Processus financiers dont un club a besoin pour fonctionner avec succès.
Informations dont vous avez besoin pour gérer les finances de votre club. N’oubliez pas que la taille de votre club détermine les processus de gestion financière à mettre en place.
Le trésorier
Le trésorier est une personne clé dans la gestion du club. Ils sont représentés au conseil d’administration ou au comité du club et assument la responsabilité globale de sa gestion financière. La taille de ce travail dépendra de la taille du club et de la capacité d’autres personnes à aider – soit avec l’administration financière, soit en tant que sous-comité des finances. Le trésorier aura besoin d’une description de poste – elle définit ce qu’il est censé faire et fournit des normes de performance. Le rôle du trésorier consiste à rendre compte des finances réelles et à rechercher les meilleures façons d’utiliser les fonds disponibles. Le trésorier a besoin de la papeterie suivante pour effectuer son travail efficacement:
- chéquiers
- livrets de dépôt bancaire
- un livre de caisse ou un grand livre général
- bons d’autorisation de paiement (demande de chèques)
- un carnet de reçus numéroté avec page de copie carbone
- formulaires de compte pour les abonnements des membres
- un petit carnet de paiement en espèces et bons de petite caisse
- un fichier pour les comptes créditeurs, c’est-à-dire les montants dus aux fournisseurs pour les biens et services achetés
- un fichier pour stocker les reçus des comptes payés
- un fichier des commandes passées auprès des fournisseurs
- un fichier pour stocker les factures bancaires déclaration.
Systèmes et logiciels de comptabilité
Habituellement, un système de comptabilité informatisé est le moyen le plus simple et le plus simple de suivre les comptes du club. Plusieurs programmes ou progiciels simples sont disponibles. Jetez un coup d’œil pour voir ce qui convient le mieux aux besoins de votre club. Si le club est assez petit, un système manuel peut suffire. Voici ce que votre programme de comptabilité devrait pouvoir faire:
- calculer la TPS et vous permettre de la répartir par transactions individuelles
- suivre les dépenses
- produire des comptes financiers complets (profits, pertes et soldes)
- vous permettre d’effectuer facilement les ajustements nécessaires
- vous fournir les informations requises dans un formulaire de rapport facile à comprendre
- fournir des informations dans un format clair que tous ceux qui l’utilisent peuvent comprendre clairement.
Livres de caisse
Un livre de caisse est un journal dans lequel tous les reçus et paiements du club sont enregistrés. » Espèces » comprend l’argent réel, les bordereaux de carte de crédit, les chèques et les mandats. Il y aura des reçus et des mégots de chèques, mais le livre de caisse enregistre les détails de toutes les transactions.
Comptes bancaires
Le club aura besoin d’un compte chèque. Les chéquiers constituent un moyen simple et efficace de suivre les dépenses du club. Habituellement, les clubs ont deux membres du comité de direction (dont le trésorier) qui sont autorisés à signer conjointement les chèques du club. Trois membres peuvent être autorisés, dont deux seulement sont nécessaires pour valider le chèque. Le relevé bancaire du club fournit également un enregistrement précis des dépenses. Vous pouvez choisir la fréquence de ces déclarations.
Budgets
Le club aura besoin d’un budget annuel. Ceci est de la responsabilité du trésorier et est convenu par le comité de direction du club. Une fois le budget approuvé, il est ajouté dans votre système comptable afin qu’il puisse être comparé aux revenus et dépenses réels du club. Vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel ou un manuel de caisse pour le budget du club.
Pour préparer un budget:
- commencez par les recettes et dépenses réelles de l’année précédente – si le club est nouveau, vous devrez vous baser sur des estimations réalistes
- ajoutez ce que vous savez de l’année à venir
- ajustez et modifiez jusqu’à ce que vous ayez un budget réaliste et raisonnable
- faites approuver le budget par votre comité de direction ou votre organe directeur.
Prévision des flux de trésorerie
La prévision des flux de trésorerie vous permet d’anticiper les baisses de revenus de votre club et de les planifier. Si les revenus du club sont variables, de bonnes prévisions vous permettront de faire face aux dépenses.
Pour préparer une prévision de flux de trésorerie:
- Utilisez les modèles historiques de reçus et de paiements pour vous aider à prédire le calendrier futur des flux de trésorerie
- Utilisez le budget pour vous aider à anticiper le montant du reçu ou du paiement. Gardez à l’esprit que votre budget peut être préparé sur une base exclusive à la TPS et que les flux de trésorerie comprennent la TPS (donc les transactions majorées le cas échéant). De plus, votre budget peut ne pas inclure des éléments tels que les paiements de TPS à l’IRD, les remboursements de prêts ou les achats d’immobilisations, alors assurez-vous de les garder à l’esprit.
- Vous pouvez prévoir les flux de trésorerie sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle
- Les mouvements de trésorerie doivent toujours être rapprochés du relevé bancaire pour la période
Audits
Les dossiers financiers du club seront vérifiés de temps à autre. Lors d’un audit, une personne indépendante du club (comme un comptable) vérifie que les états financiers constituent un enregistrement correct de la situation financière du club au moment de l’audit. Un volontaire dûment qualifié peut auditer les comptes du club, ou il peut être nécessaire de recourir à un service d’audit professionnel. Cela peut être coûteux, il est donc préférable de trouver un bénévole prêt à effectuer la vérification.
L’audit peut être un processus long et il est judicieux de prévoir de six à huit semaines pour qu’un audit soit terminé. L’auditeur de votre club aura besoin de:
- les livres de caisse du club, établis et équilibrés pour l’année, et les journaux ou registres que le club utilise pour les dossiers
- relevés bancaires pour toute l’année
- copies des bordereaux de dépôt et des mégots de chèques
- carnets de reçus avec copies en double et originales, ainsi que les éventuels carnets de reçus inutilisés
- bons de paiement effectués par le club, classés par ordre numérique
- reçus ou copies des chèques versés à votre club
- copies des procès-verbaux de vos réunions de direction qui montrent comment les décisions financières ont été prises et convenues
- copies de tous les états financiers de l’exercice faisant l’objet de l’audit
- tous les autres documents financiers pertinents.
Assurance
Il est important que le club dispose d’une assurance adéquate. L’étendue de l’assurance requise variera en fonction des actifs, de la taille et des activités du club. Compte tenu de l’engagement et de la contribution des bénévoles, il est important qu’ils soient protégés de tout risque potentiel.
Accident Compensation Corporation (ACC) est l’assureur légal de la Nouvelle-Zélande pour toutes les blessures causées par un accident. Il offre à tous les Néo-Zélandais une protection contre les accidents, mais de nombreux clubs choisissent une couverture supplémentaire pour reconnaître l’importance de leurs bénévoles et de leurs membres.
En règle générale, vous aurez besoin d’une couverture pour:
- assurance responsabilité civile
- incendie et vol de contenu
- perte de revenus / augmentation des coûts des travaux.
Le choix de la compagnie d’assurance dépendra des polices, de la couverture et des coûts qu’ils sont en mesure d’offrir au club. Les membres du club peuvent choisir de souscrire des polices individuelles, ou le club peut choisir un « fournisseur privilégié » capable d’adapter les coûts et de couvrir les besoins spécifiques du club. Il existe également des assureurs spécialisés qui traitent de l’assurance sportive.
Taxes et TPS
Le Service des recettes intérieures fournit des informations et une section de questions fréquemment posées sur la perception et le paiement de la TPS.
Les clubs sportifs sont souvent enregistrés en tant que fiducies de bienfaisance, qui sont exonérées d’impôt sur le revenu. Selon la loi néo-zélandaise, une fiducie de bienfaisance doit exister principalement à des fins caritatives. Pour qu’une organisation soit considérée comme caritative, ses activités ou ses objectifs doivent être d’intérêt public, c’est-à-dire que le bénéfice doit être accessible à une grande partie de la communauté. En outre, il ne doit pas être exercé au profit ou au profit d’un particulier.
Les organisations caritatives doivent être enregistrées par la Commission des associations caritatives pour bénéficier des exonérations fiscales. Le site Web de l’IRD comprend une section sur les organisations caritatives avec des informations sur la manière dont cela se rapporte à la fiscalité.
Plus d’informations
L’IRD dispose de plus d’informations sur:
- livres de caisse et tenue de dossiers généraux
- renseignements fiscaux pour les organismes de bienfaisance