Lorsque vous planifiez un événement — qu’il s’agisse d’une conférence, d’une fête d’anniversaire, d’un mariage ou d’une réunion — vous pouvez commencer à vous inquiéter de savoir s’il réussira. C’est-à-dire que les invités s’amuseront-ils? Vont-ils partir en sachant ce qu’ils doivent savoir? Assisteront-ils à de futurs événements organisés par vous? Si vous posez ces questions, vous êtes déjà sur la bonne voie. Ces questions sont au cœur même d’un événement réussi — l’expérience client. Voici quelques-unes des choses les plus importantes à garder à l’esprit pour que vos invités vivent une excellente expérience.
Atmosphère
La première chose que vos invités remarqueront en arrivant à votre événement est l’atmosphère. La première impression d’un invité d’un événement est souvent la plus forte impression, et c’est pourquoi une atmosphère accueillante et positive est cruciale. Cela peut sembler un concept plutôt vague, alors essayez d’y penser en termes de vos sens.
Regardez: Un événement réussi semble attrayant et organisé. Commencez par un thème ou un concept et décorez en conséquence. Une disposition et un flux clairs sont également importants. Vous voudrez peut-être inclure une signalisation qui correspond au thème de l’événement et permet également aux invités de savoir exactement où se trouvent les choses.
Odeur: En ce qui concerne les odeurs, il est préférable de rester simple. Bien que vous ne puissiez pas battre l’arôme invitant des produits de boulangerie ou du maïs soufflé fraîchement sauté dans l’air, les produits de nettoyage parfumés feront également bonne impression, surtout de nos jours. Gardez à l’esprit que beaucoup de gens sont sensibles aux odeurs fortes, alors n’en faites pas trop, surtout si l’espace est petit.
Entendre: La clé en matière de son lors d’un événement est l’équilibre. Si l’espace est silencieux, les invités peuvent se sentir mal à l’aise de se parler, mais si vous diffusez de la musique, ils ne pourront pas s’entendre. Un bon équilibre fournit un bruit de fond confortable mais ne surmonte pas l’événement.
Goût: Vous n’avez pas besoin d’un repas traiteur complet ou d’un buffet à tartiner pour réussir votre événement. Cependant, certaines sortes de rafraîchissements, que ce soit sous la forme d’un plateau de bagels ou même simplement d’une station de café et d’eau, vont très loin pour l’expérience de vos invités. Même les rafraîchissements les plus simples montrent un plus grand niveau de soin pour vos invités et laisseront une impression positive.
Organisation
Non seulement un événement réussi a l’air organisé, il est organisé. Les meilleurs événements sont méticuleusement planifiés et documentés du début à la fin. Dans toute la mesure du possible, gardez les listes d’invités et les détails des fournisseurs à jour et organisés de manière simplifiée et complète. Si vous avez une équipe qui travaille avec vous, assurez-vous qu’elle comprend les détails de l’événement et planifie également pour augmenter l’efficacité.
Les bons événements semblent se dérouler de manière transparente pour les invités, mais beaucoup de considération et de planification y parviennent. Il est important de planifier beaucoup de choses à faire et à voir lors de l’événement. Créez un calendrier et planifiez que quelque chose se passe à différents intervalles tout au long de l’événement, comme un changement de conférencier, un tirage au sort ou un repas, pour garder les gens intéressés. Vous souhaitez planifier l’ordre et le calendrier approximatif de ceux-ci avant l’événement afin de vous assurer qu’ils n’interrompent rien ou ne tombent pas trop près l’un de l’autre et laissent de grandes lacunes sans qu’il ne se passe rien d’excitant.
Avoir un plan et un plan de sauvegarde. Les choses tournent mal lors des événements tout le temps, mais vous ne pouvez pas laisser cela gâcher l’événement pour tous les invités qui ont payé, voyagé ou pris du temps pour y être. Un plan de sauvegarde et une réflexion rapide peuvent sauver une situation et garder l’événement fluide et amusant.
Détails, Détails, Détails
Des décisions plus importantes peuvent sembler être la partie la plus importante du processus de planification d’événements, mais les détails font toute la différence. Des choses comme le stationnement, l’inscription et l’accès aux toilettes sont quelques-uns de ces détails que les clients tiennent pour acquis lorsqu’ils sont bien exécutés, mais peuvent vraiment nuire à l’expérience d’un invité s’ils deviennent un problème. La plupart des invités pardonneront un inconvénient mineur, mais trop ou trop peut affecter l’humeur d’un invité et le plaisir du reste de l’événement. Pensez à ces détails à l’avance et préparez-vous adéquatement pour que les choses se déroulent bien.
Régler les détails logistiques tels que ceux-ci peut être la partie la plus difficile de la planification d’un événement et, certes, la moins excitante. Cela doit être fait, mais essayez de ne pas le laisser vous submerger ou vous priver de votre expérience de planification. Selon l’ampleur et le budget de votre événement, vous voudrez peut-être envisager d’embaucher un professionnel pour gérer ces détails, afin que vous puissiez vous concentrer sur les choses amusantes.
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