Teknik: Vad är rätt sätt att automatisera en Process?

processautomation är inte en snabb lösning för att eliminera det vardagliga. Det finns flera steg att tänka på innan du introducerar ny teknik i dina affärsprocesser.

del fem i en serie

att välja en tekniklösning är inte ett beslut över natten. Men med så många leverantörer där ute för att förvirra meddelandet kan ett företag välja den snabbaste produkten och spendera en betydande tid på att försöka implementera den innan man inser att det inte passar bäst för deras situation.

beroende på vilket buzzword du använder kommer en snabb Google-sökning att resultera i en myriad av tekniska verktyg för att tillgodose ditt arbetsflöde och processautomatiseringsbehov. Var och en av dessa leverantörer kommer att berätta att deras verktyg kan lösa alla dina behov, men det är naturligtvis inte sant.

för att identifiera vilket verktyg som är bäst för din situation måste du förstå ditt företags behov och nuvarande teknikmiljö innan du dyker in i leverantörsval.

när du bestämmer dig för att omedelbart automatisera utan att överväga var dina tekniska lösningar och processer finns nu, automatiserar du blint. Dessutom automatiserar en dålig process bara dåliga resultat — eller åtminstone ineffektiva — snabbare.

fixa processen

tidigare i min karriär lyckades jag med en onboarding-process där vi skickade en uppgift i följd från Team A till Team B till Team C. Denna process var på plats i flera år, och den överlevde migreringen från pappersformulär som skickades runt kontoret till ”digitalisering” (kalkylblad bifogade e-postmeddelanden).

när vi tittade på ytterligare processautomatiseringar (som att migrera till en Access-databas) bestämde vi oss för att spendera lite tid på att få en bättre förståelse för processen. I detta upptäckte vi att Team B vidarebefordrade e-postmeddelandet de fick från Team A till Team C utan att göra något annat med det.

Team B betraktade detta steg som en mycket låg prioritet och var ofta en flaskhals i den övergripande processen. Vi enades omedelbart om att Team A kunde skicka e-postmeddelandet direkt till Team C, vilket eliminerar detta onödiga processteg i den nya automatiserade lösningen.

även om detta är en alltför förenklad och uppenbar situation, om organisationen inte bestämde sig för att titta på sina processer innan vi sökte en teknisk lösning, skulle vi ha missat denna flaskhals. Då skulle vi ha byggt in den i den nya lösningen för att överleva några generationer till.

en annan processautomatiseringsutmaning avser undantagen i processen. Vi ser ofta att företag försöker bygga alla sina undantag i sin automatiserade lösning. Vi rekommenderar:

1. försök att bättre förstå orsaken till deras undantag i hopp om att eliminera så många av dem som möjligt.
2. hitta ett sätt att initialt implementera en ”happy path” – lösning inom den valda arbetsflödestekniken för att känna igen värde snabbare.

dessa är bara några exempel på varför det är viktigt att ”fixa processen” innan du dyker först i automatisering.

välja rätt Processoptimeringsteknologilösningar

medan du utvärderar dina processer och tar bort onödiga steg kan du samtidigt börja undersöka de tekniska lösningarna som är tillgängliga för dig. Det finns tre områden som vi rekommenderar att du tittar på när du bestämmer hur du ska gå vidare med dina automatiseringsinsatser:

interna verktyg

det första du bör tänka på är vad du redan har. Många ERP-System (enterprise resource planning) som SAP, Oracle, Microsoft Dynamics och andra tekniklösningar har redan arbetsflödeskomponenter.

en av de utmaningar som företag ofta stöter på är att ha processautomation inbyggd i flera verktyg som inte interagerar med varandra. Om du kan bestämma ett ”master” arbetsflödessystem eller ett annat sätt att binda alla befintliga system korrekt, kan du eventuellt undvika investeringar i ännu en arbetsflödeslösning.

detta tillvägagångssätt fungerar inte i alla fall (äldre mainframe-plattformar, för många interna verktyg), vilket kan leda till behovet av att överväga nya verktyg helt och hållet.

Robotic Process Automation (RPA)

på tal om buzzwords är RPA ett av de heta ämnena där ute idag. Enligt en ny rapport är Företag beredda att spendera miljoner dollar på RPA bara 2019.

när dina processbehov inte kräver fullständig processautomatisering kan RPA hjälpa till att fylla i luckorna i en process genom att replikera uppgifter som är rutinmässiga, repeterbara och regelbaserade. Denna funktion är ofta en utmärkt lösning för de vardagliga, ”svängbara stol” – aktiviteterna som verkar vara banan för allas existens.

inom RPA hjälper antingen deltagande bots eller obevakade bots att slå ut uppgifter, minska cykeltiderna och överbrygga integrationsluckor.

• deltog i Bots: dessa bots fungerar som uppgiftshjälpare för att hjälpa slutanvändaren att påskynda hur mycket tid han eller hon spenderar på en uppgift, snarare än att arbeta på back-end.
• obevakade Bots: obevakade bots, å andra sidan, arbetar med back-office-uppgifter för att minska några av de flaskhalsar som jag redan har nämnt. Dessa bots hanterar schemalagda uppgifter, vanligtvis från en punkt med central kontroll.

RPA är dock inte lösningen för allt, särskilt om dina uppgifter inte är rutinmässiga, repeterbara och regelbaserade.

Business Process Management Solutions (BPMS)

BPMS var den heta trenden för det första decenniet av detta århundrade, men det är fortfarande relevant i rätt situationer. Dessa verktyg ger större synlighet i dina end-to-end affärsprocesser och möjliggör hantering av människor, data och applikationer i ett enda steg genom att interagera med back-end-system.

medan funktionaliteten ständigt expanderar, bygger Utvecklare dessa BPM-lösningar på ett primärt processförvar och arbetsflödesmotor samtidigt som de tillhandahåller systemintegrationer och värdefulla processmätningar.

traditionellt har BPM-lösningar varit människocentrerade, dokumentcentrerade eller integrationscentrerade (som du kan lära dig om här), men linjerna har blivit mer suddiga när produkterna fortsätter att mogna.

oavsett vilken du väljer, hjälper en bra BPMS att lösa processrelaterade problem genom synlighet, samarbete och automatisering om det är rätt lösning för dina affärsbehov. Utan väldefinierade processer och rätt definition inom den övergripande systemarkitekturen försvinner en BPMS i den mängd bra verktyg du har tillgängliga men kan inte fullt ut få det maximala värdet av dem.

slutliga tankar

ditt företags interna tekniklösningar är bara lika starka som dina processer. För att undvika att automatisera en dålig måste du titta på grundorsaken till varje process för att avgöra om det är värt att behålla, hur det anpassar sig till organisationens framtida vision eller mål och hur man gör det starkare om det behövs.

när du har gjort det steget kan du undersöka för att hitta tekniklösningen — oavsett om du redan har den eller det är dags att skaffa en ny — som passar din organisations processoptimering. I slutändan hittar du dig själv med ett effektivare företag som är redo att ta på sig sina konkurrenter och betjäna sina kunder.

så, vilka typer av processer automatiserar du? Hur väl passar de in i dina befintliga system, och vilka är luckorna? När du har tagit upp dessa frågor (och andra) kommer du att ha en bättre position att fatta ett mer informerat beslut om hur du bäst kan förbättra och automatisera dina processer.