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Employee Payroll Fraud ist einer der häufigsten Betrugsfälle, die mehreren Unternehmen Schmerzen und Schäden zufügen. Einfach ausgedrückt, bei Lohnbetrug geht es um das Hantieren mit Vermögenswerten. Ein Lohnbetrug beinhaltet in der Regel die Manipulation von Mitarbeiterdatensätzen / Zeitkarten, die Änderung der Lohnskala oder des Jobtyps.
Dieser Artikel beleuchtet, wie Sie Betrug bei der Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern und Warnzeichen erkennen können, die auf einen möglichen Gehaltsabrechnungsbetrug in Ihrem Unternehmen hinweisen könnten.
Warnzeichen
Behalten Sie die folgenden roten Fahnen im Auge, die möglicherweise auf einen Lohnbetrug hinweisen könnten, der in einem Unternehmen lauert:
1. Keine Hintergrund- oder Referenzprüfungen für neue Rekruten.
2. Lohnskala nicht autorisiert vom benannten Beamten. Es muss schriftlich vom delegierten Personal erfolgen.
3. Bezahlte Urlaubstage, Krankenstände und Urlaube werden nicht auf die Einhaltung der Organisationsrichtlinien geprüft.
4. Gehaltsabrechnungen und Daten werden nicht mit Personalakten oder Anwesenheits- / Arbeitszeittabellen für gekündigte Mitarbeiter abgeglichen.
5. Fehlen eines automatisierten biometrischen Anwesenheitssystems zur Verfolgung der Mitarbeiterzeit und -anwesenheit, was jedes Mal zu fehlerhaften Arbeitszeittabellen führt.
Verhinderung von Lohnbetrug
Folgende Schritte können zur Verhinderung von Lohnbetrug und zur Einrichtung robuster interner Kontrollen bei der Gehaltsauszahlung eingesetzt werden:
1. Jede Person, die das Gehalt erhält, muss mit Firmenausweisen und Mitarbeitercode verifiziert werden.
2. Am wichtigsten ist, dass Gehaltsabrechnungskonten und -details regelmäßig überprüft werden müssen, um Doppelungen in Bankkonten, Namen oder Adressen festzustellen.
3. Alle Überstundenansprüche sollten von einem bestimmten Beamten / Vorgesetzten genehmigt werden.
4. Bei umfangreichen Überstunden eines einzelnen Mitarbeiters müssen alle Aufzeichnungen überprüft und gründlich überprüft werden.
5. Die Berechnung sowie die Verteilung der Gehaltsabrechnung sollten routinemäßig in der Abteilung gemischt / gedreht werden, ohne das Team vorher darüber zu informieren.
6. Die Mitarbeiteraufzeichnung sollte von einer anderen Person als der Zeitnahme- oder Gehaltsabrechnungsabteilung geführt werden.
7. Zahlungen sollten von einem separaten Bankkonto erfolgen.
Hohes Risiko, wer?
1. Neu eingestellte Mitarbeiter
2. Teilzeitbeschäftigte
3. Niedriglohnbeschäftigte
4. Drogen- und Alkoholabhängige
5. Mitarbeiter mit einer möglichen direkten / indirekten kriminellen Vereinigung oder Hintergrund.
Während die oben angegebenen Informationen bei der Entwurzelung eines möglichen Gehaltsabrechnungsbetrugs helfen können, ist es am wichtigsten, eine gute Gehaltsabrechnungssoftware zu verwenden, um diesen grundlegenden Prozess auszuführen. Eine Lohnbuchhaltungssoftware verfolgt und automatisiert die meisten dieser Schlüsselprozesse und gibt Ihnen gleichzeitig die richtige Kontrolle. Es ist also höchste Zeit, dass Sie darüber nachdenken, Ihre Mitarbeiter elektronisch über ein Gehaltsabrechnungssystem zu bezahlen.
Ist Ihre Gehaltsabrechnung auf dem neuesten Stand oder so gut, wie sie sein sollte?
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