremelkedés a költségvetésben szereplő költségek.

ügyféligények megváltoztatása

az Ön vállalkozása azért létezik, mert az ügyfelek számára biztosít valamit, amire szükségük van, vagy amire vágynak. De mi történik, ha már nincs szükségük vagy vágyuk arra, amit eladsz?

Rachelnek van egy panziója. Amikor a 2020-as költségvetést tervezte, konzervatív volt, és csak 10% – kal növelte ügyfélszintjét, amit mind a reklám, mind a marketing erőfeszítései indokoltak. Míg költségvetése meglehetősen pontos volt 2020 első két hónapjában, az év mérlegében bevétele hatalmas csökkenést mutatott, ami kedvezőtlen, több mint 65% – os költségvetési eltérést eredményezett.

míg Rachel nem tudta megjósolni a COVID-19 járványt, belátható időn belül növekvő bevételi csúszással néz szembe, mert ügyfelei igényei megváltoztak.

az ügyfelek igényeinek megváltoztatása általában nem olyan drasztikus, mint egy járvány kezelése. Fontos azonban, hogy gyakran átértékelje az eladott termékeket és szolgáltatásokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy továbbra is megfelelnek az ügyfelek igényeinek.

a költségvetési folyamat magában foglalja a költségvetés összehasonlítását a tényleges összegekkel, hogy megtalálja az eltéréseket. Forrás: slideshare.net.

a költségvetési eltérések figyelése és elemzése

a költségvetési eltérések figyelése egyszerű. Bármely számviteli szoftver alkalmazás, amely magában foglalja még az alapvető költségvetés lesz képes az Ön számára a költségvetés vs. egy tényleges jelentést. Ha számos eltérés van, akkor hasznos lehet egy felülvizsgált költségvetés létrehozása a pénzügyi év egyenlegéhez.

költségvetés futtatása a tényleges rendszeres jelentéshez

a költségvetési eltérések naprakészen tartása segíthet a lehetséges tendenciák, valamint a lehetséges problémák észlelésében. Ha csak évente egyszer futtatja ezt a jelentést, akkor elmulasztja a lehetőséget, hogy proaktív legyen az esetleges eltérésekkel kapcsolatban, mert jobb, ha azokat az év végén, mint az év végén vizsgálja meg. Győződjön meg róla, hogy a jelentés pozitív és negatív eltéréseket jelenít meg mind dollárban, mind százalékban.

kutassa meg a variancia mögött álló’ miért ‘

ha nem érte el a költségvetésben szereplő bevételt, meg kell kérdeznie, miért. Ha a költségek kétszerese a költségvetésnek, meg kell találnia a variancia okát. Feltételezzük, hogy a kezdeti költségvetést pontos alapadatok alapján készítették el, és hogy a bevételeket a múltbeli teljesítmény alapján becsülték meg. Ha ez igaz, akkor rajtad múlik, hogy megtalálja-e a variancia mögött rejlő okot.

fontolja meg a költségvetés kiigazítását

a költségvetések évközi kiigazítása gyakori jelenség, különösen akkor, ha a bevételek és kiadások jelentősen eltérnek a költségvetésben szereplő összegektől. Ha az eltérés csak egyszer fordult elő, akkor valószínűleg nem kell aggódnia a költségvetés felülvizsgálata miatt, de ha állandóbb problémának tűnik, akkor a legjobb, ha néhány változtatást hajt végre.

a költségvetési varianciajelentés hónapról hónapra részletezi a költségvetésben szereplő összegeket, a tényleges összegeket és a varianciaösszegeket. Forrás: insightsoftware.com.

a költségvetési variancia-elemzés használata a jövőbeli előrejelzéshez

a költségvetési eltérések sok értékes betekintést nyújthatnak a következő költségvetés elkészítésébe. Nézd meg, hol voltál a helyszínen, és ahol a varianciák meglehetősen magasak voltak, és töltsön el egy kis időt mindkét eredmény elemzésével, hogy megnézze, mi van mögöttük.

ne feledje, hogy az Ön irányításán kívül eső kedvezőtlen variancia kevesebb műveletet igényel, mint az, amely egyszerűen pontatlan volt. Például, ha a beszállító hirtelen megszűnik az üzletből, ennek a cselekménynek a hullámzó hatása pusztítást okozhat a költségvetésében, beleértve a bevételek csökkenését a hátsó megrendelések miatt, vagy a költségek növekedését egy új szállító használata miatt.

kevesebb bevétel és magasabb kiadások esetén a költségvetése súlyosan érintett lesz. Ezen a ponton jó ötlet lehet egy felülvizsgált költségvetés létrehozása, amely pontosan tükrözi a megnövekedett költségeket és az alacsonyabb Bevételeket.

ha azonban az eltérések egyszeri problémát jelentenek, akkor a legjobb, ha továbbra is figyelemmel kíséri a költségkeretet, de lemond a felülvizsgálatokról, hacsak más problémák nem merülnek fel.

a költségvetési eltérések kulcsfontosságúak a vállalat teljesítményéhez

valamilyen módon mindannyian költségvetéssel működünk. Például, ha 30 000 dollárt keres, akkor valószínűleg nem fog millió dolláros otthont vásárolni. Ugyanez az elv vonatkozik a vállalkozásokra is. Egyetlen 30 000 dolláros bevételt kereső vállalkozás sem vásárol gyártóüzemet 2,1 millió dollárért. Ezért olyan fontosak a költségvetések — és ezért kell pontosnak lenniük.

minden nap üzleti döntéseket hoznak a vállalat költségvetése alapján, és a hibás számok következményei végzetesek lehetnek, különösen a korlátozott erőforrásokkal rendelkező kisvállalkozások számára. Például, ha egy projekt költségvetése elfogy, az több ezer dollárba kerülhet.

szánjon időt arra, hogy tényeken és múltbeli teljesítményen alapuló költségvetést hozzon létre, és ellenálljon annak a késztetésnek, hogy túl optimista (vagy pesszimista) legyen a számokkal kapcsolatban. Használja ezeket a költségvetési eltéréseket, hogy pontosabb költségvetést hozzon létre a következő évre.