Lorsqu’il s’agit de dépenses, les services d’approvisionnement — et les entreprises dans leur ensemble — ont depuis longtemps privilégié ce que l’on appelle les dépenses directes par rapport à son frère historiquement négligé, les dépenses indirectes. Dans un monde où les matières premières et les produits finis dominaient le paysage, cette préférence avait un certain sens (même si négliger l’importance des dépenses indirectes est un jeu dangereux). Mais à mesure que le marché évolue et que les moteurs économiques des pays du monde entier se concentrent de plus en plus sur les services, les logiciels et d’autres actifs incorporels, la nécessité de réexaminer ce paradigme devient évidente.
Les stratégies d’approvisionnement évoluent. Les pratiques commerciales évoluent. De plus, il est essentiel de comprendre les rôles changeants des achats indirects et des achats directs pour maximiser l’efficacité et l’efficience de tous les aspects des achats et créer des résultats solides pour votre entreprise.
Indirect Vs. Approvisionnement direct
La définition habituelle donnée pour l’approvisionnement indirect est quelque chose comme « toute dépense qui n’est pas vendue aux clients » ou « le coût de faire des affaires. » C’est un vaste ensemble qui englobe les coûts administratifs, les services professionnels externalisés et toutes les fournitures de bureau, les ordinateurs et les cabines dont une entreprise physique a besoin pour réussir.
Les entreprises qui fournissent un produit fini tangible à leurs clients génèrent des revenus grâce à l’approvisionnement direct et y ont toujours prêté attention avant de s’efforcer d’améliorer leur fonction d’approvisionnement indirect. Voici des exemples de dépenses d’approvisionnement directes ::
- Ingrédients pour créer des repas servis dans un restaurant
- Matériaux pour fabriquer le dernier téléphone portable incontournable
- Produits de vente au détail dans une chaîne de magasins populaire
- Équipement industriel haut de gamme pour une entreprise qui fabrique encore un autre produit
Ce type d’approvisionnement est axé sur la transformation de matières premières de haute qualité – produit fini de qualité, souvent vendu au prix le plus élevé que le marché supportera.
Par conséquent, les processus d’approvisionnement de ces entreprises ont tendance à se centrer sur:
- Évitement des coûts. Payer le prix le plus bas pour des matériaux directs de la plus haute qualité est la règle d’or. La fonction d’approvisionnement de ces entreprises aborde la gestion de la chaîne d’approvisionnement avec un œil sur les économies de coûts, en tirant parti des économies d’échelle et des relations de fournisseurs bien développées pour obtenir des remises et des conditions favorables.
- Minimiser (ou éliminer) l’exposition au risque. Les meilleurs matériaux transfèrent leur qualité aux produits finis. Ils permettent également de s’assurer que les produits sont conformes à toutes les normes de sécurité légales et industrielles tout en garantissant que l’expérience du consommateur est satisfaisante ou, mieux encore, exceptionnelle. La conformité et la satisfaction de la clientèle protègent contre les risques et permettent à l’entreprise de se concentrer sur l’augmentation de ses résultats au lieu de sauver sa réputation.
Ces priorités sont également précieuses dans la gestion des achats indirects — et, en fait, sont tout aussi essentielles pour des marges bénéficiaires saines pour les entreprises qui ne produisent pas de produit physique.
Dans une économie de services, les dépenses qui soutiennent les efforts créatifs derrière les biens et services intangibles, fournissent un soutien solide à la marque grâce au service à la clientèle et aux médias sociaux, et procurent un avantage concurrentiel sont les nouvelles « dépenses directes ».
Une distinction qui s’estompe – et une orientation changeante
Lorsque la fabrication était le gros poisson de l’étang économique, la priorité à l’achat direct de matières premières ou de biens pour la revente sur les dépenses indirectes était le nom du jeu. Mais tout comme l’industrie manufacturière est venue éclipser l’agriculture en importance économique, l’économie des services en est venue à pousser l’industrie manufacturière à la marge — et beaucoup plus rapidement. Lorsque les entreprises sont motivées par des biens virtuels et des services intangibles, les dépenses indirectes autrefois considérées comme des « dépenses administratives » deviennent soudainement la meilleure opportunité d’économies de coûts, d’optimisation de la chaîne d’approvisionnement et d’analyse des dépenses riches en données qui alimentent une stratégie d’approvisionnement plus intelligente, plus légère et plus efficace.
Considérez ceci: une étude réalisée en 2018 par la Banque mondiale a révélé que les services représentaient plus de 60 % de la valeur ajoutée totale des économies mondiales en 2017. Aux États-Unis, les services représentaient 86 % de l’emploi total et représentaient près de 80 % de la valeur ajoutée totale de l’économie. Le Royaume-Uni a également fait le déplacement : les services représentaient 95,7% de l’emploi et contribuaient à 78,6% de la valeur ajoutée totale de l’économie.
En bref, bien que cela ait toujours été pertinent et une variable importante dans les achats responsables, les dépenses indirectes attirent l’attention car de nombreuses entreprises créent des revenus sans rien fabriquer de tangible. Dans une économie de services, les achats qui soutiennent les efforts créatifs qui fournissent des biens et services intangibles, fournissent un soutien solide à la marque grâce au service à la clientèle et aux médias sociaux, et procurent un avantage concurrentiel grâce à des pratiques de travail stratégiques sont les nouvelles « dépenses directes ». »
Ce n’est pas Ce que Vous Vendez, Mais La Façon Dont Vous gérez les dépenses
L’économie des services est peut-être en train de changer la définition des » dépenses directes » pour certaines entreprises, mais les principes commerciaux fondamentaux qui régissent l’approvisionnement efficace s’appliquent toujours. Une solution logicielle d’approvisionnement centralisée est désormais un outil essentiel pour les professionnels de l’approvisionnement du monde entier.
En plus d’une gestion de la chaîne d’approvisionnement simplifiée et d’un enregistrement et d’un reporting financiers simplifiés, une solution centralisée permet aux parties prenantes internes de suivre facilement chaque aspect de chaque transaction et de la recouper avec des documents sources clés, quelle que soit la catégorie. Les catégories d’achats indirects peuvent également être gérées en même temps que les catégories directes.
Les dépenses de queue (également appelées dépenses non-conformistes ou dépenses frauduleuses), souvent considérées comme inévitables dans les achats indirects, peuvent être apprivoisées et même éliminées grâce à des procédures de demande, d’approbation et de paiement automatisées.
En intégrant et en centralisant votre fonction d’approvisionnement, les besoins de l’entreprise sont satisfaits et les données financières sont complètes, conformes et facilement exploitables pour les prévisions et les rapports. C’est un peu sage de dépenses indirectes pour toute entreprise qui veut non seulement survivre, mais prospérer dans une économie axée sur les services.
Une nouvelle ère pour les achats
Directe ou indirecte, dépenser de l’argent pour gagner de l’argent est une pratique commerciale qui est probablement là pour rester. Et que vous créiez des widgets à l’ancienne ou que vous créiez des applications tueuses, vous assurer que toutes vos dépenses sont visibles, traçables et créent de la valeur pour votre entreprise est une étape vers un succès durable.