angajatorii pot desemna un reprezentant autorizat să completeze formularele I-9 în numele companiei lor, inclusiv ofițeri de personal, maiștri, agenți sau notar public. Departamentul pentru Securitate Internă nu solicită reprezentantului autorizat să aibă acorduri specifice sau alte documente în scopul Formularului I-9. Dacă un reprezentant autorizat completează Formularul I-9 în numele angajatorului, angajatorul este în continuare responsabil pentru orice încălcare în legătură cu formularul sau procesul de verificare.
la completarea Formularului I-9, angajatorul sau reprezentantul autorizat trebuie să examineze fizic, angajatul fiind prezent fizic, fiecare document prezentat pentru a determina dacă acesta pare în mod rezonabil autentic și se referă la angajatul care îl prezintă. Examinarea sau examinarea documentelor prin webcam nu este permisă.
dacă reprezentantul autorizat refuză să completeze Formularul I-9 (inclusiv furnizarea unei semnături), poate fi selectat un alt reprezentant autorizat. Dacă angajatorul angajează un notar public, notarul public acționează ca reprezentant autorizat al angajatorului, nu ca notar. Notarul public trebuie să efectueze aceleași acțiuni necesare ca un reprezentant autorizat. Atunci când acționează în calitate de reprezentant autorizat, notarul public nu ar trebui să furnizeze un sigiliu notarial pe formularul I-9.