când planificați un eveniment—fie că este vorba de o conferință, o petrecere de aniversare, o nuntă sau o întâlnire—este posibil să începeți să vă faceți griji dacă va avea succes. Adică, se vor bucura oaspeții? Vor pleca știind ce trebuie să știe? Vor participa la evenimente viitoare găzduite de tine? Dacă puneți aceste întrebări, sunteți deja pe drumul cel bun. Aceste întrebări se află chiar în centrul unui eveniment de succes—experiența oaspeților. Iată câteva dintre cele mai importante lucruri de reținut pentru a vă asigura că oaspeții dvs. au o experiență extraordinară.
atmosferă
primul lucru pe care oaspeții dvs. îl vor observa la sosirea la evenimentul dvs. este atmosfera. Prima impresie a unui oaspete despre un eveniment este adesea cea mai puternică impresie și de aceea o atmosferă primitoare și pozitivă este crucială. Acest lucru poate părea un concept destul de vag, așa că încercați să vă gândiți la el în ceea ce privește simțurile.
uite: un eveniment de succes pare atractiv și organizat. Începeți cu o temă sau un concept și decorați în consecință. Un aspect clar și un flux sunt, de asemenea, importante. S-ar putea să doriți să includeți semnalizare care se leagă de tema evenimentului și, de asemenea, permite oaspeților să știe exact unde sunt lucrurile.
miros: când vine vorba de mirosuri, cel mai bine este să-l păstrați simplu. În timp ce nu puteți bate aroma primitoare a produselor coapte sau a floricelelor proaspăt aruncate în aer, consumabilele de curățare cu parfum proaspăt vor face, de asemenea, o impresie excelentă, mai ales în aceste zile. Rețineți că mulți oameni au sensibilitate la mirosurile puternice, așa că nu exagerați, mai ales dacă spațiul este mic.
auzi: cheia atunci când vine vorba de sunet la un eveniment este echilibrul. Dacă spațiul este tăcut, oaspeții se pot simți incomod vorbind unul cu celălalt, dar dacă suflați muzică, nu se vor putea auzi. Un echilibru bun oferă un zgomot de fundal confortabil, dar nu depășește evenimentul.
gust: nu trebuie să aveți o masă completă sau un bufet răspândit pentru a avea un eveniment de succes. Cu toate acestea, un fel de băuturi răcoritoare, fie sub forma unei tăvi de covrigi, fie chiar a unei stații de cafea și apă, parcurg un drum lung pentru experiența oaspeților dvs. Chiar și cele mai simple băuturi răcoritoare arată un nivel mai mare de îngrijire pentru oaspeții dvs. și vor lăsa o impresie pozitivă.
organizație
nu numai că un eveniment de succes arată organizat, ci este organizat. Cele mai bune evenimente sunt planificate meticulos și documentate de la început până la sfârșit. În cea mai mare măsură posibilă, păstrați listele de oaspeți și detaliile furnizorilor actualizate și organizate într-un mod simplificat și cuprinzător. Dacă aveți o echipă care lucrează cu dvs., asigurați-vă că înțeleg detaliile evenimentului și planifică, de asemenea, pentru a crește eficiența.
evenimentele bune par oaspeților să curgă fără probleme, dar o mulțime de considerație și planificare fac ca acest lucru să se întâmple. Este important să planificați o mulțime de lucruri de făcut și de văzut la eveniment. Creați o cronologie și planificați să se întâmple ceva la intervale diferite pe tot parcursul evenimentului, cum ar fi o schimbare a vorbitorului, un desen cu premii sau o masă, pentru a menține oamenii interesați. Doriți să planificați ordinea și calendarul aproximativ al acestora înainte de eveniment, astfel încât să vă asigurați că nu vor întrerupe nimic sau nu vor cădea prea aproape împreună și vor lăsa lacune mari, fără să se întâmple nimic interesant.
au un plan și un plan de rezervă. Lucrurile merg prost la evenimente tot timpul, dar nu puteți lăsa să strice evenimentul pentru toți oaspeții care au plătit sau au călătorit sau și-au luat timp să fie acolo. Un plan de rezervă și o gândire rapidă pot salva o situație și pot menține evenimentul curgător și distractiv.
Detalii, Detalii, Detalii
deciziile mai mari pot părea cea mai importantă parte a procesului de planificare a evenimentelor, dar detaliile fac diferența. Lucruri precum parcarea, înregistrarea și accesul la toalete sunt câteva dintre aceste detalii pe care oaspeții le iau de la sine atunci când sunt bine executate, dar pot arunca cu adevărat o cheie în experiența unui oaspete dacă devin o problemă. Majoritatea oaspeților vor ierta un inconvenient minor, dar prea multe sau prea multe pot afecta starea de spirit a oaspeților și bucuria de restul evenimentului. Gândiți-vă la aceste detalii din timp și pregătiți-vă în mod adecvat pentru a menține lucrurile să funcționeze fără probleme.
călcarea detaliilor logistice, cum ar fi acestea, poate fi cea mai dificilă parte a planificării unui eveniment și, desigur, cea mai puțin interesantă. Trebuie făcut, dar încercați să nu-l lăsați să vă copleșească sau să vă îndepărtați de experiența dvs. de planificare. În funcție de amploarea și bugetul evenimentului Dvs., ați putea dori să luați în considerare angajarea unui profesionist care să se ocupe de aceste detalii, astfel încât să vă puteți concentra pe lucrurile distractive.
la conferințele UT, avem o vastă experiență de planificare. Ghișeul nostru unic certificat vă oferă un contact, un contract și o factură finală, simplificând procesul de planificare pentru dvs. Indiferent dacă planificați o mică întâlnire sau găzduiți lumea, personalul nostru poate proiecta și gestiona personalizat un eveniment care să răspundă tuturor nevoilor dvs. Ca voluntari Tennessee, știm ce înseamnă să meargă mai sus și dincolo și acest lucru arată în nivelul de servicii pe care le oferim pentru fiecare eveniment pe care îl găzduim. Contactați-ne astăzi pentru a începe planificarea următorul eveniment!