Sådan skriver og opdaterer du din medarbejderhåndbog for 2022 + skabelon

opdateret 21.December 2021

medarbejderhåndbøger i 2022: den endelige Guide

mange virksomhedsejere overser vigtigheden af en velskrevet medarbejderhåndbog. En god håndbog tjener mange formål. Er din håndbog et nyttigt værktøj til din virksomhed? En stærk medarbejderhåndbog vil:

• Indstil forventninger til nye ansættelser
• Kodificer, Organiser og opdater virksomhedspolitikker
• forenkle ombordstigning
• Hjælp nye ansættelser lykkes
• gør træning og håndhævelse lettere
• Beskyt dig mod overtrædelser af overholdelse

i denne artikel tager vi et dybt dyk i medarbejderhåndbøger: hvad, hvorfor og hvordan.

2022 Employee Handbook Template

hvis du kom til denne artikel for at hente handbook template, her er det:

• skabelon til medarbejderhåndbog (PDF)

vi har organiseret denne vejledning i fem sektioner:

1. Hvad er en medarbejderhåndbog?
2. er du juridisk forpligtet til at Have en medarbejderhåndbog?
3. Håndbogeksempler, der kan inspirere dig
4. udfordringen med at holde håndbøger opdaterede
5. 20 grunde til, at du muligvis skal opdatere din medarbejderhåndbog

Hvad er en medarbejderhåndbog?

for det første er en håndbog go-to myndighed for politikker. Som sådan bør det være stedet at søge juridisk afklaring. For det andet er det afgørende for ny leje uddannelse. For det tredje kan du bruge det til at fremvise din virksomhedskultur.

Hvad skal jeg bruge til en medarbejderhåndbog?

Hvad skal du lægge i din håndbog? Nå, stort set alt. Det er trods alt en brugervejledning til nye medarbejdere, ledere og ledere. Hvis du starter fra bunden, skal du forvente at lave flere udkast. Tag dig god tid og få input fra alle.

Begynd med din mission statement. Et tids-og arbejdssystem med et digitalt HR-arkivskab gør det nemt at oprette og opbevare dine håndbogsopdateringer.

lad os nu diskutere, hvad vi skal lægge i det. De fleste store virksomheder dækker følgende i deres medarbejderhåndbog:

• medarbejderbekræftelse og underskrift
• kompensation/fordele
• ansættelsesvilkår
• fjern-og hybridarbejdspolitik
• lønfradrag
• disciplin
• betalt fri (PTO)
• forretningsrejser
• overarbejde
• ikke-diskrimination
• interessekonflikt
• covid-19 sikkerheds-og vaccinepolitik
• intellektuel ejendomsret
• adfærdskodeks
• tid og fremmøde
• etik
• dresscode
• sikkerhed
• mobil enheder
• sociale medier
• anti-gengældelse

en medarbejderhåndbog skal være et levende dokument. Af denne grund bør du foretage proaktive opdateringer. Virksomheder, der har holdt deres håndbog Opdateret, har forhindret mange problemer. For eksempel sparede de, der oprettede en social mediepolitik for 20 år siden, meget besvær. Tilsvarende reducerede de, der uddannede ansættelsesledere i juridiske spørgsmål, risikoen for en retssag. Derudover var de, der behandlede seksuel chikane, foran spillet.

foto af Slim Emcee på Unsplash

Hvad skal du lovligt Have i din nye medarbejderhåndbog?

nu hvor vi har diskuteret ‘hvad’, lad os diskutere ‘hvorfor. Hvorfor har du brug for en håndbog? Kræver loven det? Faktisk kræver Federal Department of Labor ikke, at du i sig selv har en håndbog. De kræver dog, at du informerer medarbejderne om deres rettigheder. Som resultat, nogle arbejdsgivere giver afkald på en håndbog til tegn på arbejdspladsen. På grund af dette uddeler de under onboarding en stak papirer.

omvendt har smarte arbejdsgivere tegn på arbejdspladsen plus en god medarbejderhåndbog.

hvordan skaber en ufuldstændig håndbog problemer? Overvej hvad der skete med en ny medarbejder som beskrevet på Reddit:

jeg vidste ikke, at jeg skulle tilmelde mig før mine tre måneder til sygesikring. Og jeg fik aldrig at vide dette og antog bare, at jeg ikke kunne, før mine tre måneder skete. Så begyndte jeg at stikke rundt og fandt ud af, at jeg tilsyneladende skulle gøre det på forhånd. Er der noget jeg kan gøre? Jeg kunne virkelig bruge sundhedsdækningen. Reddit

Kend statslige, føderale, lokale og faglige arbejdspladsbestemmelser

før du begynder at skrive en ny håndbog (eller opdatere en), skal du vide, at mange arbejdspladslove er i spil. Hvis du har medarbejdere i mere end en by eller stat, skal du f.eks.

emner, der skal medtages i din medarbejderhåndbog

Fjern-og Hybridarbejdspolitikker

udbredt vedtagelse af fleksibelt arbejde har været en megatrend i de sidste to år. Hvis din virksomhed tilbyder fjern-eller hybridarbejdsarrangementer, skal du sørge for at formalisere politikkerne. Hybridarbejde påvirker compliance, datasikkerhed, medarbejderengagement og dit arbejdsgivermærke. Hvis du ikke formaliserer reglerne, sætter du dig selv i fare på flere måder. Du kan uforvarende begå en overtrædelse af overholdelse, opleve et databrud eller få medarbejdere til at klage over ulige behandling. Vi diskuterer dette mere detaljeret i Afsnit 5 i denne artikel: 20 grunde til, at du muligvis skal opdatere din medarbejderhåndbog.

ved vilje Beskæftigelsesklausul

‘ved vilje’ betyder, at hver part kan afslutte arbejdsforholdet til enhver tid. I alle stater undtagen Montana, denne aftale er standardforholdet. Derfor, hvis du har medarbejdere i Montana, sørg for at stave dette ud.

lige beskæftigelse og bekæmpelse af chikane

Kommissionen for lige beskæftigelsesmuligheder (EEOC) regulerer dette. Sørg for at beskrive uacceptabel adfærd i detaljer. Derudover skal du fortælle dine medarbejdere, hvad de skal gøre, hvis de udsættes for chikane eller ser det ske med en kollega. Plus, skitsere, hvad du vil gøre, hvis en medarbejder hævder chikane.

Family Medical Leave Act (FMLA)

ud over FMLA-plakaten skal du angive dette skriftligt. På den måde, hvis en medarbejder skal tage betalt eller ubetalt orlov, kan de se din håndbog for detaljerede instruktioner. Derudover skal du muligvis tilføje ændringer på grund af Covid-relateret orlov.

foto af Clayton Cardinalli på Unsplash

Occupational Safety and Health Administration (OSHA)

for at have en sikker arbejdsplads skal dine medarbejdere kende dine sikkerhedspolitikker. Hvordan gør du det? Brug Personlig træning plus plakater, så medarbejderne holder dem i tankerne. Frem for alt skal du præsentere dem i håndbogen på første dag. Trods alt, du vil have dine nye ansættelser til at forstå dit engagement i sikkerhed.

Covid-19 politikker

pandemien har bestemt påvirket alle virksomheder og deres arbejdsmiljø. Du har sandsynligvis oprettet politikker vedrørende social afstand, forskudte arbejdsplaner, vaccinationer, og symptomkontrol.

stoffri arbejdspladspolitikker

det er en god ide at have en stofmisbrugspolitik, uanset om du er påkrævet eller ej. Hvis du for eksempel foretager narkotikatest, må dine politikker ikke diskriminere. Bundlinie, sørg for at kende lovene og angiv dem i din håndbog. Når det er sagt, er der også spørgsmålet om cannabis. Cannabis forbliver ulovligt på føderalt niveau. Derfor er der forvirring om, hvad det betyder på lokalt plan. Hvis din stat har legaliseret marihuana, er det tid til at opdatere din medarbejderhåndbog. For eksempel kan dette påvirke dine politikker for lægemiddelprøvning. At opdage THC i en narkotikatest i en tilstand, der har legaliseret rekreativ potbrug, indebærer muligvis ikke en forbrydelse. Din virksomhed kan dog tilpasse sig føderale love.

endelig lønseddel og ubrugt PTO

spørgsmål om afslutning af beskæftigelsen kan være underlagt en statslov afhængigt af hvor du bor. På grund af dette skal du tale med din juridiske rådgiver. Nogle stater kræver for eksempel, at arbejdsgivere betaler ubrugt PTO og ferietid.

COBRA

din håndbog skal skitsere, hvad der sker, når en medarbejder afslutter eller opsiges. Hvis du tilbyder sundhedsmæssige fordele, har tidligere medarbejdere ret til at tilmelde sig COBRA. COBRA er en forkortelse for Federal Consolidated Omnibus budget Reconciliation Act. Det giver blandt andet fortsat sundhedsdækning efter adskillelse. I praktisk brug henviser det til den fordelsplan, som virksomheden tilbyder under COBRA.) Tidligere medarbejdere, der ansøger om COBRA, har brug for tilmeldingsformularer. Derfor, hvis du har et samlet tids-og arbejdssystem, skal du medtage et link til disse formularer i din håndbog.

tid og fremmøde

husk, løn og time love er knyttet til, hvor godt du spore medarbejderens tid. Som et resultat er det vigtigt at vide, hvordan man sporer timer. Din håndbog skal forklare, hvordan medarbejderne kigger ind for skift. Inkluder regler for måltider og pauser, PTO, mindsteløn, overarbejde og fair arbejdsuge, for eksempel.

generelle ansvarsfraskrivelser

der kan være en masse dokumenter flyder rundt. Beskyt dig selv mod forældede eller dårligt skrevne politikker, der blev oprettet før de nuværende retningslinjer. Angiv klart, at håndbogen erstatter andre regler. Dette giver dig også et mål for beskyttelse mod uformelle eller ‘antagede’ politikker. Begge kan være i modstrid med officielle politikker eller lov. I det mindste skal du beskytte dig selv ved at angive, at politikkerne kan ændres.

ny Lejebekræftelse og aftale

HR-systemer med elektronisk signatur gør det nemt. Nyansatte medarbejdere kan læse politikkerne fra en internetforbundet enhed og derefter underskrive, at de forstår og vil følge dem.

eksempler på medarbejderhåndbog for at inspirere dig

nu hvor vi har diskuteret ‘have-to’ S ‘ lad os gennemgå nogle eksempler på medarbejderhåndbog. Se, hvordan disse HR-afdelinger gjorde deres medarbejderhåndbog levende.

The Motley Fool Employee Handbook vi sætter en særlig ære i at kalde os “tåbelige” – med en kapital F. Harkening tilbage til Shakespeare. Det er vores telefonkort at være ærbødig. At instruere og underholde. Og at sige sandheden. Så vores kerneværdier kan opsummeres simpelthen som ” Vær tåbelig.”Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook” enhver hos Tesla kan og bør tale med nogen anden i henhold til hvad de mener er den hurtigste måde at løse et problem til gavn for hele virksomheden. Tal med din manager. Og du kan tale med din leders manager. Du kan tale direkte med en VP i en anden afdeling. Du kan tale med Elon–du kan tale med nogen uden andres tilladelse.”Tesla Employee Anti-Handbook

Trello Employee Handbook nye ansættelser hos Trello behandles med en manual organiseret i et Trello board. Komplet med charmerende billeder af nuttede hunde og katte. Du kan se det her.

udfordringen med at holde håndbøger ajour

det kræver bestemt en løbende indsats at holde medarbejderhåndbogen opdateret. Dette gælder især for små virksomheder uden HR-direktør. For det første har den person, der har til opgave, ikke altid tid til at udarbejde detaljerne. I nogle virksomheder er det en frygtet opgave at skrive og opdatere håndbogen. Som resultat, ingen er ivrige efter at tage ejerskab og sorteper bliver passeret rundt. For det andet sænker udskrivningsomkostningerne stramme budgetter. Det er uheldigt. Når alt kommer til alt har små virksomheder brug for en god håndbog så meget som større.

problemer med forældede medarbejderhåndbøger

vigtigst, ved, at en forældet håndbog kan gøre mere skade end gavn. Især hvis politikkerne ikke er kompatible. Derudover forårsager det forvirring. Desuden kan det være særligt problematisk for nye ansættelser.

overvej dette eksempel: Antag, at du har en 60-dages ventetid for ydelser. Hvad hvis en ny medarbejder antager sundhedsmæssige fordele starter med det samme? På grund af dette afslutter de deres tidligere dækning, før de er berettigede. Så har de en stor medicinsk udgift. Du vil have en vred medarbejder med et bjerg af medicinske regninger. Det er ingen måde at starte et nyt job på.

her er et bedre scenarie: nye ansættelser sendes et link til medarbejderhåndbogen, så snart de accepterer jobtilbudet. E-mailen siger eksplicit, at den nye leje skal læse håndbogen ASAP. Håndbogen forklarer tydeligt ventetiden. Den nye leje underskriver deres anerkendelse. Du kan også gentage ventetiden i e-mailen for godt mål.

hvorfor du muligvis har brug for flere Håndbogversioner

hvis du har arbejdstagere i mange stater, har du muligvis brug for et separat overholdelsesafsnit for hver stat. Tal med din virksomhed advokat eller state Department of Labor. For eksempel, hvis du er baseret i Californien, har du muligvis brug for et separat afsnit for arbejdstagere i bestemte byer. Derudover udvidede staten kvalificeret orlov ud over den føderale lov.

din håndbog repræsenterer din virksomhed

når din medarbejdermanual er forældet, afspejler den dårligt på din virksomhed. Og da medarbejderne opdager, at det er forkert, ignorerer alle snart det. Medarbejdere skal spørge deres leder eller HR-personale, hver gang de har et spørgsmål. Desværre kan forkerte oplysninger og uformelle politikker spredes gennem arbejdsstyrken.

20 grunde til, at du muligvis skal opdatere din medarbejderhåndbog i 2022

i dette kapitel diskuterer vi 20 specifikke grunde til, at du muligvis skal opdatere din personalehåndbog.

overholdelse

det er vigtigt at huske, at din håndbog kan bruges som et juridisk dokument. Hvis en medarbejder anlægger sag mod din virksomhed, kan du blive holdt til standarderne i din håndbog. Hvis din håndbog ikke beskytter dig, skal du opdatere den med vejledning fra din juridiske rådgiver.

For mere information om overholdelse af små virksomheder, se 2021 HR Compliance checkliste.

Fjern-og Hybridarbejdsmodeller

fjern-og hybridarbejdsplaner kræver deres eget regelsæt. For eksempel skal du afklare, hvornår du forventer, at eksterne medarbejdere er tilgængelige, og hvem der er berettiget. Oversigt over procedurer for registrering af tid og fremmøde. Tilsvarende Opdatere politikker på pauser og fleksibel tid. Se vores opdaterede skabelon for en dybdegående prøve fjernarbejde politik.

Bonus: gratis e-bog om fjernarbejde!

for vejledning om styring af fjernteam, få vores gratis e-bog Sådan mestrer du fjernstyring af arbejdsstyrken: den væsentlige Guide til modstandsdygtige virksomheder.

Fair planlægning, overarbejde og FMLA opdateringer

Love ændrer sig hele tiden. For eksempel, stabil planlægning og PTO udbetaling love dukker op. Den bedste praksis er at tildele en HR-manager til at spore ændringer i ansættelsesretten. Tal også med din advokat, lønningsfirma eller statsdol for at få hjælp.

ændringer i statslige diskriminationslove

føderale antidiskriminationslove har eksisteret i et stykke tid. Vær dog opmærksom på, at mange stater har yderligere love relateret til forskelsbehandling. Efterhånden som lovene udvikler sig, er det vigtigt at bevare tempoet i din håndbog. Forresten har mange virksomheder vedtaget diskriminationspolitikker, der er strengere end feds.

yderligere placering eller flytning

hvis din virksomhed har åbnet en ny placering, er det tid til at opdatere din medarbejderhåndbog. Medarbejdere skal kunne finde den officielle adresse på din nye placering. Du skal også kommunikere formål og funktion. Håndbogen er det bedste sted at liste officielle adresser, site funktioner og kontaktoplysninger.

tilbyder et nyt produkt eller Service

hver medarbejder skal forstå dit produkt eller servicetilbud. Når nye produkter kommer ud, skal du føje dem til produktsektionen i din medarbejdermanual. Angiv også produkter eller tjenester, der ikke længere tilbydes. Fjern dem ikke bare. Mærk dem afbrudt. Medarbejdere har brug for en officiel metode til produkttilgængelighed.

nye medarbejdertyper

Definer jobroller og medarbejdertyper for at afklare krav til fordele. Du kan have fuldtidsansatte (fritaget og ikke-fritaget), deltidsansatte, uafhængige entreprenører, sæsonarbejdere, vikarer eller ikke-residenter. Også, skitsere særlige overvejelser eller udelukkelser, hvor det er nødvendigt.

politikker for sociale medier

brug af sociale medier fortsætter med at udvikle sig, når nye platforme dukker op. For din virksomhed kan det være en stærk form for kommunikation, forfremmelse og markedsføring. Det kan også være et dræn på produktiviteten. Afklar således din politik for personlig og virksomheds brug af sociale medier. Vær specifik om konsekvenserne for overtrædelser. Hvis du har en politik, der begrænser, hvad medarbejderne kan sende på deres egen tid, skal du sørge for, at den ikke krænker ytringsfriheden.

øget bevidsthed om seksuel chikane og juridiske implikationer

bevidstheden om seksuel chikane på arbejdspladsen er steget. Offentlige sager, Aktivisme og nyhedshistorier har alle til at tænke over det. Nu er det et perfekt tidspunkt at opdatere din medarbejderhåndbog om politikker for seksuel chikane. Vær klar og kortfattet om, hvad der udgør chikane og den tilhørende disciplinære handling.

gengældelse

arbejdsgiver gengældelse er den hyppigst indleverede afgift hos EEOC. Gengældelse er, når en arbejdsgiver straffer en medarbejder for en beskyttet handling. For eksempel varsling eller indgivelse af en klage. Først skal du ikke bryde loven ved at gengælde og sørge for, at ledere forstår dette. Forsikre dine medarbejdere om, at de kan rejse problemer og forklare, hvordan man rapporterer problemer uden uretmæssig opsigelse. Hvis din håndbog har instruktioner, er det mindre sandsynligt, at du kommer i en rodet situation.

Samtalepolitik

da mange stater har forbudt spørgsmål om lønhistorik under samtaler, skal dit rekrutteringsteam vide dette. Overtrædelse kan lande dig i dyre retssager.

Cannabis legalisering

som nævnt i Afsnit to har mange stater legaliseret cannabis. Hvis din stat er en af dem, er det tid til at oprette en politik med juridisk vejledning.

kriminel baggrundskontrol

der er nye statslige love om baggrundskontrol. Dette er et område at holde øje med, især hvis du rutinemæssigt foretager kriminel baggrundskontrol. Inkluder instruktioner, samtykke, privatlivspolitikker og acceptabel praksis. Derudover skal du sørge for, at dine ledere er opdaterede.

statsniveau måltider og bryder Love

gennemgå og opdatere dit måltid og bryde love ofte. Sørg for, at timemedarbejdere holder øje med ubetalte pauser. Hvis de ikke gør det, kan deres 40-timers uge krybe ind i overarbejde uden at deres leder ved det. Det ville sætte dig i fare for en overtrædelse af overarbejde

juridiske afklaringer

hvis din virksomhed har ‘uskrevne eller ‘antaget’ politikker, er du på tynd juridisk grund. De er ikke politikker i juridisk forstand og vil ikke være forsvarlige. Dette vil underminere integriteten af din håndbog. Er der tvetydigt sprog? Eller underforståede omstændigheder? Hvis så, du åbner døren til fortolkning, fordi det kan gå en million forskellige måder. Derfor er det tid til at gennemgå din medarbejderhåndbog for tvetydigt sprog. Lad ingen sten være vendt (eller uredigeret). Når medarbejderne har et løftepunkt, er der plads til tvist.

lige politikker

din medarbejderhåndbog skal indeholde retfærdige politikker. Specifikt dem, der definerer interaktioner mellem ledelse, medarbejdere og virksomhed. Sørg for, at dine politikker er retfærdige, og lige så vigtigt, at alle følger dem. Ja, hvis en leder viser favorisering, underminerer det håndbogen.

Cloud Access

udnytter du cloud access til din medarbejderhåndbog? Hvis ikke, er dette et perfekt tidspunkt at starte. Cloud-baserede personalehåndbøger er nemme at få adgang til og fås med enhver mobil enhed. Plus, du kan opdatere dem i realtid efter behov. Det bliver ikke bedre end det. Derudover behøver du ikke at genoptrykke din håndbog eller uddele yderligere sektioner.

jobroller og jobbeskrivelser

dine medarbejdere skal altid kunne gennemgå opdaterede jobroller. Hver jobrolle skal omfatte ansvar og forventninger. I et skybaseret system kan du give adgang efter behov. På den måde kan kun medarbejdere med den rolle se dem.

Streamline Onboarding

din medarbejderhåndbog er den bedste måde at sætte forventninger på. Som tidligere diskuteret forbedrer skybaserede håndbøger onboarding. Giv nye ansættelser adgang til din manual med det samme. Spor læsning fremskridt i din tid og arbejdskraft system.

Vækstmilepæle

hvis du har tilføjet medarbejdere, kan du nu være underlagt ‘store arbejdsgiverregler’. Det hele afhænger af, hvor mange medarbejdere du har. For det første, hvis du har mindst en medarbejder, skal du give lige løn for lige arbejde til mandlige og kvindelige ansatte. (Det skal du gøre alligevel .) For det andet, hvis du har 15 til 19 ansatte, er du omfattet af de love, der forbyder forskelsbehandling. Baseret på race, farve, religion, køn (inklusive graviditet, seksuel orientering eller kønsidentitet). Plus national oprindelse, handicap og genetisk information (inklusive familiemedicinsk historie). Du kan læse om flere milepæle for overholdelse her.

Arbejdsforcehub til medarbejderhåndbøger

Afslutningsvis vil vi introducere dig til Arbejdsforcehub, en omfattende tids-og arbejdsløsning, der er specielt bygget til og skræddersyet til små virksomheder. Arbejdsforcehub forenkler håndbog distribution, medarbejder underskrift og opdateringer. For mere information, planlæg en demo i dag.

hvis du vil hente vores skabelon til medarbejderhåndbog fra 2022, skal du besøge skabelon til medarbejderhåndbog.