când vine vorba de cheltuieli, departamentele de achiziții—și companiile în ansamblu—au acordat multă vreme prioritate ceea ce este cunoscut sub numele de cheltuieli directe față de cheltuielile indirecte neglijate istoric. Într-o lume în care materiile prime și produsele finite au dominat peisajul, această preferință a avut un anumit sens (deși a trece cu vederea importanța cheltuielilor indirecte este într-adevăr un joc periculos). Dar pe măsură ce piața evoluează și pistoanele care conduc motoarele economice ale țărilor din întreaga lume se concentrează din ce în ce mai mult pe servicii, software și alte intangibile, nevoia de a reexamina această paradigmă devine evidentă.
strategiile de achiziții se schimbă. Practicile de afaceri evoluează. Și înțelegerea rolurilor în schimbare ale achizițiilor indirecte și directe este esențială pentru maximizarea eficienței și eficacității fiecărui aspect al achizițiilor—și construirea unei linii de fund puternice pentru afacerea dvs.
Indirect Vs. Achiziții directe
definiția obișnuită dată achizițiilor indirecte este ceva de genul „orice cheltuială care nu este vândută clienților” sau „costul de a face afaceri.”Este o umbrelă mare, care cuprinde costuri administrative, servicii profesionale externalizate și toate acele rechizite de birou, Computere și cabine de care are nevoie o afacere de cărămidă și mortar pentru a reuși.
întreprinderile care furnizează un produs finit tangibil clienților lor creează venituri prin achiziții directe și au acordat o atenție istorică asupra acestuia înainte de a depune eforturi pentru a-și îmbunătăți funcția de achiziții indirecte. Exemple de cheltuieli directe pentru achiziții includ:
- ingrediente pentru a crea mese servite la un restaurant
- materiale pentru fabricarea celor mai recente must-have telefon mobil
- bunuri de vânzare cu amănuntul la un magazin de lanț popular
- high-end echipamente industriale pentru o companie care produce încă un alt produs
acest tip de achiziții se concentrează pe transformarea materiilor prime de-produs finit de calitate, adesea vândut la cel mai mare preț pe care îl va suporta piața.
în consecință, procesele de achiziții la aceste companii tind să se concentreze pe:
- evitarea costurilor. Plata celui mai mic preț pentru materialele directe de cea mai înaltă calitate este regula de aur. Funcția de achiziții a acestor companii abordează managementul lanțului de aprovizionare cu un ochi pentru economii de costuri, folosind economii de scară și relații de furnizor bine dezvoltate pentru a obține reduceri și condiții favorabile.
- minimizarea (sau eliminarea) expunerii la risc. Cele mai bune materiale își transferă calitatea produselor finite. De asemenea, acestea contribuie la asigurarea faptului că produsele respectă toate standardele legale și de siguranță din industrie, asigurând în același timp că experiența consumatorului este satisfăcătoare sau, mai bine, excepțională. Conformitatea și satisfacția clienților se izolează împotriva riscurilor și se asigură că compania se poate concentra pe creșterea liniei de jos în loc să-și salveze reputația.
aceste priorități sunt valoroase și în gestionarea achizițiilor indirecte—și, de fapt, sunt la fel de esențiale pentru marjele de profit sănătoase pentru companiile care nu obțin un produs fizic.
într-o economie de servicii, cheltuielile care susțin eforturile creative din spatele bunurilor și serviciilor necorporale, oferă un sprijin puternic al mărcii prin intermediul serviciului pentru clienți și al rețelelor sociale și oferă un avantaj competitiv sunt noile „cheltuieli directe.
o distincție Fading—și o schimbare Accent
când de fabricație a fost Pește Mare în iaz economic, prioritizarea achiziționarea directă de materii prime sau bunuri pentru revânzare peste cheltuielile indirecte a fost numele jocului. Dar, la fel cum producția a ajuns să eclipseze agricultura în importanță economică, la fel și economia serviciilor a ajuns să conducă producția la margini—și mult mai repede. Atunci când companiile sunt conduse de bunuri virtuale și servicii intangibile, cheltuielile indirecte odată respinse ca „cheltuieli administrative” devin brusc cea mai bună oportunitate pentru economii de costuri, optimizarea lanțului de aprovizionare și analiza cheltuielilor bogate în date care alimentează o strategie de achiziții mai inteligentă, mai slabă și mai eficientă.
luați în considerare acest lucru: un studiu din 2018 realizat de Banca Mondială a constatat că Serviciile au contribuit cu mai mult de 60% din valoarea adăugată totală a economiilor lumii începând cu 2017. În Statele Unite, Serviciile au reprezentat 86% din totalul locurilor de muncă și au contribuit cu aproape 80% din valoarea adăugată totală a economiei. Regatul Unit a făcut, de asemenea, schimbarea: serviciile au reprezentat 95,7% din ocuparea forței de muncă și au contribuit cu 78,6% din valoarea adăugată totală a economiei.
pe scurt, deși a fost întotdeauna relevantă și o variabilă importantă în achizițiile responsabile, cheltuielile indirecte atrag atenția, deoarece multe companii creează venituri fără a produce nimic tangibil. Într-o economie de servicii, achizițiile care susțin eforturile creative care livrează bunuri și servicii necorporale, oferă un sprijin puternic al mărcii prin serviciul pentru clienți și social media și oferă un avantaj competitiv prin practici strategice de muncă sunt noile „cheltuieli directe.”
nu este ceea ce vindeți, ci modul în care gestionați cheltuielile
economia serviciilor ar putea schimba definiția „cheltuielilor directe” pentru unele întreprinderi, dar principiile de bază ale afacerii care conduc achizițiile eficiente se aplică în continuare. O soluție software de achiziții centralizate este acum un instrument esențial pentru profesioniștii din domeniul achizițiilor din întreaga lume.
în plus față de gestionarea mai ușoară a lanțului de aprovizionare și înregistrarea și raportarea financiară simplificată, o soluție centralizată facilitează părților interesate interne să urmărească fiecare aspect al fiecărei tranzacții și să o compare cu documente sursă cheie, indiferent de categorie. Categoriile de achiziții indirecte pot fi gestionate concomitent cu cele directe.
cheltuielile din coadă (numite și cheltuieli maverick sau cheltuieli necinstite), adesea considerate inevitabile în achizițiile indirecte, pot fi îmblânzite și chiar eliminate datorită procedurilor automate de solicitare, aprobare și plată.
integrarea și centralizarea funcției dvs. de achiziții înseamnă că nevoile companiei sunt satisfăcute, iar datele financiare sunt complete, conforme și ușor de utilizat pentru prognoză și raportare. Este un pic înțelept de cheltuieli indirecte pentru orice afacere care dorește nu doar să supraviețuiască, ci să prospere într-o economie bazată pe servicii.
o nouă eră pentru achiziții
directe sau indirecte, cheltuirea banilor pentru a face bani este o practică de afaceri care este probabil aici pentru a rămâne. Și dacă faceți widget-uri de modă veche sau scoateți aplicații ucigașe, asigurându-vă că toate cheltuielile dvs. sunt vizibile, trasabile și creează valoare pentru compania dvs. este un pas către un succes de durată.