ekonomisk förvaltning för klubbar

finansiella processer en klubb måste köra framgångsrikt.

Information du behöver för att hantera din klubbs ekonomi. Kom ihåg att storleken på din klubb bestämmer de ekonomiska förvaltningsprocesser som måste införas.

kassören

kassören är en nyckelperson i klubbens ledning. De är representerade i klubbens styrelse eller utskott och tar det övergripande ansvaret för dess ekonomiska förvaltning. Storleken på detta jobb beror på hur stor klubben är och om det finns andra som kan hjälpa – antingen med ekonomiförvaltningen eller som finansutskott. Kassören kommer att kräva en arbetsbeskrivning – detta anger vad de ska göra och ger standarder för deras prestanda. Kassörens Roll inkluderar rapportering om faktiska finanser och att hitta de bästa sätten att använda tillgängliga medel. Kassören behöver följande brevpapper för att utföra sitt jobb effektivt:

• check böcker
• Bank böcker
• en kassa eller huvudbok
• betalning tillstånd (check rekvisition) kuponger
• en numrerad kvitto bok med carbon copy sida
• kontoformulär för medlemmarnas abonnemang
• en liten kontantbetalningsbok och små kontantkuponger
• en fil för leverantörsskulder, det vill säga belopp som är skyldiga leverantörer för varor och tjänster som köpts
• en fil för att lagra kvitton från konton som betalats
• en fil med beställningar som placerats hos leverantörer
• en fil för att lagra Bank bokslut.

bokföringssystem och programvara

vanligtvis är ett datoriserat bokföringssystem det enklaste och enklaste sättet att hålla reda på klubbens konton. Det finns flera enkla program eller programvarupaket tillgängliga. Ta en titt runt för att se vad som är bäst för din klubbs behov. Om klubben är tillräckligt liten kan ett manuellt system vara tillräckligt. Här är vad ditt bokföringsprogram ska kunna göra:

• beräkna GST och låter dig fördela det genom enskilda transaktioner
• följ utgifterna
• producera omfattande finansiella konton (vinst, förlust och balans)
• gör att du enkelt kan göra nödvändiga justeringar
• förse dig med den information som krävs i ett lättförståeligt rapportformulär
• ge information i ett tydligt format som alla som använder det kan förstå tydligt.

Cashbooks

en cashbook är en tidskrift där alla klubbens kvitton och betalningar registreras. ’Cash’ inkluderar faktiska pengar, kreditkort glider, checkar och postanvisningar. Det kommer att finnas kvitton och check butts, men kassaboken registrerar detaljerna för alla transaktioner.

bankkonton

klubben behöver ett checkkonto. Checkböcker ger ett enkelt och effektivt sätt att spåra klubbens utgifter. Vanligtvis har klubbar två medlemmar i ledningsgruppen (inklusive kassören) som har behörighet att gemensamt underteckna klubbens checkar. Tre medlemmar får bemyndigas, med endast två som krävs för att validera kontrollen. Klubbens kontoutdrag ger också en korrekt registrering av utgifterna. Du kan välja frekvensen för dessa uttalanden.

budgetar

klubben kommer att kräva en årlig budget. Detta är kassörens ansvar och överenskommits av klubbens ledningsgrupp. När budgeten är godkänd läggs den in i ditt redovisningssystem så att den kan jämföras med klubbens faktiska intäkter och kostnader. Du kan använda antingen ett Excel-kalkylblad eller en manuell kassabok för klubbens budget.

för att förbereda en budget:

• börja med faktiska intäkter och utgifter från föregående år – om klubben är ny måste du basera detta på realistiska uppskattningar
• Lägg till vad du vet om det kommande året
• justera och ändra tills du har en realistisk och rimlig budget
• få budgeten godkänd av din ledningsgrupp eller styrande organ.

kassaflödesprognoser

kassaflödesprognoser låter dig förutse eventuella dips i din klubbs inkomst och planera runt dem. Om klubbens inkomst är variabel, kommer bra prognoser att innebära att du fortfarande kan möta utgifterna.

för att förbereda en kassaflödesprognos:

• använd historiska mönster av kvitton och betalningar för att hjälpa dig att förutsäga den framtida tidpunkten för kassaflödet
• använd budgeten för att hjälpa dig att förutse beloppet för kvittot eller betalningen. Tänk på att din budget kan förberedas på en GST exklusiv basis och kassaflödet inkluderar GST (så brutto upp transaktioner där det är tillämpligt). Din budget kanske inte innehåller saker som GST-betalningar till IRD, återbetalningar av lån eller köp av anläggningstillgångar, så se till att ha dem i åtanke.
• du kan prognostisera kassaflödet dagligen, veckovis eller månadsvis
• kassaflödesrörelserna ska alltid stämma tillbaka till kontoutdraget för perioden

revisioner

klubbens finansiella poster kommer att granskas från tid till annan. Under en revision kontrollerar en person som är oberoende av klubben (t.ex. en revisor) att bokslutet är ett korrekt register över klubbens ekonomiska ställning vid tidpunkten för revisionen. En lämplig kvalificerad volontär kan granska klubbens konton, eller det kan vara nödvändigt att använda en professionell revisionstjänst. Detta kan vara kostsamt, så att hitta en volontär som är villig att utföra revisionen är att föredra.

revision kan vara en lång process och det är bra att tillåta sex till åtta veckor för att en revision ska slutföras. Din klubbs revisor kommer att behöva:

• klubbens kassaböcker, skrivna och balanserade för året, och tidskrifter eller liggare som klubben använder för poster
• kontoutdrag för hela året
• kopior av insättningskvitton och check butts
• kvittoböcker med dubbla och ursprungliga kopior, plus oanvända kvittoböcker
• kuponger för betalningar gjorda av klubben, ordnade i nummerordning
• kvitton eller kopior av checkar som betalats till din klubb
• kopior av protokoll från dina ledningsmöten som visar hur ekonomiska beslut fattades och överenskommits
• kopior av tidigare revisionsberättelser
• alla finansiella rapporter för året som granskas
• alla andra relevanta finansiella dokument.

försäkring

det är viktigt att klubben har tillräcklig försäkring. Omfattningen av försäkringen som krävs varierar beroende på klubbens tillgångar, storlek och aktiviteter. Med tanke på det engagemang och bidrag som volontärer gör är det viktigt att de är skyddade mot eventuella risker.

Accident Compensation Corporation (ACC) är Nya Zeelands lagstadgade försäkringsgivare för eventuella skador orsakade av olycka. Det ger alla Nyzeeländare med olycksskydd, men många klubbar väljer ytterligare skydd för att erkänna vikten av sina volontärer och medlemmar.

generellt behöver du policytäckning för:

• ansvarsförsäkring
• Brand och stöld av innehåll
• inkomstbortfall/ökade kostnader för arbete.

valet av försäkringsbolag beror på policyer, täckning och kostnader som de kan erbjuda klubben. Klubbmedlemmar kan välja att teckna individuella policyer, eller klubben kan välja en ’preferred supplier’ som kan skräddarsy kostnader och täcka för klubbens specifika behov. Det finns också specialiserade försäkringsbolag som arbetar med sportförsäkring.

skatt och GST

Inland Revenue Department ger information och en del av vanliga frågor om att samla in och betala GST.

idrottsföreningar är ofta registrerade som välgörenhetsförtroende, som är befriade från inkomstskatt. Enligt Nya Zeelands lag måste ett välgörenhetsförtroende existera huvudsakligen för ett välgörenhetsändamål. För att en organisations ändamål ska anses vara välgörande måste dess verksamhet eller mål vara offentliga ändamål, det vill säga förmånen måste vara tillgänglig för en stor del av samhället. Dessutom får det inte bedrivas till förmån eller vinst för någon individ.

välgörenhetsorganisationer måste registreras av Välgörenhetskommissionen för att njuta av skattebefrielserna. IRD: s webbplats innehåller ett avsnitt om välgörenhetsorganisationer med information om hur detta relaterar till skatt.

mer information

IRD har mer information om:

• kassaböcker och allmän registrering
• skatteinformation för välgörenhetsorganisationer