Eine vollständige Anleitung zur Entscheidung, wer ein Büro in Ihrem Unternehmen bekommt – Open Source Workplace

Die Bürozuweisung ist für Unternehmen fast immer ein heikles Verfahren. Wenn viele Menschen nach Büroräumen verlangen, müssen Manager sicherstellen, dass die Verteilung die Produktivität und Zufriedenheit maximiert. Die Zuweisung der falschen Büros an die falschen Mitarbeiter kann zu Unzufriedenheit und Demotivation führen, abgesehen davon, dass Ressourcen verschwendet werden.

Also, wie sollten Sie entscheiden, wer ein Büro in Ihrem Unternehmen bekommt? Es gibt viele Kriterien, anhand derer Sie bestimmen können, welche Mitarbeiter Büros am meisten benötigen. Viele Rahmenbedingungen gibt es auch, wenn es darum geht, die optimale Bürobelegung zu bestimmen. Indem Sie diese Konzepte anwenden und die Unternehmenskultur berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass Büros an Personen gehen, die sie am meisten nutzen können.

In diesem Artikel zeigen wir einige der Faktoren, die Unternehmen bei der Zuweisung von Büros berücksichtigen. Diese Liste spiegelt die Realität wider, daher erklären wir, welche effektiver sind als andere. Viele Frameworks sind auch relevant, wenn Probleme bei der Zuweisung von Büroräumen auftreten, und es ist wichtig, die Auswirkungen jedes einzelnen zu erkennen.

Dieser Artikel enthält auch eine kurze Diskussion über gängige Möglichkeiten, Büroräume zu arrangieren. Schließlich geben wir Ihnen Richtlinien, wie Sie Bürozuweisungen für Mitarbeiter weniger umständlich und nützlicher gestalten können.

10 Faktoren, die bei der Zuweisung von Büros zu berücksichtigen sind

1. Rang

2. Amtszeit

3. Rolle

4. Gesundheitszustand

5. Behinderungen

6. Kunden

7. Personalbedarf

8. Arbeitsbereichsformat

9. Wechselwirkungen

10. Umweltpräferenzen

Wenn Führungskräfte darüber nachdenken, wie Arbeitsbereiche verteilt werden sollen, müssen sie die Mitarbeiter normalerweise nach einem oder mehreren Kriterien einstufen. Sie fahren mit der Zuweisung von Personen nach Priorität fort; Personen mit höherer Priorität erhalten geeignetere Ämter. Andere Anpassungen, wie Swaps, treten normalerweise auf, nachdem eine anfängliche Bürozuweisung vorliegt. Daher bestimmen die Faktoren, die Sie bei der Zuweisung von Büros verwenden, weitgehend, wer Büros erhält.

Viele in diesem Artikel erwähnte Faktoren sind sinnvoll. Sie tragen dazu bei, dass Mitarbeiter, die Büros am dringendsten benötigen, Zugang zu einem haben. Diese Tatsache ist besonders wichtig, wenn Sie bedenken, dass nicht alle Rollen für die Remote-Arbeit geeignet sind. Zum Beispiel wären Teammitglieder, die schnell diskutieren und auf plötzliche Ereignisse reagieren müssen, besser geeignet, physische Büros in der Nähe zu haben.

Viele dieser Faktoren sind jedoch auch für eine faire Allokation weniger geeignet. Einige von ihnen sind Relikte einer Zeit, in der die Meritokratie noch nicht so weit verbreitet war wie heute. Während sie heute noch Nischenanwendungen haben, haben sie das Potenzial, das Gefühl der Ungerechtigkeit zu verstärken, wenn sie missbraucht werden. Dennoch beschäftigen einige Branchen und Sektoren sie weiterhin, daher ist es immer noch wichtig, sich über diese Kriterien zu informieren.

Wir haben einen Artikel mit dem Titel „Was ist der Zweck eines Büros und wann sollte ein Unternehmen eines bekommen?“ das unterstreicht die Bedeutung physischer Büros.

Rang

Das häufigste Kriterium für die Zuweisung von Büros ist Rang, insbesondere in konservativeren Unternehmen. In diesen Unternehmen geben Ebenen den Mitarbeitern Macht und Einfluss. Die Organisationskultur erfordert, dass diejenigen, die höher auf der Karriereleiter stehen, mehr Vorteile genießen. Das Konzept der Eckbüros, in denen Chefs die besten Büros erhalten, ist ein hervorragendes Beispiel für die Verwendung von Rang zur Bestimmung der Bürozuweisungen.

Wenn es richtig gemacht wird, kann dieses System einige Vorteile haben. Es ermutigt die Menschen, hart zu arbeiten, um Beförderungen zu erhalten, da die Aussicht auf ein besseres Büro ausreicht, um viele Arbeitnehmer zu motivieren. Da diejenigen, die höher im Unternehmen sind, Zugang zu mehr Ressourcen benötigen, ist es eine gute Idee, ihnen ein Büro mit mehr Annehmlichkeiten zu bieten.

Das heißt, die Dinge können schnell sauer werden, wenn die geeigneten Arbeitsbereiche nur an Personen gehen, die ganz oben in der Unternehmenshierarchie stehen.

Erstens erzwingt dieses System die Wahrnehmung von Ungleichheit, da es bestimmten Menschen symbolisch mehr Macht über andere gibt. Es kann es für Führungskräfte schwieriger machen, mit ihren direkten Untergebenen in Beziehung zu treten, insbesondere wenn Büroräume ein umfangreiches Qualitätsspektrum im Unternehmen aufweisen. Wenn Nachwuchskräfte enge Kabinen bekommen, während Führungskräfte weitläufige Räume haben, Arbeiter können anfangen, Ressentiments aufzubauen.

Zweitens können rangbasierte Allokationen Menschen dazu ermutigen, mit hohen Kosten an die Spitze zu gelangen. Der Wettbewerb kann zügellos und außer Kontrolle geraten.

Drittens ist dieses System offen für Missbrauch, da es die Menschen dazu veranlasst, hungriger nach Macht zu werden. Mitarbeiter können beginnen, sich bei ihren Vorgesetzten einzuschmeicheln, um ihre Chancen auf Beförderung zu erhöhen.

Viele Unternehmen verwenden bereits rangbasierte Allokationen, daher sollten sie mit den Fallstricken dieses Szenarios vertraut sein. Selbst wenn sie an diese Bedingungen gewöhnt sind, wird empfohlen, auf andere Kriterien umzusteigen, wenn die Belegschaft zu wettbewerbsfähig wird.

Amtszeit

Eine andere Standardmethode zur Zuweisung von Arbeitsplätzen basiert auf dem Dienstalter. Das Argument ist, dass Mitarbeiter Belohnungen verdienen, wenn sie viele Jahre oder sogar Jahrzehnte bei einem Unternehmen bleiben. Da diese Leute viel über die interne Dynamik dieses Unternehmens wissen würden, können sie ausgezeichnete Quellen für Erfahrung und Anleitung sein. Die „weisen Ältesten“ des Unternehmens zu sein, gewährt ihnen mehrere Privilegien, einschließlich besserer Büroräume.

Dieses System kann Mitarbeiter tatsächlich loyaler gegenüber ihrem Unternehmen machen. Es ermutigt sie, mit dem Unternehmen zu bleiben und zu wachsen, da sie bessere Büroräume verdienen können.

Das Problem, sich ausschließlich auf Tenure-basierte Kriterien zu verlassen, ist, dass es sich nicht unbedingt um eine Meritokratie handelt. Age bedeutet nicht immer Geschicklichkeit. Mitarbeiter können jahrelang in einem Unternehmen tätig sein und trotzdem schlechte Leistungen erbringen. Die Zuweisung von Büroräumen basierend auf der Amtszeit kann jedoch dazu führen, dass das Alter und nicht die Fähigkeiten die Belohnungen bestimmen. Wenn dies geschieht, erwarten Sie, dass die Menschen etwas Motivation verlieren, wenn es um die Arbeit geht.

Ein weiteres prominentes Problem mit diesem Schema ist, dass es soziale Spaltungen aufgrund des Alters fördert. Wie rangbasierte Bewertungen, Es befähigt einige Personengruppen gegenüber anderen. Zunehmende Lücken können zu ungesunden Machtverhältnissen führen, die Teamarbeit und Kommunikation erschweren können.

Schließlich entmutigt die zu hohe Belohnung des Alters den richtigen Umsatz. Während die meisten Unternehmen von niedrigeren Fluktuationsraten aufgrund niedrigerer Personalkosten profitieren würden, führen zu niedrige Raten zu einer Stagnation der Belegschaft. Es wäre weniger wahrscheinlich, dass die Menschen anderswo nach Möglichkeiten suchen, was die Anzahl der Zeitnischen begrenzt, die anderen Bewerbern zur Verfügung stehen. Infolgedessen können Vielfalt und Innovation nachlassen.

Rolle

Rollenbasierte Bürozuweisungen bedeuten, dass Mitarbeiter Büros basierend auf ihrem Job erhalten. Zum Beispiel könnten Leute, die in Marketing und Vertrieb arbeiten, Büros bekommen, die ihnen weniger Einschränkungen bei der Internetnutzung geben. Programmierer könnten eine Workstation mit leistungsfähiger Hardware erhalten. Büroaufträge hängen von der Funktion ab; Führungskräfte bringen ihre Mitarbeiter mit Büros zusammen, die ihnen das geben, was sie brauchen.

Die Verwendung von Rollen bei der Entscheidung über Bürozuweisungen ist ebenfalls üblich. Im Gegensatz zu Kriterien, die auf Alter oder Rang basieren, ist es jedoch weniger wahrscheinlich, dass rollenbasierte Entscheidungen Machtkämpfe fördern. Die Mitarbeiter verstehen, dass die Büros, die sie bekommen oder nicht bekommen, ein Ergebnis ihrer Arbeitsbeschreibung sind und nichts weiter.

Bei rollenbasierten Zuweisungen ist zu beachten, dass dadurch die Anzahl der greifbaren Belohnungen verringert wird, die Sie Mitarbeitern bieten können. Sie können sich nicht mehr auf hochwertige Büroräume als Motivator für harte Arbeit verlassen. Natürlich gibt es eine Vielzahl von materiellen und immateriellen Belohnungen, mit denen Führungskräfte ihre Mitarbeiter motivieren können. Daher sollten rollenbasierte Zuweisungen kein großes Problem darstellen.

Wir haben einen Artikel mit dem Titel „Welche Rollen benötigen Büroräume?“ das vertieft sich tiefer in rollenbasierte Zuordnungen.

Gesundheitszustände

Im Gegensatz zu den drei vorherigen Kriterien sind Gesundheitszustände eher eine Verpflichtung als ein optionaler Faktor. Mitarbeiter müssen in Umgebungen arbeiten, die ihren Fähigkeiten entsprechen. Sie zu ungerechten Arbeitsbedingungen zu zwingen, gefährdet ihre Gesundheit und schadet ihrer Produktivität.

Ein Beispiel für dieses Kriterium in Aktion ist, wenn einer Ihrer Mitarbeiter eine tiefe Venenthrombose entwickelt. In diesem Zustand entwickeln Patienten Blutgerinnsel tief in ihren Beinen, was zu einer verminderten Durchblutung führt. Eine vorherrschende Gegenmaßnahme für diese Krankheit besteht darin, längeres Stehen, Sitzen oder andere Positionen zu vermeiden, in denen sich die Beine noch längere Zeit befinden. Würden Sie angesichts dieser Bedingung immer noch darauf bestehen, dass sie einen Stehpult verwenden?

Überraschenderweise würden einige Manager darauf bestehen, Mitarbeiter durch Szenarien wie die oben beschriebenen zu zwingen. Wenn Sie ein richtiger Anführer werden möchten, müssen Sie einen erheblichen Schwerpunkt auf Ihre Mitarbeiter legen, damit Sie nicht riskieren, sie zu entfremden.

Behinderungen

Behinderungen teilen eine feine Linie mit anderen Gesundheitszuständen, wenn es darum geht, zu diktieren, wer ein Büro bekommt. Ein wesentlicher Unterschied besteht darin, dass die Adressierung eine Anforderung ist. Staatliche Vorschriften verlangen von Arbeitgebern, Menschen mit Behinderungen, die arbeiten möchten, gerechte Möglichkeiten zu bieten. Diese Möglichkeiten können Büroräume umfassen, in denen behinderte Mitarbeiter trotz ihrer Einschränkungen arbeiten können.

Zum Beispiel können einige Mitarbeiter qualvolle Migräne entwickeln, wenn sie auf hell erleuchtete Bereiche stoßen. Daher würden diese Mitarbeiter am besten davon profitieren, in dunklen Räumen mit minimalen Beleuchtungsquellen zu arbeiten.

Es ist wichtig, Menschen mit Behinderungen die richtigen Einrichtungen zur Verfügung zu stellen, um sie mit dem Rest der Belegschaft wettbewerbsfähig zu machen. Inklusivität erfordert, dass Führungskräfte Arbeitsbereiche bereitstellen, in denen jeder von seiner besten Seite arbeiten kann.

Kunden

Bei der Vergabe von Büroräumen sollten Sie beachten, dass einige Mitarbeiter, z. B. Berater, Kunden direkt treffen müssen. In diesem Fall ist es fast eine Voraussetzung, diesen Mitarbeitern angemessene Arbeitsräume zur Verfügung zu stellen, in denen sie mit Kunden kommunizieren können.

Diese Räume sind umfangreicher und enthalten mehr Annehmlichkeiten, da sie sich an Personen richten müssen, die außerhalb des Unternehmens kommen. Unternehmen achten auch mehr auf die Gestaltung dieser Räume, da sie in einer Umgebung kommunizieren müssen, die das Unternehmen repräsentiert.

Nur weil Mitarbeiter direkt mit Kunden zu tun haben, heißt das natürlich nicht, dass sie automatisch die besten Büros bekommen. Einige Unternehmen bevorzugen es, Kunden an Orten außerhalb zu treffen des Unternehmens. Es hängt alles von den jeweiligen Strategien des Unternehmens ab. Der häufigste Fall besteht jedoch darin, Front-End-Mitarbeitern eigene Büroräume zu geben.

Personalbedarf

Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist der Personalbedarf. In einigen Branchen kann die Anzahl der aktiven Mitarbeiter regelmäßig variieren. In diesen Fällen haben HR-Führungskräfte die zusätzliche Aufgabe, die Bürozuweisungen saisonal anzupassen, wenn Mitarbeiter kommen und gehen.

In diesem Fall können sich leitende Angestellte dafür entscheiden, festangestellten Mitarbeitern Priorität in Büroräumen einzuräumen, insbesondere wenn sie eine wichtige Rolle innerhalb der Organisation spielen. In einigen Szenarien ist es besser, vorübergehenden Mitarbeitern Büroräume zur Verfügung zu stellen, die Flexibilität und Mobilität fördern.

Natürlich sollte man vorsichtig sein, wenn es darum geht, den Personalbedarf als Kriterium für Büroaufträge zu verwenden. Bei unsachgemäßer Durchführung kann dieses Schema leicht zu Ressentiments und Ungleichbehandlung führen. Mitarbeiter, die vorübergehend aktiv arbeiten, haben möglicherweise das Gefühl, dass das Unternehmen sie weniger schätzt als den Rest der Belegschaft.

Arbeitsbereichsformat

Wie Arbeitsbereiche in Ihrem Unternehmen angeordnet sind, beeinflusst, welche Personen Büros erhalten. Zum Beispiel müssen alle Mitarbeiter Büros nutzen, wenn Ihr Unternehmen keine Arbeit hat, die für virtuelle Büros geeignet ist. Beachten Sie, dass dieser Fall selten ist; Normalerweise sind viele Aufgaben remote durchführbar.

Ein weiteres Beispiel ist, wenn das Unternehmen über ein offenes Arbeitsbereichsformat verfügt, z. B. die Verwendung von gemeinsam genutzten Tabellen im Vergleich zu Kabinen. Dieses Setup kann es dem Unternehmen möglicherweise ermöglichen, mehr Mitarbeitern wertvollen Arbeitsraum zu geben.

Wenn Sie planen, Büroräume zuzuweisen, müssen Sie immer noch die aktuellen Arbeitsplatzeinstellungen berücksichtigen.

Interaktionen

Mitarbeiterinteraktionen sind wesentliche Faktoren, die bei der Zuweisung von Arbeitsbereichen zu berücksichtigen sind. Fast alle Unternehmen verlassen sich auf Teams und Gruppen als grundlegende Produktivitätseinheiten. Menschen, selbst diejenigen, die in Jobs arbeiten, die nicht viel Kommunikation mit anderen erfordern, müssen früher oder später mit anderen interagieren. Wie jeder Büroangestellte Ihnen sagen kann, können Beziehungen zu anderen Menschen ihre Effektivität in ihrer Arbeit ausmachen oder beeinträchtigen.

Zum Beispiel können einige Mitarbeiter Verhaltensweisen zeigen, die sie von anderen Menschen entfremden. Die typische Antwort, die Führungskräfte hier nehmen, ist, die Person in eine andere Abteilung zu verlegen oder sie direkt zu entlassen. Es ist jedoch auch eine gültige Option, sie stattdessen zu Hause arbeiten zu lassen.

Die Berücksichtigung von Mitarbeiterinteraktionen verhindert viele Triggerpunkte von Konflikten. Da Ihre Belegschaft harmonischer miteinander wird, ist es weniger wahrscheinlich, dass sich die Mitarbeiter gegenseitig stören und ärgern. Sie sind auch in der Lage, effizienter zu arbeiten und ihre Produktivität und Zufriedenheit zu steigern.

Leider lassen sich Mitarbeiterinteraktionen zugunsten anderer Faktoren leicht ignorieren. Viele Personalabteilungen machen sich nicht einmal die Mühe zu untersuchen, wie jeder Mitarbeiter mit seinen Mitarbeitern umgeht. Indem das Unternehmen es versäumt, die Interaktionen dieser Mitarbeiter zu untersuchen, entwickelt es ein Rezept für eine Katastrophe.

Umweltpräferenzen

Interaktionen mit anderen Personen sollten nicht der einzige Faktor sein, der beeinflusst, wie kompatibel jemand zu seinem Arbeitsbereich ist. Führungskräfte sollten auch Umweltpräferenzen berücksichtigen bei der Entscheidung, welche Büros Mitarbeitern zugewiesen werden sollen. Manche Menschen bevorzugen es, bei unterschiedlichen Temperaturen zu arbeiten. Bestimmte Mitarbeiter könnten es vorziehen, in der Nähe von Fenstern zu sein, während andere es vorziehen, in der Mitte des Raumes zu sein. Andere arbeiten vielleicht sogar lieber außerhalb des Firmengeländes als ein Büro zu erhalten.

Diese Einstellungen mögen manchmal unbedeutend erscheinen. Führungskräfte sollten diese Präferenzen jedoch mit dem Respekt behandeln, den sie verdienen. Wenn Mitarbeiter in einer optimalen Umgebung arbeiten, können ihre Moral und Produktivität erheblich gesteigert werden. Abgesehen von anderen Faktoren, Stellen Sie sicher, dass Sie Präferenzen berücksichtigen, um die Menschen zufrieden zu stellen.

Beugen Sie sich jedoch nicht vor Präferenzen, wenn diese kritischere Kriterien wie Gesundheitszustände oder Behinderungen außer Kraft setzen. Entscheidungen, die auf ungerechter Diskriminierung beruhen, sollten ebenfalls keine Beachtung finden. Nur weil der Typ von nebenan nicht neben jemandem im Rollstuhl arbeiten will, gibt er ihm nicht das Recht, in ein anderes Büro zu ziehen.

Rahmen für die Entscheidung über die Zuweisung von Büroflächen

1. Als Zeichen des Prestiges

2. Als Belohnung

3. Kunden gewinnen

4. Als Manifestation der Organisationskultur

5. Zur Steigerung der Effizienz

6. Um Fähigkeiten unterzubringen

7. Um Präferenzen zu folgen

Abgesehen von den verschiedenen Faktoren, die die Bürozuweisung bestimmen, gibt es auch Rahmenbedingungen, mit denen Führungskräfte sicherstellen können, dass sie den richtigen Mitarbeitern die richtigen Büros geben. Diese Frameworks berücksichtigen die Ziele, die das Unternehmen erreichen möchte. Insbesondere bestimmen sie, wie Mitarbeiter die Büros sehen, die sie erhalten.

Als Zeichen des Prestiges

Viele Unternehmen nutzen Arbeitsplatzzuweisungen, um Prestige und Macht zu signalisieren. Wie bereits erwähnt, ist ein typisches Beispiel für diesen Rahmen das Eckbüro, ein großer, gut bestückter Raum, den das Unternehmen normalerweise Abteilungsleitern zur Verfügung stellt. Wenn Mitarbeiter in Kabinen arbeiten müssen, während Führungskräfte private Räume genießen können, signalisiert dies, dass das Unternehmen mehr Wert auf seine Führungskräfte legt.

Die Verwendung von Bürozuweisungen als Zeichen des Prestiges kann in einigen Fällen funktionieren, insbesondere in Unternehmen, die von einem intensiven Wettbewerb leben. Mitarbeiter können leicht sehen, wo sich andere Personen auf der Karriereleiter befinden, basierend auf dem Büro, das sie nutzen. Daher werden Menschen, die gut abschneiden und Beförderungen erhalten, eher von der Öffentlichkeit gesehen. Viele Mitarbeiter leben von Aufmerksamkeit, so dass sie in diesem Szenario eher so hart wie möglich arbeiten werden.

Unternehmen müssen jedoch daran denken, die Extravaganz dieser einzelnen Büros zu begrenzen. Zu sehen, wie Manager in Premium-Büros Spaß haben, passt bei vielen Mitarbeitern möglicherweise nicht gut. In schwierigen Zeiten ist es für Führungskräfte völlig unempfindlich, Büros mit teuren Annehmlichkeiten zu besetzen, während der Rest der Belegschaft unter Entlassungen leidet.

Als Belohnung

Eine andere Verwendung von Bürozuweisungen ist eine Form der Belohnung. Da die Menschen etwa ein Drittel ihres Arbeitstages in Anspruch nehmen, würden sie es zu schätzen wissen, wenn sie sich in der Hektik wohl fühlen. Wenn Unternehmen Büroaufträge als Belohnung verwenden, haben sie in der Regel Räume mit nützlichen und praktischen Funktionen wie großen Schreibtischen oder hochwertigen Stühlen. Diese Räume bieten möglicherweise auch ein höheres Maß an Sicherheit und Privatsphäre, sodass die Mitarbeiter mit weniger Ablenkungen arbeiten können.

Auch hier müssen HR-Mitarbeiter vorsichtig sein, wenn sie Büroräume als Belohnung anbieten. Es hilft niemandem, wenn Mitarbeiter so wettbewerbsfähig werden, dass sie sich gegenseitig aktiv schaden, um an die Spitze zu gelangen. Eine solche Krabbenmentalität kann die Produktivität des Unternehmens zerstören und die Organisationskultur ruinieren.

Die Nutzung von Büroräumen als Belohnung kann zu größerer Korruption führen. Diejenigen, die an der Macht sind, können ihre Fähigkeit nutzen, Ämter zu vergeben, um bestimmte Gruppen unfair zu begünstigen und ihre Macht zu erhalten. Dieses Szenario führt wiederum zu einer erhöhten Korruption, wodurch eine Rückkopplungsschleife entsteht, die schnell außer Kontrolle geraten kann.

Um Kunden zu gewinnen

Wenn Unternehmen regelmäßig mit Kunden interagieren müssen ist es sinnvoll, Bürozuweisungen Mitarbeitern zuzuweisen, die eng mit Außenstehenden zusammenarbeiten müssen. Andernfalls riskiert das Unternehmen, Kunden zu entfremden und ihren Ruf zu verletzen.

Es ist leicht zu erkennen, ob ein Unternehmen regelmäßig Kundenbesuche abrechnet. Es kann mehrere hochwertige Räume mit Firmenlogo verputzt haben. In diesen Räumen können Führungskräfte, Berater und andere zukunftsorientierte Mitarbeiter mit Kunden und Kunden interagieren. Diese Bereiche haben Standorte, die sie für Kunden leicht zugänglich machen. Dieselben Standorte verfügen jedoch über Datenschutzfunktionen, die sicherstellen, dass vertrauliche Gespräche vor neugierigen Blicken und Ohren geschützt werden.

Wenn es das Ziel Ihrer geplanten Bürozuweisung ist, Kunden zu beeindrucken, denken Sie daran, inklusiv zu sein. Es verheißt nichts Gutes für Mitarbeiter, mit beengten Platzverhältnissen und unzureichender Ausstattung zu arbeiten, während Kunden, die sich nicht immer im Gebäude befinden, den Löwenanteil des Platzes erhalten. Seien Sie gerecht bei der Zuweisung von Büroräumen und vernachlässigen Sie nicht die Mitarbeiter, die härter für das Unternehmen arbeiten als jeder Kunde.

Als Manifestation der Organisationskultur

Bürozuweisungen signalisieren mehr als nur individuelles Prestige. Sie weisen auch auf bestimmte Aspekte der vorherrschenden Organisationskultur hin. Zum Beispiel mögen die Leute denken, dass Unternehmen, die hauptsächlich Tenure-basierte Allokationen verwenden, antiquiert und zu konservativ sind. Unternehmen, die rangbasierte Aufgaben vollständig vermeiden, scheinen zu idealistisch und nicht bereit zu sein, hervorragende Leistungen zu belohnen.

Die Kriterien, die Unternehmen bei der Zuweisung von Büroräumen wählen, spiegeln die Werte wider, die sie wahren möchten. Allokationen basierend auf Fähigkeiten lassen den Eindruck entstehen, dass das Unternehmen einen gleichberechtigten Zugang zu Chancen schätzt. Leistungsorientierte Verteilungen betonen eine ergebnisorientierte Kultur, während solche, die auf dem Alter basieren, Konservatismus implizieren.

Welche Methode auch immer Sie verwenden, um Büroräume zu vergeben, stellen Sie sicher, dass sie Werte belohnen, die Sie Ihren Mitarbeitern vermitteln möchten. Auf diese Weise kann selbst ein so einfaches Konzept wie wer ein Büro bekommt, tiefgreifende Auswirkungen haben.

Zur Steigerung der Effizienz

Eine praktischere Möglichkeit, Büroräume zuzuweisen, besteht darin, die Effizienz zu optimieren. Kriterien, die die Fähigkeit berücksichtigen, wie z. B. rollenbasierte Zuweisungen, passen in diese Kategorie.

Der Vorteil dieser Sichtweise ist, dass sie mehr Gleichheit fördert als die meisten Alternativen. Wenn HR-Mitarbeiter Büroräume ausschließlich unter Effizienzgesichtspunkten verteilen, fühlen sich die Menschen eher inklusiv.

Die strikte Einhaltung von Effizienzüberlegungen kann jedoch für viele Unternehmen schwierig sein, insbesondere für diejenigen, die bereits an leistungs- oder senioritätsbezogene Zuweisungen gewöhnt sind. Erwarten Sie in diesen Umgebungen starken Widerstand, wenn jemand versucht, die Art und Weise zu ändern, wie Menschen ihre Büros erhalten. Die am Ende dieses Artikels genannten Techniken sollten Übergänge weniger schwierig machen.

Um Fähigkeiten unterzubringen

Dieses Framework ist eines der offensichtlichsten, aber auch eines der am meisten ignorierten. Büroräume existieren grundsätzlich, um Mitarbeitern die beste Umgebung zu bieten, in der sie ihre Arbeit unterstützen können. Daher ist es sinnvoll, Büros unter Berücksichtigung individueller Fähigkeiten und Anforderungen zuzuweisen.

Es scheint seltsam, dass jemand versucht, sich von dieser Option zu entfernen. Diese Unternehmen verlieren schnell ihre Mitarbeiter, die unzufrieden damit sind, nicht so arbeiten zu können, wie sie es wollen. Die Bilanzierung von Fähigkeiten wird obligatorisch, wenn das Unternehmen Mitarbeiter mit Behinderungen hat, da das Gesetz behinderte Mitarbeiter vor Diskriminierung am Arbeitsplatz schützt.

Um den Einstellungen zu folgen

Viele Unternehmen folgen den Einstellungen erst nach Berücksichtigung anderer Frameworks und oft ganz diskontieren. Glückliche Mitarbeiter sind effizienter und fleißiger, daher zahlen sich die Vorteile der Erfüllung der Wünsche der Mitarbeiter im Laufe der Zeit aus.

Allgemeine Büroraumkonfigurationen

Neben dem Verständnis der Motivationen für Bürozuweisungen ist es auch wichtig, die Art vieler dieser Büros zu untersuchen. Die Art der Büroraumkonfiguration, das von einer Organisation verwendet wird, kann bestimmen, welche Kriterien für die Zuweisung von Arbeitsbereichen angemessener sind.

Privates Bürolayout

Die traditionellsten Bürokonfigurationen fallen unter die privaten Bürolayouts. Erinnern Sie sich an die Cartoons, die Reihen und Spalten von Kabinen darstellen? Sie sind typische Beispiele für Arrangements, die die Privatsphäre betonen.

In diesem Umfeld verbringen die Menschen einen Großteil ihrer Zeit damit, individuell zu arbeiten. Standardzimmer bieten die wichtigsten Orte für die Interaktion, da Kabinen und Bürowände physische Hindernisse für die Kommunikation darstellen.

Der Vorteil privater Bürolayouts besteht darin, dass die Barrieren die Mitarbeiter vor Ablenkungen schützen. Daher haben Bürozuweisungen, die auf Mitarbeiterinteraktionen basieren, weniger Einfluss auf private Layouts.

Ein wesentlicher Nachteil der privaten Bürolayouts ist, dass sie für die Mitarbeiter schnell trostlos werden. Tag für Tag am selben Arbeitsplatz zu arbeiten, kann schnell ermüdend werden. Arbeitnehmer brauchen einen Anreiz, sich zur Arbeit zu motivieren, und eine solche Ermutigung kann von besseren Arbeitsbereichen ausgehen. Daher funktionieren leistungsbasierte Bürozuweisungen in traditionellen Umgebungen tendenziell besser.

Großraumbüro-Layout

Offene Büros sind häufiger in neueren Unternehmen, die Kreativität und Offenheit betonen möchten. In diesem Setup trennen nur wenige Barrieren Arbeitsbereiche. In den meisten Fällen teilen sich Mitarbeiter Tabellen mit Kollegen, sodass es an der Belegschaft liegt, Grenzen zu definieren und den persönlichen Bereich zu verwalten. Manchmal teilen sich Manager und sogar Führungskräfte dieselben gemeinsamen Arbeitsbereiche mit anderen Mitarbeitern.

In einem Großraumbüro-Layout ärgern Arbeiter eher andere Menschen mit einigen ihrer Manierismen. Manche Menschen, besonders Introvertierte, haben auch Persönlichkeiten, die sie dazu bringen, ein höheres Maß an Abgeschiedenheit zu bevorzugen. Daher sind interaktionsbasierte Bürozuweisungen von entscheidender Bedeutung, um die Tendenz offener Büros zu übermäßigem Ärger zu mindern.

Konservative Zuteilungskriterien, die sich auf Rang oder Dienstalter stützen, sind für Großraumbürolayouts ungeeignet, da sie der Absicht dieser Büros widersprechen: Gleichstellung und Zusammenarbeit zu fördern.

Implementierungstechniken

Bevor Ihr Unternehmen beschließt, die Art und Weise zu ändern, wie Büros verteilt werden, sollten Sie zuerst nachdenken. Denken Sie daran, dass die Kriterien, die Sie übernehmen möchten, einen erheblichen Einfluss haben über die Organisationskultur, die sich in Ihrem Unternehmen bilden wird.

In vielen Fällen müssen Sie erhebliche Änderungen daran vornehmen, wie Mitarbeiter ihre Arbeitsbereiche erhalten. Wie bei jeder anderen bedeutenden organisatorischen Veränderung stoßen Sie auf erheblichen Widerstand. Um den Übergang komfortabler zu gestalten, sollten Sie diese Ansätze üben, um den Stress zu minimieren, den das Ereignis den Arbeitnehmern auferlegt.

Prioritäten setzen

Leider ist es unmöglich, alle zuvor in diesem Artikel genannten Kriterien zu erfüllen. Was würden Sie tun, wenn Sie Büros basierend auf Rollen zuweisen möchten, aber leitende Mitarbeiter darauf bestehen, die besten Räume zu erhalten? Sie müssen Kompromisse eingehen und bestimmte Kriterien gegenüber anderen priorisieren.

Denken Sie auch hier daran, dass Ihre Kriterien mit der Sammlung von Werten übereinstimmen sollten, die Sie fördern möchten. Es ist ratsam, eine angemessene Zeitspanne festzulegen, um die Kriterien, die Sie verwenden möchten, mit HR-Mitarbeitern und anderen Behörden zu besprechen, die die tatsächliche Sortierung von Büros durchführen.

Inklusivität praktizieren

Welche Kriterien auch immer Sie letztendlich haben, gehen Sie niemals Kompromisse bei der Zugänglichkeit und den Möglichkeiten ein. Menschen mit Behinderungen die von ihnen benötigten Büroräume zu verweigern, ist das genaue Gegenteil von Inklusivität. Sie verlieren nicht nur ein wichtiges Mitglied der Belegschaft, sondern riskieren auch, das Ziel von Klagen zu sein.

Seien Sie dynamisch

Es ist ratsam, Büroaufgaben von Zeit zu Zeit neu zu ordnen. Dieses Verfahren verringert tendenziell Ungleichheiten und ermöglicht es den Mitarbeitern, von Zeit zu Zeit ein neues Büro zu bekommen. Die konsequenten Veränderungen verringern auch die Fähigkeit machthungriger Individuen, sich weiterhin an erstklassigen Standorten festzuhalten. Schließlich können Sie mit den regelmäßigen Änderungen die Faktoren, die Sie für die Bereitstellung von Büroräumen verwenden, neu bewerten und überarbeiten.

Aufdringlichkeit vermeiden

Gleichzeitig ist es wichtig, zu häufige Bürowechsel zu vermeiden. Ihr Unternehmen hat wahrscheinlich wichtigere Dinge zu tun, als jeden Monat neu zu mischen. Häufige Änderungen schränken die Produktivität ein, da sich die Mitarbeiter an ihre neuen Arbeitsbereiche anpassen müssen. Es kostet auch Zeit, Energie und Geld, das das Unternehmen anderswo besser nutzen kann.

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Verwandte Fragen

Warum nicht physische Büros ganz meiden? Unternehmen können auch ohne physischen Standort erfolgreich sein. Fortschritte in der Technologie ermöglichen es virtuellen Büros, die Leistung auf Augenhöhe mit physischen Arbeitsbereichen zu fördern. Dieses Kunststück ist jedoch leichter gesagt als getan. Wie die meisten Unternehmen weltweit wird sich Ihr Unternehmen wahrscheinlich auch in den nächsten Jahren auf physische Büros verlassen.

Ist die Bürozuweisung so wichtig? Fehden brechen manchmal über Bürozuweisungen aus, besonders in konservativen Firmen, in denen etablierte Mitarbeiter immer erwarten, die erste Wahl zu treffen. Das Verständnis der Faktoren und Rahmenbedingungen, die Menschen bei der Auswahl eines Büros anwenden, ist für eine positive Unternehmenskultur von entscheidender Bedeutung. Wir haben einen Artikel mit dem Titel „Was ist der Zweck eines Büros und wann sollte ein Unternehmen eines bekommen?“ das unterstreicht die Bedeutung physischer Büros.

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