arbetsgivare kan utse en auktoriserad representant för att fylla i formulär i-9 på uppdrag av deras företag, inklusive personalansvariga, förmän, agenter eller notarius publicus. Department of Homeland Security kräver inte att den behöriga representanten har specifika avtal eller annan dokumentation för formulär i-9-ändamål. Om en auktoriserad representant fyller i formulär i-9 på arbetsgivarens vägnar är arbetsgivaren fortfarande ansvarig för eventuella överträdelser i samband med formuläret eller verifieringsprocessen.
när du fyller i formulär i-9 måste arbetsgivaren eller den behöriga representanten fysiskt granska varje dokument som presenteras för att avgöra om det rimligen verkar vara äkta och relaterar till den anställde som presenterar det. Granska eller granska dokument via webbkamera är inte tillåtet.
om den behöriga representanten vägrar att fylla i formulär i-9 (inklusive att tillhandahålla en underskrift) kan en annan auktoriserad representant väljas. Om arbetsgivaren anställer en notarie, agerar notarius publicus som en auktoriserad representant för arbetsgivaren, inte som notarie. Notarius publicus måste utföra samma nödvändiga åtgärder som en auktoriserad representant. När notarius publicus agerar som auktoriserad representant bör notarius publicus inte tillhandahålla en notarieförsegling på blankett i-9.