Depuis 1996, les lois fédérales en vertu de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) imposent aux patients le droit légal d’accès à leurs dossiers médicaux. Cela inclut les notes de progression du traitement, les radiographies, les tomodensitogrammes, les enregistrements de facturation, etc.
Les fournisseurs ou leurs cliniques ont un délai de 30 jours pour fournir des dossiers, à quelques exceptions près, en particulier pour les dossiers dentaires. Les patients peuvent demander des dossiers pour eux-mêmes, un spécialiste, leur conseiller juridique, un autre fournisseur, un examen professionnel par les pairs, un conseil de réglementation ou d’autres parties qu’ils jugent appropriées.
Sous des exceptions très limitées, un fournisseur peut prolonger la période de 30 jours par le biais d’un processus d’appel en révision. En outre, la législation de certains États a raccourci ce délai de 30 jours.
Le public a non seulement été informé de ses droits à accéder à ses dossiers médicaux par les agences gouvernementales, mais aussi par les médias. En général, le public est au courant de ces droits, et les fausses déclarations et l’obscurcissement par les contrevenants aux soins de santé peuvent ne pas être bien perçus.
Les fournisseurs sources doivent conserver et conserver les enregistrements originaux comme leur propriété pendant la période interdite en vertu des lois de l’État. Les documents originaux ne devraient jamais être cédés, sauf par une ordonnance légale du tribunal.
Cependant, les copies des dossiers (et non les dossiers originaux) doivent être transférées à la demande du patient. Les notes doivent être lisibles et les radiographies et les tomodensitogrammes doivent être de qualité diagnostique. Les radiographies transmises par télécopieur ou les dossiers de photocopie flous sont inacceptables. En fait, de tels actes peuvent être considérés comme des « drapeaux rouges » par les enquêteurs potentiels et attirer l’attention non désirée.
Des frais nominaux peuvent être facturés aux patients pour le travail de photocopie, de matériel, d’affranchissement et d’autres coûts. Rien ne peut être facturé pour la main-d’œuvre dans la recherche de documents. En outre, certains États ont des frais prohibés pour la copie et le transfert de documents en vertu de leurs lois.
Quoi qu’il en soit, facturer aux patients des frais de traitement excessifs pour les copies de dossiers est expressément interdit en vertu des lois fédérales HIPAA. En fait, de nombreux prestataires de soins de santé offrent ce service gratuitement dans l’intérêt du bien-être des patients.
La loi énonce également sept raisons invalides de ne pas transmettre les dossiers des patients:
- Le patient peut avoir un solde de compte impayé.
- Le fournisseur est préoccupé par une éventuelle action en justice ou une enquête du regulatory Board.
- Le patient n’a pas payé des frais excessifs pour les copies de documents et le transfert.
- Le fournisseur exige que le patient se présente physiquement au bureau pour présenter une preuve d’identité.
- Le patient doit entrer dans un portail de site Web pour sa demande de dossiers.
- Le patient doit envoyer la demande de dossiers par la poste.
- Le fournisseur de soins de santé exige des patients qu’ils produisent et révèlent les raisons de leurs copies de dossiers.
Réalités
La plupart des établissements dentaires respectent pleinement les droits des patients lorsqu’il s’agit d’accéder à leurs dossiers. Malheureusement, certains ne le font pas.
En fait, le fait de ne pas transmettre les dossiers des patients à la demande du patient en temps opportun est une plainte très courante reçue et examinée par les conseils dentaires de l’État. Dans de nombreux États, cette violation va au-delà des règles et réglementations fédérales HIPAA et en particulier des codes administratifs des États.
Les régulateurs d’État sous les conseils dentaires d’État ont un impact sur le classement des licences dentaires. En outre, quelques conseils dentaires d’État réglementent également les propriétaires de cabinets dentaires non dentistes. Ces plaintes de la commission dentaire s’étendent des praticiens en solo aux cabinets de groupe isolés et à certains organismes de services dentaires (OSD).
Si les dossiers ne sont pas transmis au fournisseur suivant, un préjudice possible peut non seulement venir aux patients, mais également aux collègues du fournisseur. Ces praticiens sont souvent placés dans une position difficile, surtout s’ils sont un médecin accrédité Medicaid ou preferred provider Organization (PPO).
Par exemple, le nouveau fournisseur peut apparemment avoir la possibilité de prendre de nouvelles images ou d’effectuer un examen à titre gracieux, car le délai de paiement accordé par le plan du patient ne compensera pas les images ou les examens ajoutés. Cela peut être financièrement intenable dans les cliniques avec des budgets opérationnels serrés.
Les patients pourraient être tenus de payer de leur poche pour les images actuelles, même si des images récentes sont théoriquement disponibles auprès d’un fournisseur précédent. Cette charge pour les patients peut être en violation du contrat de participation du fournisseur actuel.
Comme cela arrive trop souvent, le nouveau fournisseur peut boiter avec des enregistrements et des images de diagnostic inadéquats et un plan de traitement incomplet, jusqu’à ce que les politiques du plan rémunèrent les enregistrements et les images mis à jour. Alors que l’incapacité d’un plan à compenser les services nécessaires peut promouvoir les intérêts du secteur de l’assurance ou les budgets de Medicaid, cette politique ne sert pas adéquatement les patients ou les médecins.
Application
Les règles et règlements n’ont aucun sens sans une application vigoureuse. En fait, l’échec de l’application des lois favorise et favorise généralement l’anarchie. En effet, le manque d’application de la réglementation est compatible avec une politique gouvernementale tacite de « la criminalité paie. »Pendant des années depuis l’adoption de la loi HIPAA en 1996, l’application fédérale des droits des patients à l’accès au dossier a été grossièrement négligée.
Puis la foudre a frappé, et elle a frappé deux fois en Floride en 2019 lorsque le Bureau des droits civils du Département américain de la Santé et des Services sociaux (HHS) a réglé deux cas distincts impliquant l’incapacité d’une entité de soins de santé à transmettre correctement et légalement les dossiers des patients.
Korunda Medical et Bayfront Health ont conclu des accords de résolution officiels avec HHS. Aucun des deux groupes de soins de santé n’a admis d’actes répréhensibles. Chacun doit consacrer du temps, des efforts et des dépenses à la conformité à un plan de mesures correctives officiel. Chacun doit également verser une somme de 85 000 $ à HHS.
Conclusion
De nombreuses organisations conseillent la profession dentaire sur les droits des patients liés au transfert des dossiers dentaires depuis l’adoption des lois fédérales HIPAA en 1996. Cela inclut le gouvernement fédéral, l’ADA, les conseils dentaires d’État et les associations dentaires d’État. Jusqu’à récemment en Floride, peu de violations présumées des conséquences ont été poursuivies.
L’ignorance de ces lois offrira aux contrevenants une mauvaise défense juridique. Enfin, les droits des patients relatifs au transfert de leurs dossiers de santé sont aujourd’hui appliqués avec une vigueur et une emphase jamais observées auparavant.
Le Dr Davis pratique la dentisterie générale à Santa Fe, NM. Il assiste en tant que témoin expert dans des affaires juridiques de fraude dentaire et de faute professionnelle. Il préside actuellement le Comité d’évaluation par les pairs de la Société dentaire du district de Santa Fe et est membre de l’association dentaire de l’État auprès de sa chambre des délégués. Il écrit et donne de nombreuses conférences sur des questions connexes. Il peut être joint à [email protected] ou smilesofsantafe.com .
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