Technologie: Was ist der richtige Weg, um einen Prozess zu automatisieren?

Prozessautomatisierung ist keine schnelle Lösung, um das Alltägliche zu beseitigen. Es gibt mehrere Schritte, die Sie berücksichtigen müssen, bevor Sie neue Technologien in Ihre Geschäftsprozesse einführen.

Fünfter Teil einer Serie

Die Wahl einer Technologielösung ist keine Entscheidung über Nacht. Aber bei so vielen Anbietern, die die Botschaft durcheinander bringen, kann ein Unternehmen das auffälligste Produkt auswählen und viel Zeit damit verbringen, es zu implementieren, bevor es erkennt, dass es nicht die beste Lösung für seine Situation ist.

Je nachdem, welches Schlagwort Sie verwenden, führt eine schnelle Google-Suche zu einer Vielzahl von Technologietools, die Ihren Workflow- und Prozessautomatisierungsanforderungen gerecht werden. Jeder dieser Anbieter wird Ihnen sagen, dass sein Tool alle Ihre Anforderungen erfüllen kann, aber das stimmt natürlich nicht.

Um herauszufinden, welches Tool für Ihre Situation am besten geeignet ist, müssen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens und die aktuelle Technologieumgebung verstehen, bevor Sie sich mit der Anbieterauswahl befassen.

Wenn Sie sich entscheiden, sofort zu automatisieren, ohne zu überlegen, wo Ihre Technologielösungen und Prozesse jetzt existieren, automatisieren Sie blind. Darüber hinaus führt die Automatisierung eines schlechten Prozesses nur zu schlechten Ergebnissen — oder zumindest zu ineffizienten — schneller.

Fix the Process

Zu Beginn meiner Karriere habe ich einen Kunden-Onboarding-Prozess verwaltet, bei dem wir eine Aufgabe nacheinander von Team A an Team B an Team C gesendet haben. Dieser Prozess bestand seit Jahren und überlebte die Migration von Papierformularen, die im Büro verschickt wurden, zur „Digitalisierung“ (Tabellenkalkulationen, die an E-Mails angehängt sind).

Als wir uns weitere Prozessautomatisierungen ansahen (z. B. die Migration zu einer Access-Datenbank), beschlossen wir, einige Zeit damit zu verbringen, den Prozess besser zu verstehen. Dabei stellten wir fest, dass Team B die E-Mail, die sie von Team A erhalten hatten, an Team C weiterleitete, ohne etwas anderes damit zu tun.

Team B betrachtete diesen Schritt als sehr niedrige Priorität und stellte häufig einen Engpass im Gesamtprozess dar. Wir waren uns sofort einig, dass Team A die E-Mail direkt an Team C senden kann, wodurch dieser unnötige Prozessschritt in der neuen automatisierten Lösung entfällt.

Obwohl dies eine übermäßig vereinfachte und offensichtliche Situation ist, hätten wir diesen Engpass übersehen, wenn die Organisation sich nicht entschlossen hätte, ihre Prozesse zu betrachten, bevor sie nach einer technologischen Lösung gesucht hätte. Dann hätten wir es in die neue Lösung eingebaut, um noch ein paar Generationen zu überleben.

Eine weitere Herausforderung der Prozessautomatisierung betrifft die Ausnahmen im Prozess. Wir sehen oft, dass Unternehmen versuchen, alle ihre Ausnahmen in ihre automatisierte Lösung zu integrieren. Wir empfehlen:

1. Der Versuch, die Ursache ihrer Ausnahmen besser zu verstehen, in der Hoffnung, so viele wie möglich zu beseitigen.
2. Einen Weg finden, zunächst eine „Happy Path“-Lösung innerhalb der ausgewählten Workflow-Technologie zu implementieren, um Werte schneller zu erkennen.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, warum es wichtig ist, „den Prozess zu reparieren“, bevor Sie kopfüber in die Automatisierung eintauchen.

Auswahl der richtigen Technologielösungen zur Prozessoptimierung

Während Sie Ihre Prozesse bewerten und unnötige Schritte entfernen, können Sie gleichzeitig mit der Prüfung der Ihnen zur Verfügung stehenden Technologielösungen beginnen. Es gibt drei Bereiche, die wir bei der Festlegung der Vorgehensweise bei Ihren Automatisierungsbemühungen empfehlen:

Interne Tools

Das erste, was Sie berücksichtigen sollten, ist das, was Sie bereits haben. Viele ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics und andere Technologielösungen verfügen bereits über Workflow-Komponenten.

Eine der Herausforderungen, mit denen Unternehmen häufig konfrontiert sind, besteht darin, die Prozessautomatisierung in mehrere Tools zu integrieren, die nicht miteinander interagieren. Wenn Sie ein „Master“ -Workflow-System oder eine andere Möglichkeit ermitteln können, alle vorhandenen Systeme korrekt miteinander zu verbinden, können Sie möglicherweise Investitionen in eine weitere Workflow-Lösung vermeiden.

Dieser Ansatz funktioniert nicht in allen Fällen (ältere Mainframe-Plattformen, zu viele interne Tools), was dazu führen kann, dass neue Tools insgesamt in Betracht gezogen werden müssen.

Robotic Process Automation (RPA)

Apropos Schlagworte: RPA ist heute eines der heißesten Themen. Laut einem aktuellen Bericht sind Unternehmen bereit, allein im Jahr 2019 Millionen Dollar für RPA auszugeben.

Wenn Ihre Prozessanforderungen keine vollständige End-to-End-Prozessautomatisierung erfordern, kann RPA dazu beitragen, die Lücken in einem Prozess zu schließen, indem routinemäßige, wiederholbare und regelbasierte Aufgaben repliziert werden. Diese Funktion ist oft eine ausgezeichnete Lösung für diese alltäglichen „Drehstuhl“ -Aktivitäten, die der Fluch der Existenz aller zu sein scheinen.

Innerhalb von RPA helfen entweder Attended Bots oder Unattended Bots, Aufgaben zu erledigen, Zykluszeiten zu verkürzen und Integrationslücken zu schließen.

• Besuchte Bots: Diese Bots arbeiten als Aufgabenhelfer, um dem Endbenutzer zu helfen, die Zeit, die er für eine Aufgabe aufwendet, zu beschleunigen, anstatt am Back-End zu arbeiten.
• Unbeaufsichtigte Bots: Unbeaufsichtigte Bots hingegen arbeiten an Backoffice-Aufgaben, um einige der bereits erwähnten Engpässe zu reduzieren. Diese Bots erledigen geplante Aufgaben in der Regel von einem zentralen Kontrollpunkt aus.

RPA ist jedoch nicht die Lösung für alles, insbesondere wenn Ihre Aufgaben nicht routinemäßig, wiederholbar und regelbasiert sind.

Business Process Management Solutions (BPMS)

BPMS war der heiße Trend für das erste Jahrzehnt dieses Jahrhunderts, aber es ist immer noch relevant in den richtigen Situationen. Diese Tools bieten einen besseren Einblick in Ihre End-to-End-Geschäftsprozesse und ermöglichen die Verwaltung der Personen, Daten und Anwendungen in einem einzigen Schritt durch Interaktion mit Back-End-Systemen.

Während die Funktionalität kontinuierlich erweitert wird, bauen Entwickler diese BPM-Lösungen auf einem primären Prozess-Repository und einer Workflow-Engine auf und bieten gleichzeitig Systemintegrationen und wertvolle Prozessmetriken.

Traditionell waren BPM-Lösungen menschenzentriert, dokumentenzentriert oder integrationszentriert (was Sie hier erfahren können), aber die Grenzen verschwimmen mit der Weiterentwicklung der Produkte.

Egal für welches Sie sich entscheiden, ein gutes BPMS hilft bei der Lösung prozessbezogener Probleme durch Transparenz, Zusammenarbeit und Automatisierung, wenn es die richtige Lösung für Ihre Geschäftsanforderungen ist. Ohne klar definierte Prozesse und die richtige Definition innerhalb der Gesamtsystemarchitektur geht ein BPMS in der Fülle großartiger Tools verloren, die Sie zur Verfügung haben, aber nicht in der Lage sind, den maximalen Wert der Ergebnisse vollständig zu erzielen.

Abschließende Gedanken

Die internen Technologielösungen Ihres Unternehmens sind nur so stark wie Ihre Prozesse. Um zu vermeiden, dass ein schlechter Prozess automatisiert wird, müssen Sie die Ursache jedes Prozesses untersuchen, um festzustellen, ob es sich lohnt, ihn beizubehalten, wie er mit der Zukunftsvision oder den Zielen des Unternehmens übereinstimmt und wie er bei Bedarf gestärkt werden kann.

Sobald Sie diesen Schritt getan haben, können Sie recherchieren, um die Technologielösung zu finden — ob Sie sie bereits haben oder es Zeit ist, eine neue zu erwerben —, die für die Prozessoptimierung Ihres Unternehmens geeignet ist. Am Ende finden Sie sich mit einem effizienteren Unternehmen, das bereit ist, gegen seine Konkurrenten anzutreten und seine Kunden zu bedienen.

Welche Arten von Prozessen automatisieren Sie? Wie gut passen sie in Ihre bestehenden Systeme und wo liegen die Lücken? Sobald Sie diese (und andere) Fragen beantwortet haben, sind Sie in einer besseren Position, um eine fundiertere Entscheidung darüber zu treffen, wie Sie Ihre Prozesse am besten verbessern und automatisieren können.