Teknologi: Hvad er den rigtige måde at automatisere en proces på?

procesautomatisering er ikke en hurtig løsning til at eliminere det verdslige. Der er flere trin, du skal overveje, før du introducerer ny teknologi i dine forretningsprocesser.

del fem i en serie

at vælge en teknologi løsning er ikke en overnight beslutning. Men med så mange leverandører derude for at forvirre budskabet, kan et firma vælge det flashiest produkt og bruge en betydelig mængde tid på at forsøge at implementere det, før de indser, at det ikke passer bedst til deres situation.

afhængigt af hvilket nøgleord du bruger, vil en hurtig Google-søgning resultere i et utal af teknologiske værktøjer til at imødekomme dine arbejdsgangs-og procesautomatiseringsbehov. Hver af disse leverandører vil fortælle dig, at deres værktøj kan løse alle dine behov, men det er selvfølgelig ikke sandt.

for at identificere, hvilket værktøj der passer bedst til din situation, skal du forstå din virksomheds behov og nuværende teknologimiljø, før du dykker ned i leverandørvalg.

når du beslutter dig for straks at automatisere uden at overveje, hvor dine teknologiløsninger og processer findes nu, automatiserer du blindt. Desuden giver automatisering af en dårlig proces dig kun dårlige resultater — eller i det mindste ineffektive — hurtigere.

Løs processen

tidligere i min karriere lykkedes det mig en kunde onboarding-proces, hvor vi sendte en opgave sekventielt fra Team A til Team B til Team C. Denne proces var på plads i årevis, og den overlevede migrationen fra papirformularer sendt rundt på kontoret til “digitalisering” (regneark knyttet til e-mails).

da vi kiggede på yderligere procesautomationer (såsom migrering til en Access-database), besluttede vi at bruge lidt tid på at få en bedre forståelse af processen. I dette opdagede vi, at Team B videresendte den e-mail, de modtog fra Team A, til Team C uden at gøre noget andet med det.

Team B betragtede dette trin som en meget lav prioritet og var ofte en flaskehals i den samlede proces. Vi blev straks enige om, at Team A kunne sende e-mailen direkte til Team C og derved eliminere dette unødvendige procestrin i den nye automatiserede løsning.

selvom dette er en alt for forenklet og indlysende situation, hvis organisationen ikke besluttede at se på sine processer, før vi søgte en teknologisk løsning, ville vi have savnet denne flaskehals. Derefter ville vi have indbygget det i den nye løsning for at overleve nogle få generationer.

en anden procesautomatiseringsudfordring vedrører undtagelserne i processen. Vi ser ofte, at virksomheder forsøger at bygge alle deres undtagelser i deres automatiserede løsning. Vi anbefaler:

1. forsøger at forstå bedre årsagen til deres undtagelser i håb om at fjerne så mange af dem som muligt.
2. Find en måde at oprindeligt implementere en “happy path” – løsning inden for den valgte arbejdsgangsteknologi for at genkende værdi hurtigere.

dette er blot nogle få eksempler på, hvorfor det er vigtigt at “rette processen”, før du dykker hovedet først i automatisering.

valg af de rigtige Procesoptimeringsteknologiløsninger

mens du evaluerer dine processer og fjerner unødvendige trin, kan du samtidig begynde at undersøge de teknologiløsninger, der er tilgængelige for dig. Der er tre områder, vi anbefaler at se på, når du bestemmer, hvordan du fortsætter med din automatiseringsindsats:

interne værktøjer

den første ting du bør overveje er, hvad du allerede har. Mange ERP-systemer (enterprise resource planning) som SAP, Oracle, Microsoft Dynamics og andre teknologiløsninger har allerede arbejdsproceskomponenter.

en af de udfordringer, virksomheder ofte støder på, er at have procesautomatisering indbygget i flere værktøjer, der ikke interagerer med hinanden. Hvis du kan bestemme et “master” arbejdsgangssystem eller en anden måde at binde alle eksisterende systemer korrekt sammen, kan du potentielt undgå investering i endnu en arbejdsgangsløsning.

denne tilgang fungerer ikke i alle tilfælde (Ældre mainframe-platforme, for mange interne værktøjer), hvilket kan føre til behovet for at overveje nye værktøjer helt.

Robotic Process Automation (RPA)

RPA er et af de hotte emner derude i dag. Ifølge en nylig rapport er virksomheder parat til at bruge millioner af dollars på RPA alene i 2019.

når dine procesbehov ikke kræver fuld end-to-end procesautomatisering, kan RPA hjælpe med at udfylde hullerne i en proces ved at replikere opgaver, der er rutinemæssige, gentagelige og regelbaserede. Denne funktion er ofte en glimrende løsning for de verdslige, “drejestol” aktiviteter, der synes at være bane af alles eksistens.

inden for RPA, enten deltog bots eller uovervåget bots hjælpe knock out opgaver, mindske cyklustider, og bro integration huller.

• deltog Bots: disse bots arbejde som opgave hjælpere til at hjælpe slutbrugeren fremskynde, hvor meget tid han eller hun bruger på en opgave, snarere end at arbejde på back-end.
• ubemandede Bots: ubemandede bots arbejder derimod på back-office-opgaver for at reducere nogle af de flaskehalse, jeg allerede har nævnt. Disse bots håndterer planlagte opgaver, normalt fra et punkt med central kontrol.

RPA er dog ikke løsningen på alt, især hvis dine opgaver ikke er rutinemæssige, gentagelige og regelbaserede.

Business Process Management Solutions (BPMS)

BPMS var den varme tendens i det første årti af dette århundrede, men det er stadig relevant i de rigtige situationer. Disse værktøjer giver større synlighed i dine end-to-end forretningsprocesser og tillader styring af mennesker, data og applikationer i et enkelt trin ved at interagere med back-end-systemer.

mens funktionaliteten løbende udvides, bygger udviklere disse BPM-løsninger på et primært proceslager og en arbejdsprocesmotor, samtidig med at de leverer systemintegrationer og værdifulde procesmålinger.

traditionelt har BPM-løsninger været menneskecentriske, dokumentcentriske eller integrationscentriske (som du kan lære om her), men linjerne er blevet mere slørede, da produkterne fortsætter med at modnes.

uanset hvilken du vælger, hjælper en god BPMS med at løse procesrelaterede problemer gennem synlighed, samarbejde og automatisering, hvis det er den rigtige løsning til dine forretningsbehov. Uden veldefinerede processer og den korrekte definition inden for den overordnede systemarkitektur går en BPMS tabt i den overflod af gode værktøjer, du har til rådighed, men er ikke i stand til fuldt ud at opnå den maksimale værdi af dem.

Endelige tanker

din virksomheds interne teknologiløsninger er kun så stærke som dine processer. For at undgå at automatisere en dårlig, skal du se på grundårsagen til hver proces for at afgøre, om det er værd at holde, hvordan det tilpasser sig organisationens fremtidige vision eller mål, og hvordan man gør det stærkere, hvis det er nødvendigt.

når du har gjort dette trin, kan du undersøge for at finde teknologiløsningen — uanset om du allerede har den, eller det er tid til at erhverve en ny — det passer til din organisations procesoptimering. I sidste ende finder du dig selv med et mere effektivt firma, der er klar til at påtage sig sine konkurrenter og betjene sine kunder.

så hvilke typer processer automatiserer du? Hvor godt passer de ind i dine eksisterende systemer, og hvad er hullerne? Når du har behandlet disse spørgsmål (og andre), vil du være i en bedre position til at træffe en mere informeret beslutning om, hvordan du bedst forbedrer og automatiserer dine processer.