Comment rédiger et mettre à jour Votre Manuel de l’employé pour 2022 + Modèle

Mis à jour le 21 décembre 2021

Manuels de l’employé en 2022: Le Guide définitif

De nombreux propriétaires d’entreprise négligent l’importance d’un manuel de l’employé bien écrit. Un bon manuel sert à de nombreuses fins. Votre manuel est-il un outil utile pour votre entreprise? Un manuel de l’employé solide sera:

• Définir les attentes des nouveaux employés
• Codifier, organiser et mettre à jour les politiques de l’entreprise
• Simplifier l’intégration
• Aider les nouveaux employés à réussir
• Faciliter la formation et l’application de la loi
• Vous protéger contre les violations de la conformité

Dans cet article, nous nous penchons en profondeur sur les manuels des employés: quoi, pourquoi et comment.

Modèle de Manuel de l’employé 2022

Si vous êtes venu à cet article pour télécharger le modèle de manuel, le voici:

• Modèle de manuel de l’employé (PDF)

Nous avons organisé ce guide en cinq sections:

1. Qu’est-ce qu’un Manuel de l’employé?
2. Êtes-vous légalement tenu d’avoir un Manuel de l’employé?
3. Exemples de Manuels pour vous inspirer
4. Le Défi de Maintenir les Manuels à jour
5. 20 Raisons pour lesquelles Vous devrez Peut-être Mettre à jour Votre Manuel de L’employé

Qu’est-ce qu’un Manuel de l’employé?

Premièrement, un manuel est l’autorité de référence pour les politiques. En tant que tel, il devrait être l’endroit où chercher des éclaircissements juridiques. Deuxièmement, il est essentiel pour la formation des nouveaux employés. Troisièmement, vous pouvez l’utiliser pour mettre en valeur la culture de votre entreprise.

De Quoi Ai-Je Besoin Pour un Manuel De L’Employé?

Que devez-vous mettre dans votre manuel? Eh bien, à peu près tout. Après tout, c’est un manuel d’utilisation pour les nouveaux employés, gestionnaires et cadres. Si vous partez de zéro, attendez-vous à faire plusieurs brouillons. Prenez votre temps et obtenez les commentaires de tout le monde.

Commencez par votre énoncé de mission. Un système de temps et de main-d’œuvre avec un classeur RH numérique facilite la création et la mise à jour de vos manuels.

Maintenant, discutons de ce qu’il faut y mettre. La plupart des grandes entreprises couvrent les points suivants dans leur manuel de l’employé:

• Reconnaissance et signature de l’employé
• Rémunération / avantages sociaux
• Conditions d’emploi
• Politiques de travail à distance et hybrides
• Retenues sur la paie
• Discipline
• Congés payés (prise de force)
• Voyages d’affaires
• Heures supplémentaires
• Nondiscrimination
• Conflits d’intérêts
• Politique de sécurité et de vaccination contre la covid-19
• Propriété intellectuelle
• Code de conduite
• Temps et présence
• Éthique
• Code vestimentaire
• Sécurité
• Mobile appareils
• Médias sociaux
• Anti-représailles

Un manuel de l’employé devrait être un document évolutif. Pour cette raison, vous devez effectuer des mises à jour proactives. Les entreprises qui ont maintenu leur manuel à jour ont évité de nombreux problèmes. Par exemple, ceux qui ont créé une politique de médias sociaux il y a 20 ans ont économisé beaucoup de tracas. De même, ceux qui formaient les gestionnaires d’embauche sur les questions d’entrevue juridique réduisaient le risque d’une poursuite. De plus, ceux qui abordaient le harcèlement sexuel étaient en avance sur le jeu.

Photo de Slim Emcee sur Unsplash

Que devez-Vous légalement Avoir dans Votre Manuel du Nouvel employé?

Maintenant que nous avons discuté du « quoi », discutons du « pourquoi ». »Pourquoi avez-vous besoin d’un manuel? La loi l’exige-t-elle ? En fait, le département fédéral du Travail ne vous oblige pas à avoir un manuel en soi. Cependant, ils exigent que vous informiez les employés de leurs droits. En conséquence, certains employeurs renoncent à un manuel pour les panneaux de signalisation en milieu de travail. Pour cette raison, lors de l’intégration, ils distribuent une pile de papiers.

Inversement, les employeurs intelligents ont des panneaux de travail et un bon manuel des employés.

Comment un manuel incomplet cause-t-il des problèmes? Considérez ce qui est arrivé à un nouvel employé comme décrit sur Reddit:

Je ne savais pas que je devais m’inscrire avant mes trois mois à l’assurance maladie. Et on ne m’a jamais dit cela et j’ai juste supposé que je ne pouvais pas avant mes trois mois. Puis j’ai commencé à fouiner et j’ai découvert que j’étais censé le faire à l’avance apparemment. Je peux faire quelque chose ? Je pourrais vraiment utiliser la couverture santé. Reddit

Connaître les réglementations nationales, fédérales, locales et syndicales sur le lieu de travail

Avant de commencer à rédiger un nouveau manuel (ou à en mettre à jour un), sachez que de nombreuses lois sur le lieu de travail sont en jeu. Si vous avez des employés dans plus d’une ville ou d’un État, vous aurez besoin de sections spécifiques à l’emplacement, par exemple.

Sujets à inclure dans votre Manuel de l’employé

Politiques de travail à distance et hybrides

L’adoption généralisée du travail flexible a été une tendance majeure au cours des deux dernières années. Si votre entreprise propose des arrangements de travail à distance ou hybrides, assurez-vous de formaliser les politiques. Le travail hybride affecte la conformité, la sécurité des données, l’engagement des employés et votre marque employeur. Si vous ne formalisez pas les règles, vous vous exposez à plusieurs risques. Vous pourriez commettre involontairement une violation de la conformité, subir une violation de données ou avoir des employés qui se plaignent d’un traitement inégal. Nous en discutons plus en détail dans la section 5 de cet article: 20 Raisons pour lesquelles Vous devrez peut-être mettre à jour Votre Manuel de l’employé.

Clause d’emploi à volonté

« À volonté » signifie que l’une ou l’autre des parties peut mettre fin à la relation de travail à tout moment. Dans tous les États sauf le Montana, cet accord est la relation par défaut. Par conséquent, si vous avez des employés dans le Montana, assurez-vous d’expliquer cela.

Égalité d’emploi et Lutte contre le harcèlement

La Commission pour l’Égalité des Chances en Matière d’emploi (EEOC) réglemente cette question. Assurez-vous de décrire en détail un comportement inacceptable. De plus, dites à vos employés quoi faire s’ils sont victimes de harcèlement ou si cela arrive à un collègue. De plus, décrivez ce que vous ferez si un employé prétend être victime de harcèlement.

Loi sur les congés médicaux familiaux (FMLA)

En plus de l’affiche FMLA, vous devez le fournir par écrit. De cette façon, si un employé doit prendre un congé payé ou non payé, il peut consulter votre manuel pour obtenir des instructions détaillées. De plus, vous devrez peut-être ajouter des modifications en raison de congés liés au Covid.

Photo de Clayton Cardinalli sur Unsplash

Occupational Safety and Health Administration (OSHA)

Pour avoir un lieu de travail sûr, vos employés doivent connaître vos politiques de sécurité. Comment fais-tu ça ? Utilisez une formation en personne et des affiches pour que les employés les gardent en tête. Surtout, présentez-les dans le manuel le premier jour. Après tout, vous voulez que vos nouveaux employés comprennent votre engagement envers la sécurité.

Politiques de Covid-19

La pandémie a certainement affecté toutes les entreprises et leur environnement de travail. Vous avez probablement créé des politiques concernant la distanciation sociale, les horaires de travail décalés, les vaccinations et la vérification des symptômes.

Politiques en milieu de travail sans drogue

C’est une bonne idée d’avoir une politique sur la toxicomanie, que vous soyez requis ou non. Si vous faites des tests de dépistage de drogues, par exemple, vos politiques ne doivent pas faire de discrimination. En bout de ligne, assurez-vous de connaître les lois et de les énoncer dans votre manuel. Cela dit, il y a aussi la question du cannabis. Le cannabis reste illégal au niveau fédéral. En conséquence, il y a confusion sur ce que cela signifie au niveau local. Si votre État a légalisé la marijuana, il est temps de mettre à jour votre manuel de l’employé. Par exemple, cela peut affecter vos politiques de dépistage de drogues. La découverte de THC lors d’un test de dépistage de drogues dans un État qui a légalisé l’utilisation récréative du pot peut ne pas impliquer un crime. Cependant, votre entreprise peut s’aligner sur les lois fédérales.

Salaire final et prise de force inutilisée

Les problèmes de fin d’emploi peuvent être soumis à une loi de l’État selon l’endroit où vous vivez. Pour cette raison, parlez à votre conseiller juridique. Certains États, par exemple, obligent les employeurs à payer la prise de force inutilisée et le temps de vacances.

COBRA

Votre manuel doit décrire ce qui se passe lorsqu’un employé quitte ou est licencié. Si vous offrez des prestations de santé, les anciens employés ont le droit de s’inscrire à COBRA. (COBRA est l’acronyme de la Loi fédérale sur la réconciliation budgétaire consolidée et omnibus. Entre autres choses, il offre une couverture de santé continue après la séparation. Dans l’usage pratique, il fait référence au plan d’avantages offerts par l’entreprise sous COBRA.) Les anciens employés qui demandent COBRA auront besoin de formulaires d’inscription. Par conséquent, si vous avez un système unifié de temps et de travail, incluez un lien vers ces formulaires dans votre manuel.

Temps et présence

N’oubliez pas que les lois sur les salaires et les heures sont liées à la façon dont vous suivez le temps des employés. En conséquence, savoir suivre les heures est essentiel. Votre manuel devrait expliquer comment les employés se présentent pour les quarts de travail. Inclure des règles pour les repas et les pauses, la prise de force, le salaire minimum, les heures supplémentaires et la semaine de travail équitable, par exemple.

Avertissements généraux

Il peut y avoir beaucoup de documents qui flottent. Protégez-vous des politiques obsolètes ou mal écrites qui ont été créées avant les directives actuelles. Précisez clairement que le manuel remplace toute autre règle. Cela vous donne également une mesure de protection contre les politiques informelles ou « assumées ». Les deux pourraient contredire les politiques officielles ou la loi. Au minimum, protégez-vous en indiquant que les politiques sont sujettes à changement.

Reconnaissance et accord des nouveaux employés

Les systèmes RH avec signature électronique facilitent la tâche. Les employés nouvellement embauchés peuvent lire les politiques à partir d’un appareil connecté à Internet, puis signer qu’ils les comprennent et les suivront.

Exemples de manuels de l’employé pour vous inspirer

Maintenant que nous avons discuté des « choses à faire », passons en revue quelques exemples de manuels de l’employé. Découvrez comment ces départements RH ont donné vie à leur manuel de l’employé.

The Motley Fool Employee Handbook Nous sommes particulièrement fiers de nous qualifier de « Stupides » – avec un F majuscule rappelant Shakespeare. C’est notre carte de visite d’être irrévérencieux. Pour instruire et amuser. Et pour dire la vérité. Ainsi, nos valeurs fondamentales peuvent être résumées simplement comme « Soyez stupide. »Manuel des employés hétéroclites

Anti-manuel des employés de Tesla »Tout le monde chez Tesla peut et doit parler à n’importe qui d’autre en fonction de ce qu’il pense être le moyen le plus rapide de résoudre un problème pour le bénéfice de toute l’entreprise. Parlez avec votre manager. Et vous pouvez parler au manager de votre manager. Vous pouvez parler directement à un vice-président d’un autre département. Vous pouvez parler à Elon – vous pouvez parler à n’importe qui sans la permission de personne d’autre. » Manuel Anti-employés Tesla

Manuel des employés Trello Les nouveaux employés de Trello sont traités à un manuel organisé dans une planche Trello. Complet avec de charmantes photos de chiens et de chats adorables. Vous pouvez le voir ici.

Le défi de maintenir les manuels à jour

Certes, il faut un effort continu pour maintenir le manuel de l’employé à jour. Cela est particulièrement vrai pour les petites entreprises sans directeur des ressources humaines. Premièrement, la personne chargée n’a pas toujours le temps de régler les détails. Dans certaines entreprises, la rédaction et la mise à jour du manuel sont une tâche redoutée. En conséquence, personne n’est désireux de s’approprier et l’argent se fait passer. Deuxièmement, les coûts d’impression réduisent les budgets serrés. C’est malheureux. Après tout, les petites entreprises ont autant besoin d’un bon manuel que les plus grandes.

Problèmes Liés aux Manuels des employés obsolètes

Plus important encore, sachez qu’un manuel obsolète peut faire plus de mal que de bien. Surtout si les politiques ne sont pas conformes. De plus, cela crée de la confusion. De plus, cela peut être particulièrement problématique pour les nouveaux employés.

Prenons cet exemple : Supposons que vous ayez une période d’attente de 60 jours pour les prestations. Que se passe-t-il si un nouvel employé assume que les prestations de santé commencent immédiatement? Pour cette raison, ils mettent fin à leur couverture antérieure avant d’être admissibles. Ensuite, ils ont des frais médicaux importants. Vous allez avoir un employé en colère avec une montagne de factures médicales. Ce n’est pas une façon de commencer un nouveau travail.

Voici un meilleur scénario : les nouveaux employés reçoivent par courriel un lien vers le manuel de l’employé dès qu’ils acceptent l’offre d’emploi. L’e-mail indique explicitement que le nouvel employé doit lire le manuel DÈS que possible. Le manuel explique clairement la période d’attente. Le nouvel employé signe sa reconnaissance. Vous pouvez également réitérer la période d’attente dans l’e-mail pour faire bonne mesure.

Pourquoi Vous pourriez avoir besoin de plusieurs versions de manuel

Si vous avez des travailleurs dans de nombreux États, vous aurez peut-être besoin d’une section de conformité distincte pour chaque État. Parlez à votre avocat d’affaires ou au département du Travail de l’État. Par exemple, si vous êtes basé en Californie, vous aurez peut-être besoin d’une section distincte pour les travailleurs de certaines villes. En outre, l’État de New York a élargi le congé qualifié au-delà de la loi fédérale.

Votre Manuel Représente votre entreprise

Lorsque votre manuel des employés est obsolète, il reflète mal votre entreprise. Et comme les employés découvrent que c’est incorrect, très vite tout le monde l’ignore. Les employés doivent demander à leur manager ou au personnel des RH chaque fois qu’ils ont une question. Malheureusement, des informations incorrectes et des politiques informelles peuvent se propager à la main-d’œuvre.

20 Raisons Pour Lesquelles Vous devrez Peut-Être Mettre à Jour votre Manuel de l’employé en 2022

Dans ce chapitre, nous discutons de 20 raisons spécifiques pour lesquelles vous devrez peut-être mettre à jour votre manuel du personnel.

Conformité

Il est important de se rappeler que votre manuel peut être utilisé comme document juridique. Si un employé intente une action contre votre entreprise, vous pourriez être tenu aux normes de votre manuel. Si votre manuel ne vous protège pas, mettez-le à jour avec les conseils de votre conseiller juridique.

Pour plus d’informations sur la conformité des petites entreprises, consultez la liste de contrôle de conformité RH 2021.

Modèles de travail à distance et hybrides

Les horaires de travail à distance et hybrides nécessitent leur propre ensemble de règles. Par exemple, précisez quand vous vous attendez à ce que les employés distants soient disponibles et qui est éligible. Décrire les procédures d’enregistrement des heures et des présences. De même, mettre à jour les politiques sur les pauses et les horaires flexibles. Consultez notre modèle mis à jour pour un exemple détaillé de stratégie de travail à distance.

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Horaires équitables, Heures supplémentaires et mises à jour FMLA

Les lois changent tout le temps. Par exemple, des lois de planification et de paiement de prise de force stables apparaissent. La meilleure pratique consiste à affecter un responsable des ressources humaines pour suivre l’évolution du droit du travail. Parlez également à votre avocat, à votre entreprise de paie ou à votre DOL d’État pour obtenir de l’aide.

Changements dans les lois sur la discrimination des États

Les lois fédérales anti-discrimination existent depuis un certain temps. Sachez cependant que de nombreux États ont des lois supplémentaires liées à la discrimination. À mesure que les lois évoluent, il est important de maintenir le rythme dans votre manuel. À propos, de nombreuses entreprises ont adopté des politiques de discrimination plus strictes que les fédérales.

Emplacement supplémentaire ou déménagement

Si votre entreprise a ouvert un nouvel emplacement, il est temps de mettre à jour votre manuel de l’employé. Les employés devraient pouvoir trouver l’adresse officielle de votre nouvel emplacement. Vous devez également communiquer le but et la fonction. Le manuel est le meilleur endroit pour répertorier les adresses officielles, les fonctions du site et les coordonnées.

Offrir un nouveau Produit ou service

Chaque employé doit comprendre votre offre de produit ou de service. Lorsque de nouveaux produits sortent, ajoutez-les à la section produit de votre manuel de l’employé. Énumérez également les produits ou services qui ne sont plus offerts. Ne les retirez pas simplement. Étiquetez-les abandonnés. Les employés ont besoin d’une méthode officielle pour la disponibilité des produits.

Nouveaux types d’employés

Définissez les rôles et les types d’employés pour clarifier les exigences d’admissibilité aux avantages sociaux. Vous pouvez avoir des employés à temps plein (exonérés et non exonérés), des employés à temps partiel, des entrepreneurs indépendants, des travailleurs saisonniers, des intérimaires ou des non-résidents. Décrivez également les considérations spéciales ou les exclusions au besoin.

Politiques relatives aux médias sociaux

L’utilisation des médias sociaux continue d’évoluer à mesure que de nouvelles plateformes émergent. Pour votre entreprise, il peut s’agir d’une forme puissante de communication, de promotion et de marketing. Cela peut également être une perte de productivité. Ainsi, clarifiez votre politique sur l’utilisation personnelle et d’entreprise des médias sociaux. Soyez précis sur les conséquences des violations. Si vous avez une politique limitant ce que les employés peuvent publier sur leur propre temps, assurez-vous qu’elle ne viole pas les droits à la liberté d’expression.

Sensibilisation accrue au harcèlement sexuel et aux implications juridiques

La sensibilisation au harcèlement sexuel sur le lieu de travail a augmenté. Les affaires publiques, l’activisme et les nouvelles font réfléchir tout le monde. C’est le moment idéal pour mettre à jour votre manuel des employés sur les politiques en matière de harcèlement sexuel. Soyez clair et concis sur ce qui constitue du harcèlement et les mesures disciplinaires qui y sont associées.

Représailles

Les représailles de l’employeur sont l’accusation la plus fréquemment déposée auprès de l’EEOC. Les représailles sont lorsqu’un employeur punit un employé pour une action protégée. Par exemple, la dénonciation ou le dépôt d’une plainte. Tout d’abord, n’enfreignez pas la loi en ripostant et assurez-vous que les gestionnaires le comprennent. Assurez à vos employés qu’ils peuvent soulever des problèmes et expliquer comment signaler des problèmes sans licenciement injustifié. Si votre manuel contient des instructions, vous risquez moins de vous retrouver dans une situation désordonnée.

Politique d’entretien

Étant donné que de nombreux États ont interdit les questions d’historique des salaires lors des entretiens, votre équipe de recrutement doit le savoir. La violation peut vous mener à des litiges coûteux.

Légalisation du cannabis

Comme mentionné dans la deuxième section, de nombreux États ont légalisé le cannabis. Si votre État en fait partie, il est temps de créer une politique avec des conseils juridiques.

Vérification des antécédents criminels

Il existe de nouvelles lois d’État sur la vérification des antécédents. C’est un domaine à surveiller, surtout si vous effectuez régulièrement des vérifications des antécédents criminels. Inclure des instructions, un consentement, des politiques de confidentialité et des pratiques acceptables. De plus, assurez-vous que vos gestionnaires sont au courant.

Lois sur les repas et les pauses au niveau de l’État

Révisez et mettez à jour vos lois sur les repas et les pauses souvent. Assurez-vous que les employés horaires s’absentent pour les pauses non payées. S’ils ne le font pas, leur semaine de 40 heures pourrait se glisser dans des heures supplémentaires sans que leur gestionnaire le sache. Cela vous exposerait à une violation des heures supplémentaires

Clarifications juridiques

Si votre entreprise a des politiques « non écrites ou « assumées », vous êtes sur un terrain juridique mince. Ce ne sont pas des politiques au sens juridique et ne seront pas défendables. Cela minera l’intégrité de votre manuel. Y a-t-il un langage ambigu? Ou des circonstances implicites? Si c’est le cas, vous ouvrez la porte à l’interprétation car cela peut aller de mille façons différentes. Par conséquent, il est temps de consulter votre manuel de l’employé pour un langage ambigu. Ne laissez aucune pierre non retournée (ou non éditée). Lorsque les employés ont un point de levier, il y a place à la contestation.

Politiques égales

Votre manuel de l’employé doit contenir des politiques équitables. Plus précisément, ceux qui définissent les interactions entre la direction, les employés et l’entreprise. Assurez-vous que vos politiques sont équitables et, tout aussi important, que tout le monde les suit. En effet, si un manager fait preuve de favoritisme, cela mine le manuel.

Accès au cloud

Profitez-vous de l’accès au cloud pour votre manuel de l’employé ? Sinon, c’est le moment idéal pour commencer. Les manuels du personnel basés sur le cloud sont faciles d’accès et disponibles avec n’importe quel appareil mobile. De plus, vous pouvez les mettre à jour en temps réel si nécessaire. Ça ne va pas mieux que ça. De plus, vous n’aurez pas besoin de réimprimer votre manuel ou de distribuer des sections supplémentaires.

Rôles et descriptions de poste

Vos employés devraient toujours pouvoir consulter les rôles de poste mis à jour. Chaque poste doit comporter des responsabilités et des attentes. Dans un système basé sur le cloud, vous pouvez donner l’accès au besoin. De cette façon, seuls les employés ayant ce rôle peuvent les voir.

Rationaliser l’intégration

Votre manuel de l’employé est le meilleur moyen de définir les attentes. Comme indiqué précédemment, les manuels basés sur le cloud améliorent l’intégration. Donnez aux nouveaux employés l’accès à votre manuel immédiatement. Suivez les progrès de la lecture dans votre système de temps et de travail.

Jalons de croissance

Si vous avez ajouté des employés, vous pouvez maintenant être soumis aux règles du  » grand employeur « . Tout dépend du nombre d’employés que vous avez. Premièrement, si vous avez au moins un employé, vous devez fournir un salaire égal pour un travail égal aux employés masculins et féminins. (Vous devriez le faire de toute façon.) Deuxièmement, si vous avez de 15 à 19 employés, vous êtes couvert par les lois qui interdisent la discrimination. Basé sur la race, la couleur, la religion, le sexe (y compris la grossesse, l’orientation sexuelle ou l’identité de genre). Plus l’origine nationale, le handicap et les informations génétiques (y compris les antécédents médicaux familiaux). Vous pouvez en savoir plus sur d’autres jalons de conformité ici.

WorkforceHub pour les manuels des employés

En conclusion, nous voulons vous présenter WorkforceHub, une solution complète de temps et de main-d’œuvre spécialement conçue et adaptée aux petites entreprises. WorkforceHub simplifie la distribution des manuels, la signature des employés et les mises à jour. Pour plus d’informations, planifiez une démo aujourd’hui.

Pour télécharger notre modèle de manuel de l’employé 2022, visitez le modèle de manuel de l’employé de WorkforceHub.