arbejdsgivere kan udpege en autoriseret repræsentant til at udfylde formularer i-9 på vegne af deres virksomhed, herunder personaleofficerer, formænd, agenter eller notar. Department of Homeland Security kræver ikke, at den autoriserede repræsentant har specifikke aftaler eller anden dokumentation til Form i-9-formål. Hvis en autoriseret repræsentant udfylder formular i-9 på vegne af arbejdsgiveren, er arbejdsgiveren stadig ansvarlig for eventuelle overtrædelser i forbindelse med formularen eller verifikationsprocessen.
når du udfylder formular i-9, skal arbejdsgiveren eller den autoriserede repræsentant fysisk undersøge hvert dokument, der præsenteres, med medarbejderen fysisk til stede for at afgøre, om det med rimelighed ser ud til at være ægte og vedrører den medarbejder, der præsenterer det. Det er ikke tilladt at gennemgå eller undersøge dokumenter via cam.
hvis den autoriserede repræsentant nægter at udfylde formular i-9 (herunder at give en underskrift), kan en anden autoriseret repræsentant vælges. Hvis arbejdsgiveren ansætter en notar, fungerer notaren som en autoriseret repræsentant for arbejdsgiveren, ikke som notar. Notaren skal udføre de samme krævede handlinger som en autoriseret repræsentant. Når notaren optræder som autoriseret repræsentant, bør notaren ikke fremlægge en notarforsegling på formular i-9.