Un Guide complet pour décider Qui Obtient un bureau dans votre entreprise – Open Source Workplace

L’attribution de bureaux est presque toujours une procédure épineuse pour les entreprises. Lorsque de nombreuses personnes réclament des espaces de bureau, les gestionnaires doivent s’assurer que la distribution maximise la productivité et la satisfaction. Attribuer les mauvais bureaux aux mauvais employés pourrait entraîner de l’insatisfaction et de la démotivation, en plus d’être un gaspillage de ressources.

Alors, comment devriez-vous décider qui obtient un bureau dans votre entreprise? Il existe de nombreux critères que vous pouvez utiliser pour déterminer quels employés ont le plus besoin de bureaux. De nombreux cadres existent également lorsqu’il s’agit de déterminer les allocations de bureau optimales. En appliquant ces concepts et en tenant compte de la culture d’entreprise, vous pouvez vous assurer que les bureaux vont aux personnes qui peuvent les utiliser le plus.

Dans cet article, nous montrerons certains des facteurs pris en compte par les entreprises lors de l’attribution des bureaux. Cette liste reflète la réalité, nous allons donc expliquer lesquels sont plus efficaces que d’autres. De nombreux cadres sont également pertinents chaque fois que des problèmes d’allocation d’espaces de bureau surviennent, et il est essentiel de réaliser les implications de chacun.

Cet article contient également une brève discussion sur les façons courantes d’aménager des espaces de bureaux. Enfin, nous vous donnons des directives pour rendre les allocations de bureau moins fastidieuses et plus utiles pour les employés.

10 Facteurs à prendre en compte lors de l’attribution des bureaux

1. Rang

2. Ancienneté

3. Rôle

4. Conditions de santé

5. Handicaps

6. Clients

7. Besoins en personnel

8. Format de l’espace de travail

9. Interactions

10. Préférences environnementales

Lorsque les dirigeants commencent à réfléchir à la façon de répartir les espaces de travail, ils doivent généralement classer les employés en fonction d’un ou plusieurs critères. Ils procèdent à l’affectation des personnes en fonction de la priorité; les personnes ayant une priorité plus élevée obtiennent des bureaux plus appropriés. D’autres ajustements, tels que les swaps, se produisent généralement après la présence d’une allocation de bureau initiale. Par conséquent, les facteurs que vous utilisez lors de l’attribution de bureaux détermineront en grande partie qui obtient des bureaux.

De nombreux facteurs mentionnés dans cet article ont un sens. Ils aident à s’assurer que les employés qui ont le plus besoin de bureaux ont accès à un bureau. Ce fait est particulièrement important lorsque vous considérez que tous les rôles ne sont pas appropriés pour le travail à distance . Par exemple, les membres de l’équipe qui ont besoin de discuter rapidement et de réagir à des événements soudains seraient mieux adaptés pour avoir des bureaux physiques proches les uns des autres.

Cependant, bon nombre de ces facteurs sont également moins appropriés pour une répartition équitable. Certains d’entre eux sont des reliques d’une époque où la méritocratie n’était pas encore aussi répandue qu’aujourd’hui. Bien qu’ils aient encore des applications de niche aujourd’hui, ils ont le potentiel d’augmenter les sentiments d’injustice s’ils sont mal utilisés. Néanmoins, certaines industries et certains secteurs continuent de les employer, il est donc toujours important de connaître ces critères.

Nous avons écrit un article intitulé « Quel est le but d’un Bureau et Quand une Entreprise devrait-elle en obtenir un?  » cela souligne l’importance des bureaux physiques.

Rang

Le critère le plus courant que les gens utilisent pour attribuer des bureaux est rang , en particulier dans les entreprises plus conservatrices. Dans ces entreprises, les niveaux donnent aux employés le pouvoir et l’influence. La culture organisationnelle exige que ceux qui sont plus élevés dans l’échelle de l’entreprise bénéficient de plus d’avantages. Le concept de bureaux d’angle, où les patrons obtiennent les meilleurs bureaux, est un excellent exemple d’utilisation du rang pour déterminer les allocations de bureaux.

Lorsqu’il est fait correctement, ce système peut présenter certains avantages. Il encourage les gens à travailler dur pour obtenir des promotions car la perspective d’avoir un meilleur bureau suffit à motiver de nombreux travailleurs. Étant donné que les personnes les plus élevées de l’entreprise ont besoin d’accéder à plus de ressources, leur donner un bureau avec plus de commodités est une bonne idée.

Cela dit, les choses peuvent rapidement s’envenimer si les espaces de travail appropriés ne sont réservés qu’aux personnes de haut rang dans la hiérarchie de l’entreprise.

Premièrement, ce système applique les perceptions d’inégalité puisqu’il donne symboliquement à certaines personnes plus de pouvoir sur les autres. Il peut être plus difficile pour les dirigeants de communiquer avec leurs subordonnés directs, en particulier si les espaces de bureau présentent une vaste gamme de qualité dans l’entreprise. Si les employés subalternes ont des cabines exiguës tandis que les cadres ont des pièces tentaculaires, les travailleurs peuvent commencer à accumuler du ressentiment.

Deuxièmement, les allocations basées sur le rang peuvent encourager les gens à atteindre le sommet à un coût élevé. La concurrence peut devenir endémique et incontrôlable.

Troisièmement, ce système est ouvert aux abus car il incite les gens à devenir plus affamés de pouvoir. Les employés peuvent commencer à se faire plaisir avec leurs patrons pour augmenter leurs chances d’être promus.

De nombreuses entreprises utilisent déjà des allocations basées sur le rang, elles doivent donc se familiariser avec les pièges de ce scénario. Même s’ils sont habitués à ces conditions, il est recommandé de passer à d’autres critères si la main-d’œuvre commence à devenir trop compétitive.

Ancienneté

Une autre méthode standard d’affectation des lieux de travail repose sur l’ancienneté. L’argument est que les employés méritent des récompenses pour rester dans une entreprise pendant de nombreuses années, voire des décennies. Comme ces personnes en savent beaucoup sur la dynamique interne de cette entreprise, elles peuvent être d’excellentes sources d’expérience et d’orientation. Être les « sages aînés » de l’entreprise leur confère plusieurs privilèges, y compris un meilleur espace de bureau.

Ce système peut en effet rendre les employés plus fidèles à leur entreprise. Cela les encourage à rester et à grandir avec l’entreprise car ils peuvent gagner de meilleurs espaces de bureau.

Le problème de se fier uniquement à des critères basés sur la tenure est que ce n’est pas nécessairement une méritocratie. Age ne se traduit pas toujours par une compétence. Les employés peuvent être avec une entreprise pendant des années et toujours mal performer. Cependant, l’attribution d’un espace de bureau en fonction de la durée d’occupation peut apprendre aux gens que l’âge, et non les compétences, détermine les récompenses. Lorsque cela se produit, attendez-vous à ce que les gens perdent un peu de motivation lorsqu’il s’agit de travailler.

Un autre problème majeur de ce régime est qu’il encourage les divisions sociales basées sur l’âge. Comme les évaluations basées sur le rang, il habilite certains groupes de personnes par rapport à d’autres. L’augmentation des écarts peut entraîner des relations de pouvoir malsaines qui peuvent compliquer le travail d’équipe et la communication.

Enfin, trop récompenser l’âge décourage un roulement approprié. Alors que la plupart des entreprises bénéficieraient de taux de rotation plus faibles en raison de coûts de ressources humaines plus faibles, des taux trop bas entraînent une stagnation de la main-d’œuvre. Les gens seraient moins susceptibles de poursuivre des opportunités ailleurs, ce qui limiterait le nombre de créneaux disponibles pour les autres demandeurs d’emploi. En conséquence, la diversité et l’innovation peuvent commencer à diminuer.

Rôle

Les affectations de bureau basées sur les rôles signifient que les employés obtiennent des bureaux en fonction de leur travail. Par exemple, les personnes travaillant dans le marketing et les ventes peuvent obtenir des bureaux qui leur imposent moins de restrictions sur l’utilisation d’Internet. Les programmeurs peuvent recevoir un poste de travail doté d’un matériel puissant. Les affectations de bureau reposent sur la fonction; les dirigeants associent leurs employés à des bureaux qui leur donnent ce dont ils ont besoin.

L’utilisation de rôles pour décider des allocations de bureau est également courante. Cependant, contrairement aux critères basés sur l’âge ou le rang, la prise de décision basée sur les rôles est moins susceptible d’encourager les luttes de pouvoir. Les employés comprennent que les bureaux qu’ils obtiennent ou n’obtiennent pas sont le résultat de leur description de travail et rien de plus.

Une chose à noter avec les affectations basées sur les rôles est qu’elles réduisent le nombre de récompenses tangibles que vous pouvez offrir aux travailleurs. Ils ne peuvent plus compter sur des espaces de bureau haut de gamme pour motiver leur travail. Bien sûr, il existe une multitude de récompenses tangibles et intangibles que les dirigeants peuvent utiliser pour motiver leurs employés. Par conséquent, les affectations basées sur les rôles ne devraient pas poser de problème.

Nous avons un article intitulé « Quels rôles Ont besoin d’espace de bureau? » qui approfondit les allocations basées sur les rôles.

Problèmes de santé

Contrairement aux trois critères précédents, les problèmes de santé sont davantage une obligation qu’un facteur facultatif. Les employés doivent travailler dans des environnements adaptés à leurs capacités. Les forcer à se conformer à des conditions de travail injustes met en danger leur santé et nuit à leur productivité.

Un exemple de ce critère en action est lorsque l’un de vos employés développe une thrombose veineuse profonde. Dans cette condition, les patients développent des caillots sanguins profondément dans leurs jambes, entraînant une circulation sanguine réduite. Une contre-mesure dominante pour cette maladie consiste à éviter de rester debout, assis ou dans d’autres positions où les jambes sont immobiles pendant de longues périodes. Compte tenu de cette condition, insisteriez-vous toujours pour qu’ils utilisent un bureau debout?

Étonnamment, certains gestionnaires insisteraient pour forcer les employés à adopter des scénarios tels que ceux décrits ci-dessus. Si vous voulez devenir un leader approprié, vous devez mettre l’accent sur votre peuple, de peur de risquer de l’aliéner.

Handicaps

Les handicaps partagent une ligne étroite avec d’autres problèmes de santé lorsqu’il s’agit de dicter qui obtient un poste. Une différence clé est que leur traitement est une exigence . Les réglementations gouvernementales exigent des employeurs qu’ils offrent des possibilités justes aux personnes handicapées qui souhaitent travailler. Ces possibilités peuvent inclure des espaces de bureau qui permettent aux employés handicapés de travailler malgré leurs limitations.

Par exemple, certains employés peuvent développer des migraines atroces lorsqu’ils rencontrent des zones très éclairées. Par conséquent, ces employés tireraient le meilleur parti de travailler dans des espaces sombres avec un minimum de sources d’éclairage.

Il est essentiel de fournir aux personnes handicapées les installations adéquates pour les rendre compétitives par rapport au reste de la main-d’œuvre. L’inclusivité exige que les cadres fournissent des espaces de travail où chacun peut travailler au mieux de ses capacités.

Clients

Lorsque vous donnez des espaces de bureau, vous devez noter que certains employés, tels que les consultants, doivent rencontrer directement les clients. Dans ce cas, il est presque obligatoire de fournir à ces employés des espaces de travail appropriés qui leur permettent de communiquer avec les clients.

Ces espaces sont plus vastes et contiennent plus de commodités car ils doivent accueillir des personnes extérieures à l’entreprise. Les entreprises accordent également plus d’attention à la conception de ces salles car elles ont besoin de communiquer dans un environnement qui représente l’entreprise.

Bien sûr, ce n’est pas parce que les employés traitent directement avec les clients qu’ils obtiennent automatiquement les meilleurs bureaux. Certaines entreprises préfèrent rencontrer des clients dans des endroits en dehors de de la société. Tout dépend des stratégies particulières de la société. Cependant, le cas le plus courant consiste à donner aux employés frontaux leurs propres espaces de bureau.

Besoins en personnel

Un autre facteur à considérer concerne les besoins en personnel. Dans certaines industries, le nombre d’employés actifs peut varier régulièrement. Dans ces cas, les cadres des ressources humaines ont le rôle supplémentaire d’ajuster les allocations de bureau selon les saisons au fur et à mesure que les employés vont et viennent.

Dans ce cas, les agents peuvent choisir de donner la priorité à plus d’employés permanents dans les bureaux, surtout s’ils jouent un rôle important au sein de l’organisation. Dans certains scénarios, il est préférable de fournir aux employés temporaires des espaces de bureau qui favorisent la flexibilité et la mobilité.

Bien sûr, les gens doivent être prudents lorsqu’il s’agit d’utiliser les besoins en personnel comme critère pour les affectations de bureau. S’il est mal fait, ce schéma peut facilement conduire à des sentiments de ressentiment et à un traitement inégal. Les employés qui travaillent activement de façon transitoire peuvent avoir l’impression que l’entreprise les valorise moins que le reste de la main-d’œuvre.

Format de l’espace de travail

La façon dont les espaces de travail sont organisés dans votre entreprise influence les personnes qui obtiennent des bureaux. Par exemple, tous les employés devront utiliser des bureaux si votre entreprise n’a pas de travail adapté aux bureaux virtuels. Notez que ce cas est rare; généralement, de nombreuses tâches sont réalisables à distance.

Un autre exemple est lorsque l’entreprise dispose d’un format d’espace de travail ouvert, tel que l’utilisation de tables partagées par rapport à des cabines. Cette configuration peut potentiellement permettre à l’entreprise de donner à plus d’employés un espace de travail précieux.

Chaque fois que vous prévoyez d’allouer des espaces de bureau, vous devez toujours tenir compte des configurations actuelles du lieu de travail; sinon, le risque de mauvaise allocation augmente.

Interactions

Interactions avec les employés sont des facteurs essentiels à prendre en compte lors de l’attribution d’espaces de travail. Presque toutes les entreprises comptent sur des équipes et des groupes comme unités de productivité de base. Les gens, même ceux qui occupent des emplois qui ne nécessitent pas beaucoup de communication avec les autres, devront interagir avec les autres tôt ou tard. Comme tout employé de bureau peut vous le dire, les relations avec d’autres personnes peuvent faire ou briser leur efficacité dans leur travail.

Par exemple, certains employés peuvent présenter des comportements qui les éloignent des autres personnes. La réponse typique que les dirigeants prennent ici est de transférer la personne dans un autre département ou de la renvoyer purement et simplement. Cependant, c’est également une option valable de les laisser travailler à la maison à la place.

La prise en compte des interactions des employés évite de nombreux points déclencheurs de conflit. Votre personnel devenant plus harmonieux les uns avec les autres, les employés sont moins susceptibles de se déranger et de s’ennuyer les uns les autres. Ils sont également plus en mesure de travailler efficacement, ce qui augmente leur productivité et leur satisfaction.

Malheureusement, les interactions des employés sont faciles à ignorer au profit d’autres facteurs. De nombreux services RH ne prennent même pas la peine d’étudier la façon dont chaque employé agit avec ses collègues. En négligeant d’étudier les interactions de ces employés, l’entreprise met en place une recette de catastrophe.

Préférences environnementales

Les interactions avec d’autres personnes ne devraient pas être le seul facteur qui affecte la compatibilité d’une personne avec son espace de travail. Les cadres doivent également tenir compte des préférences environnementales au moment de décider quels bureaux attribuer aux employés. Certaines personnes pourraient préférer travailler à des températures différentes. Certains employés préféreront peut-être être près des fenêtres, tandis que d’autres préféreront être au centre de la pièce. D’autres pourraient même préférer travailler en dehors des locaux de l’entreprise plutôt que de recevoir un bureau.

Ces préférences peuvent parfois sembler mesquines. Cependant, les dirigeants doivent traiter ces préférences avec le respect qu’ils méritent. Lorsque les travailleurs travaillent dans un environnement optimal, leur moral et leur productivité peuvent augmenter considérablement. À moins d’autres facteurs, assurez-vous de tenir compte des préférences pour que les gens restent satisfaits.

Cela dit, ne vous pliez pas aux préférences si elles outrepassent des critères plus critiques, tels que des problèmes de santé ou des handicaps. Les choix fondés sur une discrimination injuste ne devraient pas non plus faire l’objet d’une attention particulière. Ce n’est pas parce que le gars d’à côté ne veut pas travailler à côté de quelqu’un en fauteuil roulant qu’il lui accorde le droit de déménager dans un autre bureau.

Cadres Pour Décider De L’Attribution Des Espaces De Bureaux

1. En signe de prestige

2. En récompense

3. Attirer des clients

4. En tant que Manifestation de la culture organisationnelle

5. Pour augmenter l’efficacité

6. Pour Accueillir Les capacités

7. Pour suivre les préférences

Outre les différents facteurs qui dictent l’attribution des bureaux, il existe également des cadres que les dirigeants peuvent utiliser pour s’assurer qu’ils donnent les bons bureaux aux bonnes personnes. Ces cadres tiennent compte des objectifs que l’entreprise souhaite atteindre. En particulier, ils dictent la façon dont les membres du personnel perçoivent les bureaux qu’ils reçoivent.

En signe de prestige

De nombreuses entreprises utilisent les affectations sur le lieu de travail pour signaler le prestige et le pouvoir. Comme mentionné précédemment, un exemple typique de ce cadre est le corner office, une grande pièce bien garnie que l’entreprise donne généralement aux directeurs de département. Lorsque les employés doivent travailler dans des cabines pendant que les dirigeants peuvent profiter de salles privées, cela indique que l’entreprise met davantage l’accent sur ses dirigeants.

L’utilisation des attributions de bureaux comme signe de prestige peut fonctionner dans certains cas, en particulier dans les entreprises qui prospèrent sur une concurrence intense. Les employés peuvent facilement voir où se trouvent les autres personnes sur l’échelle de l’entreprise en fonction uniquement du bureau qu’ils utilisent. Par conséquent, les personnes qui réussissent bien et reçoivent des promotions sont plus susceptibles d’être vues par le public. De nombreux employés s’épanouissent sur l’attention, ils seront donc plus susceptibles de travailler aussi dur que possible dans ce scénario.

Cependant, les entreprises doivent se rappeler de limiter l’extravagance de ces bureaux individuels. Voir les gestionnaires savourer dans les bureaux premium peut ne pas convenir à de nombreux employés. Pendant les périodes difficiles, il est carrément insensible pour les dirigeants d’occuper des bureaux avec des équipements coûteux alors que le reste de la main-d’œuvre souffre de licenciements .

En récompense

Une autre utilisation des allocations de bureau est une forme de récompense. Puisque les gens utilisent environ un tiers de leur journée de travail, ils apprécieraient d’être à l’aise lorsqu’ils se bousculent. Lorsque les entreprises utilisent les affectations de bureau comme récompenses, elles stockent généralement des pièces dotées de fonctionnalités utiles et pratiques, telles que de vastes bureaux ou des chaises de haute qualité. Ces salles pourraient également offrir des niveaux de sécurité et d’intimité plus élevés, permettant aux employés de travailler avec moins de distractions.

Encore une fois, le personnel des ressources humaines doit être prudent lorsqu’il offre des espaces de bureau en récompense. Cela n’aide personne si les employés deviennent si compétitifs qu’ils commencent à nuire activement aux perspectives de chacun pour atteindre le sommet. Une telle mentalité de crabe peut dévaster la productivité des entreprises et ruiner la culture organisationnelle.

L’utilisation des espaces de bureau comme récompense peut encourager une corruption plus importante. Ceux qui sont au pouvoir peuvent utiliser leur capacité à accorder des postes comme un moyen de favoriser injustement certains groupes et de maintenir leur pouvoir. À son tour, ce scénario entraîne une corruption accrue, créant une boucle de rétroaction qui peut rapidement devenir incontrôlable.

Pour attirer des clients

Si les entreprises doivent interagir régulièrement avec les clients , il est logique d’attribuer des allocations de bureau aux employés qui doivent travailler en étroite collaboration avec des étrangers. Sinon, l’entreprise risque d’aliéner ses clients et de nuire à leur réputation.

Il est facile de voir si une entreprise prend régulièrement en compte les visites de clients. Il peut avoir plusieurs pièces de haute qualité enduites de l’image de marque de l’entreprise. Ces salles sont l’endroit où les cadres, les consultants et autres employés orientés vers l’avant peuvent interagir avec les clients et les clients. Ces zones ont des emplacements qui les rendent facilement accessibles aux clients. Cependant, ces mêmes emplacements disposent de fonctionnalités de confidentialité qui garantissent que toutes les conversations confidentielles sont protégées des regards et des oreilles indiscrets.

Si l’objectif de votre allocation de bureau planifiée est d’impressionner les clients, n’oubliez pas d’être inclusif. Cela n’augure rien de bon pour les employés de travailler avec des espaces exigus et un équipement inadéquat tandis que les clients, qui ne sont même pas toujours dans le bâtiment, obtiennent la part du lion de l’espace. Soyez équitable dans l’attribution des espaces de bureau et ne négligez pas les employés qui travaillent plus dur pour l’entreprise que n’importe quel client.

En tant que manifestation de la culture organisationnelle

Les attributions de bureaux signalent plus que le prestige individuel. Ils indiquent également certains aspects de la culture organisationnelle dominante. Par exemple, les gens peuvent penser que les entreprises qui utilisent principalement des allocations basées sur la tenure sont désuètes et trop conservatrices. Les entreprises qui évitent entièrement les affectations basées sur le rang peuvent sembler trop idéalistes et ne veulent pas récompenser d’excellentes performances.

Les critères que les entreprises choisissent lors de l’attribution d’espaces de bureaux reflètent les valeurs qu’elles souhaitent respecter. Les allocations basées sur les capacités donnent l’impression que l’entreprise valorise l’égalité d’accès aux opportunités. Les distributions basées sur la performance mettent l’accent sur une culture axée sur les résultats, tandis que celles basées sur l’âge impliquent un conservatisme.

Quelle que soit la méthode que vous utilisez pour distribuer des espaces de bureau, assurez-vous qu’ils récompensent les valeurs que vous souhaitez transmettre à vos employés. De cette façon, même un concept aussi simple que celui de qui obtient un bureau peut avoir un effet profond.

Pour augmenter l’efficacité

Une façon plus pratique d’attribuer des espaces de bureau consiste à optimiser l’efficacité. Les critères qui tiennent compte des capacités, tels que les attributions basées sur les rôles, entrent dans cette catégorie.

L’avantage de ce point de vue est qu’il encourage plus d’égalité que la plupart des alternatives. Si le personnel des ressources humaines distribue des espaces de bureau uniquement en tenant compte de considérations d’efficacité, les gens sont plus susceptibles de se sentir inclusifs.

Cependant, suivre strictement les considérations d’efficacité peut être difficile pour de nombreuses entreprises, en particulier celles qui sont déjà habituées à des allocations basées sur la réussite ou l’ancienneté. Dans ces environnements, attendez-vous à rencontrer une forte résistance chaque fois que quelqu’un essaie de changer la façon dont les gens obtiennent leurs bureaux. Les techniques mentionnées vers la fin de cet article devraient rendre les transitions moins difficiles.

Pour prendre en charge les capacités

Ce framework est l’un des plus évidents mais aussi l’un des plus ignorés. Les espaces de bureau existent fondamentalement pour offrir aux employés le meilleur environnement possible pour soutenir leur travail. Par conséquent, il est logique d’attribuer des bureaux en tenant compte des capacités et des besoins individuels.

Il semble étrange pour quiconque d’essayer de s’éloigner de cette option. Ces entreprises perdent rapidement leurs employés, qui deviennent insatisfaits de ne pas pouvoir travailler comme ils le souhaitent. La comptabilisation des capacités devient obligatoire lorsque l’entreprise a des employés handicapés, car la loi protège les employés handicapés de la discrimination sur le lieu de travail.

Pour suivre les préférences

De nombreuses entreprises suivent les préférences seulement après avoir examiné d’autres cadres et souvent les ignorer complètement. Les employés heureux sont plus efficaces et travailleurs, de sorte que les avantages de satisfaire les désirs des employés ont tendance à payer au fil du temps.

Configurations communes d’espaces de bureaux

Outre la compréhension des motivations pour l’attribution de bureaux, il est également essentiel d’étudier la nature de bon nombre de ces bureaux. Le type de configuration d’espace de bureau utilisé par une organisation peut dicter les critères d’attribution des espaces de travail les plus appropriés.

Agencement de bureaux privés

Les configurations de bureaux les plus traditionnelles relèvent des agencements de bureaux privés. Rappelez-vous ces dessins animés qui représentent des rangées et des colonnes de cabines? Ce sont des exemples typiques d’arrangements qui mettent l’accent sur la vie privée.

Dans cet environnement, les gens ont tendance à passer une grande partie de leur temps à travailler individuellement. Les chambres standard constituent les principaux lieux d’interaction, car les cabines et les murs des bureaux constituent des obstacles physiques à la communication.

L’avantage des agencements de bureaux privés est que les barrières protègent les employés des distractions. Par conséquent, les allocations de bureau basées sur les interactions des employés ont moins d’influence dans les agencements privés.

Un inconvénient important des agencements de bureaux privés est qu’ils deviennent rapidement mornes pour les employés. Travailler jour après jour sur le même poste de travail peut vite devenir fastidieux. Les travailleurs ont besoin d’une incitation à se motiver pour travailler, et un tel encouragement peut provenir de meilleurs espaces de travail. Par conséquent, les attributions de bureaux fondées sur les résultats ont tendance à mieux fonctionner dans les contextes traditionnels.

Aménagement de bureaux à aire ouverte

Les bureaux ouverts sont plus courants dans les entreprises plus récentes qui souhaitent mettre l’accent sur la créativité et l’ouverture. Dans cette configuration, peu de barrières séparent les espaces de travail. Dans la plupart des cas, les employés partagent des tables avec leurs collègues, c’est donc au personnel de définir les limites et de gérer l’espace personnel. Parfois, les managers et même les cadres partagent les mêmes espaces de travail communs avec d’autres employés.

Dans un bureau ouvert, les travailleurs sont plus susceptibles d’ennuyer les autres avec certains de leurs maniérismes. Certaines personnes, en particulier les introvertis, ont également des personnalités qui leur font préférer des niveaux plus élevés de solitude. Par conséquent, les attributions de bureaux basées sur l’interaction sont essentielles pour atténuer la tendance des bureaux ouverts à causer un ennui excessif.

Des critères d’attribution prudents qui reposent sur le rang ou l’ancienneté ne conviennent pas aux aménagements de bureaux à aire ouverte, car ils vont à l’encontre de l’intention de ces bureaux : promouvoir l’égalité et la collaboration.

Techniques de mise en œuvre

Avant que votre entreprise décide de changer la façon dont les bureaux sont distribués, assurez-vous d’abord de réfléchir. N’oubliez pas que les critères que vous choisissez d’adopter auront une influence significative sur la culture organisationnelle qui se formera au sein de votre entreprise.

Dans de nombreux cas, vous devrez apporter des modifications importantes à la façon dont les employés obtiennent leurs espaces de travail. Comme tout autre changement organisationnel important, vous risquez de rencontrer une résistance considérable. Pour rendre la transition plus confortable, vous devez pratiquer ces approches afin de minimiser le stress que l’événement impose aux travailleurs.

Définir des priorités

Malheureusement, il est impossible de suivre tous les critères mentionnés précédemment dans cet article. Que feriez-vous si vous souhaitez attribuer des bureaux en fonction des rôles, mais que les employés seniors insistent pour obtenir les meilleurs espaces? Vous devrez faire des compromis et prioriser des critères spécifiques par rapport aux autres.

Encore une fois, n’oubliez pas que votre ensemble de critères doit être conforme à la collection de valeurs que vous souhaitez encourager. Il est sage de fixer un délai raisonnable pour discuter des critères que vous souhaitez utiliser avec le personnel des ressources humaines et d’autres autorités qui effectuent le tri réel des bureaux.

Pratiquez l’inclusivité

Quels que soient les critères avec lesquels vous vous retrouvez, ne compromettez jamais l’accessibilité et les opportunités. Refuser aux personnes handicapées des espaces de bureau dont elles ont besoin est tout le contraire de l’inclusivité. Non seulement vous perdez un membre essentiel de la main-d’œuvre, mais vous risquez également d’être la cible de poursuites judiciaires.

Soyez dynamique

Il est prudent de réorganiser les affectations de bureau de temps en temps. Cette procédure tend à réduire les inégalités et permet aux employés d’obtenir de temps en temps un nouveau bureau. Les changements constants réduisent également la capacité des individus avides de pouvoir à continuer à s’accrocher à des emplacements de choix. Enfin, les changements réguliers vous permettent de réévaluer et de réviser les facteurs que vous utilisez pour donner des espaces de bureau.

Évitez les intrusions

En même temps, il est important d’éviter de changer de bureau trop fréquemment. Votre entreprise a probablement des choses plus importantes à faire que de remanier tout le monde chaque mois. Les changements fréquents limitent la productivité, car les employés doivent s’adapter à leurs nouveaux espaces de travail. Cela coûte également du temps, de l’énergie et de l’argent que l’entreprise peut mieux utiliser ailleurs.

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Questions connexes

Pourquoi ne pas complètement éviter les bureaux physiques? Les entreprises peuvent prospérer même sans emplacement physique. Les progrès technologiques permettent aux bureaux virtuels d’encourager les performances au même niveau que les espaces de travail physiques. Cependant, cet exploit est plus facile à dire qu’à faire. Comme la majorité des entreprises du monde entier, votre entreprise continuera probablement à compter sur des bureaux physiques, au moins pour les prochaines années.

L’attribution des bureaux est-elle si importante? Des querelles éclatent parfois sur les attributions de bureaux, en particulier dans les entreprises conservatrices où les employés établis s’attendent toujours à obtenir le premier choix. Comprendre les facteurs et les cadres que les gens pratiquent lorsqu’ils choisissent qui obtient un bureau est essentiel pour maintenir une culture organisationnelle positive. Nous avons écrit un article intitulé « Quel est le but d’un Bureau et Quand une Entreprise devrait-elle en obtenir un?  » cela souligne l’importance des bureaux physiques.

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