Økonomistyring for klubber

finansielle processer en klub skal køre med succes.

oplysninger, du har brug for til at styre din klubs Økonomi. Husk, at størrelsen på din klub bestemmer de økonomiske styringsprocesser, der skal indføres.

kasserer

kasserer er en nøgleperson i klubbens ledelse. De er repræsenteret i klubbens bestyrelse eller Udvalg og tager det overordnede ansvar for dens økonomiske forvaltning. Størrelsen på dette job afhænger af, hvor stor klubben er, og om der er andre mennesker, der kan hjælpe – enten med den økonomiske administration eller som et finansunderudvalg. Kasserer vil kræve en jobbeskrivelse – dette angiver, hvad de skal gøre og giver standarder for deres præstationer. Kassererens rolle omfatter rapportering om faktiske finanser og opsøge de bedste måder at bruge disponible midler. Kassereren har brug for følgende papirvarer for at udføre deres job effektivt:

• checkbøger
• bankindskudsbøger
• en kontantbog eller hovedbog
• betalingsgodkendelse (checkrekvisition) værdikuponer
• en nummereret kvitteringsbog med carbon copy page
• kontoformularer til medlemmers abonnementer
• en lille kontantbetalingsbog og små kontante værdikuponer
• en fil for kreditorer, det vil sige beløb, der skyldes leverandører for købte varer og tjenester
• en fil til lagring af kvitteringer fra betalte konti
• en fil med ordrer, der er afgivet hos leverandører
• en fil til lagring af bankindtægter årsregnskab.

regnskabssystemer

normalt er et edb-regnskabssystem den nemmeste og enkleste måde at holde styr på klubbens konti. Der er flere enkle programmer eller programpakker til rådighed. Tag et kig rundt for at se, hvad der er bedst for din klubs behov. Hvis klubben er lille nok, kan et manuelt system være tilstrækkeligt. Her er hvad dit regnskabsprogram skal kunne gøre:

• Beregn GST og giver dig mulighed for at allokere det ved individuelle transaktioner
• følg udgifterne
• fremstil omfattende finansielle konti (fortjeneste, tab og balance)
• gør det nemt at foretage de nødvendige justeringer
• giv dig de nødvendige oplysninger i en letforståelig rapportformular
• giv oplysninger i et klart format, som alle, der bruger det, kan forstå klart.

Cashbooks

en cashbook er en journal, hvor alle klubbens kvitteringer og betalinger registreres. ‘Kontanter’ inkluderer faktiske penge, kreditkortsedler, checks og postanvisninger. Der vil være kvitteringer og check butts, men cashbook registrerer detaljerne i alle transaktioner.

bankkonti

klubben har brug for en checkkonto. Check bøger giver en enkel og effektiv måde at spore klubbens udgifter. Normalt har klubber to bestyrelsesmedlemmer (inklusive kasserer), der er bemyndiget til i fællesskab at underskrive klubbens checks. Tre medlemmer kan bemyndiges, med kun to kræves for at validere checken. Klubbens kontoudtog giver også en nøjagtig oversigt over udgifterne. Du kan vælge hyppigheden af disse udsagn.

budgetter

klubben kræver et årligt budget. Dette er kassererens ansvar og aftales af klubbens direktion. Når budgettet er godkendt, tilføjes det i dit regnskabssystem, så det kan sammenlignes med klubbens faktiske indtægter og udgifter. Du kan bruge enten et regneark eller en manuel cashbook til klubbens budget.

at udarbejde et budget:

• start med faktiske indtægter og udgifter fra det foregående år – hvis klubben er ny, bliver du nødt til at basere dette på realistiske skøn
• Tilføj hvad du ved om det kommende år
• juster og modificer, indtil du har et realistisk og rimeligt budget
• få budgettet godkendt af dit direktion eller ledelsesorgan.

pengestrømsprognoser

pengestrømsprognoser giver dig mulighed for at forudse eventuelle dips i din klubs indkomst og planlægge omkring dem. Hvis klubbens indkomst er variabel, vil god prognose betyde, at du stadig kan dække udgifter.

at udarbejde en pengestrømsprognose:

• brug historiske mønstre af kvitteringer og betalinger til at hjælpe dig med at forudsige den fremtidige timing af pengestrømme
• brug budgettet til at hjælpe dig med at forudse størrelsen af kvitteringen eller betalingen. Husk, at dit budget kan udarbejdes på GST-eksklusiv basis, og pengestrømmen inkluderer GST (så brutto op-transaktioner, hvor det er relevant). Dit budget inkluderer muligvis ikke ting som GST-betalinger til IRD, tilbagebetaling af lån eller køb af anlægsaktiver, så sørg for at huske dem.
• du kan forudsige pengestrømme dagligt, ugentligt eller månedligt
• pengestrømsbevægelserne skal altid afstemmes tilbage til kontoudtoget for perioden

revisioner

klubbens økonomiske poster revideres fra tid til anden. Under en revision kontrollerer en person, der er uafhængig af klubben (såsom en revisor), at årsregnskabet er en korrekt registrering af klubbens økonomiske stilling på revisionstidspunktet. En passende kvalificeret frivillig kan revidere klubbens konti, eller det kan være nødvendigt at bruge en professionel Revisionstjeneste. Dette kan være dyrt, så det er at foretrække at finde en frivillig, der er villig til at udføre revisionen.

revision kan være en langvarig proces, og det er en god ide at tillade seks til otte uger for en revision, der skal gennemføres. Din klubs revisor har brug for:

• klubbens cashbooks, skrevet op og afbalanceret for året, og tidsskrifter eller hovedbøger, som klubben bruger til poster
• kontoudtog for hele året
• kopier af indbetalingssedler og checkstumper
• kvitteringsbøger med duplikater og originale eksemplarer plus eventuelle ubrugte kvitteringsbøger
• kuponer til betalinger foretaget af klubben, arrangeret i numerisk rækkefølge
• kvitteringer eller kopier af checks betalt til din klub
• kopier af referater fra dine ledelsesmøder, der viser, hvordan økonomiske beslutninger blev truffet og aftalt
• kopier af eventuelle tidligere revisionserklæringer
• alle årsregnskaber for det år, der revideres
• alle andre relevante finansielle dokumenter.

forsikring

det er vigtigt, at klubben har tilstrækkelig forsikring. Omfanget af den krævede forsikring varierer afhængigt af klubbens aktiver, størrelse og aktiviteter. I betragtning af det engagement og bidrag, som frivillige yder, er det vigtigt, at de er beskyttet mod eventuelle risici.

acc (acc) er Danmarks lovpligtige forsikringsselskab for eventuelle skader forårsaget af et uheld. Det giver alle nye nidkære ulykkesbeskyttelse, men mange klubber vælger yderligere dækning for at anerkende vigtigheden af deres frivillige og medlemmer.

generelt kræver du politisk dækning for:

• ansvarsforsikring
• Brand og tyveri af indhold
• tab af indkomst/øgede arbejdsomkostninger.

valget af Forsikringsselskab afhænger af de politikker, dækning og omkostninger, som de er i stand til at tilbyde klubben. Klubmedlemmer kan vælge at tegne individuelle politikker, eller klubben kan vælge en ‘foretrukken leverandør’, der er i stand til at skræddersy omkostninger og dække klubbens specifikke behov. Der er også specialiserede forsikringsselskaber, der beskæftiger sig med sportsforsikring.

skat og GST

Inland Revenue Department giver information og et afsnit af ofte stillede spørgsmål om indsamling og betaling af GST.

sportsklubber registreres ofte som velgørende trusts, som er fritaget for indkomstskat. I henhold til dansk lov skal en velgørende tillid primært eksistere til et velgørende formål. For at en organisations formål kan betragtes som velgørende, skal dens aktiviteter eller mål være offentlige formål, dvs.fordelen skal være tilgængelig for en stor del af samfundet. Derudover må det ikke videreføres til gavn eller fortjeneste for nogen enkeltperson.

velgørende organisationer skal registreres af Velgørenhedskommissionen for at nyde skattefritagelserne. IRD ‘ s hjemmeside indeholder et afsnit om velgørende organisationer med oplysninger om, hvordan dette vedrører skat.

mere information

IRD har mere information om:

• cashbooks og generel registrering
• skatteoplysninger for velgørenhedsorganisationer