jak psát a aktualizovat příručku pro zaměstnance pro rok 2022 + šablona

aktualizováno 21. prosince 2021

příručky pro zaměstnance v roce 2022: definitivní průvodce

mnoho majitelů podniků přehlíží důležitost dobře napsané příručky pro zaměstnance. Dobrá příručka slouží mnoha účelům. Je vaše příručka užitečným nástrojem pro vaši společnost? Silná příručka pro zaměstnance bude:

• nastavte očekávání pro nové zaměstnance
• Kodifikujte, organizujte a aktualizujte zásady společnosti
• Zjednodušte onboarding
• pomozte novým nájemcům uspět
• Usnadněte školení a vymáhání
• Chraňte vás před porušením shody

v tomto článku se hluboce ponoříme do příruček zaměstnanců: co, proč a jak.

2022 šablona příručky pro zaměstnance

pokud jste přišli do tohoto článku stáhnout šablonu příručky, zde je:

• šablona příručky pro zaměstnance (PDF)

tuto příručku jsme uspořádali do pěti sekcí:

1. co je příručka pro zaměstnance?
2. jste ze zákona povinni mít příručku pro zaměstnance?
3. příklady příruček, které vás inspirují
4. výzva udržovat příručky aktuální
5. 20 důvodů, proč možná budete muset aktualizovat příručku pro zaměstnance

co je příručka pro zaměstnance?

Za prvé, příručka je go-to orgán pro politiky. Jako takový, mělo by to být místo, kde hledat právní vysvětlení. Za druhé, je to zásadní pro nové školení. Za třetí, můžete jej použít k předvedení firemní kultury.

co potřebuji pro příručku pro zaměstnance?

co potřebujete dát do své příručky? No, skoro všechno. Koneckonců, je to uživatelská příručka pro nové zaměstnance, manažery a vedoucí pracovníky. Pokud začínáte od nuly, očekávejte několik konceptů. Udělejte si čas a získat vstup od každého.

začněte svým prohlášením o misi. Systém času a práce s digitálním HR kartotékou usnadňuje vytváření a udržování aktualizací příručky.

Nyní pojďme diskutovat o tom, co do toho dát. Většina velkých společností pokrývá ve své příručce pro zaměstnance následující:

• potvrzení a podpis zaměstnanců
• kompenzace/výhody
• pracovní podmínky
• vzdálené a hybridní pracovní politiky
• srážky ze mzdy
• disciplína
• placené volno (PTO)
• služební cesty
• přesčasy
• nediskriminace
• střet zájmů
• bezpečnostní a očkovací politika covid-19
• duševní vlastnictví
• kodex chování
• čas a účast
• etika
• dress code
• bezpečnost
• mobilní zařízení
• sociální média
• Anti-retaliation

příručka pro zaměstnance by měla být živým dokumentem. Z tohoto důvodu byste měli provádět proaktivní aktualizace. Společnosti, které udržují svou příručku aktuální, zabránily mnoha problémům. Například ti, kteří vytvořili politiku sociálních médií před 20 lety, ušetřili spoustu potíží. Podobně, ti, kteří vyškolili najímání manažerů na otázky týkající se právního pohovoru, snížili riziko soudního sporu. Kromě toho, ti, kteří se zabývali sexuálním obtěžováním, byli před hrou.

fotografie od Slim Emcee na Unsplash

co musíte ze zákona mít ve své nové příručce pro zaměstnance?

Nyní, když jsme diskutovali o „co,“ pojďme diskutovat o “ Proč. Proč potřebujete příručku? Vyžaduje to zákon? Vlastně, Federální ministerstvo práce nevyžaduje, abyste měli příručku, samo o sobě. Vyžadují však, abyste informovali zaměstnance o jejich právech. Jako výsledek, někteří zaměstnavatelé se vzdávají příručky pro značky na pracovišti. Z tohoto důvodu během onboardingu rozdávají stoh papírů.

naopak, inteligentní zaměstnavatelé mají pracovní značky plus dobrou příručku pro zaměstnance.

jak neúplná příručka způsobuje problémy? Zvažte, co se stalo s novým zaměstnancem, jak je popsáno na Redditu:

nevěděl jsem, že se mám zapsat před svými třemi měsíci na zdravotní pojištění. A nikdy mi to nebylo řečeno a jen jsem předpokládal, že nemůžu, dokud se mé tři měsíce nestaly. Pak jsem začal šťourat a zjistil jsem, že to mám udělat předem. Můžu něco udělat? Opravdu by se mi hodilo Zdravotní pojištění. Reddit

znát státní, federální, místní a unijní předpisy o pracovišti

než začnete psát novou příručku (nebo aktualizovat), víte, že mnoho zákonů na pracovišti je ve hře. Pokud máte zaměstnance ve více než jednom městě nebo státě, budete potřebovat například sekce specifické pro danou lokalitu.

témata, která je třeba zahrnout do příručky pro zaměstnance

zásady vzdálené a hybridní práce

rozsáhlé přijetí flexibilní práce bylo megatrendem posledních dvou let. Pokud vaše společnost nabízí vzdálená nebo hybridní pracovní opatření, ujistěte se, že tyto zásady formalizujete. Hybridní práce ovlivňuje dodržování předpisů, bezpečnost dat, zapojení zaměstnanců a značku vašeho zaměstnavatele. Pokud pravidla formalizujete, vystavujete se riziku několika způsoby. Mohli byste se nevědomky dopustit porušení shody, zaznamenat porušení dat nebo nechat zaměstnance stěžovat si na nerovné zacházení. Podrobněji o tom diskutujeme v části 5 tohoto článku: 20 důvody, proč možná budete muset aktualizovat příručku pro zaměstnance.

doložka o zaměstnání podle vůle

„podle vůle“ znamená, že kterákoli strana může pracovní poměr kdykoli ukončit. Ve všech státech kromě Montany, tato dohoda je výchozí vztah. Proto, pokud máte zaměstnance v Montaně, ujistěte se, že to hláskujete.

rovné zaměstnávání a potírání obtěžování

Komise pro rovné pracovní příležitosti (EEOC) to upravuje. Nezapomeňte podrobně popsat nepřijatelné chování. Kromě toho řekněte svým zaměstnancům, co mají dělat, pokud jsou obtěžováni, nebo se to stane spolupracovníkovi. Plus, nastínit, co budete dělat, pokud zaměstnanec tvrdí, obtěžování.

zákon o rodinné lékařské dovolené (FMLA)

kromě plakátu FMLA musíte tuto skutečnost poskytnout v písemné podobě. Tímto způsobem, pokud zaměstnanec potřebuje vzít placenou nebo neplacenou dovolenou, mohou vidět vaši příručku pro podrobné pokyny. Kromě toho možná budete muset přidat změny kvůli dovolené související s Covidem.

fotografie Clayton Cardinalli na Unsplash

správa bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (OSHA)

Chcete-li mít bezpečné pracoviště, musí vaši zaměstnanci znát vaše bezpečnostní zásady. Jak to děláš? Používejte osobní školení plus plakáty, aby je zaměstnanci měli na mysli. Především je prezentujte v příručce první den. Po všem, chcete, aby vaši noví nájemci pochopili váš závazek k bezpečnosti.

politiky Covid-19

pandemie jistě zasáhla všechny podniky a jejich pracovní prostředí. Pravděpodobně jste vytvořili zásady týkající se sociálního distancování, rozložené pracovní plány, očkování, a kontrola příznaků.

zásady pracoviště bez drog

je dobré mít zásady zneužívání návykových látek, ať už jste požadováni nebo ne. Pokud provádíte například testování na drogy, vaše zásady nesmí diskriminovat. Sečteno a podtrženo, ujistěte se, že znáte zákony a uveďte je ve své příručce. To znamená, že existuje také otázka konopí. Konopí zůstává na federální úrovni nezákonné. Výsledkem je zmatek o tom, co to znamená na místní úrovni. Pokud váš stát legalizoval marihuanu, je čas aktualizovat příručku pro zaměstnance. Může to například ovlivnit vaše zásady testování drog. Objevení THC v testu na drogy ve stavu, který legalizoval rekreační užívání hrnce, nemusí znamenat zločin. Vaše firma však může být v souladu s federálními zákony.

konečná výplata a nevyužité PTO

otázky ukončení pracovního poměru mohou podléhat státnímu právu v závislosti na tom, kde žijete. Z tohoto důvodu se poraďte se svým právním zástupcem. Některé státy například vyžadují, aby zaměstnavatelé vyplatili nevyužitý PTO a dovolenou.

COBRA

vaše příručka by měla nastínit, co se stane, když zaměstnanec skončí nebo je ukončen. Pokud nabízíte zdravotní výhody, mají bývalí zaměstnanci právo zapsat se do Cobry. (COBRA je zkratka pro federální konsolidovaný Omnibus rozpočet smíření zákona. Mimo jiné poskytuje trvalé zdravotní pokrytí po oddělení. V praktickém použití odkazuje na plán výhod, který společnost nabízí pod COBROU.) Bývalí zaměstnanci, kteří žádají o Cobru, budou potřebovat registrační formuláře. Pokud tedy máte jednotný systém času a práce, uveďte do své příručky odkaz na tyto formuláře.

čas a docházka

nezapomeňte, že mzdové a hodinové zákony jsou spojeny s tím, jak dobře sledujete čas zaměstnance. V důsledku toho je nezbytné vědět, jak sledovat hodiny. Vaše příručka by měla vysvětlit, jak zaměstnanci hodiny na směny. Zahrnout pravidla pro stravování a přestávky, PTO, minimální mzda, přesčasy, a spravedlivý Pracovní týden, například.

Obecné zřeknutí se odpovědnosti

může se vznášet spousta dokumentů. Chraňte se před zastaralými nebo špatně napsanými zásadami, které byly vytvořeny před současnými pokyny. Jasně uveďte, že příručka nahrazuje jakákoli jiná pravidla. To vám také poskytuje míru ochrany před neformálními nebo „předpokládanými“ politikami. Obojí by mohlo být v rozporu s oficiálními politikami nebo zákony. Přinejmenším se Chraňte tím, že uvedete, že zásady se mohou změnit.

nové potvrzení a dohoda o pronájmu

HR systémy s elektronickým podpisem to usnadňují. Nově najatí zaměstnanci si mohou přečíst zásady ze zařízení připojeného k internetu a poté podepsat, že jim rozumí a budou je dodržovat.

příklady příručky pro zaměstnance, které vás inspirují

Nyní, když jsme diskutovali o „have-to“, podívejme se na některé příklady příručky pro zaměstnance. Podívejte se, jak tato personální oddělení oživila svou příručku pro zaměstnance.

Motley Fool Employee Handbook bereme zvláštní hrdost na to, že se nazýváme „hloupými“ – s velkým F. Harkeningem zpět k Shakespearovi. Je naší vizitkou být neuctivý. Poučit a pobavit. A mluvit pravdu. Takže naše základní hodnoty lze shrnout jednoduše jako “ Buďte hloupí.“Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook“ kdokoli v Tesle může a měl by mluvit s kýmkoli jiným podle toho, co si myslí, že je nejrychlejším způsobem, jak vyřešit problém ve prospěch celé společnosti. Promluvte si se svým manažerem. A můžete mluvit s manažerem svého manažera. Můžete mluvit přímo s VP v jiném oddělení. Můžete mluvit s Elonem – můžete mluvit s kýmkoli bez svolení někoho jiného.“Tesla Employee Anti-Handbook

Trello Employee Handbook New hires at Trello are treated to a manual organized in a Trello board. Kompletní s okouzlujícími obrázky rozkošných psů a koček. Můžete to vidět zde.

výzva k udržování aktuálních příruček

jistě vyžaduje neustálé úsilí, aby byla příručka pro zaměstnance aktuální. To platí zejména pro malé společnosti bez personálního ředitele. Za prvé, pověřená osoba nemá vždy čas na vypracování podrobností. V některých společnostech je psaní a aktualizace příručky obávaným úkolem. Jako výsledek, nikdo není dychtivý převzít vlastnictví a dolar dostane prošel kolem. Za druhé, náklady na tisk klesají napjaté rozpočty. To je nešťastné. Koneckonců, malé podniky potřebují dobrou příručku stejně jako větší.

problémy se zastaralými příručkami zaměstnanců

a co je nejdůležitější, vězte, že zastaralá příručka může způsobit více škody než užitku. Zvláště pokud zásady nejsou v souladu. Kromě toho způsobuje zmatek. Navíc to může být obzvláště problematické pro nové zaměstnance.

zvažte tento příklad: Předpokládejme, že máte 60denní čekací dobu na výhody. Co když nový zaměstnanec předpokládá, že zdravotní výhody začnou okamžitě? Kvůli tomu, ukončí své předchozí pokrytí dříve, než budou způsobilí. Pak mají velké zdravotní náklady. Budete mít rozzlobeného zaměstnance s horou lékařských účtů. To není způsob, jak začít novou práci.

zde je lepší scénář: noví nájemci jsou e-mailem odkaz na příručku pro zaměstnance, jakmile přijmou pracovní nabídku. E-mail výslovně uvádí, že nový pronájem musí přečíst příručku ASAP. Příručka jasně vysvětluje čekací dobu. Nový nájem podepisuje jejich uznání. Můžete také zopakovat čekací dobu v e-mailu pro správnou míru.

proč byste mohli potřebovat více verzí příručky

pokud máte pracovníky v mnoha státech, možná budete potřebovat samostatnou sekci shody pro každý stát. Promluvte si se svým obchodním zástupcem nebo státním Ministerstvem práce. Pokud například sídlíte v Kalifornii, možná budete potřebovat samostatnou sekci pro pracovníky v konkrétních městech. Stát New York navíc rozšířil kvalifikovanou dovolenou nad rámec federálního zákona.

vaše příručka představuje vaši firmu

pokud je vaše příručka pro zaměstnance zastaralá, špatně se odráží ve vaší společnosti. A když zaměstnanci zjistí, že je to nesprávné, brzy to všichni ignorují. Zaměstnanci se musí zeptat svého manažera nebo personálního personálu pokaždé, když mají otázku. Nesprávné informace a neformální politiky se bohužel mohou šířit prostřednictvím pracovní síly.

20 důvodů možná budete muset aktualizovat příručku pro zaměstnance v roce 2022

v této kapitole diskutujeme o 20 konkrétních důvodech, proč možná budete muset aktualizovat příručku pro zaměstnance.

Compliance

je důležité si uvědomit, že vaše příručka může být použita jako právní dokument. Pokud zaměstnanec podá žalobu proti vaší společnosti, můžete být drženi standardů ve vaší příručce. Pokud by vás vaše příručka neochránila, aktualizujte ji pomocí pokynů svého právního zástupce.

další informace o dodržování předpisů pro malé podniky naleznete v kontrolním seznamu 2021 HR Compliance.

vzdálené a hybridní pracovní modely

vzdálené a hybridní pracovní plány vyžadují vlastní sadu pravidel. Například objasněte, kdy očekáváte, že budou k dispozici vzdálení zaměstnanci a kdo je způsobilý. Osnovy času a postupy záznamu docházky. Podobně aktualizujte zásady o přestávkách a flexibilním čase. Podrobné ukázkové zásady vzdálené práce najdete v naší aktualizované šabloně.

Bonus: zdarma eBook na vzdálené práci!

pokyny pro správu vzdálených týmů získáte v naší bezplatné e-knize Jak zvládnout Vzdálené řízení pracovních sil: Základní průvodce pro odolné podniky.

spravedlivé plánování, přesčasy a aktualizace FMLA

zákony se neustále mění. Například se objevují stabilní zákony o plánování a výplatě PTO. Nejlepší praxí je přiřadit HR manažera ke sledování změn v pracovním právu. Promluvte si se svým právníkem, mzdová společnost nebo státní DOL o pomoc.

změny v zákonech o státní diskriminaci

federální antidiskriminační zákony existují už nějakou dobu. Uvědomte si však, že mnoho států má další zákony týkající se diskriminace. Jak se zákony vyvíjejí, je důležité udržovat tempo ve své příručce. Mimochodem, mnoho společností přijalo diskriminační politiky, které jsou přísnější než federálové.

další umístění nebo Přesun

pokud vaše společnost otevřela nové místo, je čas aktualizovat příručku pro zaměstnance. Zaměstnanci by měli být schopni najít oficiální adresu vašeho nového umístění. Měli byste také komunikovat účel a funkci. Příručka je nejlepším místem pro seznam oficiálních adres, funkce webu a kontaktní informace.

nabídka nového produktu nebo služby

každý zaměstnanec by měl pochopit vaši nabídku produktu nebo služby. Když vyjdou nové produkty, přidejte je do části produktu v příručce pro zaměstnance. Také seznam produktů nebo služeb, které již nejsou nabízeny. Neodstraňujte je jednoduše. Označte je přerušené. Zaměstnanci potřebují oficiální metodu dostupnosti produktu.

nové typy zaměstnanců

Definujte pracovní role a typy zaměstnanců, abyste vyjasnili požadavky na způsobilost výhod. Můžete mít zaměstnance na plný úvazek (osvobozené a nevyňaté), zaměstnance na částečný úvazek, nezávislé dodavatele, sezónní pracovníky, temps nebo nerezidenty. V případě potřeby také načrtněte zvláštní úvahy nebo vyloučení.

zásady sociálních médií

používání sociálních médií se stále vyvíjí, jak se objevují nové platformy. Pro vaše podnikání, může to být silná forma komunikace, propagace, a marketing. Může to být také odliv produktivity. Objasněte tedy své zásady týkající se osobního a firemního používání sociálních médií. Buďte konkrétní ohledně důsledků porušení. Pokud máte politiku omezující to, co mohou zaměstnanci zveřejňovat ve svém volném čase, ujistěte se, že neporušuje práva na svobodu projevu.

zvýšené povědomí o sexuálním obtěžování a právních důsledcích

povědomí o sexuálním obtěžování na pracovišti se zvyšuje. Veřejné případy, aktivismus, a zprávy o tom přemýšlejí všichni. Nyní je ideální čas na aktualizaci příručky pro zaměstnance o zásadách sexuálního obtěžování. Být jasné a stručné o tom, co představuje obtěžování a související disciplinární opatření.

odveta

odveta zaměstnavatele je nejčastěji podaným obviněním u EEOC. Odveta je, když zaměstnavatel potrestá zaměstnance za chráněnou akci. Například whistleblowing nebo podání stížnosti. Za prvé, neporušujte zákon odvetou a ujistěte se, že manažeři tomu rozumějí. Ujistěte své zaměstnance, že mohou vznést problémy a vysvětlit, jak hlásit problémy bez neoprávněného ukončení. Pokud vaše příručka obsahuje pokyny, je méně pravděpodobné, že se dostanete do chaotické situace.

politika rozhovoru

protože mnoho států zakázalo otázky týkající se historie platů během rozhovorů, váš náborový tým to musí vědět. Porušení vás může přistát v drahých soudních sporech.

legalizace konopí

jak je uvedeno v části dva, mnoho států legalizovalo konopí. Pokud je váš stát jedním z nich, je čas vytvořit politiku s právním vedením.

trestní pozadí kontroly

existují nové státní zákony o ověření spolehlivosti. Toto je oblast, na kterou je třeba dávat pozor, zvláště pokud pravidelně provádíte trestní kontroly. Uveďte pokyny, souhlas, zásady ochrany osobních údajů a přijatelné postupy. Kromě toho se ujistěte, že vaši manažeři jsou v pořádku.

zákony o jídle a přestávkách na státní úrovni

často kontrolujte a aktualizujte své jídlo a porušujte zákony. Ujistěte se, že hodinové zaměstnanci hodiny na neplacené přestávky. Pokud ne, jejich 40hodinový týden by se mohl vkrádat do přesčasů, aniž by o tom jejich manažer věděl. To by vás vystavilo riziku porušení přesčasů

právní vysvětlení

pokud má vaše společnost „nepsané nebo“ předpokládané “ zásady, jste na tenkém právním základě. Nejsou politiky v právním smyslu a nebudou obhajitelné. To podkopá integritu vaší příručky. Existuje nejednoznačný jazyk? Nebo předpokládané okolnosti? Pokud ano, otevíráte dveře interpretaci, protože to může jít milion různými způsoby. Proto je čas zkontrolovat vaši příručku pro zaměstnance pro nejednoznačný jazyk. Nenechávejte kámen na kameni (nebo neupravený). Když mají zaměstnanci pákový bod, existuje prostor pro spor.

zásady rovnosti

příručka pro zaměstnance by měla obsahovat spravedlivé zásady. Konkrétně ty, které definují interakce mezi vedením, zaměstnanci a společností. Ujistěte se, že vaše zásady jsou spravedlivé a stejně důležité je, že je každý sleduje. Pokud manažer projeví zvýhodňování, podkopává to příručku.

Cloud Access

využíváte cloud access pro svou příručku pro zaměstnance? Pokud ne, je to ideální čas začít. Příručky pro zaměstnance založené na cloudu jsou snadno přístupné a dostupné s jakýmkoli mobilním zařízením. Navíc je můžete podle potřeby aktualizovat v reálném čase. Lepší už to nebude. Kromě toho nebudete muset znovu vytisknout příručku ani rozdávat další sekce.

pracovní role a popisy práce

vaši zaměstnanci by měli mít vždy možnost zkontrolovat aktualizované pracovní role. Každá pracovní role by měla zahrnovat odpovědnosti a očekávání. V cloudovém systému můžete podle potřeby poskytnout přístup. Tímto způsobem je mohou vidět pouze zaměstnanci s touto rolí.

Zjednodušte Onboarding

vaše příručka pro zaměstnance je nejlepší způsob, jak nastavit očekávání. Jak již bylo uvedeno výše, příručky založené na cloudu se zlepšujínástup. Okamžitě poskytněte novým nájemcům přístup k Vaší příručce. Sledujte pokrok ve čtení ve vašem časovém a pracovním systému.

milníky růstu

pokud jste přidali zaměstnance, můžete nyní podléhat pravidlům „velkého zaměstnavatele“. Vše záleží na tom, kolik zaměstnanců máte. Za prvé, pokud máte alespoň jednoho zaměstnance, musíte zajistit stejnou odměnu za stejnou práci mužským a ženským zaměstnancům. (Stejně bys to měl udělat.) Za druhé, pokud máte 15 až 19 zaměstnanců, vztahují se na vás zákony, které diskriminaci zakazují. Na základě rasy, barvy, náboženství, pohlaví (včetně těhotenství ,sexuální orientace nebo genderové identity). Plus národní původ, postižení a genetické informace (včetně rodinné anamnézy). O dalších milnících dodržování předpisů si můžete přečíst zde.

WorkforceHub pro zaměstnance příručky

na závěr vám chceme představit WorkforceHub, komplexní řešení času a práce speciálně postavené pro malé podniky a přizpůsobené malým podnikům. WorkforceHub zjednodušuje distribuci příručky, podpis zaměstnance a aktualizace. Pro více informací, Naplánujte si demo ještě dnes.

Chcete-li stáhnout naši šablonu příručky pro zaměstnance 2022, navštivte šablonu příručky pro zaměstnance WorkforceHub.