Les employeurs peuvent désigner un représentant autorisé pour remplir les formulaires I-9 au nom de leur entreprise, y compris les officiers du personnel, les contremaîtres, les agents ou les notaires. Le département de la Sécurité intérieure n’exige pas que le représentant autorisé ait des accords spécifiques ou d’autres documents aux fins du formulaire I-9. Si un représentant autorisé remplit le formulaire I-9 au nom de l’employeur, celui-ci est toujours responsable de toute violation liée au formulaire ou au processus de vérification.
Lorsqu’il remplit le formulaire I-9, l’employeur ou le représentant autorisé doit examiner physiquement, avec la présence physique de l’employé, chaque document présenté afin de déterminer s’il semble raisonnablement être authentique et se rapporte à l’employé qui le présente. L’examen ou l’examen de documents par webcam n’est pas autorisé.
Si le représentant autorisé refuse de remplir le formulaire I-9 (y compris en fournissant une signature), un autre représentant autorisé peut être choisi. Si l’employeur engage un notaire public, celui-ci agit en tant que représentant autorisé de l’employeur et non en tant que notaire. Le notaire public doit effectuer les mêmes actions requises qu’un représentant autorisé. Lorsqu’il agit à titre de représentant autorisé, le notaire public ne doit pas fournir un sceau de notaire sur le formulaire I-9.