Wenn Sie eine Veranstaltung planen – sei es eine Konferenz, eine Geburtstagsfeier, eine Hochzeit oder ein Meeting —, machen Sie sich möglicherweise Sorgen, ob sie erfolgreich sein wird. Das heißt, werden die Gäste sich amüsieren? Werden sie wissen, was sie wissen müssen? Werden sie an zukünftigen Veranstaltungen teilnehmen, die von Ihnen veranstaltet werden? Wenn Sie diese Fragen stellen, sind Sie bereits auf dem richtigen Weg. Diese Fragen stehen im Mittelpunkt einer erfolgreichen Veranstaltung — der Guest Experience. Hier sind einige der wichtigsten Dinge, die Sie beachten sollten, um sicherzustellen, dass Ihre Gäste ein großartiges Erlebnis haben.
Atmosphäre
Das erste, was Ihre Gäste bei Ihrer Ankunft bemerken, ist die Atmosphäre. Der erste Eindruck eines Gastes von einer Veranstaltung ist oft der stärkste, und deshalb ist eine einladende und positive Atmosphäre entscheidend. Dies kann ein ziemlich vages Konzept sein, also versuchen Sie, in Bezug auf Ihre Sinne darüber nachzudenken.
Aussehen: Eine erfolgreiche Veranstaltung sieht attraktiv und organisiert aus. Beginnen Sie mit einem Thema oder Konzept und dekorieren Sie entsprechend. Ein klares Layout und Flow sind ebenfalls wichtig. Vielleicht möchten Sie eine Beschilderung einfügen, die sich an das Thema der Veranstaltung anpasst und die Gäste genau darüber informiert, wo sich die Dinge befinden.
Geruch: Wenn es um Gerüche geht, ist es am besten, es einfach zu halten. Während Sie das einladende Aroma von Backwaren oder frisch geknalltem Popcorn in der Luft nicht schlagen können, werden frisch duftende Reinigungsmittel auch einen großen Eindruck machen, besonders in diesen Tagen. Denken Sie daran, dass viele Menschen empfindlich auf starke Gerüche reagieren, also übertreiben Sie es nicht, besonders wenn der Raum klein ist.
Hören: Der Schlüssel zum Klang bei einer Veranstaltung ist das Gleichgewicht. Wenn der Raum still ist, können sich die Gäste unbehaglich fühlen, wenn sie miteinander sprechen, aber wenn Sie Musik hören, können sie sich nicht hören. Eine gute Balance sorgt für angenehme Hintergrundgeräusche, die das Ereignis jedoch nicht überwältigen.
Geschmack: Sie müssen kein komplettes Essen oder Buffet haben, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu haben. Erfrischungen, sei es in Form eines Bagel-Tabletts oder auch nur einer Kaffee- und Wasserstation, tragen jedoch wesentlich zum Erlebnis Ihrer Gäste bei. Selbst die einfachsten Erfrischungen zeigen ein höheres Maß an Sorgfalt für Ihre Gäste und hinterlassen einen positiven Eindruck.
Organisation
Eine erfolgreiche Veranstaltung sieht nicht nur organisiert aus, sie ist auch organisiert. Die besten Veranstaltungen werden von Anfang bis Ende akribisch geplant und dokumentiert. Halten Sie Gästelisten und Lieferantendetails so weit wie möglich auf dem neuesten Stand und organisieren Sie sie rationalisiert und umfassend. Wenn Sie ein Team haben, das mit Ihnen zusammenarbeitet, stellen Sie sicher, dass es die Ereignisdetails versteht und auch plant, um die Effizienz zu steigern.
Gute Veranstaltungen scheinen für die Gäste nahtlos zu verlaufen, aber viel Überlegung und Planung machen dies möglich. Es ist wichtig, viele Dinge zu planen, um bei der Veranstaltung zu tun und zu sehen. Erstellen Sie eine Zeitleiste und planen Sie, dass während der gesamten Veranstaltung in unterschiedlichen Intervallen etwas passiert, z. B. ein Sprecherwechsel, eine Verlosung oder eine Mahlzeit, um das Interesse der Menschen zu wecken. Sie möchten die Reihenfolge und den ungefähren Zeitpunkt dieser vor dem Ereignis planen, damit Sie sicherstellen können, dass sie nichts unterbrechen oder zu nahe beieinander liegen und große Lücken hinterlassen, in denen nichts Aufregendes passiert.
Haben Sie einen Plan und einen Backup-Plan. Bei Veranstaltungen gehen ständig Dinge schief, aber Sie können nicht zulassen, dass dies die Veranstaltung für alle Gäste ruiniert, die bezahlt oder gereist sind oder sich Zeit genommen haben, um dort zu sein. Ein Backup-Plan und schnelles Denken können eine Situation retten und das Ereignis am Laufen halten und Spaß machen.
Details, Details, Details
Größere Entscheidungen mögen wie der wichtigste Teil des Veranstaltungsplanungsprozesses erscheinen, aber Details machen den Unterschied. Dinge wie Parken, Registrierung und Zugang zu Toiletten sind einige dieser Details, die Gäste für selbstverständlich halten, wenn sie gut ausgeführt werden, aber wirklich einen Schraubenschlüssel in die Erfahrung eines Gastes werfen können, wenn sie zu einem Streit werden. Die meisten Gäste werden eine kleine Unannehmlichkeit verzeihen, aber zu viele oder zu viel kann die Stimmung eines Gastes und die Freude am Rest der Veranstaltung beeinträchtigen. Denken Sie im Voraus über diese Details nach und bereiten Sie sich angemessen darauf vor, dass die Dinge reibungslos laufen.
Solche logistischen Details auszubügeln, kann der schwierigste Teil der Planung einer Veranstaltung sein und zugegebenermaßen der am wenigsten aufregende. Es muss getan werden, aber versuchen Sie nicht, sich davon überwältigen zu lassen oder Ihre Planungserfahrung zu beeinträchtigen. Abhängig von der Größe und dem Budget Ihrer Veranstaltung sollten Sie in Betracht ziehen, einen Fachmann für diese Details zu beauftragen, damit Sie sich auf die unterhaltsamen Dinge konzentrieren können.
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