při plánování události-ať už se jedná o konferenci, narozeninovou oslavu, svatbu nebo schůzku-se můžete začít obávat, zda bude úspěšná. To znamená, že se hosté budou bavit? Odejdou s vědomím toho, co potřebují vědět? Zúčastní se budoucích akcí pořádaných vámi? Pokud se ptáte na tyto otázky, jste již na správné cestě. Tyto otázky se dostanou do samého srdce úspěšné události-zážitku hosta. Zde jsou některé z nejdůležitějších věcí, které je třeba mít na paměti, abyste se ujistili, že vaši hosté mají skvělý zážitek.
atmosféra
první věc, kterou si hosté všimnou při příjezdu na Vaši akci, je atmosféra. První dojem hosta z události je často nejsilnějším dojmem, a proto je zásadní příjemná a pozitivní atmosféra. To se může zdát poněkud vágní koncept, takže se o tom pokuste přemýšlet z hlediska svých smyslů.
podívejte se: úspěšná událost vypadá atraktivně a organizovaně. Začněte s tématem nebo konceptem a podle toho ozdobte. Jasné uspořádání a tok jsou také důležité. Možná budete chtít zahrnout značení, které navazuje na téma události a také umožňuje hostům přesně vědět, kde jsou věci.
vůně: pokud jde o pachy, je nejlepší, aby to bylo jednoduché. I když nemůžete porazit příjemnou vůni pečiva nebo čerstvě vyskočeného popcornu ve vzduchu, čerstvě vonící čisticí prostředky také udělají skvělý dojem, zejména v těchto dnech. Mějte na paměti, že mnoho lidí má citlivost na silné pachy, takže je nepřehánějte, zejména pokud je prostor malý.
slyšet: klíčem, pokud jde o zvuk na události, je rovnováha. Pokud je prostor tichý, hosté se mohou cítit trapně, když spolu mluví, ale pokud vystřelíte hudbu,nebudou se moci slyšet. Dobrá rovnováha poskytuje určitý pohodlný šum v pozadí, ale nepřekonává událost.
chuť: nemusíte mít plnou zajištěný jídlo nebo bufet šíření mít úspěšnou akci. Nicméně, nějaký druh občerstvení, ať už ve formě podnosu bagel nebo dokonce jen káva a vodní stanice, jít dlouhou cestu pro zážitek vašich hostů. Dokonce i nejjednodušší občerstvení ukazuje větší úroveň péče o vaše hosty a zanechá pozitivní dojem.
organizace
nejen, že úspěšná událost vypadá organizovaně, je organizována. Nejlepší události jsou pečlivě naplánovány a zdokumentovány od začátku do konce. V co největší míře udržujte seznamy hostů a podrobnosti o prodejcích aktuální a organizované způsobem, který je efektivní a komplexní. Pokud s vámi pracuje tým, ujistěte se, že rozumí také detailům události a plánu, zvýšit efektivitu.
zdá se, že dobré události hostům plynou hladce, ale hodně zvážení a plánování to dělá. Je důležité naplánovat spoustu věcí a vidět na akci. Vytvořte časovou osu a plánujte, aby se během akce něco stalo v různých intervalech, jako je změna reproduktoru, losování o ceny, nebo jídlo, aby lidé měli zájem. Chcete naplánovat jejich pořadí a přibližné načasování před akcí, abyste se ujistili,že nic nepřeruší nebo nespadnou příliš blízko u sebe a nezanechají velké mezery s ničím vzrušujícím.
mít plán a záložní plán. Věci se pokazí na akcích po celou dobu, ale nemůžete nechat zničit událost pro všechny hosty,kteří zaplatili nebo cestovali nebo si vzali čas, aby tam byli. Záložní plán a nějaké rychlé myšlení mohou zachránit situaci a udržet událost plynulou a zábavnou.
podrobnosti, podrobnosti, podrobnosti
větší rozhodnutí se mohou zdát jako nejdůležitější část procesu plánování událostí, ale detaily dělají rozdíl. Věci jako parkování, registrace, a přístup na toalety jsou některé z těchto detailů, které hosté považují za samozřejmost, když jsou dobře provedeni, ale může opravdu hodit klíč do zážitku hosta, pokud se stanou potížemi. Většina hostů odpustí drobné nepříjemnosti, ale příliš mnoho nebo příliš mnoho může ovlivnit náladu hosta a užít si zbytek akce. Přemýšlejte o těchto podrobnostech předem a adekvátně se připravte na to, aby věci fungovaly hladce.
vyžehlení logistických detailů, jako jsou tyto, může být nejnáročnější součástí plánování události a nepochybně nejméně vzrušující. Musí to být provedeno,ale snažte se, aby vás to nepřekonalo nebo vám nezbavilo plánování. V závislosti na rozsahu a rozpočtu vaší akce, možná budete chtít zvážit pronájem profesionála, který tyto podrobnosti zvládne, abyste se mohli soustředit na zábavné věci.
na konferencích UT máme rozsáhlé zkušenosti s plánováním. Naše certifikované One Stop Shop Vám poskytne jeden kontakt, jednu smlouvu a jednu konečnou fakturu, což vám zjednoduší proces plánování. Ať už plánujete malé setkání nebo hostování světa, naši zaměstnanci mohou navrhnout a spravovat událost na míru, která splňuje všechny vaše potřeby. Jako dobrovolníci Tennessee, víme, co to znamená jít nad rámec, a to ukazuje na úrovni služeb, které poskytujeme pro každou akci, kterou pořádáme. Kontaktujte nás ještě dnes a začněte plánovat další akci!