Finanzprozesse, die ein Verein benötigt, um erfolgreich zu sein.
Informationen, die Sie benötigen, um die Finanzen Ihres Clubs zu verwalten. Denken Sie daran, dass die Größe Ihres Clubs die Finanzmanagementprozesse bestimmt, die eingeführt werden müssen.
Der Schatzmeister
Der Schatzmeister ist eine Schlüsselperson in der Vereinsführung. Sie sind im Vorstand oder Ausschuss des Clubs vertreten und übernehmen die Gesamtverantwortung für das Finanzmanagement. Die Größe dieses Jobs hängt davon ab, wie groß der Club ist und ob es andere Leute gibt, die helfen können – entweder in der Finanzverwaltung oder als Finanzunterausschuss. Der Schatzmeister benötigt eine Stellenbeschreibung – darin wird festgelegt, was er tun soll, und es werden Standards für seine Leistung festgelegt. Die Rolle des Schatzmeisters umfasst die Berichterstattung über die tatsächlichen Finanzen und die Suche nach den besten Möglichkeiten, die verfügbaren Mittel zu verwenden. Der Schatzmeister benötigt folgendes Briefpapier, um seine Arbeit effektiv auszuführen:
- Scheckbücher
- Einzahlungsbücher
- ein Kassenbuch oder Hauptbuch
- Zahlungsermächtigung (Scheckanforderung) Gutscheine
- ein nummeriertes Belegbuch mit Durchschlagsseite
- Kontoformulare für Mitgliederabonnements
- ein Kleingeldzahlungsbuch und Kleingeldgutscheine
- eine Datei für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, dh Beträge, die Lieferanten für gekaufte Waren und Dienstleistungen geschuldet sind
- eine Datei zum Speichern von Belegen von bezahlten Konten
- eine Datei mit Bestellungen bei Lieferanten
- eine Datei zum Speichern Erklärungen.
Buchhaltungssysteme und Software
Normalerweise ist ein computergestütztes Buchhaltungssystem der einfachste und einfachste Weg, um die Konten des Clubs zu verfolgen. Es stehen mehrere einfache Programme oder Softwarepakete zur Verfügung. Schauen Sie sich um, um zu sehen, was für die Bedürfnisse Ihres Clubs am besten geeignet ist. Wenn der Club klein genug ist, kann ein manuelles System ausreichend sein. Hier ist, was Ihr Buchhaltungsprogramm tun sollte:
- GST berechnen und nach einzelnen Transaktionen zuordnen
- Ausgaben verfolgen
- Erstellen Sie umfassende Finanzkonten (Gewinn, Verlust und Saldo)
- Ermöglichen Sie einfache Anpassungen
- Stellen Sie die erforderlichen Informationen in einem leicht verständlichen Berichtsformular zur Verfügung
- Geben Sie informationen in einem klaren Format, das jeder, der sie verwendet, klar verstehen kann.
Kassenbücher
Ein Kassenbuch ist ein Journal, in dem alle Einnahmen und Zahlungen des Clubs erfasst werden. Bargeld umfasst tatsächliches Geld, Kreditkartenzettel, Schecks und Zahlungsanweisungen. Es wird Quittungen und Scheckkippen geben, aber das Kassenbuch zeichnet die Details aller Transaktionen auf.
Bankkonten
Der Club benötigt ein Scheckkonto. Scheckbücher bieten eine einfache und effektive Möglichkeit, die Ausgaben des Clubs zu verfolgen. In der Regel haben die Clubs zwei Vorstandsmitglieder (einschließlich des Schatzmeisters), die befugt sind, die Schecks des Clubs gemeinsam zu unterzeichnen. Drei Mitglieder können bevollmächtigt werden, wobei nur zwei erforderlich sind, um den Scheck zu validieren. Der Kontoauszug des Clubs enthält auch eine genaue Aufzeichnung der Ausgaben. Sie können die Häufigkeit dieser Aussagen wählen.
Budgets
Der Club benötigt ein jährliches Budget. Dies liegt in der Verantwortung des Schatzmeisters und wird vom Vorstand des Clubs vereinbart. Sobald das Budget genehmigt wurde, wird es Ihrem Buchhaltungssystem hinzugefügt, damit es mit den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des Clubs verglichen werden kann. Sie können entweder eine Excel-Tabelle oder ein manuelles Kassenbuch für das Clubbudget verwenden.
So erstellen Sie ein Budget:
- Beginnen Sie mit den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des Vorjahres – wenn der Club neu ist, müssen Sie dies auf realistische Schätzungen stützen
- Fügen Sie hinzu, was Sie über das kommende Jahr wissen
- Anpassen und ändern, bis Sie ein realistisches und angemessenes Budget haben
- Lassen Sie das Budget von Ihrem Verwaltungsausschuss oder Verwaltungsrat genehmigen.
Cashflow-Prognose
Mit der Cashflow-Prognose können Sie Einkommenseinbrüche Ihres Clubs antizipieren und planen. Wenn das Einkommen des Clubs variabel ist, bedeutet eine gute Prognose, dass Sie immer noch in der Lage sind, die Ausgaben zu decken.
Zur Erstellung einer Cashflow-Prognose:
- Verwenden Sie historische Muster von Einnahmen und Zahlungen, um den zukünftigen Zeitpunkt des Cashflows vorherzusagen
- Verwenden Sie das Budget, um den Betrag der Quittung oder Zahlung zu antizipieren. Denken Sie daran, dass Ihr Budget möglicherweise ausschließlich auf GST-Basis erstellt wird und der Cashflow GST enthält (also gegebenenfalls Bruttotransaktionen). Ebenfalls, Ihr Budget enthält möglicherweise keine Dinge wie GST-Zahlungen an IRD, Darlehensrückzahlungen oder Käufe von Anlagevermögen Denken Sie also daran.
- Sie können den Cashflow täglich, wöchentlich oder monatlich prognostizieren
- Die Cashflow-Bewegungen sollten immer mit dem Kontoauszug für den Zeitraum in Einklang gebracht werden
Audits
Die Finanzunterlagen des Clubs werden von Zeit zu Zeit geprüft. Während einer Prüfung prüft eine vom Verein unabhängige Person (z. B. ein Buchhalter), ob der Jahresabschluss eine korrekte Aufzeichnung der Finanzlage des Vereins zum Zeitpunkt der Prüfung darstellt. Ein entsprechend qualifizierter Freiwilliger kann die Konten des Clubs prüfen, oder es kann erforderlich sein, einen professionellen Prüfungsdienst in Anspruch zu nehmen. Dies kann kostspielig sein, daher ist es vorzuziehen, einen Freiwilligen zu finden, der bereit ist, das Audit durchzuführen.
Auditing kann ein langwieriger Prozess sein, und es ist eine gute Idee, sechs bis acht Wochen für den Abschluss eines Audits einzuplanen. Der Auditor Ihres Clubs benötigt:
- die Kassenbücher des Clubs, aufgeschrieben und ausgeglichen für das Jahr, und Zeitschriften oder Bücher, die der Club für Aufzeichnungen verwendet
- Kontoauszüge für das ganze Jahr
- Kopien von Einzahlungsscheinen und Scheckkissen
- Quittungsbücher mit Duplikaten und Originalkopien sowie nicht verwendete Quittungsbücher
- Gutscheine für Zahlungen des Clubs , in numerischer Reihenfolge angeordnet
- Quittungen oder Kopien von Schecks, die an Ihren Club gezahlt wurden
- Kopien von Protokollen Ihrer Managementsitzungen, aus denen hervorgeht, wie finanzielle Entscheidungen getroffen und vereinbart wurden
- Kopien 3598>
- alle Abschlüsse für das geprüfte Jahr
- alle anderen relevanten Finanzdokumente.
Versicherung
Es ist wichtig, dass der Club über eine ausreichende Versicherung verfügt. Der Umfang der erforderlichen Versicherung hängt von den Vermögenswerten, der Größe und den Aktivitäten des Clubs ab. Angesichts des Engagements und des Beitrags, den Freiwillige leisten, ist es wichtig, dass sie vor potenziellen Risiken geschützt sind.
Accident Compensation Corporation (ACC) ist Neuseelands gesetzliche Versicherung für Unfallschäden. Es bietet allen Neuseeländern Unfallschutz, Aber viele Clubs entscheiden sich für eine zusätzliche Deckung, um die Bedeutung ihrer freiwilligen und Mitglieder zu erkennen.
Im Allgemeinen benötigen Sie Versicherungsschutz für:
- haftpflichtversicherung
- Feuer und Diebstahl von Inhalten
- Einkommensverlust / erhöhte Arbeitskosten.
Die Wahl der Versicherungsgesellschaft hängt von den Policen, der Deckung und den Kosten ab, die sie dem Club anbieten können. Clubmitglieder können einzelne Policen abschließen, oder der Club kann einen bevorzugten Lieferanten auswählen, der in der Lage ist, die Kosten anzupassen und die Deckung für die spezifischen Bedürfnisse des Clubs bereitzustellen. Es gibt auch spezialisierte Versicherer, die sich mit Sportversicherungen befassen.
Steuern und GST
Das Inland Revenue Department bietet Informationen und einen Abschnitt mit häufig gestellten Fragen zum Sammeln und Bezahlen von GST.
Sportvereine sind oft als gemeinnützige Stiftungen registriert, die von der Einkommensteuer befreit sind. Nach neuseeländischem Recht muss eine gemeinnützige Stiftung hauptsächlich zu einem gemeinnützigen Zweck bestehen. Damit die Zwecke einer Organisation als gemeinnützig angesehen werden können, müssen ihre Aktivitäten oder Ziele öffentliche Zwecke sein, dh der Nutzen muss einem großen Teil der Gemeinschaft zur Verfügung stehen. Darüber hinaus darf es nicht zum Nutzen oder Gewinn einer Person durchgeführt werden.
Gemeinnützige Organisationen müssen bei der Charities Commission registriert sein, um die Steuerbefreiungen in Anspruch nehmen zu können. Die IRD-Website enthält einen Abschnitt über gemeinnützige Organisationen mit Informationen darüber, wie sich dies auf Steuern bezieht.
Weitere Informationen
Das IRD hat weitere Informationen über:
- kassenbücher und allgemeine Aufzeichnungen
- Steuerinformationen für Wohltätigkeitsorganisationen