cum să scrieți și să actualizați manualul dvs. de angajați pentru 2022 + șablon

actualizat la 21 decembrie 2021

manuale de angajați în 2022: Ghidul definitiv

mulți proprietari de afaceri ignoră importanța unui manual de angajați bine scris. Un manual bun servește multor scopuri. Este manualul dvs. un instrument util pentru compania dvs.? Un manual puternic angajat va:

• stabiliți așteptările pentru noii angajați
• codificați, organizați și actualizați politicile companiei
• Simplificați integrarea
• ajutați noii angajați să reușească
• Faceți instruirea și aplicarea mai ușoară
• Protejați-vă de încălcările conformității

în acest articol, ne aruncăm adânc în manualele angajaților: ce, de ce și cum.

2022 șablon manual angajat

dacă ați venit la acest articol pentru a descărca șablonul manual ,aici este:

• șablon manual angajat (PDF)

am organizat acest ghid în cinci secțiuni:

1. ce este un manual al angajaților?
2. aveți obligația legală de a avea un manual al angajaților?
3. Exemple de manuale pentru a vă inspira
4. provocarea de a menține manualele actualizate
5. 20 motive pentru care poate fi necesar să actualizați manualul angajaților

ce este un manual al angajaților?

în primul rând, un manual este autoritatea pentru politici. Ca atare, ar trebui să fie locul pentru a căuta clarificări juridice. În al doilea rând, este esențial pentru formarea de noi angajați. În al treilea rând, îl puteți folosi pentru a vă prezenta cultura companiei.

de ce am nevoie pentru un manual al angajaților?

ce trebuie să introduceți în manualul dumneavoastră? Ei bine, aproape totul. La urma urmei, este un manual de utilizare pentru noii angajați, manageri și directori. Dacă începeți de la zero, așteptați să faceți mai multe schițe. Ia-ți timp și de a lua de intrare de la toată lumea.

începeți cu declarația dvs. de misiune. Un sistem de timp și de muncă cu un cabinet digital de fișiere HR facilitează crearea și păstrarea actualizărilor manualului.

acum, să discutăm ce să punem în ea. Cele mai multe companii mari acoperă următoarele în manualul lor angajat:

• recunoașterea și semnătura angajaților
• compensații/beneficii
• condiții de angajare
• Politici de lucru la distanță și hibride
• deduceri de salarizare
• disciplină
• timp liber plătit (PTO)
• călătorii de afaceri
• Ore suplimentare
• nediscriminare
• conflict de interese
• Politica de siguranță și vaccin Covid-19
• proprietate intelectuală
• cod de conduită
• timp și prezență
• etică
• cod vestimentar
• siguranță
• mobil dispozitive
• social media
• Anti-represalii

un manual al angajaților ar trebui să fie un document viu. Din acest motiv, ar trebui să faceți actualizări proactive. Companiile care și-au păstrat manualul actual au prevenit multe probleme. De exemplu, cei care au creat o politică de social media acum 20 de ani au salvat o mulțime de probleme. În mod similar, cei care au instruit managerii de angajare cu privire la întrebările legale de interviu au redus riscul unui proces. În plus, cei care au abordat hărțuirea sexuală au fost înaintea jocului.

fotografie de Slim Emcee pe Unsplash

ce vi se cere legal să aveți în noul manual al angajaților?

acum că am discutat despre ‘ce’, să discutăm ‘ de ce. De ce ai nevoie de un manual? Legea o cere? De fapt, Departamentul Federal al Muncii nu vă cere să aveți un manual, în sine. Cu toate acestea, vă solicită să informați angajații cu privire la drepturile lor. Drept urmare, unii angajatori renunță la un manual pentru semnele de la locul de muncă. Din această cauză, în timpul îmbarcării, ei înmânează un teanc de hârtii.

invers, angajatorii inteligente au semne la locul de muncă, plus un manual bun angajat.

cum cauzează probleme un manual incomplet? Luați în considerare ce s-a întâmplat cu un nou angajat, așa cum este descris pe Reddit:

nu știam că trebuia să mă înscriu înainte de cele trei luni pentru asigurarea de sănătate. Și nu mi s-a spus niciodată acest lucru și am presupus că nu pot până nu s-au întâmplat cele trei luni ale mele. Apoi am început să mă învârt și am aflat că trebuia să o fac în prealabil aparent. Pot face ceva? Mi-ar prinde bine asigurarea medicală. Reddit

cunoașteți reglementările la locul de muncă de stat, federale, locale și sindicale

înainte de a începe să scrieți un nou manual (sau să actualizați unul), știți că multe legi la locul de muncă sunt în joc. Dacă aveți angajați în mai multe orașe sau state, veți avea nevoie de secțiuni specifice locației, de exemplu.

subiecte de inclus în manualul angajaților

Politici de lucru la distanță și hibride

adoptarea pe scară largă a muncii flexibile a fost un megatrend din ultimii doi ani. Dacă compania dvs. oferă aranjamente de lucru la distanță sau hibride, asigurați-vă că formalizați politicile. Lucrul hibrid afectează conformitatea, securitatea datelor, implicarea angajaților și marca dvs. de angajator. Dacă nu formalizați Regulile, vă puneți în pericol în mai multe moduri. Ați putea comite în mod involuntar o încălcare a conformității, ați putea experimenta o încălcare a datelor sau ați putea avea angajați care se plâng de tratamentul inegal. Discutăm acest lucru mai detaliat în secțiunea 5 a acestui articol: 20 de motive pentru care poate fi necesar să vă actualizați manualul angajaților.

Clauza de angajare la voință

‘la voință’ înseamnă că oricare dintre părți poate pune capăt relației de muncă în orice moment. În toate statele, cu excepția Montana, acest Acord este relația implicită. Prin urmare, dacă aveți angajați în Montana, asigurați-vă că scrieți acest lucru.

Ocuparea Forței de muncă egală și anti-hărțuire

Comisia pentru șanse egale de angajare (EEOC) reglementează acest lucru. Asigurați-vă că descrieți în detaliu comportamentul inacceptabil. În plus, spuneți angajaților dvs. ce să facă dacă sunt supuși hărțuirii sau văd că i se întâmplă unui coleg. În plus, descrieți ce veți face dacă un angajat pretinde hărțuire.

Family Medical Leave Act (FMLA)

în plus față de afișul FMLA, trebuie să furnizați acest lucru în formă scrisă. În acest fel, dacă un angajat trebuie să ia concediu plătit sau neplătit, vă poate vedea manualul pentru instrucțiuni detaliate. În plus, poate fi necesar să adăugați modificări din cauza concediului legat de Covid.

fotografie de Clayton Cardinalli pe Unsplash

Administrarea securității și sănătății în muncă (OSHA)

pentru a avea un loc de muncă sigur, angajații dvs. trebuie să vă cunoască politicile de siguranță. Cum faci asta? Utilizați în persoană de formare, plus postere, astfel încât angajații să le păstreze partea de sus a minții. Mai presus de toate, prezentați-le în manual în prima zi. La urma urmei, doriți ca noii dvs. angajați să vă înțeleagă angajamentul față de siguranță.

politici Covid-19

pandemia a afectat cu siguranță toate întreprinderile și mediul lor de lucru. Probabil ați creat politici privind distanțarea socială, programele de lucru eșalonate, vaccinările și verificarea simptomelor.

politici la locul de muncă fără droguri

este o idee bună să aveți o politică privind abuzul de substanțe, indiferent dacă vi se cere sau nu. Dacă faceți teste de droguri, de exemplu, politicile dvs. nu trebuie să discrimineze. Linia de fund, asigurați-vă că știți legile și să le precizeze în manualul. Acestea fiind spuse, există și problema canabisului. Canabisul rămâne ilegal la nivel federal. Ca urmare, există confuzie cu privire la ceea ce înseamnă acest lucru la nivel local. Dacă statul dvs. a legalizat marijuana, este timpul să vă actualizați manualul angajaților. De exemplu, acest lucru vă poate afecta politicile de testare a drogurilor. Descoperirea THC într-un test de droguri într-un stat care a legalizat utilizarea de oală de agrement nu poate implica o crimă. Cu toate acestea, afacerea dvs. se poate alinia legilor federale.

salariul Final și PTO neutilizate

problemele de sfârșit de muncă pot fi supuse unei legi de stat în funcție de locul în care locuiți. Din acest motiv, discutați cu consilierul dvs. juridic. Unele state, de exemplu, solicită angajatorilor să plătească PTO neutilizat și timpul de vacanță.

COBRA

manualul dvs. ar trebui să descrie ce se întâmplă atunci când un angajat renunță sau este reziliat. Dacă oferiți beneficii pentru sănătate, foștii angajați au dreptul să se înscrie în COBRA. (COBRA este un acronim pentru federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Printre altele, oferă o acoperire continuă a sănătății după separare. În utilizarea practică, se referă la planul de beneficii oferit de companie sub COBRA.) Foștii angajați care solicită COBRA vor avea nevoie de formulare de înscriere. Prin urmare, dacă aveți un sistem unificat de timp și de muncă, includeți un link către aceste formulare în manualul dvs.

timp și prezență

amintiți-vă, legile salariale și de oră sunt legate de cât de bine urmăriți timpul angajatului. Drept urmare, este esențial să știi cum să urmărești orele. Manualul dvs. ar trebui să explice modul în care angajații ceas pentru schimburi. Includeți reguli pentru mese și pauze, PTO, salariul minim, orele suplimentare și săptămâna de lucru corectă, de exemplu.

declinări generale

pot exista o mulțime de documente care plutesc în jur. Protejați-vă de politicile învechite sau prost scrise care au fost create înainte de orientările actuale. Precizați clar că manualul înlocuiește orice alte reguli. Acest lucru vă oferă, de asemenea, o măsură de protecție împotriva politicilor informale sau asumate. Ambele ar putea contrazice politicile oficiale sau legea. Cel puțin, protejați-vă afirmând că politicile pot fi modificate.

confirmare și acord de închiriere noi

sistemele HR cu semnătură electronică facilitează acest lucru. Angajații nou angajați pot citi politicile de pe un dispozitiv conectat la internet, apoi semnează că le înțeleg și le vor urma.

Exemple de manual pentru angajați pentru a vă inspira

acum, că am discutat despre ‘trebuie să’ S ‘ să trecem în revistă câteva exemple de manual pentru angajați. Vedeți cum aceste departamente de resurse umane și-au făcut manualul angajaților să prindă viață.

Manualul angajatului Motley Fool ne mândrim în mod special în a ne numi „nebuni” – cu un capital F. Harkening înapoi la Shakespeare. Este cartea noastră de vizită să fim ireverențioși. Pentru a instrui și amuza. Și să spun adevărul. Deci, valorile noastre de bază pot fi rezumate pur și simplu ca „fii prost.”Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook „oricine de la Tesla poate și ar trebui să vorbească cu oricine altcineva în funcție de ceea ce ei cred că este cel mai rapid mod de a rezolva o problemă în beneficiul întregii companii. Vorbește cu managerul tău. Și poți vorbi cu managerul managerului tău. Puteți vorbi direct cu un VP dintr-un alt departament. Poți vorbi cu Elon–poți vorbi cu oricine fără permisiunea altcuiva.”Tesla angajat anti-manual

Trello angajat manual angajari noi la Trello sunt tratate la un manual organizat într-un consiliu de Trello. Complet cu imagini fermecătoare de câini și pisici adorabil. O puteți vedea aici.

provocarea de a menține manualele actualizate

cu siguranță, este nevoie de un efort continuu pentru a menține manualul angajaților actualizat. Acest lucru este valabil mai ales pentru companiile mici fără director de resurse umane. În primul rând, persoana însărcinată nu are întotdeauna timp să elaboreze detaliile. În unele companii, scrierea și actualizarea manualului este o sarcină temută. Drept urmare, nimeni nu este dornic să preia proprietatea și dolarul este trecut. În al doilea rând, costurile de imprimare scad bugetele strânse. Acest lucru este regretabil. La urma urmei, întreprinderile mici au nevoie de un manual bun la fel de mult ca și cele mai mari.

probleme cu manualele învechite ale angajaților

cel mai important, să știți că un manual învechit poate face mai mult rău decât bine. Mai ales dacă politicile nu sunt conforme. În plus, provoacă confuzie. În plus, poate fi deosebit de problematic pentru noii angajați.

luați în considerare acest exemplu: Să presupunem că aveți o perioadă de așteptare de 60 de zile pentru beneficii. Ce se întâmplă dacă un nou angajat presupune beneficii de sănătate începe imediat? Din acest motiv, își încheie acoperirea anterioară înainte de a fi eligibili. Apoi au o cheltuială medicală majoră. Veți avea un angajat furios cu un munte de facturi medicale. Nu așa se începe o nouă slujbă.

Iată un scenariu mai bun: noii angajați primesc prin e-mail un link către manualul angajaților imediat ce acceptă oferta de muncă. E-mailul afirmă în mod explicit că noua închiriere trebuie să citească manualul cât mai curând posibil. Manualul explică clar perioada de așteptare. Noul angajat semnează recunoașterea lor. De asemenea, puteți reitera perioada de așteptare în e-mail pentru o măsură bună.

de ce este posibil să aveți nevoie de mai multe versiuni de manual

dacă aveți lucrători în multe state, este posibil să aveți nevoie de o secțiune separată de Conformitate pentru fiecare stat. Discutați cu avocatul dvs. de afaceri sau cu Departamentul de Stat al Muncii. De exemplu, dacă aveți sediul în California, este posibil să aveți nevoie de o secțiune separată pentru lucrătorii din anumite orașe. În plus, statul New York a extins concediul calificat dincolo de legea federală.

manualul dvs. reprezintă afacerea dvs.

când manualul dvs. de angajat este depășit, acesta se reflectă slab asupra companiei dvs. Și pe măsură ce angajații descoperă că este incorect, destul de curând toată lumea o ignoră. Angajații trebuie să-și întrebe managerul sau personalul de resurse umane de fiecare dată când au o întrebare. Din păcate, informațiile incorecte și politicile informale se pot răspândi prin forța de muncă.

20 motive pentru care poate fi necesar să vă actualizați manualul angajaților în 2022

în acest capitol, discutăm 20 de motive specifice pentru care poate fi necesar să vă actualizați manualul personalului.

conformitate

este important să rețineți că manualul dvs. poate fi folosit ca document legal. Dacă un angajat aduce un caz împotriva companiei dvs., este posibil să fiți ținut la standardele din manualul dvs. Dacă manualul dvs. nu vă protejează, actualizați-l cu îndrumare de la consilierul dvs. juridic.

pentru mai multe informații despre conformitatea întreprinderilor mici, consultați lista de verificare a conformității HR 2021.

modelele de lucru la distanță și hibride

programele de lucru la distanță și hibride necesită propriul set de reguli. De exemplu, clarificați când vă așteptați ca angajații la distanță să fie disponibili și cine este eligibil. Conturați procedurile de înregistrare a timpului și a prezenței. În mod similar, actualizați politicile privind pauzele și timpul flexibil. Consultați șablonul nostru actualizat pentru o mostră aprofundată de politică de lucru la distanță.

Bonus: eBook gratuit pe Lucru la distanță!

pentru îndrumări privind gestionarea echipelor la distanță, obțineți cartea noastră electronică gratuită Cum să stăpânești managementul forței de muncă la distanță: Ghidul esențial pentru întreprinderile rezistente.

programarea corectă, orele suplimentare și actualizările FMLA

legile se schimbă tot timpul. De exemplu, programarea stabilă și legile de plată PTO sunt popping sus. Cea mai bună practică este de a atribui un manager de resurse umane pentru a urmări modificările legislației muncii. Discutați cu avocatul dvs., compania de salarizare sau Dol de stat pentru ajutor, de asemenea.

modificări ale legilor de Stat privind discriminarea

legile federale anti-discriminare există de ceva vreme. Fiți conștienți, cu toate acestea, multe state au legi suplimentare legate de discriminare. Pe măsură ce legile evoluează, este important să mențineți ritmul în manualul dvs. Apropo, multe companii au adoptat politici de discriminare care sunt mai stricte decât federalii.

locație suplimentară sau Mutare

dacă compania dvs. a deschis o nouă locație, este timpul să vă actualizați manualul angajaților. Angajații ar trebui să poată găsi adresa oficială a noii dvs. locații. De asemenea, trebuie să comunicați scopul și funcția. Manualul este cel mai bun loc pentru a lista adresele oficiale, funcțiile site-ului și informațiile de contact.

oferirea unui nou produs sau serviciu

fiecare angajat ar trebui să înțeleagă oferta dvs. de produse sau servicii. Când apar produse noi, adăugați-le la secțiunea de produse din manualul dvs. de angajat. De asemenea, enumerați produsele sau serviciile care nu mai sunt oferite. Nu le eliminați pur și simplu. Etichetați-le întrerupte. Angajații au nevoie de o metodă oficială pentru disponibilitatea produsului.

noi tipuri de angajați

definiți rolurile postului și tipurile de angajați pentru a clarifica cerințele de eligibilitate a beneficiilor. Este posibil să aveți angajați cu normă întreagă (scutiți și scutiți), angajați cu fracțiune de normă, contractori independenți, lucrători sezonieri, angajați temporari sau nerezidenți. De asemenea, descrieți considerații speciale sau excluderi acolo unde este necesar.

Politici de social Media

utilizarea social media continuă să evolueze pe măsură ce apar noi platforme. Pentru afacerea dvs., poate fi o formă puternică de comunicare, promovare și marketing. Poate fi, de asemenea, o scurgere a productivității. Astfel, clarificați-vă politica privind utilizarea personală și a companiei de social media. Fii specific cu privire la consecințele încălcărilor. Dacă aveți o politică care restricționează ceea ce angajații pot posta în timpul lor liber, asigurați-vă că nu încalcă drepturile de exprimare liberă.

creșterea gradului de conștientizare a hărțuirii sexuale și a implicațiilor juridice

conștientizarea hărțuirii sexuale la locul de muncă a crescut. Cazurile publice, activismul și știrile îi fac pe toți să se gândească la asta. Acum este un moment perfect pentru a actualiza manualul angajaților cu privire la politicile de hărțuire sexuală. Fii clar și concis cu privire la ceea ce constituie hărțuirea și acțiunea disciplinară asociată.

represalii

represalii angajator este acuzația cel mai frecvent depuse la EEOC. Represaliile sunt atunci când un angajator pedepsește un angajat pentru o acțiune protejată. De exemplu, denunțarea sau depunerea unei plângeri. În primul rând, nu încălcați legea prin represalii și asigurați-vă că managerii înțeleg acest lucru. Asigurați-vă angajaților că pot ridica probleme și explicați cum să raportați problemele fără rezilierea ilicită. Dacă manualul dvs. are instrucțiuni, este mai puțin probabil să intrați într-o situație dezordonată.

Politica de interviu

deoarece multe state au interzis întrebările privind istoricul salariilor în timpul interviurilor, echipa dvs. de recrutare trebuie să știe acest lucru. Încălcarea vă poate ateriza în litigii costisitoare.

legalizarea canabisului

după cum sa menționat în secțiunea a doua, multe state au legalizat canabisul. Dacă statul dvs. este unul dintre ele, este timpul să creați o politică cu îndrumare juridică.

controale de fond penal

există noi legi de stat privind controalele de fond. Aceasta este o zonă de a păstra un ochi pe, mai ales dacă faci controale de fond penale în mod obișnuit. Includeți instrucțiuni, consimțământ, Politici de confidențialitate și practici acceptabile. În plus, asigurați-vă că managerii dvs. sunt la curent.

nivel de Stat Mese și pauze legi

Revizuirea și actualizarea masă și încalcă legile de multe ori. Asigurați-vă că angajații orare ceas pentru pauze neplătite. Dacă nu, săptămâna lor de 40 de ore s-ar putea strecura în ore suplimentare fără ca managerul lor să știe. Acest lucru vă va pune în pericol o încălcare a orelor suplimentare

clarificări juridice

dacă compania dvs. are politici nescrise sau asumate, sunteți pe un temei juridic subțire. Ele nu sunt politici în sens juridic și nu vor fi apărabile. Acest lucru va submina integritatea manualului dvs. Există un limbaj ambiguu? Sau circumstanțe implicite? Dacă da, deschideți ușa interpretării, deoarece poate merge un milion de moduri diferite. Prin urmare, timpul pentru a revizui manualul dvs. angajat pentru limbaj ambiguu. Nu lăsați nicio piatră neîntoarsă (sau needitată). Când angajații au un punct de pârghie, există loc pentru dispute.

politici egale

manualul dvs. pentru angajați trebuie să conțină politici echitabile. Mai exact, cele care definesc interacțiunile dintre management, angajați și companie. Asigurați-vă că politicile dvs. sunt echitabile și, la fel de important, că toată lumea le urmează. Într-adevăr, dacă un manager arată favoritism, subminează manualul.

acces Cloud

profitați de accesul cloud pentru manualul dvs. de angajați? Dacă nu, acesta este un moment perfect pentru a începe. Manualele de personal bazate pe Cloud sunt ușor de accesat și disponibile cu orice dispozitiv mobil. În plus, le puteți actualiza în timp real, după cum este necesar. Nu se poate mai bine de atât. În plus, nu va trebui să retipăriți manualul sau să distribuiți secțiuni suplimentare.

roluri de locuri de muncă și descrieri de locuri de muncă

angajații dvs. ar trebui să poată revizui întotdeauna rolurile de locuri de muncă actualizate. Fiecare rol de locuri de muncă ar trebui să includă responsabilități și așteptări. Într-un sistem bazat pe cloud, puteți oferi acces după cum este necesar. În acest fel, numai angajații cu acest rol îi pot vedea.

Streamline Onboarding

manualul dvs. angajat este cel mai bun mod de a stabili așteptările. După cum sa discutat anterior, manualele bazate pe cloud îmbunătățesc integrarea. Oferiți angajatorilor noi acces la manualul dvs. imediat. Urmăriți progresul citirii în sistemul dvs. de timp și de muncă.

Repere de creștere

dacă ați adăugat angajați, este posibil să fiți acum supus regulilor ‘angajator mare’. Totul depinde de câți angajați aveți. În primul rând, dacă aveți cel puțin un angajat, trebuie să oferiți salarii egale pentru muncă egală angajaților bărbați și femei. (Ar trebui să faci asta oricum. În al doilea rând, dacă aveți 15 până la 19 angajați, sunteți acoperit de legile care interzic discriminarea. Bazat pe rasă, culoare, religie, sex (inclusiv sarcină, orientare sexuală sau identitate de gen). Plus originea națională, dizabilitatea și informațiile genetice (inclusiv istoricul medical al familiei). Puteți citi despre mai multe repere de conformitate aici.

WorkforceHub pentru manualele angajaților

în concluzie, dorim să vă prezentăm WorkforceHub, o soluție cuprinzătoare de timp și de muncă special construită și adaptată întreprinderilor mici. WorkforceHub simplifică distribuirea manual, semnătura angajaților și actualizări. Pentru mai multe informații, programați un demo astăzi.

pentru a descărca șablonul de manual al angajaților din 2022, vizitați șablonul de manual al angajaților WorkforceHub.