finanční procesy, které klub potřebuje k úspěšnému spuštění.
informace, které potřebujete ke správě financí svého klubu. Nezapomeňte, že velikost vašeho klubu určuje procesy finančního řízení, které je třeba zavést.
pokladník
pokladník je klíčovou osobou ve vedení klubu. Jsou zastoupeni v představenstvu nebo výboru klubu a přebírají celkovou odpovědnost za jeho finanční řízení. Velikost této práce bude záviset na tom, jak velký klub je a zda jsou další lidé , kteří mohou pomoci – buď s finanční správou, nebo jako finanční Podvýbor. Pokladník bude vyžadovat popis práce – to stanoví, co mají dělat , a poskytuje standardy pro jejich výkon. Role pokladníka zahrnuje podávání zpráv o skutečných financích a hledání nejlepších způsobů využití dostupných prostředků. Pokladník potřebuje následující papírnictví efektivně vykonávat svou práci:
- šekové knížky
- bankovní vkladní knížky
- pokladní knížka nebo hlavní kniha
- poukázky na autorizaci plateb (potvrzení o šeku)
- očíslovaná Účtenková Knížka se stránkou s uhlíkovou kopií
- formuláře účtů pro předplatné členů
- kniha drobných plateb v hotovosti a poukázky na drobné peníze
- Soubor pro závazky, tj. částky dlužné dodavatelům u zakoupeného zboží a služeb
- Soubor pro uložení účtenek z zaplacených účtů
- soubor objednávek zadaných u dodavatelů
- Soubor pro uložení banky závěrek.
účetní systémy a software
počítačový účetní systém je obvykle nejjednodušší a nejjednodušší způsob, jak sledovat účty klubu. K dispozici je několik jednoduchých programů nebo softwarových balíčků. Rozhlédněte se kolem a zjistěte, co je nejlepší pro potřeby vašeho klubu. Pokud je klub dostatečně malý, může stačit ruční systém. Zde je to, co by měl být váš účetní program schopen udělat:
- Vypočítejte GST a umožní vám jej přidělit podle jednotlivých transakcí
- Sledujte výdaje
- vytvářejte komplexní finanční účty (zisk, ztráta a zůstatek)
- umožněte snadno provádět nezbytné úpravy
- poskytněte informace požadované ve snadno srozumitelném formuláři zprávy
- poskytněte informace v jasném formátu, kterému každý, kdo je používá, může jasně porozumět.
Cashbooks
cashbook je deník, ve kterém jsou zaznamenány všechny příjmy a platby klubu. „Hotovost“ zahrnuje skutečné peníze, kreditní karty, šeky a peněžní poukázky. Budou existovat příjmy a šeky, ale pokladna zaznamenává podrobnosti o všech transakcích.
bankovní účty
klub bude potřebovat šekový účet. Šekové knihy poskytují jednoduchý a efektivní způsob, jak sledovat výdaje klubu. Kluby mají obvykle dva členy řídícího výboru (včetně pokladníka), kteří jsou oprávněni společně podepsat šeky klubu. Tři členové mohou být oprávněni, pouze dva musí potvrdit šek. Bankovní výpis klubu také poskytuje přesný záznam o výdajích. Můžete si vybrat frekvenci těchto příkazů.
rozpočty
klub bude vyžadovat roční rozpočet. To je v kompetenci pokladníka a dohodl se na tom řídící výbor klubu. Jakmile je rozpočet schválen, je přidán do vašeho účetního systému, takže jej lze porovnat se skutečnými příjmy a výdaji klubu. Pro rozpočet klubu můžete použít tabulku Excel nebo ruční pokladnu.
připravit rozpočet:
- začněte skutečnými příjmy a výdaji z předchozího roku-pokud je klub nový, musíte to založit na realistických odhadech
- přidejte to, co víte o nadcházejícím roce
- upravte a upravte, dokud nebudete mít realistický a rozumný rozpočet
- získejte rozpočet schválený řídícím výborem nebo řídícím orgánem.
Cash flow forecasting
Cash flow forecasting umožňuje předvídat jakékoli poklesy příjmů vašeho klubu a plánovat kolem nich. Pokud je příjem klubu variabilní, dobrá prognóza bude znamenat, že budete stále schopni pokrýt výdaje.
připravit prognózu peněžních toků:
- použijte historické vzory příjmů a plateb, které vám pomohou předpovědět budoucí načasování peněžních toků
- použijte rozpočet, který vám pomůže předvídat výši příjmu nebo platby. Mějte na paměti, že váš rozpočet může být připraven na exkluzivním základě GST a cash flow zahrnuje GST (případně tedy hrubé transakce). Váš rozpočet také nemusí zahrnovat věci, jako jsou platby GST IRD, splátky úvěrů nebo nákupy dlouhodobého majetku, takže je nezapomeňte mít na paměti.
- můžete předpovídat peněžní toky na denní, týdenní nebo měsíční bázi
- pohyby peněžních toků by se měly vždy sladit zpět s bankovním výpisem za období
audity
finanční záznamy klubu budou čas od času auditovány. Během auditu osoba nezávislá na klubu (např. účetní) kontroluje, zda účetní závěrka je správným záznamem o finanční situaci klubu v době auditu. Vhodně kvalifikovaný dobrovolník může auditovat účty klubu, nebo může být nutné použít profesionální auditorskou službu. To může být nákladné, takže je vhodnější najít dobrovolníka, který je ochoten provést audit.
audit může být zdlouhavý proces a je vhodné umožnit dokončení auditu šest až osm týdnů. Auditor vašeho klubu bude potřebovat:
- pokladní knihy klubu, sepsané a vyvážené pro daný rok, a deníky nebo účetní knihy, které klub používá pro záznamy
- bankovní výpisy za celý rok
- kopie vkladních listů a šekových zadků
- účtenky s duplicitními a originálními kopiemi, plus nepoužité účtenky
- poukázky na platby provedené klubem, uspořádané v číselném pořadí
- účtenky nebo kopie zaplacených šeků do vašeho klubu
- kopie zápisů z vašich schůzek vedení, které ukazují, jak byla učiněna finanční rozhodnutí a dohodnuta
- kopie všech předchozích výkazů auditu
- všechny účetní závěrky za auditovaný rok
- jakékoli jiné relevantní finanční dokumenty.
pojištění
je důležité, aby klub měl odpovídající pojištění. Rozsah požadovaného pojištění se bude lišit v závislosti na majetku klubu, velikosti a činnostech. Vzhledem k odhodlání a přínosu dobrovolníků je důležité, aby byli chráněni před případnými riziky.
Accident Compensation Corporation (ACC) je zákonným pojistitelem Nového Zélandu pro případ zranění způsobených nehodou. Poskytuje všem Novozélanďanům ochranu před nehodami, ale mnoho klubů si vybírá další krytí, aby uznalo důležitost svých dobrovolníků a členů.
obecně budete vyžadovat pokrytí zásad pro:
- pojištění odpovědnosti
- požár a krádež obsahu
- ztráta příjmu / zvýšené náklady na práci.
výběr pojišťovny bude záviset na pojistkách, krytí a nákladech, které jsou schopni klubu nabídnout. Členové klubu se mohou rozhodnout uzavřít jednotlivé zásady, nebo klub může vybrat „preferovaného dodavatele“, který je schopen přizpůsobit náklady a poskytnout krytí specifickým potřebám klubu. Existují také specializované pojišťovny, které se zabývají sportovním pojištěním.
Tax and GST
oddělení vnitrozemských příjmů poskytuje informace a část Často kladených otázek týkajících se shromažďování a placení GST.
sportovní kluby jsou často registrovány jako charitativní trusty, které jsou osvobozeny od daně z příjmu. Podle novozélandských zákonů musí charitativní důvěra existovat hlavně pro charitativní účely. Aby byly účely organizace považovány za charitativní, musí být její činnosti nebo cíle veřejné, to znamená, že přínos musí být k dispozici velké části komunity. Kromě toho nesmí být prováděna ve prospěch nebo zisku jakéhokoli jednotlivce.
charitativní organizace musí být registrovány Komisí charitativních organizací, aby mohly využívat osvobození od daně. Web IRD obsahuje sekci o charitativních organizacích s informacemi o tom, jak to souvisí s daní.
více informací
IRD má více informací o:
- cashbooks a obecné evidence
- daňové informace pro charitativní organizace