Exemples et utilisations du logiciel ERP

ERP signifie Enterprise Resource Planning. En termes simples, un ERP est une solution qui intègre tous les processus que vous utilisez en entreprise. Prenez une seconde pour réfléchir à tous les systèmes que vous utilisez. Il y a de fortes chances que vous en ayez un pour la gestion de vos commandes et de vos stocks, les ressources humaines et la comptabilité au minimum. Ne serait-il pas merveilleux si ces systèmes pouvaient se parler et automatiser les tâches pour vous? C’est ce que les systèmes de planification des ressources d’entreprise peuvent faire.

Le logiciel ERP utilise une base de données centralisée pour stocker les informations de tous les départements et exécute un logiciel intégré, afin que chacun ait accès à ce dont il a besoin, quelle que soit la fonction métier qu’il s’efforce d’exécuter.

Ce qui rend l’ERP si complexe, c’est la façon dont l’entreprise A l’utilise ne sera pas la même que celle dont l’Entreprise B l’utilise. Chaque implémentation est hautement personnalisée en fonction des besoins de l’entreprise, il existe donc de grandes variations d’un secteur à l’autre et d’une entreprise à l’autre.

À Quoi Devrait Principalement Servir un Système ERP ?

Quel que soit l’ERP que vous choisissez ou pourquoi l’objectif principal est de rationaliser les opérations et d’intégrer plusieurs systèmes en un seul. Vous pouvez choisir d’intégrer tout ou partie de ces systèmes, en fonction de vos besoins et de ce que votre fournisseur ERP fournit:

• Gestion des stocks: Également appelés gestion des matériaux, les modules d’inventaire aident à mesurer les objectifs de stock, à normaliser les réapprovisionnements et à suivre les articles de votre organisation avec des numéros de série.
• Achats : Ces modules gèrent les processus d’approvisionnement et travaillent en étroite collaboration avec les modules stocks et SCM.
• Ventes et marketing: Ces modules gèrent les flux de travail des ventes, allant des demandes de renseignements et des devis aux commandes et à la facturation. Avec des implémentations plus avancées, il est également possible de suivre les expéditions et d’intégrer des règles fiscales. Cela fonctionne en étroite collaboration avec les modules CRM pour accélérer le cycle de vente afin de générer plus de bénéfices.
• Fabrication: Également appelé Production ou Ingénierie, ce module vise à rendre la fabrication plus efficace. Il comprend la planification et la prévision des produits, le suivi quotidien de la production, etc. Il est intégré aux modules SCM et inventory.
• Gestion financière: Ce module gère le capital, vous permettant de voir plus facilement l’argent entrant et sortant de l’entreprise. Il traite des opérations comptables standard, y compris les dépenses, le bilan, la gestion fiscale, le rapprochement bancaire et plus encore. Il peut également générer des rapports financiers pour n’importe quel département.
• Gestion de la relation client (CRM): Ce module vise à améliorer le service client et le profit par habitant. Il gère les prospects, les problèmes des clients et les opportunités clients. Dans une configuration ERP, il travaille en étroite collaboration avec le module de vente pour accélérer les conversions.
• Gestion de la chaîne d’approvisionnement (GCA) : Ce module aborde votre chaîne d’approvisionnement, y compris des domaines tels que la gestion des bons de commande, l’automatisation des processus et le flux de production de la production au consommateur, et inversement en cas de rappels ou de retours.
• Gestion des ressources humaines (GRH): Cela s’adresse à votre personnel et inclut des éléments tels que les feuilles de temps, les dossiers des employés, les examens de performance, les systèmes de paie et les profils d’emploi.
• Rapports automatisés: Ces modules fonctionnent avec d’autres pour faciliter la création de rapports dans tous les départements. Le personnel ne passera plus de temps à extraire des rapports de chaque système.
• Business intelligence (BI): Ces modules facilitent l’utilisation de la business intelligence pour prendre des décisions basées sur les données pour l’avenir de l’entreprise. En règle générale, vous ne trouverez que des modules BI dans de grands progiciels ERP.
• Gestion de projet: Ce module relie les activités de projet aux finances de l’entreprise pour faciliter le rapport sur le succès ou l’échec des projets. Utilisez-le pour voir à quel point vous travaillez sur la réalisation de projets dans les délais et le budget impartis.
• Surveillance de la conformité: Ce module permet de s’assurer que votre entreprise reste en conformité avec les réglementations de l’industrie. Il traite du respect des lois locales, des mesures de sécurité et des exigences en matière de documentation.
• Optimisation informatique : Ce module fonctionne pour optimiser votre structure informatique, pour assurer le bon fonctionnement des systèmes.
• Gestion d’actifs : Ce module vise à gérer vos actifs physiques, tels que votre bâtiment, vos équipements de fabrication, etc.
• Commerce électronique: Ce module intègre la gestion de plusieurs canaux de vente en ligne avec d’autres domaines de votre ERP.

Il existe une grande variété de types de systèmes ERP. C’est pourquoi il est important de prendre en compte votre produit spécifique, votre infrastructure informatique et opérationnelle et vos objectifs commerciaux lorsque vous envisagez vos options pour un nouvel ERP. Votre nouveau système ERP remplacera votre logiciel de gestion d’entreprise actuel et facilitera la connexion de votre front office avec les éléments du back-end. Ces cas d’utilisation courants démontrent la façon dont l’ERP peut aider à répondre aux besoins des entreprises de toutes formes et tailles.

Le fabricant Cherche à Rationaliser les opérations et à réduire les coûts

Si vous êtes un fabricant qui a besoin d’intégrer vos processus de fabrication, un ERP peut vous y aider. Il peut également aider à éliminer les écarts de données et à réduire les coûts de licence de logiciels associés à l’utilisation de systèmes distincts pour chaque fonction.

Dans cette situation, il est préférable de commencer par une planification des exigences matérielles ou MRP, un système ERP conçu pour résoudre les problèmes liés au suivi des commandes. De cette façon, vous traitez les commandes depuis l’origine de la commande jusqu’à l’exécution et au paiement de la commande dans un système unique.

Le choix et la mise en œuvre d’un ERP prennent du temps et de la planification. Mais, quelle que soit la taille de l’entreprise ou l’industrie, il existe une solution qui pourrait vous convenir.

Une petite entreprise Utilise le CRM Mais En a besoin de plus

De nombreuses petites entreprises fonctionnent avec un système CRM en place, et aussi utile que cela puisse être, cela ne suffit souvent pas. Oui, il rationalise les ventes et le marketing, mais il ne peut rien faire pour d’autres départements tels que la comptabilité ou les opérations. La mise à niveau de leur infrastructure vers un système ERP permet aux petites entreprises d’ajouter des systèmes pour leurs autres fonctions commerciales et de les intégrer à leur CRM actuel.

Une petite entreprise Souhaite démarrer un ERP à petite échelle

Disons que vous êtes une entreprise qui souhaite démarrer avec un seul composant d’ERP, tel que CRM. Une fois que vous voyez à quel point cela fonctionne pour vous, vous êtes d’accord pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires à votre ERP à mesure que votre entreprise se développe.

Dans cette situation, il est important de considérer que certains systèmes individuels sont plus faciles à développer en ERP complet que d’autres. En tant que tel, il est essentiel de choisir une solution flexible et évolutive, de sorte que même si vous n’avez pas besoin de toutes les fonctions tout de suite, vous avez la liberté de les ajouter lorsque vous en avez besoin.

Une petite entreprise A besoin d’un logiciel par projet

En tant qu’entreprise effectuant tout le travail pour vos clients sur une base par projet, votre système ERP doit pouvoir suivre toutes vos activités et ressources, ainsi que les coûts de suivi pour chaque projet. Les systèmes ERP sont disponibles avec un logiciel orienté projet avec une visibilité de bout en bout et un suivi des activités. Ces systèmes peuvent également prédire les dépassements de projet, pour vous permettre de prévoir quand vous aurez besoin de personnel ou de ressources supplémentaires pour terminer le projet.

Une entreprise axée sur l’industrie Veut un ERP sur mesure

Si vous êtes une entreprise opérant dans un secteur spécialisé tel que l’alimentation et les boissons ou la santé, vous recherchez sans aucun doute un ERP adapté à vos besoins spécifiques. Opter pour un ERP spécialisé vous fera gagner du temps dans l’adaptation du nouveau système à votre environnement et vous donnera la liberté de choisir le système ERP le mieux adapté à votre secteur d’activité.

Les petites entreprises Veulent des avantages de l’ERP Mais s’inquiètent des coûts

En tant que petite entreprise qui souhaite améliorer les processus métier et éliminer les incohérences de données associées à l’utilisation de plusieurs systèmes, ERP semble être une solution logique. Mais, si l’on considère les coûts de mise en œuvre d’un système ERP sur site, c’est trop cher.

C’est là que les solutions ERP cloud entrent en jeu. Au lieu d’investir dans du matériel et des logiciels pour héberger sur site, les petites entreprises peuvent payer des frais mensuels aux fournisseurs basés sur le cloud pour accéder à l’ERP dont elles ont besoin, sans avoir à se soucier de le maintenir elles-mêmes.

Avantages des systèmes ERP

Coûts opérationnels réduits

Les systèmes ERP vous permettent de fusionner les processus entre les départements, ce qui vous permet d’identifier et d’anticiper plus facilement les problèmes. Cela signifie également que vous serez en mesure de trouver des moyens de résoudre ces problèmes plus rapidement, afin que les perturbations ou les retards dans votre entreprise nuisent moins à la réputation de votre entreprise et minimisent les pertes.

Amélioration de la productivité et de l’efficacité

ERP signifie automatiser une variété de tâches telles que la mise à jour d’inventor, la compilation de rapports et le suivi des ventes. Cette automatisation vous fait gagner du temps, vous permettant de vous concentrer sur d’autres domaines de votre entreprise, tout en réduisant les erreurs humaines.

Des rapports plus précis

Les données sont essentielles pour les entreprises car elles vous montrent où vous êtes, où vous avez été, et peuvent projeter où vous pourriez être si vous restez sur le chemin actuel ou faites des ajustements. Les domaines de la business intelligence et de l’analyse de l’ERP peuvent vous fournir des informations pour vous aider à maintenir votre entreprise sur la bonne voie, en effectuant des ajustements si nécessaire afin d’optimiser les performances de l’entreprise.

Conformité réglementaire simplifiée

Le changement des normes de l’industrie et le maintien de la conformité peuvent être un problème pour les entreprises de plusieurs secteurs. De nombreux systèmes ERP incluent des fonctionnalités de reporting de conformité pour suivre les changements dans les protocoles de conformité et vous mettre à jour en temps réel.

Les systèmes ERP peuvent devenir très complexes car la personnalisation et la flexibilité signifient qu’aucune implémentation ne sera exactement la même. Choisir la bonne solution ERP n’est pas une décision à prendre à la légère ou à prendre rapidement. La mise en œuvre du système demande du temps, des efforts et de l’argent. Les erreurs lors de la mise en œuvre de l’ERP peuvent vous coûter plus cher à court terme, donc embaucher une équipe de professionnels pour vous aider à bien faire les choses la première fois est un investissement digne. De nombreux fournisseurs ERP peuvent vous aider dans la planification et la mise en œuvre des exigences afin de garantir le bon fonctionnement de vos processus métier de base lorsque vous passez au nouveau système.