Arbeitgeber können einen bevollmächtigten Vertreter benennen, der das Formular I-9 im Namen ihres Unternehmens ausfüllt, einschließlich Personalverantwortlicher, Vorarbeiter, Vertreter oder Notar. Das Department of Homeland Security verlangt vom bevollmächtigten Vertreter keine besonderen Vereinbarungen oder andere Unterlagen für Form I-9-Zwecke. Wenn ein Bevollmächtigter das Formular I-9 im Namen des Arbeitgebers ausfüllt, haftet der Arbeitgeber weiterhin für Verstöße im Zusammenhang mit dem Formular oder dem Überprüfungsprozess.
Beim Ausfüllen des Formulars I-9 muss der Arbeitgeber oder bevollmächtigte Vertreter jedes vorgelegte Dokument bei Anwesenheit des Arbeitnehmers physisch prüfen, um festzustellen, ob es vernünftigerweise echt erscheint und sich auf den vorlegenden Arbeitnehmer bezieht. Das Einsehen oder Einsehen von Dokumenten per Webcam ist nicht zulässig.
Wenn der Bevollmächtigte sich weigert, das Formular I-9 auszufüllen (einschließlich einer Unterschrift), kann ein anderer Bevollmächtigter ausgewählt werden. Wenn der Arbeitgeber einen Notar beauftragt, handelt der Notar als bevollmächtigter des Arbeitgebers und nicht als Notar. Der Notar muss die gleichen erforderlichen Maßnahmen wie ein Bevollmächtigter durchführen. Wenn der Notar als Bevollmächtigter handelt, sollte er kein notarielles Siegel auf Formular I-9 vorlegen.