när det gäller utgifter har upphandlingsavdelningar—och företag som helhet—länge prioriterat det som kallas direktutgifter över dess historiskt försummade syskon, indirekta utgifter. I en värld där råvaror och färdiga produkter dominerade landskapet gav denna preferens en viss känsla (även om det är ett farligt spel att förbise vikten av indirekta utgifter). Men när marknaden utvecklas och kolvarna som driver de ekonomiska motorerna i länder runt om i världen fokuserar alltmer på service, programvara och andra immateriella tillgångar, blir behovet av att ompröva detta paradigm uppenbart.
upphandlingsstrategier förändras. Affärsmetoder utvecklas. Och att förstå de förändrade rollerna för indirekt upphandling och direkt upphandling är avgörande för att maximera effektiviteten och effektiviteten i varje aspekt av upphandling—och bygga en stark bottenlinje för ditt företag.
Indirekt Vs. Direkt upphandling
den vanliga definitionen för indirekt upphandling är något i linje med ”alla utgifter som inte säljs till kunder” eller ”kostnaden för att göra affärer.”Det är ett stort paraply som omfattar administrativa kostnader, outsourcade professionella tjänster och alla Kontorsmaterial, datorer och skåp som en tegelsten och murbruk behöver för att lyckas.
företag som tillhandahåller en konkret, färdig produkt till sina kunder skapar intäkter med direkt upphandling och har historiskt sett uppmärksammat det innan de gör ansträngningar för att förbättra sin indirekta upphandlingsfunktion. Exempel på direkta upphandlingsutgifter inkluderar:
- ingredienser för att skapa måltider som serveras på en restaurang
- material för att tillverka den senaste måste-mobiltelefonen
- detaljhandeln i en populär kedjebutik
- High-end industriell utrustning för ett företag som tillverkar ytterligare en produkt
denna typ av upphandling är inriktad på att göra högkvalitativa råvaror till en hög-kvalitet färdig produkt, ofta säljs till det högsta priset marknaden kommer att bära.
följaktligen tenderar upphandlingsprocesser hos dessa företag att fokusera på:
- kostnad undvikande. Att betala det lägsta priset för direktmaterial av högsta kvalitet är den gyllene regeln. Upphandlingsfunktionen hos dessa företag närmar sig supply chain management med ett öga för kostnadsbesparingar, utnyttja skalfördelar och välutvecklade leverantörsrelationer för att få rabatter och gynnsamma villkor.
- minimera (eller eliminera) riskexponering. De bästa materialen överför sin kvalitet till färdiga varor. De hjälper också till att säkerställa att produkterna uppfyller alla lagliga och branschsäkerhetsstandarder samtidigt som konsumentupplevelsen är tillfredsställande eller, ännu bättre, exceptionell. Efterlevnad och kundnöjdhet isolerar sig mot risker och säkerställer att företaget kan fokusera på att öka sin bottenlinje istället för att rädda sitt rykte.
dessa prioriteringar är värdefulla för att hantera indirekt upphandling också—och är faktiskt lika viktiga för sunda vinstmarginaler för företag som inte visar sig vara en fysisk produkt.
i en tjänsteekonomi är kostnader som stöder de kreativa ansträngningarna bakom immateriella varor och tjänster, ger starkt varumärkesstöd genom kundservice och sociala medier och levererar konkurrensfördelar de nya ”direkta utgifterna.
en blekande distinktion—och ett skiftande fokus
när tillverkningen var den stora fisken i den ekonomiska dammen, prioriterade direkt inköp av råvaror eller varor för återförsäljning framför indirekta utgifter spelets namn. Men precis som tillverkningen kom till förmörkelse jordbruk i ekonomisk betydelse, så har tjänsteekonomin kommit att driva tillverkningen till marginalerna—och mycket snabbare. När företag drivs av virtuella varor och immateriella tjänster blir de indirekta utgifterna som en gång avskedats som ”administrativa utgifter” plötsligt den bästa möjligheten för kostnadsbesparingar, optimering av försörjningskedjan och datarik utgiftsanalys som matar en smartare, smalare och effektivare upphandlingsstrategi.
Tänk på detta: en 2018-studie av Världsbanken fann att tjänster bidrog med mer än 60% av det totala mervärdet till världens ekonomier från och med 2017. I USA stod tjänster för hela 86% av all sysselsättning och bidrog med nästan 80% av det totala förädlingsvärdet till ekonomin. Storbritannien har också gjort övergången: tjänster stod för 95,7% av sysselsättningen och bidrog med 78,6% av det totala mervärdet till ekonomin.
kort sagt, medan det alltid har varit relevant och en viktig variabel i ansvarsfull upphandling, drar indirekta utgifter fokus eftersom många företag skapar intäkter utan att tillverka något konkret. I en tjänsteekonomi, inköp som stöder de kreativa insatser som levererar immateriella varor och tjänster, ger starkt varumärke stöd genom kundservice och sociala medier, och leverera konkurrensfördelar genom strategiska arbetsmetoder är den nya ”direkta utgifterna.”
det är inte vad du säljer, men hur du hanterar spendera
tjänsteekonomin kan ändra definitionen av ”direkta utgifter” för vissa företag, men kärnverksamhetsprinciperna som driver effektiv upphandling gäller fortfarande. En centraliserad upphandling mjukvarulösning är nu ett viktigt verktyg för upphandling yrkesverksamma runt om i världen.
förutom enklare hantering av leveranskedjan och förenklad finansiell registrering och rapportering gör en centraliserad lösning det enkelt för interna intressenter att spåra varje aspekt av varje transaktion och korshänvisa den med viktiga källdokument, oavsett kategori. Indirekta upphandlingskategorier kan också hanteras samtidigt med direkta.
Svansutgifter (även kallade maverick-utgifter eller skurkutgifter), som ofta betraktas som en oundviklighet vid indirekt upphandling, kan tämjas och till och med elimineras tack vare automatiserad begäran, godkännande och betalningsförfaranden.
integrering och centralisering av din upphandlingsfunktion innebär att företagets behov tillgodoses och att finansiella data är kompletta, kompatibla och enkelt utnyttjas för prognoser och rapportering. Det är en klok bit av indirekta utgifter för alla företag som inte bara vill överleva, men trivs i en tjänstedriven ekonomi.
en ny Era för upphandling
direkt eller indirekt, spendera pengar för att tjäna pengar är en affärspraxis som förmodligen är här för att stanna. Och om du gör gammaldags widgets eller vev ut killer apps, se till att alla dina utgifter är synliga, spårbar, och bygger värde för ditt företag är ett steg mot varaktig framgång.