nanodrop.org

kdo může mít přístup k vašim personálním záznamům?

• Publikováno dne 05/04/2021

kdo má přístup k vašim osobním záznamům?

kdo má právo vidět vaše osobní záznamy? Kvůli souborům zaměstnanců obsahujícím soukromé informace, jako je adresa bydliště nebo podrobnosti o jakémkoli disciplinárním řízení, měli byste se ujistit, že jsou chráněny, a přístup omezený. Pouze samotný zaměstnanec, jejich přímý manažer a personální pracovníci by měli mít možnost prohlížet své soubory.

co je považováno za personální záznam?

osobní soubory obvykle obsahují dokumenty, které zaměstnanec již zkontroloval, a proto je obeznámen s jejich obsahem. To zahrnuje dokumenty, jako jsou žádosti o zaměstnání, hodnocení výkonu, dopisy o uznání, záznamy o školení a formuláře, které se týkají převodů a propagace.

jsou lékařské záznamy součástí personálního spisu?

lékařské záznamy musí být vedeny odděleně od personálního spisu. Zákon o Američanech se zdravotním postižením (ADA) zakazuje zaměstnavatelům zahrnout lékařské informace do generálního personálního spisu zaměstnance. Je běžné, že zaměstnavatelé mají“ důvěrný „nebo“ jiný “ soubor, který tyto záznamy obsahuje.

máte přístup ke svým osobním záznamům?

mám jako zaměstnanec právo vidět své osobní spisy? Krátká odpověď je „ano“. Máte právo kdykoli učinit SAR svému zaměstnavateli a požádat o nahlédnutí do vašich osobních spisů. Váš zaměstnavatel má právo se zeptat, proč chcete vidět své soubory, ale musí vám poskytnout všechny své záznamy.

co by nemělo být zahrnuto do personálního spisu?

příklady položek, které by neměly být zahrnuty do personálního spisu, jsou:

• záznamy před zaměstnáním (s výjimkou žádosti a životopisu)
• měsíční docházkové transakční dokumenty.
• Whistleblower stížnosti, poznámky generované z neformální diskriminace stížností vyšetřování, Ombuds, nebo Campus klima.

měli byste uchovávat kopie ID v osobních souborech?

kopie nesmí být použity k žádnému jinému účelu. Pokud jsou vyhotoveny kopie nebo elektronické obrazy dokumentů zaměstnance, musí být buď uchovány ve formuláři I-9, nebo uloženy v záznamech zaměstnance.

je zaměstnavatel povinen zpřístupnit osobní záznamy?

zaměstnavatel není povinen zpřístupnit tyto osobní záznamy nebo kopii v době, kdy je zaměstnanec skutečně povinen poskytnout zaměstnavateli službu, je-li žadatelem zaměstnanec.

může bývalý zaměstnanec zobrazit osobní soubor?

podle nového zákona musí zaměstnavatelé umožnit současným i bývalým zaměstnancům, aby si prohlédli a získali kopii jakékoli části svých osobních spisů v době, která je vhodná jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Bývalý zaměstnanec může po skončení pracovního poměru provést jednu kontrolu svého personálního spisu.

jaké jsou různé typy personálních záznamů?

a. Kategorie záznamů, které jsou obecně považovány za „personální záznamy“, jsou ty, které se používají nebo byly použity k určení kvalifikace zaměstnance pro povýšení, dodatečná kompenzace, nebo disciplinární opatření, včetně ukončení.

kde jsou osobní soubory uchovávány ve společnosti?

vždy byste měli zacházet s personálními soubory stejně jako s jinými soukromými dokumenty v rámci společnosti. Normálně jsou osobní záznamy uchovávány v uzamčené kartotéce, ke které mají přístup pouze někteří lidé.

kdo má nárok na přístup k personálním záznamům?

obsah osobních souborů a záznamů vašich zaměstnanců je v některých společnostech obecně přístupný zaměstnancům v oblasti lidských zdrojů, zaměstnanci a manažerovi nebo nadřízenému zaměstnance. V jiných případech je přístup omezen na personální pracovníky a zaměstnanci mohou požádat o přístup ke svým záznamům.

co je Národní středisko personálních záznamů ( NPRC-MPR )?

National Personal Records Center, Military Personal Records (NPRC-MPR) je úložiště milionů vojenského personálu, zdraví a lékařských záznamů propuštěných a zemřelých veteránů všech služeb během 20.století.

může bývalý zaměstnanec získat přístup k lékařským záznamům zaměstnavatele?

kromě toho má každý současný nebo bývalý zaměstnanec nebo určený zástupce zaměstnance právo na přístup k záznamům zaměstnavatele o expozici zaměstnanců potenciálně toxickým materiálům nebo škodlivým fyzickým činitelům a k lékařským záznamům zaměstnanců a jakýmkoli analýzám provedeným pomocí expozice zaměstnanců nebo lékařských záznamů.

kdy není zaměstnavatel povinen pořídit kopii osobních záznamů?

s výjimkou ustanovení odstavce 2 pododdílu c) není zaměstnavatel povinen zpřístupnit tyto osobní záznamy nebo jejich kopii v době, kdy je zaměstnanec skutečně povinen poskytnout zaměstnavateli službu, je-li žadatelem zaměstnanec.