hur man skriver och uppdaterar din Medarbetarhandbok för 2022 + Mall

uppdaterad 21 December 2021

Medarbetarhandböcker 2022: den definitiva guiden

många företagare förbiser vikten av en välskriven medarbetarhandbok. En bra handbok tjänar många syften. Är din handbok ett användbart verktyg för ditt företag? En stark anställd handbok kommer:

• Ställ in förväntningar på nyanställda
• kodifiera, organisera och uppdatera företagspolicyer
• förenkla onboarding
• hjälp nyanställda lyckas
• gör utbildning och verkställighet enklare
• skydda dig från överträdelser av efterlevnad

i den här artikeln tar vi ett djupt dyk i anställdas handböcker: vad, varför och hur.

2022 Employee Handbook Mall

om du kom till den här artikeln för att ladda ner handboksmallen, här är den:

• mall för Medarbetarhandbok (PDF)

vi har organiserat den här guiden i fem avsnitt:

1. Vad är en anställd handbok?
2. är du juridiskt skyldig att ha en anställd handbok?
3. handbok exempel för att inspirera dig
4. utmaningen att hålla handböcker Up-to-Date
5. 20 skäl kan du behöva uppdatera din anställd handbok

Vad är en anställd handbok?

för det första, en handbok är go-to myndighet för politik. Som sådan bör det vara platsen att leta efter lagligt förtydligande. För det andra är det viktigt för ny hyra utbildning. För det tredje kan du använda den för att visa upp din företagskultur.

Vad behöver jag för en anställd handbok?

Vad behöver du lägga i din handbok? Tja, ganska mycket allt. Det är trots allt en användarmanual för nya anställda, chefer och chefer. Om du börjar från början, förvänta dig att göra flera utkast. Ta din tid och få input från alla.

börja med ditt uppdrag. Ett tids-och arbetssystem med ett digitalt HR-arkivskåp gör det enkelt att skapa och behålla dina handbokuppdateringar.

låt oss nu diskutera vad vi ska lägga i det. De flesta stora företag täcker följande i sin personalhandbok:

• anställd bekräftelse och underskrift
• ersättning/förmåner
• anställningsvillkor
• Remote och hybrid work policies
• löneavdrag
• disciplin
• betald ledighet (PTO)
• affärsresor
• Övertid
• icke-diskriminering
• intressekonflikt
• Covid-19 säkerhets-och vaccinpolicy
• immateriella rättigheter
• uppförandekod
• tid och närvaro
• etik
• klädkod
• säkerhet
• mobil enheter
• sociala medier
• Anti-vedergällning

en anställd handbok bör vara ett levande dokument. Av denna anledning bör du göra proaktiva uppdateringar. Företag som har hållit sin handbok aktuell har förhindrat många problem. Till exempel sparade de som skapade en social media-policy för 20 år sedan mycket krångel. På samma sätt minskade de som utbildade anställningschefer i juridiska intervjufrågor risken för en rättegång. Dessutom var de som behandlade sexuella trakasserier före spelet.

foto av Slim Emcee på Unsplash

Vad är du lagligen skyldig att ha i din nya Medarbetarhandbok?

nu när vi har diskuterat ’vad’, låt oss diskutera ’ varför. Varför behöver du en handbok? Kräver lagen det? Faktum är att Federal Department of Labor inte kräver att du har en handbok i sig. De kräver dock att du informerar anställda om deras rättigheter. Som ett resultat, vissa arbetsgivare avstår från en handbok för arbetsplatsskyltar. På grund av detta, under ombord, delar de ut en bunt papper.

omvänt har smarta arbetsgivare arbetsplatsskyltar plus en bra medarbetarhandbok.

hur orsakar en ofullständig handbok problem? Tänk på vad som hände med en ny anställd som beskrivs på Reddit:

jag visste inte att jag skulle anmäla mig före mina tre månader för sjukförsäkring. Och jag fick aldrig veta detta och antog bara att jag inte kunde förrän mina tre månader hände. Sedan började jag peta runt och fick reda på att jag skulle göra det i förväg tydligen. Finns det något jag kan göra? Jag skulle verkligen kunna använda hälsotäckningen. Reddit

Känn statliga, federala, lokala och fackliga arbetsplatsregler

innan du börjar skriva en ny handbok (eller uppdatera en), vet att många arbetsplatslagar är på spel. Om du har anställda i mer än en stad eller stat behöver du till exempel platsspecifika avsnitt.

ämnen att inkludera i din Medarbetarhandbok

fjärr-och Hybridarbetspolicyer

utbredd antagande av flexibelt arbete har varit en megatrend de senaste två åren. Om ditt företag erbjuder fjärr-eller hybridarbetsarrangemang, se till att du formaliserar policyerna. Hybridarbete påverkar efterlevnad, datasäkerhet, medarbetarengagemang och ditt arbetsgivarvarumärke. Om du inte formaliserar reglerna riskerar du dig själv på flera sätt. Du kan oavsiktligt begå en överträdelse av överensstämmelse, uppleva ett dataintrång eller få anställda att klaga på ojämlik behandling. Vi diskuterar detta mer detaljerat i avsnitt 5 i den här artikeln: 20 skäl till varför du kan behöva uppdatera din Medarbetarhandbok.

at-Will Anställningsklausul

’At-will’ betyder att endera parten kan avsluta arbetsförhållandet när som helst. I alla stater utom Montana, detta avtal är standardförhållandet. Därför, om du har anställda i Montana, se till att du stavar ut det här.

lika sysselsättning och anti-trakasserier

Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) reglerar detta. Se till att du beskriver oacceptabelt beteende i detalj. Dessutom berätta för dina anställda vad de ska göra om de utsätts för trakasserier eller ser det hända med en medarbetare. Plus, beskriv vad du ska göra om en anställd hävdar trakasserier.

Family Medical Leave Act (FMLA)

förutom FMLA-affischen måste du ange detta i skriftlig form. På så sätt, om en anställd behöver ta betald eller obetald ledighet, kan de se din handbok för detaljerade instruktioner. Dessutom kan du behöva lägga till ändringar på grund av Covid-relaterad ledighet.

foto av Clayton Cardinalli på Unsplash

Occupational Safety and Health Administration (OSHA)

för att ha en säker arbetsplats måste dina anställda känna till din säkerhetspolicy. Hur gör du det här? Använd personlig träning plus affischer så att anställda håller dem i åtanke. Framför allt, presentera dem i handboken på dag ett. När allt kommer omkring vill du att dina nyanställda ska förstå ditt engagemang för säkerhet.

Covid-19-policyer

pandemin har verkligen påverkat alla företag och deras arbetsmiljö. Du har antagligen skapat policyer för social distansering, förskjutna arbetsscheman, vaccinationer, och symptomkontroll.

drogfri Arbetsplatspolicy

det är bra att ha en missbrukspolicy oavsett om du är skyldig eller inte. Om du gör drogtester, till exempel, din politik får inte diskriminera. Nedre raden, se till att du känner till lagarna och ange dem i din handbok. Som sagt, det finns också frågan om cannabis. Cannabis är fortfarande olagligt på federal nivå. Som ett resultat är det förvirring om vad detta betyder på lokal nivå. Om ditt tillstånd har legaliserat marijuana är det dags att uppdatera din medarbetarhandbok. Detta kan till exempel påverka din drogtestpolicy. Att upptäcka THC i ett drogtest i ett tillstånd som har legaliserat fritidsbruk kan inte innebära ett brott. Ditt företag kan dock anpassa sig till federala lagar.

slutlig lönecheck och oanvänd PTO

anställningsfrågor kan vara föremål för en statlig lag beroende på var du bor. På grund av detta, prata med din juridiska rådgivare. Vissa stater kräver till exempel arbetsgivare att betala ut oanvänd kraftuttag och semestertid.

COBRA

din handbok ska beskriva vad som händer när en anställd slutar eller avslutas. Om du erbjuder hälsofördelar har tidigare anställda rätt att anmäla sig till COBRA. (COBRA är en akronym för federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Det ger bland annat fortsatt hälsotäckning efter separation. I praktisk användning hänvisar det till förmånsplanen som erbjuds av företaget under COBRA.) Tidigare anställda som ansöker om COBRA behöver registreringsformulär. Därför, om du har ett enhetligt tid-och arbetssystem, inkludera en länk till dessa formulär i din handbok.

tid och närvaro

kom ihåg att löne-och timlagar är kopplade till hur bra du spårar anställdas tid. Som ett resultat är det viktigt att veta hur man spårar timmar. Din handbok ska förklara hur anställda klockar in för Skift. Inkludera regler för måltider och raster, PTO, minimilön, övertid och rättvis Arbetsvecka, till exempel.

allmänna friskrivningar

det kan finnas många dokument som flyter runt. Skydda dig mot föråldrade eller dåligt skrivna policyer som skapades före nuvarande riktlinjer. Ange tydligt att handboken ersätter alla andra regler. Detta ger dig också ett mått på skydd mot informell eller ’antagen’ politik. Båda kan strida mot officiell politik eller lag. Skydda dig åtminstone genom att ange att policyn kan ändras.

ny hyra bekräftelse och avtal

HR-system med elektronisk signatur gör det enkelt. Nyanställda anställda kan läsa policyerna från en internetansluten enhet och sedan underteckna att de förstår och kommer att följa dem.

Employee Handbook exempel för att inspirera dig

nu när vi har diskuterat ’måste’ Låt oss granska några employee handbook exempel. Se hur dessa HR-avdelningar gjorde sin anställd handbok levande.

The Motley Fool Employee Handbook vi är särskilt stolta över att kalla oss ”dumma” – med en huvudstad F. Harkening tillbaka till Shakespeare. Det är vårt telefonkort att vara vanvördig. Att instruera och roa. Och att tala sanning. Så våra kärnvärden kan sammanfattas helt enkelt som ” var dum.”Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook ”vem som helst på Tesla kan och bör prata med någon annan enligt vad de tycker är det snabbaste sättet att lösa ett problem till förmån för hela företaget. Prata med din chef. Och du kan prata med din chefs chef. Du kan prata direkt med en VP i en annan avdelning. Du kan prata med Elon–du kan prata med någon utan någon annans tillstånd.”Tesla Employee Anti-Handbook

Trello Employee Handbook nyanställda på Trello behandlas med en manual organiserad i en Trello board. Komplett med charmiga bilder av bedårande hundar och katter. Du kan se det här.

utmaningen att hålla handböcker Up-to-Date

Visst, det tar en pågående insats för att hålla den anställde handboken up-to-date. Detta gäller särskilt för småföretag utan HR-chef. För det första har personen som har till uppgift inte alltid tid att utarbeta detaljerna. I vissa företag är det en fruktad uppgift att skriva och uppdatera handboken. Som ett resultat är ingen angelägen om att ta ägande och pengarna skickas runt. För det andra sjunker utskriftskostnaderna snäva budgetar. Detta är olyckligt. När allt kommer omkring behöver småföretag en bra handbok lika mycket som större.

problem med föråldrade anställdas handböcker

viktigast, vet att en föråldrad handbok kan göra mer skada än nytta. Särskilt om politiken inte överensstämmer. Dessutom orsakar det förvirring. Dessutom kan det vara särskilt problematiskt för nyanställda.

Tänk på det här exemplet: anta att du har en 60-dagars väntetid för förmåner. Vad händer om en ny anställd antar hälsofördelar börjar omedelbart? På grund av detta avslutar de sin tidigare täckning innan de är berättigade. Då har de en stor medicinsk kostnad. Du kommer att ha en arg anställd med ett berg av medicinska räkningar. Det är inget sätt att börja ett nytt jobb.

här är ett bättre scenario: nyanställda skickas en länk till medarbetarhandboken så snart de accepterar jobbbjudandet. I e-postmeddelandet anges uttryckligen att den nya hyran måste läsa handboken ASAP. Handboken förklarar tydligt väntetiden. Den nya hyran undertecknar sitt erkännande. Du kan också upprepa väntetiden i e-postmeddelandet för bra åtgärd.

varför du kanske behöver flera Handboksversioner

om du har arbetare i många stater kan du behöva en separat efterlevnadsavdelning för varje stat. Prata med din affärsadvokat eller state Department of Labor. Om du till exempel är baserad i Kalifornien kan du behöva en separat sektion för arbetare i specifika städer. Dessutom utvidgade staten New York kvalificerad ledighet utöver den federala lagen.

din handbok representerar ditt företag

när din anställd manual är föråldrad, det speglar dåligt på ditt företag. Och som anställda upptäcker att det är felaktigt, ignorerar alla ganska snart det. Anställda måste fråga sin chef eller HR-personal varje gång de har en fråga. Tyvärr kan felaktig information och informell politik spridas genom arbetskraften.

20 anledningar till att du kan behöva uppdatera din Medarbetarhandbok 2022

i det här kapitlet diskuterar vi 20 specifika skäl till att du kan behöva uppdatera din personalmanual.

efterlevnad

det är viktigt att komma ihåg att din handbok kan användas som ett juridiskt dokument. Om en anställd tar ett ärende mot ditt företag kan du hållas till standarderna i din handbok. Om din handbok inte skulle skydda dig, uppdatera den med vägledning från din juridiska rådgivare.

för mer information om efterlevnad av småföretag, se 2021 HR Compliance Checklist.

fjärr-och Hybridarbetsmodeller

fjärr-och hybridarbetsscheman kräver sin egen uppsättning regler. Förtydliga till exempel när du förväntar dig att fjärranställda ska vara tillgängliga och vem som är berättigad. Skissera tid och närvaroinspelningsprocedurer. På samma sätt uppdatera policyer för pauser och flexibel tid. Se vår uppdaterade mall för ett djupgående exempel på fjärrarbetspolicy.

Bonus: gratis e-bok på fjärrarbete!

för vägledning om hantering av fjärrteam, få vår gratis eBook hur man behärskar Remote Workforce Management: den väsentliga guiden för motståndskraftiga företag.

rättvis schemaläggning, övertid och FMLA uppdateringar

lagar förändras hela tiden. Till exempel, stabil schemaläggning och PTO utbetalning lagar poppar upp. Den bästa praxis är att tilldela en HR-chef för att spåra förändringar i arbetsrätten. Prata med din advokat, löneföretag eller statlig DOL för hjälp också.

förändringar i statliga diskrimineringslagar

federala antidiskrimineringslagar har funnits ett tag. Var medveten om att många stater har ytterligare lagar relaterade till diskriminering. När lagar utvecklas är det viktigt att hålla takten i din handbok. Förresten har många företag antagit diskrimineringspolitik som är strängare än feds.

ytterligare plats eller flytta

om ditt företag har öppnat en ny plats är det dags att uppdatera din medarbetarhandbok. Anställda ska kunna hitta den officiella adressen till din nya plats. Du bör också kommunicera syfte och funktion. Handboken är det bästa stället att lista officiella adresser, webbplatsfunktioner och kontaktinformation.

erbjuda en ny produkt eller tjänst

varje anställd bör förstå din produkt eller tjänst. När nya produkter kommer ut, lägg till dem i produktavsnittet i din medarbetarhandbok. Lista också produkter eller tjänster som inte längre erbjuds. Ta inte bara bort dem. Märk dem avbrutna. Anställda behöver en officiell metod för produkttillgänglighet.

nya Anställdstyper

definiera arbetsroller och anställdstyper för att klargöra förmånsbehörighetskrav. Du kan ha heltidsanställda (undantagna och icke-undantagna), deltidsanställda, oberoende entreprenörer, säsongsarbetare, temps eller icke-bosatta. Beskriv också särskilda överväganden eller undantag där det behövs.

sociala Mediepolicyer

användningen av sociala medier fortsätter att utvecklas när nya plattformar dyker upp. För ditt företag kan det vara en kraftfull form av kommunikation, marknadsföring och marknadsföring. Det kan också vara ett avlopp på produktiviteten. Således klargöra din policy för personlig och företagsanvändning av sociala medier. Var specifik om konsekvenserna för överträdelser. Om du har en policy som begränsar vad anställda kan posta på egen tid, se till att det inte bryter mot yttrandefriheten.

ökad medvetenhet om sexuella trakasserier och juridiska konsekvenser

medvetenheten om sexuella trakasserier på arbetsplatsen har ökat. Offentliga fall, aktivism och nyhetsberättelser har alla tänkt på det. Nu är en perfekt tid att uppdatera din anställd handbok om sexuella trakasserier politik. Var tydlig och kortfattad om vad som utgör trakasserier och tillhörande disciplinära åtgärder.

vedergällning

arbetsgivarens vedergällning är den vanligaste avgiften hos EEOC. Vedergällning är när en arbetsgivare straffar en anställd för en skyddad åtgärd. Till exempel whistleblowing eller lämna in ett klagomål. Först och främst, bryt inte lagen genom att hämnas och se till att chefer förstår detta. Försäkra dina anställda att de kan ta upp problem och förklara hur man rapporterar problem utan felaktig uppsägning. Om din handbok har instruktioner är det mindre troligt att du hamnar i en rörig situation.

Intervjupolicy

eftersom många stater har förbjudit lönehistorikfrågor under intervjuer behöver ditt rekryteringsteam veta detta. Brott kan landa dig i dyra tvister.

Cannabis legalisering

som nämnts i avsnitt två har många stater legaliserat cannabis. Om ditt tillstånd är en av dem är det dags att skapa en policy med juridisk vägledning.

kriminella bakgrundskontroller

det finns nya statliga lagar om bakgrundskontroller. Detta är ett område att hålla ett öga på, särskilt om du gör kriminella bakgrundskontroller rutinmässigt. Inkludera instruktioner, samtycke, Sekretesspolicy och acceptabla metoder. Se också till att dina chefer är uppdaterade.

Statliga måltider och bryter lagar

granska och uppdatera din måltid och bryta lagar ofta. Se till att timme anställda klocka ut för obetalda raster. Om de inte gör det kan deras 40-timmarsvecka krypa in i övertid utan att deras chef vet det. Det skulle sätta dig i riskzonen för en övertidsöverträdelse

juridiska förtydliganden

om ditt företag har ’oskrivna eller ’antagna’ policyer är du på tunn rättslig grund. De är inte politik i juridisk mening och kommer inte att vara försvarbara. Detta kommer att undergräva integriteten i din handbok. Finns det tvetydigt språk? Eller underförstådda omständigheter? Om så är fallet öppnar du dörren till tolkning eftersom det kan gå en miljon olika sätt. Därför är det dags att granska din medarbetarhandbok för tvetydigt språk. Lämna ingen sten ovänd (eller oredigerad). När anställda har en hävstångspunkt finns det utrymme för tvist.

lika policyer

din medarbetarhandbok bör innehålla rättvisa policyer. Specifikt de som definierar interaktioner mellan ledning, anställda och företag. Se till att din politik är rättvis och, lika viktigt, att alla följer dem. Om en chef visar favorisering undergräver den faktiskt handboken.

Cloud Access

utnyttjar du cloud access för din medarbetarhandbok? Om inte, är detta en perfekt tid att börja. Molnbaserade personalhandböcker är lätta att komma åt och tillgängliga med alla mobila enheter. Dessutom kan du uppdatera dem i realtid efter behov. Det blir inte bättre än så. Dessutom behöver du inte skriva ut din handbok eller dela ut ytterligare avsnitt.

jobbroller och arbetsbeskrivningar

dina anställda ska alltid kunna granska uppdaterade jobbroller. Varje arbetsroll bör innehålla ansvar och förväntningar. I ett molnbaserat system kan du ge åtkomst efter behov. På så sätt kan bara anställda med den rollen se dem.

Streamline Onboarding

din medarbetarhandbok är det bästa sättet att ställa förväntningar. Som diskuterats tidigare förbättrar molnbaserade handböcker onboarding. Ge nyanställda tillgång till din manual omedelbart. Spåra läsförlopp i ditt tid-och arbetssystem.

tillväxt milstolpar

om du har lagt till anställda, kan du nu omfattas av ’stor arbetsgivare’ regler. Allt beror på hur många anställda du har. För det första, om du har minst en anställd, måste du ge lika lön för lika arbete till manliga och kvinnliga anställda. (Du borde göra det ändå.) För det andra, om du har 15 till 19 anställda, omfattas du av de lagar som förbjuder diskriminering. Baserat på ras, färg, religion, kön (inklusive graviditet, sexuell läggning eller könsidentitet). Plus nationellt ursprung, funktionshinder och genetisk information (inklusive familjemedicinsk historia). Du kan läsa om fler milstolpar för efterlevnad här.

WorkforceHub for Employee Handbooks

Sammanfattningsvis vill vi presentera dig för WorkforceHub, en omfattande tids-och arbetslösning speciellt byggd för och skräddarsydd för småföretag. WorkforceHub förenklar handbok distribution, anställd signatur och uppdateringar. För mer information, Schemalägg en demo idag.

för att ladda ner vår 2022 employee handbook Mall, besök WorkforceHub employee handbook Mall.