Technologie: jaký je správný způsob automatizace procesu?

automatizace procesů není rychlá oprava k odstranění světských. Před zavedením nové technologie do vašich obchodních procesů je třeba zvážit několik kroků.

pátá část série

výběr technologického řešení není jednodenní rozhodnutí. Ale, s tolika prodejci tam, aby zmatili zprávu, společnost si může vybrat nejchytřejší produkt a strávit značné množství času pokusem o jeho implementaci, než si uvědomí, že to není nejvhodnější pro jejich situaci.

v závislosti na tom, co buzzword používáte, rychlé vyhledávání Google bude mít za následek nesčetné množství technologických nástrojů pro řešení vašich potřeb workflow a automatizace procesů. Každý z těchto dodavatelů vám řekne, že jejich nástroj dokáže vyřešit všechny vaše potřeby, ale samozřejmě to není pravda.

Chcete-li zjistit, který nástroj je pro vaši situaci nejlepší, musíte pochopit potřeby vaší společnosti a současné technologické prostředí, než se ponoříte do výběru dodavatele.

pokud se rozhodnete okamžitě automatizovat bez ohledu na to, kde nyní existují vaše technologická řešení a procesy, automatizujete slepě. Navíc automatizace špatného procesu vám přináší pouze špatné výsledky — nebo alespoň neefektivní — rychleji.

opravit proces

dříve v mé kariéře jsem řídil proces na palubě zákazníka, kde jsme postupně odeslali úkol z týmu a do týmu B do týmu C. Tento proces byl zaveden po celá léta a přežil migraci z papírových formulářů zaslaných po kanceláři na „digitalizaci“ (tabulky připojené k e-mailům).

když jsme se podívali na další automatizace procesů (například migraci do databáze Access), rozhodli jsme se strávit nějaký čas lepším porozuměním procesu. V tomhle, zjistili jsme, že tým B předal e-mail, který obdržel od týmu A, týmu C, aniž by s tím udělal cokoli jiného.

Tým B považoval tento krok za velmi nízkou prioritu a byl často překážkou v celkovém procesu. Okamžitě jsme se dohodli, že tým a může poslat e-mail přímo týmu C, čímž eliminujeme tento zbytečný procesní krok v novém automatizovaném řešení.

i když je to příliš zjednodušující a zřejmá situace, pokud by se organizace nerozhodla podívat na své procesy před hledáním technologického řešení, toto úzké místo by nám chybělo. Pak bychom to zabudovali do nového řešení, abychom přežili několik dalších generací.

další výzva automatizace procesů se týká výjimek v procesu. Často vidíme, že se společnosti snaží zabudovat všechny své výjimky do svého automatizovaného řešení. Doporučujeme:

1. Pokus o lepší pochopení hlavní příčiny jejich výjimek v naději, že jich odstraníme co nejvíce.
2. nalezení způsobu, jak zpočátku implementovat řešení „happy path“ v rámci vybrané technologie workflow pro rychlejší rozpoznání hodnoty.

Toto je jen několik příkladů, proč je důležité „opravit proces“, než se ponoříte do automatizace.

výběr správných technologických řešení pro optimalizaci procesů

zatímco vyhodnocujete procesy a odstraňujete zbytečné kroky, můžete současně začít zkoumat technologická řešení, která máte k dispozici. Při určování, jak postupovat při automatizaci, doporučujeme zvážit tři oblasti:

vlastní nástroje

první věc, kterou byste měli zvážit, je to,co již máte. Mnoho systémů plánování podnikových zdrojů (ERP), jako jsou SAP, Oracle, Microsoft Dynamics a další technologická řešení, již obsahuje komponenty pracovního postupu.

jednou z výzev, se kterými se společnosti často setkávají, je automatizace procesů zabudovaná do více nástrojů, které spolu interagují. Pokud můžete určit systém“ master “ workflow nebo jiný způsob, jak správně propojit všechny existující systémy, můžete se potenciálně vyhnout investicím do dalšího řešení workflow.

tento přístup nebude fungovat ve všech případech (starší platformy sálových počítačů, příliš mnoho vlastních nástrojů), což by mohlo vést k potřebě zvážit nové nástroje úplně.

robotická automatizace procesů (RPA)

když už mluvíme o buzzwords, RPA je dnes jedním z horkých témat. Podle nedávné zprávy jsou společnosti připraveny utratit miliony dolarů za RPA pouze v roce 2019.

pokud vaše potřeby procesu nevyžadují úplnou automatizaci procesů typu end-to-end, může RPA pomoci vyplnit mezery v procesu replikací úkolů, které jsou rutinní, opakovatelné a založené na pravidlech. Tato funkce je často vynikajícím řešením pro ty světské činnosti „otočné židle“, které se zdají být prokletím existence každého.

v rámci RPA pomáhají zúčastnění roboti nebo bezobslužní roboti vyřadit úkoly, zkrátit dobu cyklu a překlenout mezery v integraci.

• zúčastněné roboty: Tito roboti pracují jako pomocníci úkolů, aby pomohli koncovému uživateli urychlit, kolik času stráví na úkolu, spíše než pracovat na back-endu.
• Bezobslužní roboti: na druhé straně Bezobslužní roboti pracují na úkolech back-office, aby snížili některá úzká místa, která jsem již zmínil. Tito roboti zpracovávají naplánované úkoly, obvykle z místa centrální kontroly.

RPA však není řešením pro všechno, zejména pokud vaše úkoly nejsou rutinní, opakovatelné a založené na pravidlech.

Business Process Management Solutions (BPM)

BPM byl horkým trendem pro první desetiletí tohoto století, ale je stále relevantní ve správných situacích. Tyto nástroje poskytují lepší přehled o vašich podnikových procesech typu end-to-end a umožňují správu lidí, dat a aplikací v jediném kroku interakcí s back-end systémy.

zatímco se funkčnost neustále rozšiřuje, vývojáři vytvářejí tato řešení BPM na primárním úložišti procesů a workflow engine a zároveň poskytují systémové integrace a cenné metriky procesů.

řešení BPM byla tradičně zaměřena na člověka, na dokument nebo na integraci (o čemž se můžete dozvědět zde), ale linie se s tím, jak produkty stále zrají, rozmazaly.

bez ohledu na to, který z nich si vyberete, dobrý BPM pomáhá řešit problémy související s procesy prostřednictvím viditelnosti, spolupráce a automatizace, pokud je to správné řešení pro vaše obchodní potřeby. Bez dobře definovaných procesů a správné definice v celkové architektuře systému se BPM ztratí v množství skvělých nástrojů, které máte k dispozici, ale nejste schopni plně získat maximální hodnotu těchto.

Závěrečné myšlenky

interní technologická řešení vaší společnosti jsou stejně silná jako Vaše procesy. Abyste se vyhnuli automatizaci špatného, musíte se podívat na hlavní příčinu každého procesu, abyste zjistili, zda stojí za to udržet, jak se přizpůsobuje budoucí vizi nebo cílům organizace a jak ji v případě potřeby posílit.

Jakmile provedete tento krok, můžete hledat technologické řešení — ať už ho již máte, nebo je čas získat nové-To je správné pro optimalizaci procesů vaší organizace. Nakonec se ocitnete s efektivnější společností, která je připravena převzít své konkurenty a sloužit svým zákazníkům.

jaké typy procesů automatizujete? Jak dobře zapadají do vašich stávajících systémů a jaké jsou mezery? Jakmile budete řešit tyto otázky (a další), budete v lepší pozici, abyste mohli učinit informovanější rozhodnutí o tom, jak nejlépe vylepšit a automatizovat své procesy.