Drill Down technique

tässä artikkelissa kerrotaan poraustekniikka käytännöllisellä tavalla. Kun olet lukenut tämän artikkelin, ymmärrät perusteet tämän tehokkaan työkalun ongelmanratkaisuun.

mikä on poraustekniikka?

poraustekniikka on menetelmä, jolla pyritään saamaan tietoa jonkin osaston tai alueen ongelman perimmäisistä syistä. Kun perimmäiset syyt ovat tiedossa, voidaan laatia laajempi suunnitelma ongelman ratkaisemiseksi.

poraus ei ole sama asia kuin diagnoosi, vaan laaja ja syvä yleistutkimus. Lisäksi tekniikkaa ei käytetä kaikkien ongelmien syiden selvittämiseen, vaan vain 20 prosenttia syistä takana 80 prosenttia vaikutuksista. Tämä on Pareto-analyysin periaate.

kun syntyy suuri ongelma, jolla on mahdollisesti suuria seurauksia, yksi parhaista asioista, mitä voidaan tehdä, on jakaa ongelma useisiin osiin, kunnes ongelma on ratkaistu. Tämä voidaan tehdä pora alas tekniikka. Jakamalla suurempi prosessi pienempiin osiin luodaan yleiskatsaus ja ongelma voidaan ratkaista vaihe vaiheelta.

poraus alas suoritetaan seuraamalla useita vaiheita. Näitä vaiheita selitetään tarkemmin tässä artikkelissa. Laajan tutkimuksen lisäksi tehdään kaksi ratkaisun suunnitteluun ja toteutukseen tähtäävää vaihetta. Täydellinen prosessi pitäisi kestää enintään neljä tuntia, riippuen ongelman suuruudesta. On erittäin tärkeää, että vaiheet suoritetaan erikseen ja itsenäisesti.

poraustekniikan menetelmä

tekniikka alkaa taulukolla, joka kuvaa pääongelmaa vasemmanpuoleisimmassa sarakkeessa. Tekijät ja syyt, jotka aiheuttavat tämän ongelman, kuvataan sitten sen vieressä toisessa sarakkeessa. Ajatuksena on ”porata läpi”, kunnes ongelman todelliset syyt on tunnistettu. Ratkaisut rakennetaan sitten näiden syiden pohjalta.

ajatuksena tässä on, että huonoon ajanhallintaan on helpompi puuttua kuin huonolaatuiseen asiakaspalveluun yleensä. Lisäksi keskustellaan myös muista huonon asiakaspalvelun syistä.

Step 1: Note down the most important problem

the aim of the first step is to inventory of all core problems. Ole tarkka tässä, äläkä yleistää tai käytä pluraaleja ,kuten ” me ”ja”he”. Mainitse myös niiden ihmisten nimet, joita ongelma koskee. Tämä on ainoa tapa tehdä ratkaisuja tehokkaasti.

jokainen yksilö, joka on jollain tavalla yhteydessä käsillä olevaan ongelmaan, osallistuu tähän harjoitukseen. Hyödyt tästä, koska jokainen tuo oman näkemyksensä ideointipöytään. Älä keskity harvinaiseen tapahtumaan tai vähäpätöisiin ongelmiin. Älä myöskään keskity epärealistisen täydellisyyden tavoitteluun.

jätä ratkaisujen etsiminen seuraaviin vaiheisiin. Ensimmäisessä vaiheessa on erityisen tärkeää, että ongelmat tiivistetään.

Vaihe 2: Tunnista ongelmien syyt

toisessa vaiheessa ongelmien syvemmät syyt tunnistetaan. Usein ongelmia syntyy eri osastoilla, koska ei ole selvää, kuka on vastuussa, tai koska joku ei ota vastuuta omasta vastuustaan. Suorat syyt on erotettava taustalla olevista syistä.

ongelman perimmäisen syyn selvittämiseksi voidaan käyttää esimerkiksi viisi kertaa miksi-menetelmää. Alla on esimerkki:

• ongelma: projektiryhmä tekee ylitöitä liian usein ja on vaarassa palaa loppuun
• miksi? Kapasiteetti ei riitä joukkueen vaatimuksiin
• miksi? Koska uusia vastuita on lisätty ilman lisäresursseja
• miksi? Koska esimies ei arvioinut työn määrää oikein ennen vastuun ottamista
• miksi? Koska johtaja ei pysty ennakoimaan ongelmia ja tekemään suunnitelmia

relevantteja henkilöitä ei pidä jättää pois tätä Poraustekniikkaa suorittaessaan. Samalla on hyvä muistaa, että ihmisillä on taipumus vastata puolustuksellisesti kritiikkiin. Johtajan tehtävä on selvittää totuus ja keksiä hyvä ratkaisu. Käytännössä tämä voi tarkoittaa sitä, että ihmisiä joudutaan kouluttamaan, siirtämään muualle tai jopa erottamaan.

pidä tämän vaiheen jälkeen pieni tauko ja ala sitten kehittää suunnitelmaa.

Vaihe 3: Tee suunnitelma

kolmas vaihe on laatia suunnitelma, jossa puututaan ongelman juurisyihin. Tällainen toteutussuunnitelma toimii kuin käsikirjoitus: kaikki, mitä pitää tehdä ja kenen toimesta, visualisoidaan ja tallennetaan. Myös riskienhallinnalla on tässä tärkeä rooli. Tavoitteiden saavuttamisen todennäköisyys asetetaan kustannuksia ja riskejä vasten. Suunnitelman on koostuttava vähintään:

• aikajana
• erityistehtävät ja vastuualueet
• Mittausmuuttujat
• tulokset

Vaihe 4: suunnitelman toteuttaminen

vahvistetun täytäntöönpanosuunnitelman toteuttaminen ja edistymisen dokumentointi avoimesti. Raportoikaa vähintään kerran kuukaudessa tulevasta edistymisestä ja odotuksista.

poraustekniikka yhdessä muiden menetelmien kanssa

poraustekniikka sopii saumattomasti yhteen muiden ongelmanratkaisumuotojen ja-menetelmien kanssa. Lähin menetelmä on 5-miksi-analyysi. Molemmilla menetelmillä pyritään pääsemään ongelman ytimeen sen sijaan, että ratkaistaisiin ensin kaikenlaisia muita ongelmia.

kumpikaan menetelmä ei tarjoa nopeaa ratkaisua, mutta sellaista ratkaisua ei muutenkaan pitäisi hakea. Sen sijaan on paljon järkevämpää ymmärtää selkeästi liiketoiminnan tilannekohtaisia näkökohtia.

on erittäin tärkeää, että kaikki yrityksessä ovat samalla sivulla, kun on kyse Porauslaskutekniikasta. Menetelmä ei ole optimaalisesti tehokas yrityksen sisällä, jos vain pieni osa tiimistä käyttää menetelmää.

ota aikaa ja opeta kaikille, miten ongelman ytimeen päästään zoomaamalla pora alas-tekniikalla. Kuten todettiin, Poraus tekniikka ei automaattisesti ratkaise ongelmia, mutta oikein käytettynä se voi varmasti auttaa eteenpäin.

poraustekniikka: yleisen ongelmanratkaisun sudenkuopat

ongelmanratkaisua ei saavuteta pelkästään menetelmiä ja kehyksiä käyttämällä ja niitä sokeasti seuraamalla. Se on hyvin laaja tieteenala, jossa esiintyy erilaisia vaikutuksia, jotka voivat haitata ratkaisua. Yleisessä ongelmanratkaisussa ja tutkimuksessa on seuraavat sudenkuopat, joita kannattaa varoa.

Konfirmaatioharha

Konfirmaatioharha on ihmisten taipumus etsiä tai tulkita tietoa tavalla, joka vahvistaa henkilön aiemman tiedon, arvot tai uskomukset. Se on tärkeä bias, joka on merkittävä vaikutus tehokkaaseen suorituskykyyn ongelmanratkaisumenetelmiä, kuten porata tekniikka.

ihmiset osoittavat tämän vinouman kerätessään tai muistaessaan tietoa ja tulkitessaan sitä puolueellisesti. Tiimin jäsen voi esimerkiksi valita uuteen tehtävään valmistautuessaan tietoa, joka tukee hänen uskomuksiaan ja jättää huomiotta sen, mikä ei tue häntä. Tämä vaikutus on voimakkain, kun ihmiset kuvittelevat haluttuja tuloksia, kun jokin ongelma on tunneperäisesti latautunut ja kun heillä on syvään juurtuneita uskomuksia.

Havaintoodotuksia

havaintoodotuksia kutsutaan psykologiassa myös joukoksi. Joukko on joukko odotuksia, jotka muokkaavat tiettyä kokemusta tekemällä ihmisistä herkkiä tietyntyyppisille tiedoille. Se on mielenlaatu eli tapa hahmottaa asioita tietyllä tavalla.

tämä osoitettiin Abraham Luchinsin kokeessa 1940-luvulla. tässä kokeessa osallistujia pyydettiin täyttämään kannu tietyllä vesimäärällä vain kolmen muun eritehoisen kannun avulla.

Luchinsin annettua osallistujille tämän ongelman, joka voitaisiin ratkaista yksinkertaisella tekniikalla, hän antoi heille uusia tehtäviä muille syöttäjille. Tämä uusi ongelma voitaisiin ratkaista samalla menetelmällä tai uudemmalla ja yksinkertaisemmalla menetelmällä.

Luchins havaitsi, että monet hänen osallistujistaan pyrkivät käyttämään samaa vanhaa tekniikkaa, vaikka parempikin menetelmä oli mahdollinen. Henkinen joukko kuvaa siis ihmisen taipumusta ratkaista ongelmia tavalla, joka on aiemmin osoittautunut onnistuneeksi.

kuten Luchinsin kokeessa, aiemmin toimineen menetelmän valitseminen ei aina enää riitä tai ole optimaalista uuteen ongelmaan. Siksi on välttämätöntä, että ihmiset ylittävät henkiset asetuksensa.

funktionaalinen fiksaatio

funktionaalinen fiksaatio on kognitiivinen vinouma, joka rajoittaa henkilön käyttämään tai käyttämään jotakin esinettä vain niin kuin sitä perinteisesti käytetään. Tämä fiksaatio tapahtuu myös ratkaistaessa ongelmaa Porausmenetelmällä. Funktionaalisen fiksaation käsite juontaa juurensa Gestalt-psykologisesta liikkeestä.

tämä liike korostaa kokonaisvaltaista prosessointia. Karl Duncker määritteli funktionaalisen fiksaation henkiseksi estoksi, joka estää esineen käytön uudella tavalla, joka on tarpeen ongelman ratkaisemiseksi. Tämä lohko rajoittaa yksilön kykyä suorittaa tehtävä tai ratkaista ongelma, koska se ei katso yli alkuperäisen tarkoituksen komponenttien ratkaisu.

toiminnallinen fiksaatio tarkoittaa kyvyttömyyttä nähdä esimerkiksi vasaran käyttö erilaisena kuin naulojen lyömisessä.

tarpeettomat rajoitukset

tarpeettomat rajoitukset – tai rajoitteet, on este, joka syntyy, kun ihminen alitajuisesti asettaa rajat käsillä olevalle tehtävälle. Tunnettu esimerkki tästä on pisteongelma. Tässä tehtävässä yhdeksän pistettä on järjestetty neliöksi, jonka koko on kolme kertaa kolme.

tehtävänä on piirtää enintään neljä viivaa poistamatta kynää tai kynää paperista, jotta kaikki pisteet saadaan yhdistettyä. Niiden ihmisten mielissä, jotka eivät ole koskaan ennen nähneet tätä ongelmaa, herää luultavasti ajatus, että viiva ei tule ulos pisteiden neliöstä. Tarpeettomissa rajoituksissa on tässä tapauksessa kyse sananmukaisesta ajattelusta ”laatikon ulkopuolella”.

termi ryhmäajattelu liittyy myös turhiin rajoituksiin. Ryhmäajattelu eli ryhmän jäsenten mentaliteetin omaksuminen tapahtuu, kun ryhmän jäsenet alkavat ajatella samoin. Tämä on yleistä, mutta varmistaa myös sen, että ihmisillä kestää kauemmin alkaa ajatella ”laatikon ulkopuolella”.

epäoleellinen tieto

epäoleellinen tieto on informaatiota, joka esitetään jonkin ongelman yhteydessä mutta joka ei liity tiettyyn ongelmaan. Epäolennaisella tiedolla ei ole vaikutusta siihen, ratkeaako ongelma vai ei. Itse asiassa epäolennainen tieto on usein haitallista ongelmanratkaisuprosessille. Epäolennainen tieto on yleinen ongelma, jonka kanssa ihmiset kamppailevat. Tämä johtuu lähinnä siitä, että ihmiset eivät ole tietoisia epäolennaisen tiedon olemassaolosta.

yksi syy siihen, että epäolennainen tieto pitää ihmiset niin tehokkaasti poissa ratkaisusta, on se, miten se esitetään. Tiedon esitystavalla voi olla suuri merkitys ongelman tulkitun vaikeustason kannalta. Alla on tunnettu esimerkki epäolennaisesta informaatiosta buddhalaisessa munkkiongelmassa.

munkki alkaa kävellä vuorelle auringonnousun aikaan eräänä päivänä ja saavuttaa vuoren huipulla olevan temppelin auringonlaskun aikaan. Muutaman päivän mietiskelyn jälkeen hän lähtee auringon noustessa laskeutumaan vuorelta. Hän saapuu auringonlaskun aikaan. Munkin kumpaankin suuntaan kulkevan polun varrella on paikka, jossa hän kulkee samaan aikaan päivästä.

tämän pisteen löytääkseen ratkaisija ei saa ajatella ongelmaa matemaattisesti eikä etäisyyksien kannalta. Sen sijaan ongelman visuaalinen esitys toimii. Kuvittele, että munkin polku alkaa, kun hän nousee vuorelle auringonnousun aikaan. Myös polku takaisin alas alkaa auringon noustessa. Jos polut alkavat vastakkaisista päistä samaan aikaan, niiden on kohdattava jossain.

nyt on sinun vuorosi

mitä mieltä olet? Tunnistatko itsesi porausmenetelmän selityksestä? Käytetäänkö tätä työkalua omassa työympäristössäsi? Jos et, niin luuletko, että tämä voisi olla arvokasta työssäsi? Mitä muita hyödyllisiä vianmääritysmenetelmiä ja-työkaluja tiedät? Mitä uskot ovat hyviä ja huonoja puolia pora alas tekniikka? Onko sinulla vinkkejä tai ratkaisuja?

jaa kokemuksesi ja tietosi alla olevassa kommenttikentässä.

lisätietoja

1. de Aguiar Ciferri, C. D., Ciferri, R. R., Forlani, D. T., Traina, A. J. M., & da Fonseca de Souza, F. (2007, maaliskuu). Horisontaalinen sirpaloituminen tekniikkana poraus-ja rullauskyselyiden suorituskyvyn parantamiseksi. Proceedings of the 2007 ACM symposium on Applied computing (s. 494-499).
2. Joglekar, M., Garcia-Molina, H., & Parameswaran, A. (2017). Interaktiivinen tiedonetsintä älykkäällä porauslaskennalla. IEEE Transactions on Knowledge and Data Engineering, 31(1), 46-60.
3. McDonald, A., & Leyhane, T. (2005). Poraa alas perussyyanalyysi. Hoitotyön johtaminen, 36(10), 26-31.

How to cite this article:
Janse, B. (2020). Poraa Tekniikkaa. Retrieved from toolshero: https://www.toolshero.com/problem-solving/drill-down-technique/

lisää sivuillesi linkki:
<a href= ”https://www.toolshero.com/problem-solving/drill-down-technique/ ” >toolshero: Drill Down Technique< / a>

Tagged: ongelma analyysi