Wenn es um Ausgaben geht, haben Beschaffungsabteilungen — und Unternehmen als Ganzes — seit langem die sogenannten direkten Ausgaben gegenüber ihren historisch vernachlässigten Geschwistern, den indirekten Ausgaben, priorisiert. In einer Welt, in der Rohstoffe und Fertigprodukte die Landschaft dominierten, machte diese Präferenz einen gewissen Sinn (obwohl es in der Tat ein gefährliches Spiel ist, die Bedeutung indirekter Ausgaben zu übersehen). Aber da sich der Markt weiterentwickelt und sich die Kolben, die die Wirtschaftsmotoren von Ländern auf der ganzen Welt antreiben, zunehmend auf Service, Software und andere immaterielle Werte konzentrieren, wird die Notwendigkeit deutlich, dieses Paradigma erneut zu untersuchen.
Beschaffungsstrategien verschieben sich. Geschäftspraktiken entwickeln sich weiter. Das Verständnis der sich ändernden Rollen der indirekten Beschaffung und der direkten Beschaffung ist von entscheidender Bedeutung, um die Effizienz und Wirksamkeit aller Aspekte der Beschaffung zu maximieren — und ein starkes Endergebnis für Ihr Unternehmen zu erzielen.
Indirekte Vs. Direkte Beschaffung
Die übliche Definition für indirekte Beschaffung ist etwas in der Art von „Ausgaben, die nicht an Kunden verkauft werden“ oder „die Kosten für die Geschäftstätigkeit.“ Es ist ein großer Schirm, der Verwaltungskosten, ausgelagerte professionelle Dienstleistungen und all die Büromaterialien, Computer und Kabinen umfasst, die ein stationäres Unternehmen benötigt, um erfolgreich zu sein.
Unternehmen, die ihren Kunden ein greifbares, fertiges Produkt zur Verfügung stellen, erzielen Einnahmen mit der direkten Beschaffung und haben sich in der Vergangenheit intensiv damit befasst, bevor sie sich bemüht haben, ihre indirekte Beschaffungsfunktion zu verbessern. Beispiele für direkte Beschaffungsausgaben sind:
- Zutaten für die Zubereitung von Mahlzeiten in einem Restaurant
- Materialien für die Herstellung des neuesten Must-Have-Mobiltelefons
- Einzelhandelswaren in einer beliebten Handelskette
- High-End-Industrieanlagen für ein Unternehmen, das ein weiteres Produkt herstellt
Diese Art der Beschaffung konzentriert sich darauf, hochwertige Rohstoffe in ein hochwertiges Produkt zu verwandeln -qualitätsfertiges Produkt, oft zum höchsten Preis verkauft, den der Markt tragen wird.
Folglich konzentrieren sich die Beschaffungsprozesse in diesen Unternehmen tendenziell auf:
- Kostenvermeidung. Den niedrigsten Preis für die hochwertigsten Rohstoffe zu zahlen, ist die goldene Regel. Die Beschaffungsfunktion dieser Unternehmen nähert sich dem Supply Chain Management mit Blick auf Kosteneinsparungen, die Nutzung von Skaleneffekten und gut entwickelten Lieferantenbeziehungen, um Rabatte und günstige Konditionen zu erhalten.
- Minimierung (oder Beseitigung) der Risikoexposition. Die besten Materialien übertragen ihre Qualität auf Fertigwaren. Sie tragen auch dazu bei, dass Produkte allen gesetzlichen und branchenspezifischen Sicherheitsstandards entsprechen und gleichzeitig sicherstellen, dass das Kundenerlebnis zufriedenstellend oder, noch besser, außergewöhnlich ist. Compliance und Kundenzufriedenheit schützen vor Risiken und stellen sicher, dass sich das Unternehmen auf die Steigerung seines Gewinns konzentrieren kann, anstatt seinen Ruf zu retten.
Diese Prioritäten sind auch für das Management der indirekten Beschaffung wertvoll — und in der Tat ebenso wichtig für gesunde Gewinnmargen für Unternehmen, die kein physisches Produkt herausbringen.
In einer Dienstleistungswirtschaft sind Ausgaben, die die kreativen Bemühungen hinter immateriellen Gütern und Dienstleistungen unterstützen, eine starke Markenunterstützung durch Kundenservice und soziale Medien bieten und Wettbewerbsvorteile bieten, die neuen „direkten Ausgaben“.
Eine verblassende Unterscheidung — und ein wechselnder Fokus
Als die Fertigung der große Fisch im wirtschaftlichen Teich war, war der direkte Einkauf von Rohstoffen oder Waren für den Weiterverkauf gegenüber indirekten Ausgaben der Name des Spiels. Aber so wie das verarbeitende Gewerbe die wirtschaftliche Bedeutung der Landwirtschaft in den Schatten stellte, hat die Dienstleistungswirtschaft das verarbeitende Gewerbe an den Rand gedrängt — und zwar viel schneller. Wenn Unternehmen von virtuellen Gütern und immateriellen Dienstleistungen angetrieben werden, werden die indirekten Ausgaben, die einst als „Verwaltungsausgaben“ abgetan wurden, plötzlich zur besten Gelegenheit für Kosteneinsparungen, Lieferkettenoptimierung und datenreiche Ausgabenanalysen, die eine intelligentere, schlankere und effektivere Beschaffungsstrategie ermöglichen.
Betrachte das: eine Studie der Weltbank aus dem Jahr 2018 ergab, dass Dienstleistungen ab 2017 mehr als 60% der gesamten Wertschöpfung der Weltwirtschaft ausmachten. In den Vereinigten Staaten machten Dienstleistungen satte 86% aller Arbeitsplätze aus und trugen fast 80% zur gesamten Wertschöpfung der Wirtschaft bei. Auch das Vereinigte Königreich hat den Wandel vollzogen: Dienstleistungen machten 95,7% der Beschäftigung aus und trugen 78,6% zur gesamten Wertschöpfung der Wirtschaft bei.
Kurz gesagt, während indirekte Ausgaben schon immer relevant und eine wichtige Variable in der verantwortungsvollen Beschaffung waren, rücken sie in den Mittelpunkt, da viele Unternehmen Einnahmen erzielen, ohne etwas Greifbares herzustellen. In einer Dienstleistungswirtschaft sind die Einkäufe, die die kreativen Bemühungen unterstützen, die immaterielle Waren und Dienstleistungen liefern, eine starke Markenunterstützung durch Kundenservice und soziale Medien bieten und Wettbewerbsvorteile durch strategische Arbeitspraktiken bieten, die neuen „direkten Ausgaben“.“
Es geht nicht darum, was Sie verkaufen, sondern wie Sie die Ausgaben verwalten
Die Dienstleistungswirtschaft ändert möglicherweise die Definition von „direkten Ausgaben“für einige Unternehmen, aber die Kerngeschäftsprinzipien, die eine effektive Beschaffung vorantreiben, gelten weiterhin. Eine zentralisierte Beschaffungssoftwarelösung ist heute ein unverzichtbares Werkzeug für Beschaffungsprofis auf der ganzen Welt.
Zusätzlich zum einfacheren Lieferkettenmanagement und der vereinfachten Finanzerfassung und -berichterstattung erleichtert eine zentralisierte Lösung den internen Stakeholdern die Verfolgung jedes Aspekts jeder Transaktion und den Querverweis mit wichtigen Quelldokumenten, unabhängig von der Kategorie. Indirekte Beschaffungskategorien können gleichzeitig mit direkten Beschaffungskategorien verwaltet werden.
Tail-Ausgaben (auch Maverick-Ausgaben oder Rogue-Ausgaben genannt), die im indirekten Einkauf oft als unvermeidbar angesehen werden, können dank automatisierter Anforderungs-, Genehmigungs- und Zahlungsverfahren gezähmt und sogar eliminiert werden.
Durch die Integration und Zentralisierung Ihrer Beschaffungsfunktion werden die Anforderungen des Unternehmens erfüllt und die Finanzdaten sind vollständig, konform und können problemlos für Prognosen und Berichte genutzt werden. Es ist ein kluges Stück indirekter Ausgaben für jedes Unternehmen, das nicht nur überleben, sondern in einer serviceorientierten Wirtschaft gedeihen will.
Eine neue Ära für die Beschaffung
Direkt oder indirekt, Geld ausgeben, um Geld zu verdienen, ist eine Geschäftspraxis, die wahrscheinlich hier bleiben wird. Und egal, ob Sie altmodische Widgets erstellen oder Killer-Apps herausbringen, es ist ein Schritt in Richtung dauerhaften Erfolgs, sicherzustellen, dass alle Ihre Ausgaben sichtbar und nachvollziehbar sind und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.