zaměstnavatelé mohou jmenovat oprávněného zástupce k vyplnění formulářů I-9 jménem své společnosti, včetně personálních důstojníků, mistrů, agentů nebo notářské veřejnosti. Ministerstvo vnitřní bezpečnosti nevyžaduje, aby oprávněný zástupce měl konkrétní dohody nebo jinou dokumentaci pro účely formuláře I-9. Pokud zplnomocněný zástupce vyplní formulář I-9 jménem zaměstnavatele, zaměstnavatel je stále odpovědný za jakékoli porušení v souvislosti s formulářem nebo ověřovacím procesem.
při vyplňování formuláře I-9 musí zaměstnavatel nebo zplnomocněný zástupce fyzicky prozkoumat, pokud je zaměstnanec fyzicky přítomen, každý předložený dokument, aby zjistil, zda se přiměřeně jeví jako pravý a vztahuje se k zaměstnanci, který jej předložil. Prohlížení nebo zkoumání dokumentů prostřednictvím webové kamery není přípustné.
odmítne-li zplnomocněný zástupce vyplnit formulář I-9 (včetně poskytnutí podpisu), může být vybrán jiný zplnomocněný zástupce. Pokud zaměstnavatel najme notářskou veřejnost, Notářská veřejnost jedná jako zplnomocněný zástupce zaměstnavatele, nikoli jako notář. Notář musí provést stejné požadované akce jako zplnomocněný zástupce. Při jednání jako zplnomocněný zástupce by Notářská veřejnost neměla poskytovat notářskou pečeť na formuláři I-9.